O que é um Número D-U-N-S e precisa de um?

Um Número D-U-N-S é um daqueles termos empresariais que surge no momento exato em que uma empresa começa a crescer para além do básico. Pode aparecer em pedidos a fornecedores, formulários de crédito, questionários governamentais e listas de verificação de integração de fornecedores. Para alguns empresários, é algo totalmente familiar. Para outros, levanta as mesmas perguntas: o que é, porque é importante e preciso de um?

A resposta curta é que um Número D-U-N-S é um identificador empresarial criado pela Dun & Bradstreet. É utilizado para ajudar a distinguir uma entidade comercial de outra e para associar uma empresa ao seu perfil de crédito empresarial. Embora não seja necessário para constituir uma LLC ou uma corporation nos Estados Unidos, pode ser importante em situações relacionadas com crédito empresarial, relações com fornecedores e determinados processos contratuais ou de aquisição.

Para fundadores que estão a construir um negócio da forma correta, compreender identificadores como um Número D-U-N-S faz parte de manter os registos da empresa organizados e credíveis. Isso é relevante quer esteja a solicitar financiamento, a negociar com fornecedores ou a preparar o seu negócio para oportunidades maiores.

O que é um Número D-U-N-S?

D-U-N-S significa Data Universal Numbering System. O número é um identificador único de nove dígitos atribuído a um local empresarial pela Dun & Bradstreet. Na prática, funciona como um ponto de referência que liga uma empresa ao seu ficheiro de crédito da D&B e a outras informações da empresa.

Um Número D-U-N-S não é o mesmo que um número de Segurança Social, nem é o mesmo que um Employer Identification Number (EIN). Trata-se de um identificador separado, utilizado em sistemas de crédito empresarial e de verificação de empresas.

Uma empresa pode ter mais do que uma localização, e cada localização pode ter o seu próprio Número D-U-N-S. Isso é útil quando uma empresa opera filiais, subsidiárias ou escritórios separados que precisam de ser acompanhados individualmente.

Porque é que um Número D-U-N-S é importante

Um Número D-U-N-S é importante porque muitas empresas e organizações o utilizam para identificar e avaliar uma empresa. Pode ajudar credores, fornecedores, entidades públicas e potenciais parceiros a associar o nome da sua empresa a um perfil de crédito e a informações de contexto.

O valor prático de um Número D-U-N-S inclui frequentemente:

• Construir um perfil de crédito empresarial
• Ajudar fornecedores a verificar a identidade da empresa
• Apoiar pedidos de crédito comercial
• Melhorar a consistência entre registos empresariais
• Tornar mais fácil para terceiros pesquisarem uma empresa

Para empresas em crescimento, um Número D-U-N-S pode apoiar uma estratégia mais ampla de credibilidade. A legitimidade empresarial constrói-se através de várias camadas: constituição adequada, registos corretos, um site profissional, uma conta bancária empresarial dedicada, declarações consistentes e perfis de crédito bem geridos. Um Número D-U-N-S é uma peça desse conjunto.

Número D-U-N-S vs. EIN

Muitos empresários confundem um Número D-U-N-S com um EIN porque ambos são usados em contextos empresariais. No entanto, servem propósitos diferentes.

Um EIN é emitido pelo IRS e é utilizado para fins fiscais federais. Identifica uma empresa para relatórios fiscais, processamento salarial, banca e outros registos governamentais relacionados.

Um Número D-U-N-S é emitido pela Dun & Bradstreet e é utilizado principalmente em sistemas comerciais de identificação e de crédito empresarial.

Principais diferenças

• EIN: identificador fiscal emitido pelo IRS
• Número D-U-N-S: identificador empresarial emitido pela Dun & Bradstreet
• EIN: utilizado para impostos, banca e processamento salarial
• Número D-U-N-S: utilizado para relatórios de crédito, verificação de fornecedores e alguns processos de aquisição
• EIN: necessário para muitas empresas, dependendo da estrutura fiscal e das operações
• Número D-U-N-S: geralmente opcional para a maioria das empresas privadas

Se estiver a constituir um novo negócio, poderá precisar de um EIN bastante cedo. Normalmente, não precisa de um Número D-U-N-S apenas para começar a operar, mas poderá precisar dele mais tarde, dependendo do crescimento da empresa e de com quem trabalha.

