1099-NEC vs 1099-MISC: Minkä IRS-lomakkeen tarvitset täyttää?

Jos yrityksesi maksaa freelancereille, urakoitsijoille, vuokranantajille, asianajajille tai muille kuin työntekijöille, sinun on ehkä annettava yksi tai useampi IRS:n tietoilmoitus vuoden lopussa. Kaksi lomaketta, jotka yrityksen omistajat sekoittavat useimmin, ovat Form 1099-NEC ja Form 1099-MISC.

Ne eivät ole keskenään vaihdettavissa. Kumpikin lomake raportoi eri maksutyypin, sillä on eri määräaika ja se palvelee eri tarkoitusta vuoden lopun vaatimustenmukaisuusprosessissa.

Eron ymmärtäminen voi auttaa välttämään ilmoitusvirheitä, saajan hämmennystä ja IRS:n seuraamuksia. Se auttaa myös rakentamaan parempia kirjanpitotapoja ympäri vuoden, mikä on erityisen tärkeää, jos pyörität kasvavaa LLC:tä tai yhtiötä.

Lyhyt vastaus

Täytät Form 1099-NEC -lomakkeen ilmoittaaksesi nonemployee compensation -maksut eli muille kuin työntekijöille maksetun korvauksen itsenäisille urakoitsijoille ja muille itsenäisille ammatinharjoittajille.

Täytät Form 1099-MISC -lomakkeen ilmoittaaksesi sekalaisten maksujen tiedot, jotka eivät kuulu 1099-NEC-lomakkeelle, kuten vuokrat, rojaltit, tietyt palkinnot ja jotkin asianajajille maksetut maksut.

Joissakin tapauksissa sama vastaanottaja voi saada molemmat lomakkeet, jos maksoit kyseiselle henkilölle vuoden aikana useammasta kuin yhdestä ilmoitettavasta tulotyypistä.

Mitä Form 1099-NEC ilmoittaa

Form 1099-NEC tarkoittaa Nonemployee Compensation. Sitä käytetään ilmoittamaan 600 dollarin tai sitä suuremmat maksut, jotka yrityksesi on maksanut henkilöille, jotka eivät ole työntekijöitä.

Tavallisia esimerkkejä ovat maksut seuraaville:

• Itsenäiset urakoitsijat
• Freelancerit
• Konsultit
• Keikkatyöntekijät
• Itsenäiset palveluntarjoajat

Jos maksoit muulle kuin työntekijälle yrityksesi puolesta tehdyistä palveluista ja vuotuinen summa ylitti IRS:n ilmoitusrajan, 1099-NEC on yleensä oikea lomake.

Tyypillisiä tilanteita 1099-NEC-lomakkeelle

Käytä 1099-NEC-lomaketta, kun maksu koskee palveluja eikä tavaroita.

Esimerkkejä voivat olla:

• Web-suunnittelijan palkkaaminen verkkosivuston rakentamiseen
• Markkinointikonsultin maksaminen strategiatyöstä
• Kirjanpitäjän korvaaminen, joka ei ole työntekijäsi
• Urakoitsijan maksaminen yrityksesi korjaustöistä

1099-NEC:n määräaika

Nykyisten IRS-ohjeiden mukaan Form 1099-NEC on yleensä toimitettava 31. tammikuuta mennessä. Tämä määräaika koskee sekä paperi- että sähköistä ilmoittamista.

Mitä Form 1099-MISC ilmoittaa

Form 1099-MISC:tä käytetään erilaisten maksujen ilmoittamiseen, jotka eivät ole muille kuin työntekijöille maksettua korvausta.

Yleisiä 1099-MISC-lomakkeella ilmoitettavia eräkategorioita ovat:

• Vuokrat
• Rojaltit
• Palkinnot ja tunnustukset
• Muut tulot
• Lääketieteelliset ja terveydenhuollon maksut
• Satovakuutuskorvaukset
• Käteismaksut kalasta, joka on ostettu henkilöltä, joka toimii kalastusalan tai siihen liittyvän liiketoiminnan parissa
• Tietyt asianajajille maksetut maksut
• Suorat myynnit vähintään 5 000 dollarin arvosta kuluttajatuotteita jälleenmyyntiin ei-vakituisessa vähittäismyyntipaikassa

Tarkka käytettävä laatikko riippuu maksun tyypistä. Siksi on tärkeää sovittaa maksuluokka oikeaan lomakkeeseen sen sijaan, että olettaisi jokaisen toimittajamaksun kuuluvan 1099-NEC-lomakkeelle.

