1099-NEC vs 1099-MISC: Que formulário do IRS deve apresentar?

Se a sua empresa paga a freelancers, contratados, senhorios, advogados ou outros não empregados, poderá ter de emitir um ou mais formulários de informação do IRS no final do ano. Os dois formulários que os empresários mais frequentemente confundem são o Formulário 1099-NEC e o Formulário 1099-MISC.

Não são intercambiáveis. Cada formulário reporta um tipo diferente de pagamento, segue um prazo de entrega diferente e serve um objetivo distinto no seu processo de conformidade de fim de ano.

Compreender a diferença pode ajudá-lo a evitar erros de apresentação, confusão por parte dos destinatários e penalizações do IRS. Também ajuda a criar melhores hábitos de contabilidade ao longo do ano, o que é especialmente importante se gerir uma LLC ou sociedade em crescimento.

A resposta curta

Apresenta o Formulário 1099-NEC para reportar compensação a não empregados paga a contratados independentes e outros trabalhadores por conta própria.

Apresenta o Formulário 1099-MISC para reportar pagamentos diversos que não pertencem ao 1099-NEC, como rendas, royalties, certos prémios e alguns pagamentos a advogados.

Em alguns casos, o mesmo beneficiário pode receber ambos os formulários se tiver pago a essa pessoa mais do que um tipo de rendimento reportável durante o ano.

O que o Formulário 1099-NEC reporta

1099-NEC significa Nonemployee Compensation. É utilizado para reportar pagamentos de 600 dólares ou mais efetuados no âmbito da sua atividade a pessoas que não são empregados.

Exemplos comuns incluem pagamentos a:

• Contratados independentes
• Freelancers
• Consultores
• Trabalhadores de gig economy
• Prestadores de serviços independentes

Se pagou a um não empregado por serviços prestados à sua empresa e o total anual atingiu o limite de reporte do IRS, o 1099-NEC é normalmente o formulário correto.

Situações típicas para o 1099-NEC

Use o 1099-NEC quando o pagamento for por serviços e não por bens.

Os exemplos podem incluir:

• Contratar um web designer para criar o seu site
• Pagar a um consultor de marketing pelo trabalho de estratégia
• Remunerar um contabilista que não seja o seu empregado
• Pagar a um contratado para prestar serviços de reparação à sua empresa

Prazo do 1099-NEC

De acordo com as instruções atuais do IRS, o Formulário 1099-NEC deve geralmente ser apresentado até 31 de janeiro. Esse prazo aplica-se tanto à apresentação em papel como à eletrónica.

O que o Formulário 1099-MISC reporta

O Formulário 1099-MISC é utilizado para um conjunto diferente de pagamentos que não se enquadram como compensação a não empregados.

Os itens mais comuns reportáveis no 1099-MISC incluem:

• Renda
• Royalties
• Prémios e distinções
• Outros rendimentos
• Pagamentos de cuidados médicos e de saúde
• Receitas de seguro agrícola
• Pagamentos em dinheiro por peixe adquirido a alguém do setor da pesca ou de uma atividade piscatória
• Certos pagamentos a advogados
• Vendas diretas de pelo menos 5.000 dólares em produtos de consumo para revenda num contexto retalhista não permanente

A caixa exata que deve usar depende do tipo de pagamento. Por isso, é importante associar a categoria de pagamento ao formulário em vez de assumir que todos os pagamentos a fornecedores pertencem ao 1099-NEC.

Situações típicas para o 1099-MISC

Use o 1099-MISC quando tiver pago:

• A um senhorio pelo arrendamento de espaço comercial
• A um beneficiário de rendimentos de royalties
• A um vencedor de um prémio ou distinção empresarial
• A determinados prestadores de serviços quando o IRS indica especificamente o 1099-MISC em vez do 1099-NEC

Prazo do 1099-MISC

As instruções atuais do IRS exigem geralmente que apresente o Formulário 1099-MISC:

• Até 28 de fevereiro se for em papel
• Até 31 de março se for eletrónico

Precisa de apresentar ambos os formulários?

Por vezes, sim, mas apenas se os pagamentos que efetuou se enquadrarem em ambas as categorias.

Um único fornecedor pode receber ambos os formulários se lhe tiver pago diferentes tipos de rendimento reportável ao longo do ano. Por exemplo:

• Pagou a um consultor 4.000 dólares por serviços de aconselhamento. Esse valor pode pertencer ao 1099-NEC.
• Também pagou à mesma pessoa 1.200 dólares de renda de escritório. Esse pagamento pode pertencer ao 1099-MISC.

Nessa situação, normalmente emitiría ambos os formulários porque os pagamentos são reportáveis de formas diferentes.

Se todos os pagamentos a essa pessoa foram por serviços, o 1099-NEC é normalmente o formulário correto. Se todos os pagamentos se enquadrarem numa das categorias diversas do 1099-MISC, então esse é o formulário a utilizar.

Porque é que os formulários foram separados

O IRS separou a compensação a não empregados dos outros pagamentos diversos para reduzir confusões e alinhar o processo de apresentação com prazos de reporte diferentes.

Antes de o Formulário 1099-NEC ser reintroduzido, as empresas reportavam frequentemente a compensação de contratados no 1099-MISC. Isso criava problemas de prazo porque a compensação de contratados e outros tipos de rendimento diverso nem sempre tinham de ser declarados ao mesmo tempo.

