1099-NEC проти 1099-MISC: яку форму IRS потрібно подати?

Якщо ваш бізнес виплачує кошти фрилансерам, підрядникам, орендодавцям, юристам або іншим особам, які не є працівниками, наприкінці року вам може знадобитися подати одну чи кілька інформаційних форм IRS. Дві форми, які власники бізнесу найчастіше плутають, це Form 1099-NEC і Form 1099-MISC.

Вони не є взаємозамінними. Кожна форма звітує про різний тип виплат, має різний крайній термін подання та виконує різну роль у вашому процесі річного дотримання вимог.

Розуміння різниці допоможе уникнути помилок у звітності, плутанини для отримувачів і штрафів IRS. Це також сприяє кращій організації бухгалтерського обліку протягом року, що особливо важливо, якщо ви керуєте LLC або корпорацією, яка зростає.

Коротка відповідь

Ви подаєте Form 1099-NEC для звітування про nonemployee compensation - виплати незалежним підрядникам та іншим самозайнятим фахівцям.

Ви подаєте Form 1099-MISC для звітування про miscellaneous payments, які не належать до 1099-NEC, наприклад оренду, роялті, певні призи та деякі виплати юристам.

У деяких випадках один і той самий отримувач може отримати обидві форми, якщо ви виплатили цій особі понад один тип доходу, що підлягає звітуванню, протягом року.

Що звітує Form 1099-NEC

Form 1099-NEC розшифровується як Nonemployee Compensation. Її використовують для звітування про виплати $600 або більше, зроблені у межах вашого бізнесу особам, які не є працівниками.

Типові приклади включають виплати:

• Незалежним підрядникам
• Фрилансерам
• Консультантам
• Гіг-працівникам
• Самозайнятим постачальникам послуг

Якщо ви оплатили послуги особі, яка не є працівником, і річна сума досягла порога звітування IRS, зазвичай правильною формою буде 1099-NEC.

Типові ситуації для 1099-NEC

Використовуйте 1099-NEC, коли платіж стосується послуг, а не товарів.

Приклади можуть включати:

• Найм вебдизайнера для створення вашого вебсайту
• Оплату маркетинговому консультанту за стратегічну роботу
• Винагороду бухгалтеру, який не є вашим працівником
• Оплату підряднику за ремонтні послуги для вашого бізнесу

Крайній термін для 1099-NEC

Згідно з чинними інструкціями IRS, Form 1099-NEC зазвичай потрібно подати до 31 січня. Цей термін застосовується як до паперової, так і до електронної подачі.

Що звітує Form 1099-MISC

Form 1099-MISC використовується для іншого набору виплат, які не кваліфікуються як nonemployee compensation.

До поширених звітних позицій у 1099-MISC належать:

• Орендна плата
• Роялті
• Призи та нагороди
• Інший дохід
• Медичні та медико-санітарні виплати
• Страхові виплати за врожай
• Грошові виплати за рибу, придбану в особи, що займається рибальським промислом або бізнесом
• Певні виплати юристам
• Прямі продажі на суму щонайменше $5,000 споживчих товарів для перепродажу в непостійній роздрібній точці

Точне поле, яке ви використовуєте, залежить від типу виплати. Саме тому важливо зіставити категорію платежу з формою, а не припускати, що кожна виплата постачальнику належить до 1099-NEC.

Типові ситуації для 1099-MISC

Використовуйте 1099-MISC, коли ви сплатили:

• Оренду за бізнес-приміщення орендодавцю
• Отримувачу роялті
• Переможцю бізнес-призу або нагороди
• Певним постачальникам послуг, щодо яких IRS прямо вказує використовувати 1099-MISC замість 1099-NEC

Крайній термін для 1099-MISC

Чинні інструкції IRS зазвичай вимагають подавати Form 1099-MISC:

• До 28 лютого при паперовій подачі
• До 31 березня при електронній подачі

Чи потрібно подавати обидві форми?

Іноді так, але лише якщо виплати, які ви зробили, належать до обох категорій.

Один і той самий постачальник може отримати обидві форми, якщо ви платили цій особі за різні типи доходу, що підлягає звітуванню, протягом року. Наприклад:

• Ви заплатили консультанту $4,000 за консультаційні послуги. Ця сума може належати до 1099-NEC.
• Ви також заплатили тій самій особі $1,200 за оренду офісу. Цей платіж може належати до 1099-MISC.

У такій ситуації зазвичай потрібно подати обидві форми, оскільки виплати звітуються по-різному.

Якщо всі виплати цій особі були за послуги, зазвичай правильною формою є 1099-NEC. Якщо всі виплати належать до однієї з категорій, що звітуються через 1099-MISC, тоді слід використовувати саме цю форму.

Чому форми розділили

IRS відокремила nonemployee compensation від інших miscellaneous payments, щоб зменшити плутанину та узгодити процес подання з різними строками.

До відновлення Form 1099-NEC бізнеси часто звітували про оплату підрядників через 1099-MISC. Це створювало проблеми зі строками, тому що compensation для підрядників і інші види miscellaneous income не завжди потрібно було подавати одночасно.

