Moet u een ondertekende Operating Agreement voor een LLC indienen?

Bij het oprichten van een limited liability company vragen eigenaren zich vaak af of een ondertekende Operating Agreement bij de staat moet worden ingediend. In de meeste gevallen is het antwoord nee.

De Operating Agreement is doorgaans een intern document waarin staat hoe de LLC wordt bestuurd. Het document legt eigendom, bevoegdheden van het management, stemrechten, winstverdeling, overdrachtsbeperkingen en procedures voor het afhandelen van geschillen of veranderingen binnen het bedrijf vast. In tegenstelling tot een oprichtingsdocument wordt het meestal niet bij de staat ingediend en komt het niet in het openbare register terecht.

Voor ondernemers is het belangrijk om het verschil te begrijpen tussen een openbaar oprichtingsdocument en een intern bestuursdocument. Het indienen van het verkeerde document is niet alleen onnodig; het kan ook verwarring scheppen over welke informatie thuishoort in het openbare register en wat in de privé-administratie van het bedrijf moet blijven.

Wat een Operating Agreement doet

Een Operating Agreement fungeert als het interne regelement van de LLC. Het helpt leden en managers hun rechten en verantwoordelijkheden te begrijpen en biedt een kader voor de dagelijkse bedrijfsvoering.

Een goed opgestelde Operating Agreement behandelt doorgaans:

• Eigendomspercentages van leden
• Kapitaalbijdragen
• Stemrechten en regels voor besluitvorming
• Bestuursstructuur
• Verdeling van winst en verlies
• Toelating van nieuwe leden
• Uittreding of verwijdering van leden
• Overdracht van eigendomsbelangen
• Procedures voor ontbinding
• Geschillenbeslechting

Hoewel sommige staten LLC's niet verplichten een Operating Agreement te hebben, wordt het sterk aanbevolen om er wel een te hebben. Het helpt verwachtingen vanaf het begin vast te leggen en kan later geschillen verminderen.

Moet u deze bij de staat indienen?

In de meeste staten dient u een ondertekende Operating Agreement niet in bij de Secretary of State of een ander bedrijfsregistratiekantoor. Het document wordt normaal gesproken bewaard in de bedrijfsadministratie en alleen gedeeld met leden, managers, advocaten, accountants of andere bevoegde partijen wanneer dat nodig is.

Het staatsdocument waarmee een LLC wordt opgericht is meestal het oprichtingsdocument, vaak de Articles of Organization of Certificate of Formation genoemd. Dat document is openbaar en bevat doorgaans alleen basisinformatie, zoals:

• De naam van de LLC
• De naam en het adres van de registered agent
• De door de staat vereiste informatie van het registratiekantoor

De Operating Agreement is anders. Die regelt interne zaken, niet openbare oprichtingsgegevens.

Waarom de Operating Agreement meestal privé blijft

Het privé houden van de Operating Agreement dient meerdere doelen.

Ten eerste beschermt het gevoelige eigendoms- en bestuursgegevens die ondernemers misschien niet openbaar willen maken. Ten tweede kan het bedrijf zijn interne regels aanpassen zonder steeds een openbare indiening te moeten wijzigen. Ten derde geeft het de leden de flexibiliteit om de overeenkomst af te stemmen op de behoeften van hun bedrijf.

Die flexibiliteit is een van de belangrijkste voordelen van het oprichten van een LLC. Leden kunnen zelf bepalen hoe het bedrijf werkt in plaats van alleen te vertrouwen op de standaardregels van de staat.

Wat moet u dan wel indienen?

Als u een LLC opricht, is het document dat doorgaans bij de staat wordt ingediend het oprichtingsdocument, niet de Operating Agreement.

Afhankelijk van de staat kan dit document informatie bevatten zoals:

• De juridische naam van de LLC
• De gegevens van de registered agent
• De gegevens van de oprichter
• De ingangsdatum van de oprichting

In sommige staten zijn aanvullende eerste of jaarlijkse indieningen vereist. Dit kunnen rapportages, franchise tax-aangiften of andere nalevingsdocumenten zijn. Geen van deze documenten is hetzelfde als de Operating Agreement.

Wie moet een kopie van de ondertekende overeenkomst bewaren?

