D-U-N-S Number là gì và bạn có cần nó không?

D-U-N-S Number là một trong những thuật ngữ kinh doanh thường xuất hiện đúng lúc một công ty bắt đầu phát triển vượt ra ngoài những bước cơ bản. Nó có thể xuất hiện trong hồ sơ nhà cung cấp, biểu mẫu tín dụng, bảng câu hỏi của cơ quan chính phủ và danh sách kiểm tra khi tiếp nhận nhà cung cấp. Với một số chủ doanh nghiệp, thuật ngữ này rất quen thuộc. Với những người khác, nó lại đặt ra cùng một loạt câu hỏi: Nó là gì, vì sao lại quan trọng, và tôi có cần nó không?

Câu trả lời ngắn gọn là D-U-N-S Number là một mã định danh doanh nghiệp do Dun & Bradstreet tạo ra. Mã này được dùng để phân biệt một pháp nhân kinh doanh với pháp nhân khác và để liên kết công ty với hồ sơ tín dụng doanh nghiệp của mình. Dù không bắt buộc để thành lập LLC hoặc corporation tại Hoa Kỳ, nó có thể quan trọng trong các tình huống liên quan đến tín dụng doanh nghiệp, quan hệ với nhà cung cấp và một số quy trình hợp đồng hoặc mua sắm.

Đối với các nhà sáng lập đang xây dựng doanh nghiệp đúng cách, việc hiểu những mã định danh như D-U-N-S Number là một phần của việc giữ hồ sơ công ty gọn gàng và đáng tin cậy. Điều đó quan trọng dù bạn đang xin tài trợ, đàm phán với nhà cung cấp hay chuẩn bị doanh nghiệp cho những cơ hội lớn hơn.

D-U-N-S Number là gì?

D-U-N-S là viết tắt của Data Universal Numbering System. Đây là một mã định danh gồm chín chữ số duy nhất do Dun & Bradstreet cấp cho một địa điểm kinh doanh. Trên thực tế, nó hoạt động như một điểm tham chiếu liên kết doanh nghiệp với hồ sơ tín dụng D&B và các thông tin công ty liên quan.

D-U-N-S Number không giống số An sinh xã hội, và cũng không giống Mã số Nhận dạng Nhà tuyển dụng (EIN). Đây là một mã định danh riêng, được sử dụng trong hệ thống tín dụng doanh nghiệp và xác minh doanh nghiệp.

Một công ty có thể có nhiều địa điểm, và mỗi địa điểm có thể có D-U-N-S Number riêng. Điều này hữu ích khi doanh nghiệp vận hành chi nhánh, công ty con hoặc các văn phòng riêng biệt cần được theo dõi riêng.

Vì sao D-U-N-S Number quan trọng?

D-U-N-S Number quan trọng vì nhiều doanh nghiệp và tổ chức sử dụng nó để nhận diện và đánh giá một công ty. Nó có thể giúp bên cho vay, nhà cung cấp, cơ quan và đối tác tiềm năng gắn tên doanh nghiệp của bạn với hồ sơ tín dụng và thông tin nền tảng liên quan.

Giá trị thực tiễn của D-U-N-S Number thường bao gồm:

• Xây dựng hồ sơ tín dụng doanh nghiệp
• Giúp nhà cung cấp xác minh danh tính doanh nghiệp
• Hỗ trợ các đơn xin tín dụng thương mại
• Cải thiện tính nhất quán giữa các hồ sơ doanh nghiệp
• Giúp bên thứ ba dễ dàng tra cứu công ty hơn

Đối với các công ty đang phát triển, D-U-N-S Number có thể hỗ trợ một chiến lược xây dựng uy tín rộng hơn. Tính hợp pháp của doanh nghiệp được xây dựng qua nhiều lớp: thành lập đúng quy định, hồ sơ chính xác, website chuyên nghiệp, tài khoản ngân hàng doanh nghiệp riêng, các hồ sơ nộp đúng hạn và hồ sơ tín dụng được quản lý tốt. D-U-N-S Number là một phần trong bức tranh đó.

D-U-N-S Number và EIN khác nhau thế nào?