Tyypillisiä tilanteita 1099-MISC-lomakkeelle

Käytä 1099-MISC-lomaketta, kun maksoit:

• Vuokranantajalle liiketilojen vuokraa
• Rojaltitulojen saajalle
• Yrityksen palkinnon tai tunnustuspalkinnon voittajalle
• Tietyille palveluntarjoajille, joille IRS ohjeistaa käyttämään 1099-MISC-lomaketta 1099-NEC:n sijaan

1099-MISC:n määräaika

Nykyisten IRS-ohjeiden mukaan Form 1099-MISC on yleensä toimitettava:

• 28. helmikuuta mennessä, jos ilmoitat paperilla
• 31. maaliskuuta mennessä, jos ilmoitat sähköisesti

Tarvitsetko molemmat lomakkeet?

Joskus kyllä, mutta vain jos maksamasi erät kuuluvat molempiin kategorioihin.

Yksi toimittaja voi saada molemmat lomakkeet, jos maksoit kyseiselle henkilölle vuoden aikana eri ilmoitettavia tulotyyppejä. Esimerkiksi:

• Maksoit konsultille 4 000 dollaria neuvontapalveluista. Tämä summa voi kuulua 1099-NEC-lomakkeelle.
• Maksoit samalle henkilölle myös 1 200 dollaria toimistovuokraa. Tämä maksu voi kuulua 1099-MISC-lomakkeelle.

Tässä tilanteessa antaisit yleensä molemmat lomakkeet, koska maksut ilmoitetaan eri tavoin.

Jos kaikki maksut henkilölle olivat palveluista, 1099-NEC on yleensä oikea lomake. Jos kaikki maksut kuuluvat johonkin 1099-MISC-lomakkeella ilmoitettavista sekalaisten tulojen kategorioista, sitä lomaketta käytetään.

Miksi lomakkeet erotettiin toisistaan

IRS erotti muille kuin työntekijöille maksetun korvauksen muista sekalaisista maksuista vähentääkseen sekaannusta ja sovittaakseen ilmoitusprosessin eri määräaikoihin.

Ennen kuin Form 1099-NEC palautettiin käyttöön, yritykset ilmoittivat usein urakoitsijoille maksetun korvauksen 1099-MISC-lomakkeella. Tämä aiheutti määräaikojen hallintaan liittyviä ongelmia, koska urakoitsijakorvaukset ja muut sekalaisten tulojen tyypit eivät aina olleet erääntyneet samaan aikaan.

Nyt ero on selkeämpi:

• 1099-NEC = muille kuin työntekijöille maksettu korvaus
• 1099-MISC = muut ilmoitettavat tulokategoriat

Tämä erottelu helpottaa yrityksiä laatimaan vuoden lopun veroilmoitukset oikein.

Entä Form 1096?

Form 1096 on IRS:n siirtoasiakirja, jota käytetään paperilla jätettävien tietoilmoitusten yhteydessä.

Jos postitat IRS:lle paperikopiot 1099-lomakkeista, sinun on ehkä liitettävä mukaan Form 1096 yhteenvetokansilehdeksi. Jos ilmoitat sähköisesti, Form 1096:ta ei käytetä.

Koska monet yritykset ilmoittavat nykyään sähköisesti, on tärkeää varmistaa ennen lähettämistä, vaatiiko ilmoitustapasi Form 1096:n.

Yleiset virheet, joita kannattaa välttää

Maksujen väärä luokittelu voi johtaa ilmoitusvirheisiin ja tarpeettomiin korjauksiin myöhemmin. Varo näitä yleisiä virheitä:

1. Urakoitsijan palkkion ilmoittaminen väärällä lomakkeella

Itsenäisen urakoitsijan tekemät palvelut kuuluvat yleensä 1099-NEC-lomakkeelle, eivät 1099-MISC-lomakkeelle.

2. Unohtaminen, että yksi henkilö voi tarvita kaksi lomaketta

Jos maksoit samalle saajalle eri ilmoitettaviin kategorioihin kuuluvia eri maksuja, saatat tarvita molemmat lomakkeet.

3. Palvelumaksujen sekoittaminen vuokriin tai rojaltteihin

Kaikki yrityksen maksut eivät ole palvelukorvausta. Vuokrat ja rojaltit ilmoitetaan yleensä eri tavalla.

4. Määräajan missaaminen

1099-määräajat tulevat nopeasti vuoden lopun jälkeen. Viime hetkeen jättäminen voi aiheuttaa vältettävissä olevaa stressiä, etenkin jos kirjanpitoaineisto on puutteellinen.

