W-2 формасының 12-бағанындағы кодтар: АҚШ-тағы жұмыс берушілер мен стартаптарға арналған практикалық нұсқаулық

Егер сіз жаңа бизнес жүргізсеңіз, жыл соңындағы жалақыға қатысты есеп-қисап құжаттарының алғашқыларының бірі — Form W-2. Оның көптеген өрістерінің ішінде 12-баған көбіне ең түсініксіздерінің бірі, өйткені мұнда қарапайым сипаттамалардың орнына әріптік кодтар қолданылады.

Құрылтайшылар, шағын жұмыс берушілер және өсіп келе жатқан командалар үшін 12-бағанның қалай жұмыс істейтінін түсіну тек салық маусымындағы кезекті міндет емес. W-2 деректерін дәл беру таза жалақы жазбаларын сақтауға, өтініш қателерін азайтуға және компанияңыздың IRS талаптарына сәйкестігін қолдауға көмектеседі.

Бұл нұсқаулық 12-бағанның не үшін қолданылатынын, жиі кездесетін кодтарды, сомаларды дұрыс қалай көрсету керегін және жиі жіберілетін қателерден қалай сақтануға болатынын түсіндіреді.

Form W-2-дегі 12-баған не үшін қолданылады

12-баған — Form W-2-дегі стандартты жалақы және салық бағандарына дәл келмейтін нақты деректерді жұмыс беруші көрсететін бөлім. Кейбір жазбалар салық салынатын, кейбірі тек ақпараттық, ал кейбірі қызметкердің жәрдемақы жарналарын немесе ерекше жалақы жағдайларын білдіреді.

IRS әрбір мәнді анықтау үшін әріптік кодтарды қолданады. Код қандай түрдегі сома көрсетіліп тұрғанын білдіреді, ал оның жанындағы сан долларлық мәнді көрсетеді.

12-баған мынадай деректер үшін қолданылуы мүмкін:

• Зейнетақы жоспарына кейінге қалдырылған жарналар
• Жұмыс беруші демеушілік ететін медициналық сақтандыру
• Денсаулық жинақ шотының жарналары
• Бала асырап алуға жәрдемақы
• Акциялық опциондардан түсетін кіріс
• Кейбір әскери немесе көшірумен байланысты төлемдер

Ресми және қолданыстағы тізімді тексеру үшін құжат тапсырар алдында әрқашан IRS-тің Forms W-2 және W-3 үшін жалпы нұсқаулығын қараңыз.

12-бағандағы жазбалар қалай жұмыс істейді

12-бағандағы әрбір жазба екі бөліктен тұрады:

• Әріптік код
• Долларлық сома

Алдымен код жазылады, содан кейін сома беріледі. Сома доллар белгісінсіз және үтірлерсіз енгізіледі.

Мысалы, егер қызметкер 401(k) жоспарына ерікті кейінге қалдырылған жарналар жасаса, W-2-де тиісті код пен жарна сомасы 12-бағанда көрсетілуі мүмкін.

Мұнда бірнеше практикалық ереже маңызды:

• Код үшін бас әріптерді пайдаланыңыз.
• Тиісті нақты кодты енгізіңіз.
• Соманы дұрыс салық жылында көрсетіңіз.
• Қай код қолданылатынына сенімді болмасаңыз, болжамаңыз.
• Қағаздағы Copy A нұсқасында 12-баған бойынша төрттен көп жазба болса, екінші Form W-2 қолданыңыз.

Электрондық тапсыру жүйелері 12-бағандағы бірнеше жазбаны әртүрлі өңдеуі мүмкін, бірақ сіз не көрсететініңізді IRS нұсқаулығы айқындайды.

Жұмыс берушілер жиі көретін 12-бағанның кең таралған кодтары

Барлық ықтимал кодтарды жаттап алу міндетті емес, бірақ шағын бизнес пен стартаптарда жиі кездесетіндерін білген жөн.

Зейнетақы және кейінге қалдырылған өтемақы кодтары

• D - section 401(k) жоспарына қызметкердің ерікті кейінге қалдырылған жарналары
• E - section 403(b) жоспарына қызметкердің ерікті кейінге қалдырылған жарналары
• G - section 457(b) кейінге қалдырылған өтемақы жоспарына жарналар
• S - SIMPLE IRA жоспарына қызметкердің жалақыны азайту арқылы жасалған жарналары
• AA - section 401(k) жоспары бойынша белгіленген Roth жарналары
• BB - section 403(b) жоспары бойынша белгіленген Roth жарналары
• EE - мемлекеттік section 457(b) жоспары бойынша белгіленген Roth жарналары
• Y - section 409A талаптарына сай емес білікті емес кейінге қалдырылған өтемақы жоспары бойынша кейінге қалдырулар
• Z - section 409A талаптарын орындамайтын білікті емес кейінге қалдырылған өтемақы жоспары бойынша табыс