Precisa de um Número D-U-N-S?

Nem todas as empresas precisam de um Número D-U-N-S. Muitas pequenas empresas operam com sucesso sem um, especialmente nas fases iniciais.

Pode querer ou precisar de um Número D-U-N-S se a sua empresa:

• Solicitar crédito empresarial junto de fornecedores ou distribuidores
• Trabalhar com organizações que peçam identificação D&B
• Procurar determinados contratos ou oportunidades de aquisição
• Quiser estabelecer um historial de crédito empresarial mais formal
• Precisar de uma identidade empresarial padronizada em diferentes bases de dados

Talvez não precise de um se a sua empresa estiver ainda focada na constituição básica, serviços locais ou operações iniciais que não envolvam análise de crédito ou integração de fornecedores.

Para muitos fundadores, a questão certa não é se um Número D-U-N-S é obrigatório. É saber se a empresa já está numa fase em que esse identificador acrescenta valor.

Como um Número D-U-N-S é usado no crédito empresarial

Um Número D-U-N-S pode ajudar a associar a sua empresa ao seu ficheiro de crédito da Dun & Bradstreet. Esse ficheiro pode incluir detalhes como o nome da empresa, morada, histórico de funcionamento, comportamento de pagamento e outras informações corporativas relacionadas.

Quando um fornecedor ou credor consulta o crédito empresarial, pode usar o Número D-U-N-S para encontrar o registo correto e avaliar o risco. É por isso que a consistência é importante. Se o nome da empresa, a morada e os detalhes da entidade forem diferentes em vários formulários, os seus registos podem tornar-se mais difíceis de corresponder.

Os empresários que querem construir crédito devem manter alinhados os seguintes elementos:

• Nome legal da empresa
• Estado de constituição e tipo de entidade
• Morada da empresa
• Número de telefone e site
• EIN e registos fiscais
• Conta bancária e registos de fornecedores

Informação clara e consistente ajuda terceiros a verificar que a sua empresa é real, está ativa e bem organizada.

Como obter um Número D-U-N-S

A Dun & Bradstreet disponibiliza formas de pesquisar, solicitar ou gerir um Número D-U-N-S. O processo exato pode variar consoante a sua empresa já tenha ou não um perfil no sistema.

Em geral, o processo é o seguinte:

1. Verifique se a sua empresa já tem um perfil D-U-N-S.
2. Reúna o nome legal da empresa, a morada, o número de telefone e os dados de propriedade.
3. Submeta o pedido através do canal apropriado da D&B.
4. Reveja o registo da empresa para confirmar se está correto depois de o número ser atribuído.
5. Atualize a informação se a empresa mudar de localização, estrutura ou contactos.

Se a sua empresa mudou de morada ou nome desde a constituição, confirme com especial atenção se o registo da D&B corresponde à sua informação legal atual.

Números D-U-N-S e registo federal

Houve um tempo em que as empresas frequentemente precisavam de um Número D-U-N-S para certos processos de registo federal nos Estados Unidos. Esse já não é o procedimento standard para identificação de entidades federais.

Hoje, as empresas que se registam para contratação federal utilizam um Unique Entity Identifier, ou UEI, através da SAM.gov. Isso significa que um Número D-U-N-S já não é o identificador de que a maioria das empresas precisa para o registo federal.

Esta distinção é importante porque artigos desatualizados e instruções antigas de candidatura podem criar confusão. Se encontrar um formulário que ainda mencione D-U-N-S num contexto governamental, confirme se o processo já passou para UEI antes de submeter qualquer coisa.

Erros comuns dos empresários

Um Número D-U-N-S é simples, mas os empresários continuam a cometer erros evitáveis quando lidam com ele.

1. Confundi-lo com um EIN

O erro mais comum é assumir que o Número D-U-N-S substitui um EIN. Não substitui. Estes identificadores servem sistemas diferentes.

2. Pedir o número antes de os registos da empresa estarem prontos

Se os seus documentos de constituição, morada ou nome forem inconsistentes, o registo resultante pode ser mais difícil de gerir mais tarde.

