1099-NEC vs 1099-MISC: Hvilket IRS-skjema må du levere?

Hvis virksomheten din betaler frilansere, innleide konsulenter, utleiere, advokater eller andre som ikke er ansatte, kan du måtte utstede én eller flere IRS-informasjonserklæringer ved årets slutt. De to skjemaene bedriftseiere oftest forveksler, er Form 1099-NEC og Form 1099-MISC.

De er ikke utskiftbare. Hvert skjema rapporterer en annen type betaling, følger en annen leveringsfrist og har et annet formål i årets sluttprosess for etterlevelse.

Å forstå forskjellen kan hjelpe deg med å unngå feil ved innlevering, forvirring hos mottakeren og bøter fra IRS. Det hjelper også med å bygge bedre rutiner for regnskap gjennom hele året, noe som er spesielt viktig hvis du driver en voksende LLC eller et selskap.

Det korte svaret

Du leverer Form 1099-NEC for å rapportere ikke-ansatt kompensasjon betalt til selvstendige oppdragstakere og andre selvstendig næringsdrivende.

Du leverer Form 1099-MISC for å rapportere diverse betalinger som ikke hører hjemme på 1099-NEC, for eksempel leie, royalties, enkelte premier og priser, samt noen advokatbetalinger.

I noen tilfeller kan samme mottaker få begge skjemaene hvis du betalte vedkommende for mer enn én type rapporteringspliktig inntekt i løpet av året.

Hva Form 1099-NEC rapporterer

Form 1099-NEC står for Nonemployee Compensation. Det brukes til å rapportere betalinger på 600 dollar eller mer som virksomheten din har gjort til personer som ikke er ansatte.

Vanlige eksempler inkluderer betalinger til:

• Selvstendige oppdragstakere
• Frilansere
• Konsulenter
• Gig-arbeidere
• Selvstendige tjenesteleverandører

Hvis du betalte en ikke-ansatt for tjenester utført for virksomheten din, og totalen for året nådde IRS-grensen for rapportering, er 1099-NEC vanligvis riktig skjema.

Typiske situasjoner for 1099-NEC

Bruk 1099-NEC når betalingen gjelder tjenester, ikke varer.

Eksempler kan være:

• Å engasjere en webdesigner til å bygge nettstedet ditt
• Å betale en markedsføringskonsulent for strategiarbeid
• Å kompensere en bokholder som ikke er din ansatt
• Å betale en kontraktør for å utføre reparasjonstjenester for virksomheten din

Frist for 1099-NEC

I henhold til gjeldende IRS-instruksjoner må Form 1099-NEC normalt leveres innen 31. januar. Den fristen gjelder enten du leverer på papir eller elektronisk.

Hva Form 1099-MISC rapporterer

Form 1099-MISC brukes for en annen type betalinger som ikke kvalifiserer som ikke-ansatt kompensasjon.

Vanlige rapporteringspliktige poster på 1099-MISC inkluderer:

• Leie
• Royalties
• Premier og priser
• Annen inntekt
• Medisinske og helserelaterte betalinger
• Kompensasjon fra avlingsforsikring
• Kontantbetalinger for fisk kjøpt fra en person i fiskevirksomhet eller fiskerifag
• Visse advokatbetalinger
• Direktesalg på minst 5 000 dollar av forbrukerprodukter for videresalg i et ikke-permanent utsalgssted

Hvilken boks du bruker, avhenger av typen betaling. Derfor er det viktig å matche betalingskategorien med riktig skjema i stedet for å anta at hver leverandørbetaling hører hjemme på 1099-NEC.

Typiske situasjoner for 1099-MISC

Bruk 1099-MISC når du betalte:

• En utleier for leie av forretningslokaler
• En mottaker av royaltyinntekt
• Vinneren av en forretningspris eller utmerkelse
• Enkelte tjenesteleverandører der IRS spesifikt krever 1099-MISC i stedet for 1099-NEC

Frist for 1099-MISC

Gjeldende IRS-instruksjoner krever vanligvis at du leverer Form 1099-MISC:

• Innen 28. februar ved papirinnlevering
• Innen 31. mars ved elektronisk innlevering

Må du levere begge skjemaene?

Noen ganger ja, men bare hvis betalingene du har gjort faller i begge kategorier.

En enkelt leverandør kan motta begge skjemaene hvis du betalte vedkommende for ulike typer rapporteringspliktig inntekt i løpet av året. For eksempel:

• Du betalte en konsulent 4 000 dollar for rådgivningstjenester. Det beløpet kan høre hjemme på 1099-NEC.
• Du betalte også den samme personen 1 200 dollar i kontorleie. Den betalingen kan høre hjemme på 1099-MISC.

I en slik situasjon vil du vanligvis utstede begge skjemaene fordi betalingene rapporteres på ulike måter.

Hvis alle betalingene til personen var for tjenester, er 1099-NEC vanligvis riktig skjema. Hvis alle betalingene passer inn i en av kategoriene på 1099-MISC, er det skjemaet du skal bruke.

Hvorfor skjemaene ble skilt

IRS skilte ikke-ansatt kompensasjon fra andre diverse betalinger for å redusere forvirring og tilpasse leveringsprosessen til ulike frister.

Før Form 1099-NEC ble gjeninnført, rapporterte virksomheter ofte kompensasjon til kontraktører på 1099-MISC. Det skapte problemer med frister fordi kompensasjon til kontraktører og andre typer diverse inntekt ikke alltid skulle leveres samtidig.