Денсаулық және жәрдемақы кодтары

• DD - жұмыс беруші демеушілік ететін медициналық сақтандырудың құны
• W - денсаулық жинақ шотына жұмыс беруші жарналары
• R - Archer MSA-ға жұмыс беруші жарналары
• FF - білікті шағын жұмыс беруші HRA аясындағы рұқсат етілген жәрдемақылар
• T - бала асырап алуға берілетін жәрдемақылар

Басқа кең таралған кодтар

• A - кеңестерге салынатын, бірақ ұсталмаған Social Security немесе RRTA салығы
• B - кеңестерге салынатын, бірақ ұсталмаған Medicare салығы
• C - $50,000-нан асатын топтық мерзімді өмірді сақтандырудың салық салынатын құны
• J - салық салынбайтын ауруға байланысты төлем
• V - стандартты емес акция опциондарын іске асырудан түскен табыс
• M - бұрынғы қызметкерлер үшін топтық мерзімді өмірді сақтандыруға салынатын, бірақ ұсталмаған Social Security немесе RRTA салығы
• N - бұрынғы қызметкерлер үшін топтық мерзімді өмірді сақтандыруға салынатын, бірақ ұсталмаған Medicare салығы
• P - белгілі бір әскери немесе барлау қауымдастығы қызметкерлері үшін расталған көшу шығыстарының өтемақысы
• Q - салық салынбайтын жауынгерлік төлем
• K - артық golden parachute төлемдеріне 20% акциз
• L - расталған қызметкерлік бизнес шығындарының өтемақысы

IRS қолданыстағы 12-баған кодтарының тізімін мезгіл-мезгіл жаңартып отырады, сондықтан payroll формаларын аяқтамас бұрын ағымдағы нұсқаулықтарды тексерген дұрыс.

Стартаптар неге ерекше мұқият болуы керек

Жаңа жұмыс берушілер 12-баған бойынша жиі қателеседі, өйткені жалақы, жәрдемақы және салықтық есепті әртүрлі адамдар немесе жүйелер жүргізуі мүмкін.

Стартаптарда ең жиі кездесетін мәселелер мыналар:

• Зейнетақы жарнасы үшін қате кодты қолдану
• Жәрдемақыны қате бағанға енгізу
• Жұмыс беруші төлеген медициналық қамтуды қажет болған жерде көрсетпеу
• Payroll жазбалары салыстырылмағандықтан соманы қате енгізу
• Қағаздағы Copy A үшін төрттен көп 12-баған жазбасы қажет болғанда бір ғана W-2 тапсыру

Егер компанияңыз жақында құрылған болса, бұл ұйымдық құжаттардың бірінші күннен бастап реттелген болуының бір себебі. Таза заңды құрылым құжаттары, ұқыпты бухгалтерия және тұрақты payroll деректері жыл соңындағы есеп беруді едәуір жеңілдетеді.

12-бағанды қалай дұрыс көрсету керек

Жыл сайын мынадай практикалық процесті қолдануға болады:

1. W-2 дайындауды бастамас бұрын payroll деректерін салыстырыңыз.
2. Зейнетақы жоспары, HSA, HRA және жәрдемақы сомаларын payroll провайдеріңізбен немесе жәрдемақы әкімшісімен растаңыз.
3. Әрбір 12-баған жазбасын қолданыстағы IRS кодтар тізімімен сәйкестендіріңіз.
4. Салық салынатын және тек ақпараттық мәндердің дұрыс бағандарға енгізілгенін тексеріңіз.
5. Қайталануларды, жетіспейтін кодтарды немесе қате салық жылына енгізілген сомаларды қарап шығыңыз.
6. Қосымша Form W-2 қажет пе, соны тексеріңіз.
7. Тарату және тапсыру алдында соңғы W-2-ні payroll есептерімен салыстырыңыз.

Бірнеше минуттық тексеріс кейін көп сағаттық түзету жұмысын үнемдейді.

Жиі жіберілетін қателер

Тәжірибелі жұмыс берушілердің өзі 12-баған бойынша қателеседі. Ең жиі кездесетін қателер:

• 12-бағанды 14-бағанмен шатастыру
• Ағымдағы салық жылына қолданылмайтын кодты көрсету
• Кейбір сомалардың тек ақпараттық мақсатта екенін ұмыту
• Сома өрісіне үтір немесе доллар белгісін қосу
• Бас әріптің орнына кіші әріпті пайдалану
• Жарнаның тек бір бөлігін ғана емес, IRS талап ететін толық соманы көрсету

Егер қандай да бір жазба дұрыс көрінбесе, тапсыру алдында тоқтап, оны нақтылаңыз. W-2 берілгеннен кейін түзету енгізу оны бірден мұқият тексергеннен гөрі әлдеқайда көп уақыт алады.