Nhiều chủ doanh nghiệp nhầm lẫn giữa D-U-N-S Number và EIN vì cả hai đều được sử dụng trong môi trường kinh doanh. Tuy nhiên, chúng phục vụ các mục đích khác nhau.

EIN do IRS cấp và được dùng cho mục đích thuế liên bang. Nó xác định doanh nghiệp cho việc khai thuế, trả lương, ngân hàng và các hồ sơ chính phủ liên quan.

D-U-N-S Number do Dun & Bradstreet cấp và chủ yếu được sử dụng trong hệ thống nhận diện thương mại và tín dụng doanh nghiệp.

Những điểm khác nhau chính

• EIN: mã số thuế do IRS cấp
• D-U-N-S Number: mã định danh doanh nghiệp do Dun & Bradstreet cấp
• EIN: dùng cho thuế, ngân hàng và trả lương
• D-U-N-S Number: dùng cho báo cáo tín dụng, xác minh nhà cung cấp và một số quy trình mua sắm
• EIN: bắt buộc đối với nhiều doanh nghiệp tùy theo cấu trúc thuế và hoạt động
• D-U-N-S Number: nhìn chung là tùy chọn đối với hầu hết doanh nghiệp tư nhân

Nếu bạn đang thành lập một doanh nghiệp mới, bạn có thể cần EIN khá sớm. Thông thường bạn không cần D-U-N-S Number chỉ để bắt đầu hoạt động, nhưng sau này có thể cần tùy thuộc vào mức độ phát triển và đối tác kinh doanh của bạn.

Bạn có cần D-U-N-S Number không?

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần D-U-N-S Number. Nhiều doanh nghiệp nhỏ vẫn hoạt động thành công mà không cần nó, đặc biệt ở giai đoạn đầu.

Bạn có thể muốn hoặc cần D-U-N-S Number nếu doanh nghiệp của bạn:

• Xin tín dụng doanh nghiệp từ nhà cung cấp hoặc đối tác
• Làm việc với các tổ chức yêu cầu mã định danh D&B
• Theo đuổi một số hợp đồng hoặc cơ hội mua sắm
• Muốn xây dựng lịch sử tín dụng doanh nghiệp chính thức hơn
• Cần một danh tính doanh nghiệp chuẩn hóa trên các cơ sở dữ liệu

Bạn có thể chưa cần nó nếu doanh nghiệp của bạn vẫn đang tập trung vào thành lập cơ bản, dịch vụ địa phương hoặc hoạt động giai đoạn đầu không liên quan đến thẩm định tín dụng hay tiếp nhận nhà cung cấp.

Với nhiều nhà sáng lập, câu hỏi đúng không phải là D-U-N-S Number có bắt buộc hay không. Câu hỏi đúng là doanh nghiệp đã ở giai đoạn mà mã định danh này tạo ra giá trị hay chưa.

D-U-N-S Number được dùng như thế nào trong tín dụng doanh nghiệp?

D-U-N-S Number có thể giúp liên kết công ty của bạn với hồ sơ tín dụng Dun & Bradstreet. Hồ sơ này có thể bao gồm tên doanh nghiệp, địa chỉ, lịch sử hoạt động, hiệu suất thanh toán và các thông tin doanh nghiệp liên quan.

Khi nhà cung cấp hoặc bên cho vay kiểm tra tín dụng doanh nghiệp, họ có thể dùng D-U-N-S Number để tìm đúng hồ sơ và đánh giá rủi ro. Đó là lý do tính nhất quán rất quan trọng. Nếu tên công ty, địa chỉ và thông tin pháp nhân của bạn khác nhau giữa các biểu mẫu, hồ sơ của bạn có thể khó được ghép đúng hơn.

Chủ doanh nghiệp muốn xây dựng tín dụng nên giữ cho các thông tin sau khớp nhau:

• Tên pháp lý của doanh nghiệp
• Bang thành lập và loại hình pháp nhân
• Địa chỉ doanh nghiệp
• Số điện thoại và website
• EIN và hồ sơ thuế
• Tài khoản ngân hàng và hồ sơ nhà cung cấp

Thông tin rõ ràng và nhất quán giúp bên thứ ba xác minh rằng doanh nghiệp của bạn là thật, đang hoạt động và được tổ chức tốt.