Тепер різниця стала чіткішою:

• 1099-NEC = nonemployee compensation
• 1099-MISC = інші категорії доходу, що підлягають звітуванню

Таке розділення полегшує бізнесу правильну підготовку річної податкової звітності.

А як щодо Form 1096?

Form 1096 - це передавальна форма IRS, яку використовують разом із паперовими інформаційними формами.

Якщо ви надсилаєте до IRS паперові копії форм 1099, вам може знадобитися Form 1096 як підсумкова титульна сторінка. Якщо ж ви подаєте електронно, Form 1096 не використовується.

Оскільки багато бізнесів тепер подають електронно, важливо перед підготовкою пакета перевірити, чи вимагає ваш спосіб подання Form 1096.

Поширені помилки, яких слід уникати

Неправильна класифікація виплат може призвести до помилок у звітності та подальших виправлень. Зверніть увагу на такі поширені помилки:

1. Відображення оплати підряднику у неправильній формі

Оплата за послуги незалежного підрядника зазвичай належить до 1099-NEC, а не до 1099-MISC.

2. Забути, що одна людина може потребувати дві форми

Якщо ви платили одному й тому самому отримувачу за різні категорії, що підлягають звітуванню, вам можуть знадобитися обидві форми.

3. Плутати оплату за послуги з оплатою оренди або роялті

Не кожен бізнес-платіж є компенсацією за послуги. Орендна плата та роялті зазвичай звітуються по-іншому.

4. Пропустити крайній термін

Кінцеві дати для 1099 настають швидко після завершення року. Затягування до останнього моменту може створити зайвий стрес, особливо якщо ваші записи неповні.

5. Не зібрати податкові дані завчасно

Якщо ви не попросите заповнену Form W-9 до початку виплат підряднику, пізніше вам може бути складно заповнити 1099.

Простий посібник для вибору форми

Коли ви обираєте між 1099-NEC і 1099-MISC, поставте собі три запитання:

1. Чи була виплата зроблена в межах вашого бізнесу?
2. Чи була вона за послуги, чи за іншу категорію, наприклад оренду або роялті?
3. Чи досягла загальна сума порога звітування IRS для цього типу виплати?

Якщо відповідь вказує на послуги, виконані особою, яка не є працівником, зазвичай правильним вибором буде 1099-NEC.

Якщо платіж підпадає під одну з категорій miscellaneous, зазначених IRS, зазвичай правильною формою є 1099-MISC.

Чекліст для річної подачі

Чиста процедура подання починається ще до 31 грудня. Використовуйте цей чекліст, щоб залишатися організованими:

• Збирайте форми W-9 від підрядників і постачальників
• Перевіряйте всі бізнес-виплати, здійснені протягом року
• Розділяйте платежі за послуги, оренду, роялті та інші miscellaneous категорії
• Підтверджуйте, які отримувачі досягли порога звітування
• Готуйте правильну форму для кожного типу платежу
• Перевіряйте строки подання IRS для паперових та електронних подань
• Зберігайте копії всіх форм і підтвердних документів

Чим більш організованим є ваш облік протягом року, тим простішим стає цей процес.

Як краща структура бізнесу допомагає з дотриманням вимог

Надійна бізнес-структура не замінює податкову консультацію, але вона може полегшити дотримання вимог.

Коли ви створюєте LLC або корпорацію, ви формуєте чіткіше розмежування між бізнес- та особистою діяльністю. Таке розмежування може допомогти вам:

• Точніше відстежувати виплати постачальникам
• Вести більш чистий облік для бухгалтерії та податкової звітності
• Зменшити плутанину наприкінці року
• Краще документувати роботу підрядників та інших осіб, які не є працівниками

Саме тому багато підприємців зосереджуються на правильному оформленні компанії та веденні обліку з самого початку. Zenind допомагає власникам бізнесу ефективно створювати компанії у США, щоб вони могли будувати свою діяльність на більш впорядкованій адміністративній основі.

Коли варто звернутися по професійну допомогу

Вам слід розглянути роботу з кваліфікованим податковим фахівцем, якщо:

• Протягом року ви оплачували роботу багатьох підрядників
• Ви не впевнені, чи належить платіж до 1099-NEC чи 1099-MISC
• Вам потрібна допомога у виправленні помилки в поданні
• У вашого бізнесу є кілька штатів або незвичайні схеми виплат

CPA або податковий консультант може допомогти підтвердити правильну класифікацію виплат і зменшити ризик помилок у звітності.

Підсумок

Найпростіший спосіб запам’ятати різницю такий:

• 1099-NEC звітує про nonemployee compensation
• 1099-MISC звітує про інші miscellaneous виплати, що підлягають звітуванню

Вам можуть знадобитися обидві форми, якщо ви платили одній і тій самій особі за різні категорії, що підлягають звітуванню, протягом року. Головне - правильно класифікувати кожен платіж, дотримуватися чинних строків IRS і підтримувати порядок у документах протягом року.

Якщо ваш бізнес ще на ранньому етапі розвитку, правильна структура компанії та хороші звички щодо дотримання вимог можуть заощадити час у майбутньому. Чим чистішими є ваша структура та облік сьогодні, тим простішою стає річна звітність завтра.