Hoewel de Operating Agreement meestal niet openbaar wordt ingediend, moet deze wel worden ondertekend en zorgvuldig worden bewaard.

Elk lid moet een kopie van de ondertekende overeenkomst bewaren. Het bedrijf moet ook een kopie in de interne administratie bewaren, samen met eventuele gewijzigde of opnieuw vastgestelde versies. Als de LLC werkt met een manager-managed structuur, moeten de managers ook toegang hebben tot de geldende versie van het document.

Goede administratie helpt ervoor te zorgen dat iedereen volgens dezelfde regels werkt en dat er een duidelijke referentie is als er later vragen ontstaan.

Wanneer moet de Operating Agreement worden bijgewerkt?

Een Operating Agreement moet worden herzien telkens wanneer het bedrijf op een wezenlijke manier verandert. Veelvoorkomende redenen om de overeenkomst bij te werken zijn onder meer:

• Leden toevoegen of verwijderen
• Eigendomspercentages wijzigen
• Bestuursbevoegdheden aanpassen
• Stemdrempels veranderen
• Externe investeerders toelaten
• Regels voor winstverdeling herzien
• Voorbereiden op ontbinding of opvolgingsplanning

Wanneer een LLC zijn interne structuur wijzigt, moet de overeenkomst die nieuwe situatie weerspiegelen. Leden kunnen de overeenkomst privé wijzigen, wat een van de redenen is dat deze meestal niet bij de staat wordt ingediend.

Waarom een Operating Agreement belangrijk is, ook als uw staat er geen vereist

Sommige eigenaren van een LLC denken dat ze geen Operating Agreement nodig hebben als de staat die niet verplicht stelt. Dat is een risicovolle aanname.

Zonder Operating Agreement kan de LLC worden beheerst door het standaardrecht van de staat. Die standaardregels komen mogelijk niet overeen met hoe de eigenaren het bedrijf willen laten werken. Zo kunnen de standaardregels van de staat bijvoorbeeld geen specifieke stemverdeling, overdrachtsbeperking of bestuursstructuur regelen op de manier die de leden zouden prefereren.

Een schriftelijke overeenkomst helpt onzekerheid te voorkomen en geeft het bedrijf een stevigere interne basis.

Veelgemaakte fouten om te vermijden

Ondernemers maken vaak een paar vermijdbare fouten bij het omgaan met een Operating Agreement:

• Deze verwarren met een openbare indiening
• Vergeten de definitieve versie te ondertekenen
• Slechts één exemplaar bewaren zonder back-up
• De overeenkomst niet bijwerken na wijzigingen in eigendom
• Een generiek sjabloon gebruiken dat niet bij het bedrijf past
• Aannemen dat de overeenkomst overbodig is omdat de staat geen indiening vereist

Deze fouten kunnen onnodige frictie veroorzaken en de interne documentatie van het bedrijf verzwakken.

De rol van Zenind bij LLC-oprichting

Zenind helpt ondernemers bij het oprichten en onderhouden van Amerikaanse rechtspersonen met praktische, gestroomlijnde ondersteuning. Tijdens het oprichtingsproces van een LLC moeten ondernemers begrijpen welke documenten in het openbare register thuishoren en welke intern moeten blijven.

Dat onderscheid is belangrijk. Uw oprichtingsdocument creëert de LLC bij de staat, terwijl uw Operating Agreement helpt bepalen hoe het bedrijf intern werkt.

Als u beide op orde heeft, krijgt uw LLC een duidelijkere basis voor operatie, naleving en groei.

Slotgedachte

Een ondertekende Operating Agreement hoeft meestal niet bij de staat te worden ingediend of naar uw registered agent te worden gestuurd. Het is doorgaans een intern document dat in de bedrijfsadministratie hoort, terwijl het LLC-oprichtingsdocument het document is dat openbaar wordt ingediend.

Als u een LLC start, zorg dan dat u beide heeft:

• Een correct ingediend oprichtingsdocument
• Een duidelijke, ondertekende Operating Agreement die in uw interne administratie wordt bewaard

Die combinatie helpt het bedrijf te beschermen, eigendom te verduidelijken en betere langetermijnactiviteiten te ondersteunen.