Χρειάζεται να καταθέσετε ένα υπογεγραμμένο Operating Agreement για μια LLC;

Όταν ιδρύετε μια εταιρεία περιορισμένης ευθύνης (LLC), μία από τις πιο συχνές ερωτήσεις που κάνουν οι ιδιοκτήτες είναι αν ένα υπογεγραμμένο Operating Agreement πρέπει να κατατεθεί στην πολιτεία. Στις περισσότερες περιπτώσεις, η απάντηση είναι όχι.

Το Operating Agreement είναι συνήθως ένα εσωτερικό έγγραφο που καθορίζει τον τρόπο λειτουργίας της LLC. Ορίζει την ιδιοκτησία, την εξουσία διοίκησης, τα δικαιώματα ψήφου, τη διανομή κερδών, τους περιορισμούς μεταβίβασης και τις διαδικασίες για την αντιμετώπιση διαφορών ή αλλαγών στην εταιρεία. Σε αντίθεση με ένα έγγραφο ίδρυσης, συνήθως δεν υποβάλλεται στην πολιτεία ως δημόσιο αρχείο.

Για τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, είναι σημαντικό να κατανοούν τη διαφορά ανάμεσα σε ένα δημόσιο έγγραφο ίδρυσης και σε ένα εσωτερικό έγγραφο διακυβέρνησης. Η κατάθεση του λάθος εγγράφου δεν είναι απλώς περιττή· μπορεί επίσης να δημιουργήσει σύγχυση σχετικά με το ποια στοιχεία ανήκουν στο δημόσιο αρχείο και ποια πρέπει να παραμείνουν στους ιδιωτικούς φακέλους της εταιρείας.

Τι κάνει ένα Operating Agreement

Ένα Operating Agreement λειτουργεί ως ο εσωτερικός κανονισμός της LLC. Βοηθά τα μέλη και τους διαχειριστές να κατανοήσουν τα δικαιώματα και τις ευθύνες τους και παρέχει ένα πλαίσιο για την καθημερινή λειτουργία.

Ένα καλά συνταγμένο Operating Agreement συνήθως καλύπτει:

• Ποσοστά ιδιοκτησίας των μελών
• Εισφορές κεφαλαίου
• Δικαιώματα ψήφου και κανόνες λήψης αποφάσεων
• Δομή διοίκησης
• Κατανομή κερδών και ζημιών
• Είσοδος νέων μελών
• Αποχώρηση ή απομάκρυνση μέλους
• Μεταβίβαση ποσοστών συμμετοχής
• Διαδικασίες λύσης της εταιρείας
• Επίλυση διαφορών

Παρόλο που ορισμένες πολιτείες δεν απαιτούν από τις LLC να διαθέτουν Operating Agreement, η ύπαρξή του συνιστάται ιδιαίτερα. Βοηθά να διαμορφωθούν οι προσδοκίες από την αρχή και μπορεί να μειώσει τις διαφωνίες αργότερα.

Το καταθέτετε στην πολιτεία;

Στις περισσότερες πολιτείες, δεν καταθέτετε ένα υπογεγραμμένο Operating Agreement στον Secretary of State ή σε άλλο γραφείο καταχώρισης επιχειρήσεων. Το έγγραφο συνήθως παραμένει στα αρχεία της εταιρείας και κοινοποιείται μόνο στα μέλη, στους διαχειριστές, στους δικηγόρους, στους λογιστές ή σε άλλους εξουσιοδοτημένους φορείς, όταν χρειάζεται.

Η κρατική κατάθεση που δημιουργεί μια LLC είναι συνήθως το έγγραφο ίδρυσης, που συχνά ονομάζεται Articles of Organization ή Certificate of Formation. Αυτή η κατάθεση είναι δημόσια και συνήθως περιλαμβάνει μόνο βασικές πληροφορίες όπως:

• Το όνομα της LLC
• Το όνομα και τη διεύθυνση του εγγεγραμμένου αντιπροσώπου
• Τις πληροφορίες του γραφείου καταχώρισης επιχειρήσεων που απαιτεί η πολιτεία

Το Operating Agreement είναι διαφορετικό. Ρυθμίζει τις εσωτερικές λειτουργίες, όχι τα δημόσια στοιχεία ίδρυσης.