Cách lấy D-U-N-S Number

Dun & Bradstreet cung cấp cách để tra cứu, yêu cầu hoặc quản lý D-U-N-S Number. Quy trình cụ thể có thể khác nhau tùy vào việc doanh nghiệp của bạn đã có hồ sơ trong hệ thống hay chưa.

Nhìn chung, quy trình sẽ như sau:

1. Kiểm tra xem doanh nghiệp của bạn đã có hồ sơ D-U-N-S hay chưa.
2. Chuẩn bị tên pháp lý, địa chỉ, số điện thoại và thông tin chủ sở hữu của doanh nghiệp.
3. Gửi yêu cầu qua kênh phù hợp của D&B.
4. Kiểm tra độ chính xác của hồ sơ doanh nghiệp sau khi được cấp số.
5. Cập nhật thông tin nếu công ty thay đổi địa điểm, cấu trúc hoặc thông tin liên hệ.

Nếu doanh nghiệp của bạn đã đổi địa chỉ hoặc tên sau khi thành lập, hãy đặc biệt cẩn thận để xác nhận rằng hồ sơ D&B khớp với thông tin pháp lý hiện tại.

D-U-N-S Number và đăng ký liên bang

Đã từng có thời điểm doanh nghiệp thường cần D-U-N-S Number cho một số quy trình đăng ký liên bang tại Hoa Kỳ. Nhưng đó không còn là cách tiêu chuẩn để xác định pháp nhân trong hệ thống liên bang nữa.

Ngày nay, doanh nghiệp đăng ký hợp đồng liên bang sử dụng Unique Entity Identifier, hay UEI, thông qua SAM.gov. Điều đó có nghĩa là D-U-N-S Number không còn là mã định danh mà hầu hết doanh nghiệp cần cho đăng ký liên bang.

Phân biệt này rất quan trọng vì các bài viết cũ và hướng dẫn nộp hồ sơ cũ có thể gây nhầm lẫn. Nếu bạn thấy một biểu mẫu vẫn nhắc đến D-U-N-S trong bối cảnh chính phủ, hãy xác nhận xem quy trình đã chuyển sang UEI hay chưa trước khi nộp bất cứ thứ gì.

Những lỗi phổ biến mà chủ doanh nghiệp hay mắc phải

D-U-N-S Number khá đơn giản, nhưng chủ doanh nghiệp vẫn có thể mắc những lỗi dễ tránh khi xử lý nó.

1. Nhầm lẫn với EIN

Lỗi phổ biến nhất là cho rằng D-U-N-S Number thay thế cho EIN. Nó không thay thế. Hai mã định danh này phục vụ hai hệ thống khác nhau.

2. Xin cấp khi hồ sơ doanh nghiệp chưa sẵn sàng

Nếu giấy tờ thành lập, địa chỉ hoặc tên doanh nghiệp không nhất quán, hồ sơ tạo ra sau này có thể khó quản lý hơn.

3. Bỏ qua hồ sơ theo từng địa điểm

Nếu doanh nghiệp của bạn có hơn một văn phòng, mỗi địa điểm có thể được xem xét riêng. Điều đó ảnh hưởng đến việc đối chiếu pháp nhân và cập nhật hồ sơ.

4. Để hồ sơ bị lỗi thời

Doanh nghiệp chuyển địa điểm, thay đổi cơ cấu sở hữu hoặc cập nhật tên pháp lý nên rà soát lại hồ sơ D&B và các hồ sơ doanh nghiệp khác.

5. Xem nó như một yêu cầu khởi nghiệp bắt buộc

Nhiều nhà sáng lập nghĩ rằng họ cần mọi mã định danh doanh nghiệp ngay lập tức. Trên thực tế, ưu tiên thường là thành lập pháp nhân, EIN, ngân hàng, tuân thủ và tính nhất quán của hồ sơ. D-U-N-S Number chỉ trở nên quan trọng khi các mối quan hệ kinh doanh hoặc hồ sơ tín dụng yêu cầu nó.