5. Verotietojen keräämättä jättäminen ajoissa

Jos et pyydä täytettyä Form W-9 -lomaketta ennen kuin alat maksaa urakoitsijalle, 1099-lomakkeiden täyttäminen myöhemmin voi olla hankalaa.

Yksinkertainen päätöspolku

Kun päätät 1099-NEC:n ja 1099-MISC:n välillä, kysy kolme kysymystä:

1. Tehtiinkö maksu yrityksesi liiketoiminnan yhteydessä?
2. Oliko kyse palveluista vai jostain muusta ilmoitettavasta kategoriasta, kuten vuokrasta tai rojaltista?
3. Ylittikö kokonaissumma kyseisen maksutyypin IRS:n ilmoitusrajan?

Jos vastaus viittaa muulle kuin työntekijälle tehtyihin palveluihin, 1099-NEC on yleensä oikea valinta.

Jos maksu kuuluu johonkin IRS:n määrittelemään sekalaisten tulojen kategoriaan, 1099-MISC on yleensä oikea lomake.

Vuoden lopun tarkistuslista

Siisti ilmoitusprosessi alkaa jo ennen 31. joulukuuta. Käytä tätä tarkistuslistaa pysyäksesi järjestyksessä:

• Kerää W-9-lomakkeet urakoitsijoilta ja toimittajilta
• Tarkista kaikki vuoden aikana tehdyt yritysmaksut
• Erottele palvelumaksut vuokrista, rojalteista ja muista sekalaisista kategorioista
• Varmista, mitkä saajat ylittivät ilmoitusrajan
• Laadi oikea lomake jokaista maksutyyppiä varten
• Tarkista IRS:n määräajat paperi- ja sähköisille ilmoituksille
• Säilytä kopiot kaikista lomakkeista ja tukevista kirjanpitotiedoista

Mitä järjestelmällisempi kirjanpitosi on vuoden aikana, sitä helpommaksi tämä prosessi muuttuu.

Miten parempi yhtiömuodon valinta auttaa vaatimustenmukaisuudessa

Toimiva yritysrakenne ei korvaa veroasiantuntijan neuvontaa, mutta se voi helpottaa vaatimustenmukaisuuden hoitoa.

Kun perustat LLC:n tai yhtiön, luot selkeämmän eron liiketoiminnan ja henkilökohtaisen toiminnan välille. Tämä erottelu voi auttaa sinua:

• Seuraamaan toimittajamaksuja tarkemmin
• Pitämään kirjanpito- ja veroilmoitusaineiston siistimpänä
• Vähentämään vuoden lopun sekaannusta
• Ylläpitämään parempaa dokumentaatiota urakoitsijoista ja muista ei-työntekijöistä

Siksi monet yrittäjät panostavat siihen, että perustaminen ja kirjanpidon perusasiat tehdään oikein alusta alkaen. Zenind auttaa yrityksen omistajia perustamaan yhdysvaltalaisia yhtiöitä tehokkaasti, jotta he voivat rakentaa siistimmän hallinnollisen perustan.

Milloin hakea ammattilaisen apua

Sinun kannattaa harkita yhteistyötä pätevän veroalan ammattilaisen kanssa, jos:

• Maksoit vuoden aikana monille urakoitsijoille
• Et ole varma, kuuluuko maksu 1099-NEC- vai 1099-MISC-lomakkeelle
• Tarvitset apua ilmoitusvirheen korjaamiseen
• Yritykselläsi on useita osavaltioita tai epätavallisia maksujärjestelyjä

CPA tai veroasiantuntija voi auttaa vahvistamaan maksujen oikean käsittelyn ja vähentämään ilmoitusvirheiden riskiä.

Lopputulos

Yksinkertaisin tapa muistaa ero on tämä:

• 1099-NEC ilmoittaa muille kuin työntekijöille maksetun korvauksen
• 1099-MISC ilmoittaa muut sekalaisten ilmoitettavien maksujen tiedot

Saatat tarvita molemmat lomakkeet, jos maksoit samalle henkilölle vuoden aikana eri ilmoitettaviin kategorioihin kuuluvia eri maksuja. Olennaista on luokitella jokainen maksu oikein, noudattaa nykyisiä IRS:n määräaikoja ja pitää kirjanpito järjestyksessä koko vuoden ajan.

Jos yrityksesi on vielä alkuvaiheessa, vahvat perustamis- ja vaatimustenmukaisuustavat voivat säästää aikaa myöhemmin. Mitä selkeämpi rakenne ja siistimmät kirjat sinulla on tänään, sitä helpompaa vuoden lopun raportointi on huomenna.