Неліктен 12-баған бизнес сәйкестігі үшін маңызды

12-баған тек техникалық деталь емес. Ол компанияңыздың өтемақыны, жәрдемақыны және салыққа қатысты payroll элементтерін қалай құжаттайтынына әсер етеді. Егер бұл жазбалар қате болса, қызметкерлер дұрыс емес салық формаларын алуы мүмкін, ал компанияңызға түзетулер енгізуге тура келеді.

Стартап немесе шағын бизнес үшін бұл мынадай қажетсіз мәселелерге әкелуі мүмкін:

• Салық маусымында қызметкерлердің наразылығы
• Payroll немесе бухгалтерлік топтар үшін қосымша әкімшілік жұмыс
• Түзетілген декларациялар мен түзету хабарламалары
• IRS немесе штат органдары тарапынан сұрақтар туындауы

Заңды тұлға деңгейіндегі жақсы сәйкестік әдеттері бұл тәуекелдерді азайтуға көмектеседі. Компанияны құру құжаттары, payroll жазбалары және бухгалтерлік есеп дұрыс реттелсе, жыл соңындағы есеп беру процесі әлдеқайда оңай болады.

12-бағанға арналған қарапайым жыл соңындағы тексеру тізімі

W-2 бермес бұрын мына тізімді пайдаланыңыз:

• Әр қызметкердің зейнетақы жарналарын растаңыз
• HSA, HRA және медициналық қамту сомаларын салыстырыңыз
• Жәрдемақылар мен арнайы өтемақы элементтерін қарап шығыңыз
• Әрбір жазбаны қолданыстағы IRS кодымен сәйкестендіріңіз
• Қандай да бір қызметкерге екінші W-2 қажет пе, тексеріңіз
• Сомалардың payroll есептерімен және жәрдемақы жазбаларымен сәйкес келетінін растаңыз
• Соңғы форманы форматтау және сан ауыстыру қателеріне тексеріңіз

Егер payroll провайдер қолдансаңыз, бағдарламаның дұрыс екеніне тек соған сүйенбеңіз. Бағдарлама қол еңбегін азайтады, бірақ дәл есеп беру үшін жауапкершілік бәрібір жұмыс берушіде қалады.

W-2-дегі 12-баған туралы жиі қойылатын сұрақтар

Барлық W-2 формаларында 12-баған жазбалары бола ма?

Жоқ. 12-баған тек IRS кодтар тізімінде көрсетілген деректердің бірін беру қажет болғанда қолданылады.

Егер менде төрттен көп 12-баған жазбасы болса не болады?

Form W-2-нің қағаздағы Copy A нұсқасы үшін, егер 12-бағанда төрттен көп дерек көрсету қажет болса, әдетте бөлек W-2 қажет болады.

12-баған 14-бағанмен бірдей ме?

Жоқ. 12-баған IRS кодтарымен белгіленген деректерге арналған. 14-баған көбіне 12-бағанға жатпайтын қосымша ақпараттық деректер үшін қолданылады.

12-баған үшін тек payroll бағдарламасына сүйену керек пе?

Жоқ. Payroll бағдарламасы көмектеседі, бірақ жұмыс беруші жазбаларды бастапқы дереккөздермен және қолданыстағы IRS нұсқауларымен салыстырып шығуы керек.

12-баған кодтарының соңғы тізімін қайдан тексеруге болады?

IRS-тің Forms W-2 және W-3 үшін ағымдағы жалпы нұсқаулығын пайдаланыңыз.

Қорытынды

Form W-2-дегі 12-баған алғашында күрделі көрінуі мүмкін, бірақ кодтау жүйесін түсінгеннен кейін логикасы қарапайым. Ең бастысы — әр соманы дұрыс IRS кодымен сәйкестендіру, payroll және жәрдемақы жазбаларын реттеп ұстау және тапсыру алдында бәрін тексеру.

Құрылтайшылар мен шағын жұмыс берушілер үшін бұл процесс бизнесті басынан дұрыс құру және жазбаларды жүйелі жүргізу арқылы әлдеқайда жеңілдейді. Күшті ұйымдық және сәйкестік әдеттері payroll есебін дәл жүргізуге, салық есептілігін таза ұстауға және жыл соңында күтпеген жағдайларды азайтуға көмектеседі.