Γιατί το Operating Agreement συνήθως παραμένει ιδιωτικό

Η διατήρηση του Operating Agreement ως ιδιωτικού εγγράφου εξυπηρετεί διάφορους σκοπούς.

Πρώτον, προστατεύει ευαίσθητες λεπτομέρειες ιδιοκτησίας και διοίκησης που οι ιδιοκτήτες ίσως δεν θέλουν να γίνουν δημόσιες. Δεύτερον, επιτρέπει στην εταιρεία να αναθεωρεί τους εσωτερικούς κανόνες της χωρίς να ενημερώνει επανειλημμένα μια δημόσια κατάθεση. Τρίτον, δίνει στα μέλη τη δυνατότητα να προσαρμόσουν τη συμφωνία στις ανάγκες της επιχείρησής τους.

Αυτή η ευελιξία είναι ένα από τα βασικά πλεονεκτήματα της ίδρυσης μιας LLC. Τα μέλη μπορούν να προσαρμόσουν τον τρόπο λειτουργίας της επιχείρησης αντί να βασίζονται μόνο στους προεπιλεγμένους κρατικούς κανόνες.

Τι πρέπει να κατατεθεί αντί αυτού;

Αν ιδρύετε μια LLC, το έγγραφο που συνήθως κατατίθεται στην πολιτεία είναι το έγγραφο ίδρυσης, όχι το Operating Agreement.

Ανάλογα με την πολιτεία, αυτή η κατάθεση μπορεί να περιλαμβάνει πληροφορίες όπως:

• Τη νόμιμη επωνυμία της LLC
• Τα στοιχεία του εγγεγραμμένου αντιπροσώπου
• Τα στοιχεία του ιδρυτή/υποβάλλοντος
• Την ημερομηνία έναρξης ισχύος της ίδρυσης

Σε ορισμένες πολιτείες, μπορεί να απαιτούνται επιπλέον αρχικές ή ετήσιες καταθέσεις. Αυτές μπορεί να περιλαμβάνουν εκθέσεις, δηλώσεις franchise tax ή άλλα έγγραφα συμμόρφωσης. Κανένα από αυτά δεν είναι το ίδιο με το Operating Agreement.

Ποιος πρέπει να κρατά αντίγραφο της υπογεγραμμένης συμφωνίας;

Ακόμη κι αν το Operating Agreement συνήθως δεν κατατίθεται δημόσια, πρέπει να υπογράφεται και να φυλάσσεται προσεκτικά.

Κάθε μέλος θα πρέπει να κρατά ένα αντίγραφο της εκτελεσμένης συμφωνίας. Η εταιρεία θα πρέπει επίσης να διατηρεί ένα αντίγραφο στα εσωτερικά της αρχεία, μαζί με οποιεσδήποτε τροποποιημένες ή αναδιατυπωμένες εκδόσεις. Αν η LLC χρησιμοποιεί δομή διοίκησης από διαχειριστή, οι διαχειριστές θα πρέπει επίσης να έχουν πρόσβαση στην ισχύουσα έκδοση του εγγράφου.

Η καλή τήρηση αρχείων βοηθά ώστε όλοι να λειτουργούν με τους ίδιους κανόνες και να υπάρχει σαφές σημείο αναφοράς αν προκύψουν αργότερα ερωτήσεις.

Πότε πρέπει να ενημερώνεται το Operating Agreement;

Ένα Operating Agreement πρέπει να επανεξετάζεται κάθε φορά που η επιχείρηση αλλάζει ουσιαστικά. Συνήθεις λόγοι ενημέρωσης της συμφωνίας περιλαμβάνουν:

• Προσθήκη ή απομάκρυνση μελών
• Αλλαγή στα ποσοστά ιδιοκτησίας
• Τροποποίηση της διοικητικής εξουσίας
• Αλλαγή των ορίων ψήφου
• Είσοδος εξωτερικών επενδυτών
• Αναθεώρηση των κανόνων κατανομής κερδών
• Προετοιμασία για λύση ή σχεδιασμό διαδοχής

Όταν μια LLC αλλάζει την εσωτερική της δομή, η συμφωνία θα πρέπει να αντικατοπτρίζει τη νέα κατάσταση. Τα μέλη μπορούν να τροποποιήσουν τη συμφωνία ιδιωτικά, κάτι που είναι ένας από τους λόγους για τους οποίους συνήθως δεν κατατίθεται στην πολιτεία.

