1099-NEC vs 1099-MISC: Qual formulário do IRS você precisa declarar?

Se a sua empresa paga freelancers, contratados, proprietários, advogados ou outros não empregados, talvez seja necessário emitir uma ou mais declarações de informação do IRS no fim do ano. Os dois formulários que os proprietários de negócios mais costumam confundir são o Formulário 1099-NEC e o Formulário 1099-MISC.

Eles não são intercambiáveis. Cada formulário informa um tipo diferente de pagamento, segue um prazo de entrega diferente e atende a uma finalidade distinta no seu processo de conformidade de fim de ano.

Entender a diferença pode ajudar você a evitar erros de declaração, confusão para o destinatário e penalidades do IRS. Também ajuda a criar hábitos contábeis melhores ao longo do ano, o que é especialmente importante se você administra uma LLC ou corporação em crescimento.

A resposta curta

Você apresenta o Formulário 1099-NEC para informar a remuneração de não empregados paga a contratados independentes e outros trabalhadores autônomos.

Você apresenta o Formulário 1099-MISC para informar pagamentos diversos que não se enquadram no 1099-NEC, como aluguel, royalties, certos prêmios e alguns pagamentos a advogados.

Em alguns casos, o mesmo beneficiário pode receber ambos os formulários se você pagou a essa pessoa por mais de um tipo de renda reportável durante o ano.

O que o Formulário 1099-NEC informa

O Formulário 1099-NEC significa Nonemployee Compensation. Ele é usado para informar pagamentos de US$ 600 ou mais feitos no curso da sua atividade empresarial a pessoas que não são funcionárias.

Exemplos comuns incluem pagamentos a:

• Contratados independentes
• Freelancers
• Consultores
• Trabalhadores de aplicativos
• Prestadores de serviços autônomos

Se você pagou a um não empregado por serviços prestados para sua empresa e o total do ano atingiu o limite de declaração do IRS, o 1099-NEC geralmente é o formulário correto.

Situações típicas para o 1099-NEC

Use o 1099-NEC quando o pagamento for por serviços, e não por bens.

Os exemplos podem incluir:

• Contratar um web designer para criar seu site
• Pagar um consultor de marketing por trabalho de estratégia
• Remunerar um contador que não seja seu funcionário
• Pagar um contratado para realizar serviços de reparo para sua empresa

Prazo do 1099-NEC

De acordo com as instruções atuais do IRS, o Formulário 1099-NEC geralmente deve ser entregue até 31 de janeiro. Esse prazo vale tanto para entrega em papel quanto eletrônica.

O que o Formulário 1099-MISC informa

O Formulário 1099-MISC é usado para outro conjunto de pagamentos que não se qualificam como remuneração de não empregados.

Itens comuns reportáveis no 1099-MISC incluem:

• Aluguel
• Royalties
• Prêmios e recompensas
• Outras receitas
• Pagamentos médicos e de saúde
• Indenizações de seguro agrícola
• Pagamentos em dinheiro por peixes comprados de alguém no comércio ou atividade de pesca
• Certos pagamentos a advogados
• Vendas diretas de pelo menos US$ 5.000 de produtos de consumo para revenda em um ambiente varejista não permanente

A caixa exata que você usa depende do tipo de pagamento. Por isso, é importante relacionar a categoria do pagamento ao formulário, em vez de presumir que todo pagamento a fornecedor pertence ao 1099-NEC.

Situações típicas para o 1099-MISC

Use o 1099-MISC quando você pagou:

• A um proprietário por aluguel de espaço comercial
• A um destinatário de renda de royalties
• A um ganhador de prêmio ou recompensa empresarial
• A certos prestadores de serviços em que o IRS determina especificamente o uso do 1099-MISC em vez do 1099-NEC

Prazo do 1099-MISC

As instruções atuais do IRS geralmente exigem que você entregue o Formulário 1099-MISC:

• Até 28 de fevereiro se a entrega for em papel
• Até 31 de março se a entrega for eletrônica

Você precisa apresentar ambos os formulários?

Às vezes, sim, mas somente se os pagamentos que você fez se enquadrarem nas duas categorias.

Um único fornecedor pode receber ambos os formulários se você pagou a essa pessoa por diferentes tipos de renda reportável durante o ano. Por exemplo:

• Você pagou a um consultor US$ 4.000 por serviços de assessoria. Esse valor pode pertencer ao 1099-NEC.
• Você também pagou à mesma pessoa US$ 1.200 em aluguel de escritório. Esse pagamento pode pertencer ao 1099-MISC.

Nessa situação, você normalmente emitiria ambos os formulários, porque os pagamentos são reportáveis de maneiras diferentes.

Se todos os pagamentos a essa pessoa foram por serviços, o 1099-NEC geralmente é o formulário correto. Se todos os pagamentos se encaixarem em uma das categorias diversas do 1099-MISC, então esse é o formulário a ser usado.

Por que os formulários foram separados

O IRS separou a remuneração de não empregados de outros pagamentos diversos para reduzir a confusão e alinhar o processo de entrega com prazos diferentes de declaração.

Antes de o Formulário 1099-NEC ser reintroduzido, as empresas costumavam informar a remuneração de contratados no 1099-MISC. Isso criava problemas de prazo, porque a remuneração de contratados e outros tipos de renda diversa nem sempre venciam ao mesmo tempo.