Nå er skillet tydeligere:

• 1099-NEC = ikke-ansatt kompensasjon
• 1099-MISC = andre rapporteringspliktige inntektskategorier

Det skillet gjør det enklere for virksomheter å forberede årsoppgjøret korrekt.

Hva med Form 1096?

Form 1096 er et IRS-følgeskjema som brukes sammen med papirinnleverte informasjonserklæringer.

Hvis du sender papirkopier av 1099-skjemaer til IRS, kan du måtte legge ved Form 1096 som et oppsummerende følgeskjema. Hvis du leverer elektronisk, brukes ikke Form 1096.

Siden mange virksomheter nå leverer elektronisk, er det viktig å bekrefte om innleveringsmetoden din krever Form 1096 før du forbereder pakken.

Vanlige feil å unngå

Feil klassifisering av betalinger kan føre til feil i innleveringen og unødvendige rettinger senere. Vær oppmerksom på disse vanlige feilene:

1. Rapportere betaling til kontraktør på feil skjema

Tjenester utført av en selvstendig oppdragstaker hører vanligvis hjemme på 1099-NEC, ikke 1099-MISC.

2. Glemme at én person kan trenge to skjemaer

Hvis du betalte samme mottaker for ulike rapporteringspliktige kategorier, kan du trenge begge skjemaene.

3. Forveksle betalinger for tjenester med betalinger for leie eller royalties

Ikke alle virksomhetsbetalinger er kompensasjon for tjenester. Leie og royalties rapporteres vanligvis annerledes.

4. Misse fristen

1099-frister kommer raskt etter årsskiftet. Å vente til siste liten kan skape unødvendig stress, særlig hvis regnskapet ditt er ufullstendig.

5. Unnlate å samle inn skatteopplysninger tidlig

Hvis du ikke ber om et utfylt Form W-9 før du begynner å betale en kontraktør, kan du få problemer med å fylle ut 1099-skjemaer senere.

En enkel beslutningsguide

Når du skal velge mellom 1099-NEC og 1099-MISC, still tre spørsmål:

1. Ble betalingen gjort i virksomhetens ordinære drift?
2. Var den for tjenester, eller var den for en annen rapporteringspliktig kategori som leie eller royalties?
3. Oversteg totalbeløpet IRS-grensen for rapportering for den typen betaling?

Hvis svaret peker mot tjenester utført av en ikke-ansatt, er 1099-NEC vanligvis riktig valg.

Hvis betalingen passer inn i en av de diverse kategoriene som IRS angir, er 1099-MISC vanligvis riktig skjema.

Sjekkliste for årsavslutning

En ryddig leveringsprosess starter før 31. desember. Bruk denne sjekklisten for å holde orden:

• Samle inn W-9-skjemaer fra kontraktører og leverandører
• Gå gjennom alle virksomhetsbetalinger gjort i løpet av året
• Skill mellom tjenestebetalinger, leie, royalties og andre diverse kategorier
• Bekreft hvilke mottakere som oppfylte rapporteringsgrensen
• Forbered riktig skjema for hver betalingstype
• Gjennomgå IRS-frister for papirinnlevering og elektronisk innlevering
• Ta vare på kopier av alle skjemaer og støttedokumentasjon

Jo mer organisert regnskapet ditt er gjennom året, desto enklere blir denne prosessen.

Hvordan bedre selskapsdannelse hjelper med etterlevelse

En solid virksomhetsstruktur erstatter ikke skatterådgivning, men den kan gjøre etterlevelse enklere.

Når du etablerer en LLC eller et selskap, skaper du tydeligere skille mellom virksomhet og privat aktivitet. Det skillet kan hjelpe deg med å:

• Spore leverandørbetalinger mer nøyaktig
• Holde renere regnskapsføringer for bokføring og skatterapportering
• Redusere forvirring ved årets slutt
• Opprettholde bedre dokumentasjon for kontraktører og andre som ikke er ansatte

Det er en av grunnene til at mange gründere fokuserer på å få etablering og bokføring riktig fra starten av. Zenind hjelper bedriftseiere med å etablere amerikanske selskaper effektivt, slik at de kan bygge på et mer ryddig administrativt grunnlag.

Når du bør få profesjonell hjelp

Du bør vurdere å samarbeide med en kvalifisert skatterådgiver hvis:

• Du betalte mange kontraktører i løpet av året
• Du er usikker på om en betaling hører hjemme på 1099-NEC eller 1099-MISC
• Du trenger hjelp til å rette en feilinnlevering
• Virksomheten din har flere delstater eller uvanlige betalingsordninger

En autorisert regnskapsfører eller skatterådgiver kan hjelpe deg med å bekrefte riktig behandling av betalinger og redusere risikoen for feil i innleveringen.

Avsluttende konklusjon

Den enkleste måten å huske forskjellen på er dette:

• 1099-NEC rapporterer ikke-ansatt kompensasjon
• 1099-MISC rapporterer andre diverse rapporteringspliktige betalinger

Du kan trenge begge skjemaene hvis du betalte samme person for ulike rapporteringspliktige kategorier i løpet av året. Nøkkelen er å klassifisere hver betaling riktig, følge gjeldende IRS-frister og holde orden på dokumentasjonen gjennom hele året.

Hvis virksomheten din fortsatt er tidlig i livssyklusen, kan gode rutiner for etablering og etterlevelse spare tid senere. Jo ryddigere struktur og regnskap du har i dag, desto enklere blir årsrapporteringen i morgen.