Agora a distinção é mais clara:

• 1099-NEC = compensação a não empregados
• 1099-MISC = outras categorias de rendimento reportável

Essa separação facilita às empresas a preparação correta das declarações fiscais de fim de ano.

E o Formulário 1096?

O Formulário 1096 é um formulário de transmissão do IRS utilizado com declarações de informação apresentadas em papel.

Se enviar por correio as cópias em papel dos formulários 1099 ao IRS, poderá ter de incluir o Formulário 1096 como folha de rosto resumida. Se apresentar eletronicamente, o Formulário 1096 não é utilizado.

Como muitas empresas apresentam agora eletronicamente, é importante confirmar se o seu método de apresentação exige o Formulário 1096 antes de preparar o processo.

Erros comuns a evitar

A classificação incorreta dos pagamentos pode levar a erros de apresentação e a correções desnecessárias mais tarde. Tenha atenção a estes erros comuns:

1. Reportar pagamentos de contratados no formulário errado

Os serviços prestados por um contratado independente pertencem geralmente ao 1099-NEC, e não ao 1099-MISC.

2. Esquecer que uma mesma pessoa pode precisar de dois formulários

Se pagou ao mesmo destinatário por diferentes categorias reportáveis, poderá precisar de ambos os formulários.

3. Confundir pagamentos por serviços com pagamentos de renda ou royalties

Nem todos os pagamentos empresariais são compensação por serviços. Renda e royalties são normalmente reportados de forma diferente.

4. Perder o prazo

Os prazos dos 1099 chegam rapidamente após o fim do ano. Deixar tudo para a última hora pode criar stress evitável, especialmente se os seus registos estiverem incompletos.

5. Não recolher os dados fiscais antecipadamente

Se não pedir um Formulário W-9 preenchido antes de começar a pagar a um contratado, poderá ter dificuldade em completar os 1099 mais tarde.

Um guia simples de decisão

Ao decidir entre o 1099-NEC e o 1099-MISC, faça três perguntas:

1. O pagamento foi efetuado no âmbito da sua atividade?
2. Foi por serviços, ou por outra categoria reportável como renda ou royalties?
3. O valor total atingiu o limite de reporte do IRS para esse tipo de pagamento?

Se a resposta apontar para serviços prestados por um não empregado, o 1099-NEC é normalmente a escolha certa.

Se o pagamento se enquadrar numa das categorias diversas indicadas pelo IRS, o 1099-MISC é normalmente o formulário correto.

Lista de verificação de fim de ano

Um processo de apresentação organizado começa antes de 31 de dezembro. Utilize esta lista para se manter organizado:

• Recolher formulários W-9 de contratados e fornecedores
• Rever todos os pagamentos empresariais efetuados durante o ano
• Separar pagamentos por serviços de renda, royalties e outras categorias diversas
• Confirmar quais os destinatários que atingiram o limite de reporte
• Preparar o formulário correto para cada tipo de pagamento
• Rever os prazos do IRS para entregas em papel e eletrónicas
• Guardar cópias de todos os formulários e registos de suporte

Quanto mais organizadas forem as suas contas ao longo do ano, mais simples será este processo.

Como uma melhor constituição da entidade ajuda na conformidade

Uma estrutura empresarial sólida não substitui aconselhamento fiscal, mas pode facilitar a conformidade.

Quando constitui uma LLC ou sociedade, cria uma separação mais clara entre a atividade empresarial e a pessoal. Essa separação pode ajudá-lo a:

• Registar pagamentos a fornecedores com maior precisão
• Manter registos mais limpos para contabilidade e reporte fiscal
• Reduzir confusões no fim do ano
• Manter melhor documentação para contratados e outros não empregados

Essa é uma das razões pelas quais muitos empreendedores se concentram em acertar desde o início a constituição e o registo contabilístico. Zenind ajuda os empresários a constituir entidades nos EUA de forma eficiente, para que possam construir sobre uma base administrativa mais organizada.

Quando procurar ajuda profissional

Deve considerar trabalhar com um profissional fiscal qualificado se:

• Pagou a muitos contratados ao longo do ano
• Não tem a certeza se um pagamento pertence ao 1099-NEC ou ao 1099-MISC
• Precisa de ajuda para corrigir um erro de apresentação
• A sua empresa opera em vários estados ou tem arranjos de pagamento invulgares

Um CPA ou consultor fiscal pode ajudar a confirmar o tratamento correto dos pagamentos e reduzir o risco de erros de apresentação.

Conclusão

A forma mais simples de lembrar a diferença é esta:

• 1099-NEC reporta compensação a não empregados
• 1099-MISC reporta outros pagamentos diversos reportáveis

Poderá precisar de ambos os formulários se tiver pago à mesma pessoa diferentes categorias reportáveis durante o ano. O essencial é classificar corretamente cada pagamento, cumprir os prazos atuais do IRS e manter os seus registos organizados ao longo do ano.

Se a sua empresa ainda estiver numa fase inicial, bons hábitos de constituição e conformidade podem poupar tempo mais tarde. Quanto mais clara for a sua estrutura e os seus registos hoje, mais fácil será o reporte de fim de ano amanhã.