Agora a distinção está mais clara:

• 1099-NEC = remuneração de não empregados
• 1099-MISC = outras categorias de renda reportável

Essa separação facilita para as empresas prepararem corretamente as declarações fiscais de fim de ano.

E o Formulário 1096?

O Formulário 1096 é um formulário de transmittal do IRS usado com declarações de informação entregues em papel.

Se você enviar cópias em papel dos formulários 1099 ao IRS, talvez seja necessário incluir o Formulário 1096 como uma folha de resumo. Se você entregar eletronicamente, o Formulário 1096 não é usado.

Como muitas empresas hoje entregam eletronicamente, é importante confirmar se o seu método de envio exige o Formulário 1096 antes de preparar o pacote.

Erros comuns a evitar

Classificar pagamentos incorretamente pode gerar erros de entrega e correções desnecessárias depois. Fique atento a estes erros comuns:

1. Informar pagamento de contratado no formulário errado

Serviços prestados por um contratado independente normalmente pertencem ao 1099-NEC, e não ao 1099-MISC.

2. Esquecer que uma pessoa pode precisar de dois formulários

Se você pagou ao mesmo destinatário por diferentes categorias reportáveis, talvez precise emitir ambos os formulários.

3. Confundir pagamentos por serviços com pagamentos de aluguel ou royalties

Nem todo pagamento comercial é remuneração por serviços. Aluguel e royalties normalmente são informados de forma diferente.

4. Perder o prazo

Os prazos do 1099 chegam rapidamente após o fim do ano. Deixar para a última hora pode criar estresse desnecessário, especialmente se seus registros estiverem incompletos.

5. Não coletar as informações do contribuinte com antecedência

Se você não solicitar um Formulário W-9 preenchido antes de começar a pagar um contratado, pode ter dificuldade para concluir os 1099 depois.

Um guia simples de decisão

Ao decidir entre o 1099-NEC e o 1099-MISC, faça três perguntas:

1. O pagamento foi feito no curso da sua atividade empresarial?
2. Foi por serviços ou por outra categoria reportável, como aluguel ou royalties?
3. O valor total atingiu o limite de declaração do IRS para esse tipo de pagamento?

Se a resposta apontar para serviços prestados por um não empregado, o 1099-NEC geralmente é a escolha certa.

Se o pagamento se encaixar em uma das categorias diversas listadas pelo IRS, o 1099-MISC geralmente é o formulário correto.

Lista de verificação de fim de ano

Um processo de entrega organizado começa antes de 31 de dezembro. Use esta lista para manter tudo em ordem:

• Colete os formulários W-9 de contratados e fornecedores
• Revise todos os pagamentos comerciais feitos durante o ano
• Separe pagamentos por serviços de aluguel, royalties e outras categorias diversas
• Confirme quais destinatários atingiram o limite de declaração
• Prepare o formulário correto para cada tipo de pagamento
• Revise os prazos do IRS para entregas em papel e eletrônicas
• Guarde cópias de todos os formulários e registros de suporte

Quanto mais organizados estiverem seus livros ao longo do ano, mais fácil esse processo se torna.

Como uma melhor formação de entidade ajuda na conformidade

Uma estrutura empresarial sólida não substitui a orientação tributária, mas pode facilitar a conformidade.

Quando você constitui uma LLC ou corporação, cria uma separação mais clara entre atividades empresariais e pessoais. Essa separação pode ajudar você a:

• Registrar pagamentos a fornecedores com mais precisão
• Manter registros mais limpos para contabilidade e declaração fiscal
• Reduzir confusão no fim do ano
• Manter documentação melhor para contratados e outros não empregados

Essa é uma das razões pelas quais muitos empreendedores se concentram em acertar a constituição e o controle de registros desde o início. A Zenind ajuda proprietários de empresas a constituir entidades nos EUA de forma eficiente, para que possam construir sobre uma base administrativa mais organizada.

Quando buscar ajuda profissional

Você deve considerar trabalhar com um profissional de impostos qualificado se:

• Você pagou muitos contratados durante o ano
• Não tem certeza se um pagamento pertence ao 1099-NEC ou ao 1099-MISC
• Precisa de ajuda para corrigir um erro de entrega
• Sua empresa atua em vários estados ou tem arranjos de pagamento incomuns

Um CPA ou consultor tributário pode ajudar a confirmar o tratamento correto dos pagamentos e reduzir o risco de erros de declaração.

Conclusão

A forma mais simples de lembrar a diferença é esta:

• 1099-NEC informa remuneração de não empregados
• 1099-MISC informa outros pagamentos diversos reportáveis

Você pode precisar de ambos os formulários se pagou a mesma pessoa por diferentes categorias reportáveis durante o ano. O importante é classificar cada pagamento corretamente, seguir os prazos atuais do IRS e manter seus registros organizados ao longo do ano.

Se sua empresa ainda está no início do ciclo de vida, hábitos sólidos de constituição e conformidade podem economizar tempo depois. Quanto mais clara estiver sua estrutura e sua contabilidade hoje, mais fácil será a declaração de fim de ano amanhã.