3. Ignorar registos específicos por localização

Se a sua empresa tiver mais do que um escritório, cada localização pode ser tratada separadamente. Isso é importante para a correspondência de entidades e para atualizações de registo.

4. Deixar os registos ficarem desatualizados

Uma empresa que muda de sede, altera a estrutura de propriedade ou atualiza o nome legal deve rever o seu perfil D&B e outros registos empresariais.

5. Tratar isto como um requisito de startup

Muitos fundadores pensam que precisam de todos os identificadores empresariais de imediato. Na realidade, a prioridade costuma ser a constituição legal, o EIN, a banca, o cumprimento regulatório e a consistência dos registos. Um Número D-U-N-S entra em cena quando as relações comerciais ou os perfis de crédito o exigem.

Como a Zenind ajuda os fundadores a manterem-se organizados

Um registo de constituição limpo torna muito mais fácil gerir qualquer identificador empresarial subsequente. Quando a sua LLC ou corporation está constituída corretamente, com detalhes legais e histórico de registos precisos, está em melhor posição para construir crédito empresarial e concluir pedidos de terceiros sem discrepâncias evitáveis.

A Zenind ajuda empreendedores a constituir empresas nos Estados Unidos e a acompanhar tarefas essenciais de compliance. Essa base é importante quando um fornecedor, credor ou plataforma pede informações de identidade empresarial que têm de coincidir com os documentos de constituição.

Uma boa administração empresarial é cumulativa:

• Constituir a entidade corretamente
• Manter os registos de propriedade e morada corretos
• Obter um EIN quando necessário
• Abrir uma conta bancária empresarial
• Manter as declarações e o cumprimento regulatório
• Construir relações de crédito com cuidado

Um Número D-U-N-S encaixa naturalmente nesse sistema quando a sua empresa começa a precisar de verificação de identidade mais formal.

Quando adicionar um Número D-U-N-S à lista de verificação da sua empresa

Um bom momento para considerar um Número D-U-N-S é quando a sua empresa se prepara para uma ou mais destas etapas:

• Solicitar contas de fornecedores com prazos de pagamento líquidos
• Procurar empréstimos ou linhas de crédito com base na identidade empresarial
• Avançar para parcerias comerciais maiores
• Criar um perfil de crédito padronizado para crescimento
• Preparar questionários de aquisição ou de compliance

Se nada disto se aplica ainda, o seu foco provavelmente está melhor investido na constituição da entidade, na configuração fiscal e nas bases do compliance.

Perguntas frequentes

Um Número D-U-N-S é obrigatório para todas as LLC?

Não. A maioria das LLC não precisa de um Número D-U-N-S apenas para existir ou operar.

Uma empresa em nome individual pode obter um Número D-U-N-S?

Sim, dependendo da forma como a empresa está estruturada e de como a Dun & Bradstreet reconhece a entidade.

Um Número D-U-N-S é gratuito?

A Dun & Bradstreet disponibiliza formas de solicitar um número, e a disponibilidade ou o preço podem variar consoante o serviço.

Ter um Número D-U-N-S constrói crédito automaticamente?

Não. Ele ajuda a associar a sua empresa a um perfil de crédito, mas a solidez real do crédito depende do histórico de pagamentos, dos relatórios dos fornecedores e da atividade geral da empresa.

Preciso de um Número D-U-N-S para a SAM.gov?

Não. O registo federal agora utiliza o sistema UEI através da SAM.gov.

Conclusão

Um Número D-U-N-S é um identificador empresarial único que ajuda a associar uma empresa ao seu perfil da Dun & Bradstreet. É útil para crédito empresarial, verificação de fornecedores e alguns processos comerciais ou de aquisição, mas não é necessário para a maioria das empresas constituírem ou operarem.

Se está a construir uma empresa do zero, foque-se primeiro no essencial: constituição adequada, um EIN quando necessário, registos precisos e operações em conformidade. Quando o seu negócio estiver pronto para financiamento, fornecedores ou parcerias maiores, um Número D-U-N-S pode tornar-se uma parte valiosa do seu conjunto de ferramentas de crescimento.