Zenind giúp nhà sáng lập giữ mọi thứ ngăn nắp như thế nào

Một hồ sơ thành lập sạch sẽ giúp mọi mã định danh doanh nghiệp ở các bước sau dễ quản lý hơn. Khi LLC hoặc corporation của bạn được thành lập đúng cách, với thông tin pháp lý và lịch sử nộp hồ sơ chính xác, bạn sẽ ở vị thế tốt hơn để xây dựng tín dụng doanh nghiệp và hoàn thành các đơn từ bên thứ ba mà không gặp sai lệch đáng tiếc.

Zenind giúp doanh nhân thành lập doanh nghiệp tại Hoa Kỳ và theo dõi các nhiệm vụ tuân thủ thiết yếu. Nền tảng đó rất quan trọng khi nhà cung cấp, bên cho vay hoặc nền tảng yêu cầu thông tin nhận diện doanh nghiệp phải khớp với giấy tờ thành lập của bạn.

Quản trị doanh nghiệp tốt là quá trình tích lũy:

• Thành lập pháp nhân đúng cách
• Giữ thông tin chủ sở hữu và địa chỉ chính xác
• Lấy EIN khi cần
• Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
• Duy trì hồ sơ nộp và tuân thủ
• Xây dựng quan hệ tín dụng một cách thận trọng

D-U-N-S Number phù hợp tự nhiên trong hệ thống đó khi doanh nghiệp của bạn bắt đầu cần xác minh danh tính ở mức chính thức hơn.

Khi nào nên thêm D-U-N-S Number vào danh sách việc cần làm của doanh nghiệp

Một thời điểm phù hợp để cân nhắc D-U-N-S Number là khi doanh nghiệp của bạn đang chuẩn bị cho một hoặc nhiều bước sau:

• Xin tài khoản nhà cung cấp với điều khoản thanh toán trả chậm
• Tìm kiếm khoản vay hoặc hạn mức tín dụng dựa trên danh tính doanh nghiệp
• Theo đuổi các quan hệ đối tác thương mại lớn hơn
• Tạo hồ sơ tín dụng chuẩn hóa để phát triển
• Chuẩn bị cho các bảng câu hỏi về mua sắm hoặc tuân thủ

Nếu chưa có nhu cầu nào trong số đó, có lẽ bạn nên ưu tiên thành lập pháp nhân, thiết lập thuế và các nguyên tắc tuân thủ cơ bản.

Câu hỏi thường gặp

D-U-N-S Number có bắt buộc đối với mọi LLC không?

Không. Hầu hết LLC không cần D-U-N-S Number chỉ để tồn tại hoặc hoạt động.

Một sole proprietorship có thể có D-U-N-S Number không?

Có, tùy theo cách doanh nghiệp được thiết lập và cách Dun & Bradstreet nhận diện pháp nhân đó.

D-U-N-S Number có miễn phí không?

Dun & Bradstreet có các cách để yêu cầu cấp số, và tính khả dụng hoặc mức phí có thể thay đổi tùy theo hình thức dịch vụ.

Có D-U-N-S Number thì tín dụng có tự động được xây dựng không?

Không. Nó giúp kết nối doanh nghiệp của bạn với hồ sơ tín dụng, nhưng sức mạnh tín dụng thực tế còn phụ thuộc vào lịch sử thanh toán, việc nhà cung cấp báo cáo và toàn bộ hoạt động kinh doanh.

Tôi có cần D-U-N-S Number cho SAM.gov không?

Không. Đăng ký liên bang hiện sử dụng hệ thống UEI thông qua SAM.gov.

Kết luận

D-U-N-S Number là một mã định danh doanh nghiệp duy nhất, giúp liên kết công ty với hồ sơ Dun & Bradstreet của mình. Nó hữu ích cho tín dụng doanh nghiệp, xác minh nhà cung cấp và một số quy trình thương mại hoặc mua sắm, nhưng không bắt buộc đối với hầu hết doanh nghiệp để thành lập hoặc hoạt động.

Nếu bạn đang xây dựng công ty từ đầu, hãy tập trung trước vào những điều cốt lõi: thành lập đúng cách, lấy EIN khi cần, giữ hồ sơ chính xác và vận hành tuân thủ. Khi doanh nghiệp của bạn đã sẵn sàng cho tài trợ, nhà cung cấp hoặc các mối quan hệ đối tác lớn hơn, D-U-N-S Number có thể trở thành một phần hữu ích trong bộ công cụ tăng trưởng của bạn.