Γιατί το Operating Agreement έχει σημασία ακόμη κι αν η πολιτεία σας δεν το απαιτεί

Ορισμένοι ιδιοκτήτες LLC θεωρούν ότι αν η πολιτεία δεν απαιτεί Operating Agreement, τότε δεν το χρειάζονται καθόλου. Αυτή είναι μια επικίνδυνη υπόθεση.

Χωρίς Operating Agreement, η LLC μπορεί να διέπεται από το προεπιλεγμένο δίκαιο της πολιτείας. Αυτοί οι προεπιλεγμένοι κανόνες μπορεί να μην ταιριάζουν με τον τρόπο που οι ιδιοκτήτες θέλουν να λειτουργεί η επιχείρηση. Για παράδειγμα, οι προεπιλεγμένοι κανόνες της πολιτείας μπορεί να μην προβλέπουν έναν συγκεκριμένο τρόπο κατανομής ψήφων, έναν περιορισμό μεταβίβασης ή μια δομή διοίκησης όπως θα προτιμούσαν τα μέλη.

Μια γραπτή συμφωνία βοηθά να αποφεύγεται η αβεβαιότητα και δίνει στην εταιρεία μια ισχυρότερη εσωτερική βάση.

Συνηθισμένα λάθη που πρέπει να αποφεύγετε

Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων συχνά κάνουν μερικά αποφεύξιμα λάθη όταν χειρίζονται ένα Operating Agreement:

• Το συγχέουν με δημόσια κατάθεση
• Δεν υπογράφουν την τελική έκδοση
• Κρατούν μόνο ένα αντίγραφο χωρίς εφεδρικό
• Δεν ενημερώνουν τη συμφωνία μετά από αλλαγές στην ιδιοκτησία
• Χρησιμοποιούν ένα γενικό υπόδειγμα που δεν ταιριάζει στην επιχείρηση
• Θεωρούν ότι η συμφωνία είναι περιττή επειδή η πολιτεία δεν απαιτεί κατάθεση

Αυτά τα λάθη μπορούν να δημιουργήσουν περιττές τριβές και να αποδυναμώσουν την εσωτερική τεκμηρίωση της εταιρείας.

Ο ρόλος της Zenind στη σύσταση LLC

Η Zenind βοηθά επιχειρηματίες να ιδρύουν και να διατηρούν επιχειρηματικές οντότητες στις ΗΠΑ με πρακτική και απλοποιημένη υποστήριξη. Κατά τη διαδικασία ίδρυσης μιας LLC, οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων πρέπει να κατανοούν ποια έγγραφα ανήκουν στο δημόσιο αρχείο και ποια πρέπει να παραμένουν εσωτερικά.

Αυτή η διάκριση έχει σημασία. Η κατάθεση ίδρυσής σας δημιουργεί τη LLC στην πολιτεία, ενώ το Operating Agreement σας βοηθά να ορίσετε πώς λειτουργεί η επιχείρηση εσωτερικά.

Η ύπαρξη και των δύο δημιουργεί μια πιο καθαρή βάση για λειτουργία, συμμόρφωση και ανάπτυξη.

Τελικό συμπέρασμα

Ένα υπογεγραμμένο Operating Agreement συνήθως δεν χρειάζεται να κατατεθεί στην πολιτεία ή να σταλεί στον εγγεγραμμένο αντιπρόσωπό σας. Γενικά πρόκειται για ένα εσωτερικό έγγραφο που ανήκει στα αρχεία της εταιρείας, ενώ το έγγραφο ίδρυσης της LLC είναι το έγγραφο που υποβάλλεται δημόσια.

Αν ξεκινάτε μια LLC, βεβαιωθείτε ότι διαθέτετε και τα δύο:

• Ένα σωστά κατατεθειμένο έγγραφο ίδρυσης
• Ένα σαφές, υπογεγραμμένο Operating Agreement που φυλάσσεται στα εσωτερικά σας αρχεία

Αυτός ο συνδυασμός βοηθά να προστατεύεται η επιχείρηση, να αποσαφηνίζεται η ιδιοκτησία και να υποστηρίζονται καλύτερα οι μακροπρόθεσμες λειτουργίες.