Qu’est-ce qu’un numéro D-U-N-S et en avez-vous besoin ?

Un numéro D-U-N-S est l’un de ces termes d’affaires qui apparaît précisément au moment où une entreprise commence à dépasser les bases. Il peut figurer sur des demandes auprès de fournisseurs, des formulaires de crédit, des questionnaires gouvernementaux et des listes d’intégration de fournisseurs. Pour certains propriétaires d’entreprise, c’est quelque chose de tout à fait familier. Pour d’autres, cela soulève les mêmes questions : qu’est-ce que c’est, pourquoi est-ce important et en ai-je besoin ?

La réponse courte est qu’un numéro D-U-N-S est un identifiant d’entreprise créé par Dun & Bradstreet. Il sert à distinguer une entité commerciale d’une autre et à rattacher une entreprise à son profil de crédit commercial. Bien qu’il ne soit pas requis pour créer une LLC ou une société par actions aux États-Unis, il peut être important dans des situations liées au crédit commercial, aux relations avec les fournisseurs et à certains processus de contrats ou d’approvisionnement.

Pour les fondateurs qui bâtissent une entreprise de la bonne manière, comprendre des identifiants comme le numéro D-U-N-S fait partie de la bonne organisation et de la crédibilité des dossiers de l’entreprise. Cela compte autant lorsque vous demandez du financement, négociez avec des fournisseurs ou préparez votre entreprise à de plus grandes occasions.

Qu’est-ce qu’un numéro D-U-N-S ?

D-U-N-S signifie Data Universal Numbering System. Il s’agit d’un identifiant unique à neuf chiffres attribué à un emplacement d’entreprise par Dun & Bradstreet. En pratique, il sert de point de référence qui relie une entreprise à son dossier de crédit D&B et aux renseignements connexes sur l’entreprise.

Un numéro D-U-N-S n’est pas un numéro d’assurance sociale, et ce n’est pas un numéro d’entreprise (EIN). C’est un identifiant distinct utilisé dans les systèmes de crédit commercial et de vérification d’entreprise.

Une entreprise peut avoir plus d’un emplacement, et chaque emplacement peut avoir son propre numéro D-U-N-S. C’est utile lorsqu’une entreprise exploite des succursales, des filiales ou des bureaux distincts qui doivent être suivis séparément.

Pourquoi un numéro D-U-N-S est important

Un numéro D-U-N-S est important parce que de nombreuses entreprises et organisations l’utilisent pour identifier et évaluer une société. Il peut aider les prêteurs, les fournisseurs, les organismes et les partenaires potentiels à associer le nom de votre entreprise à un profil de crédit et à des renseignements de fond.

La valeur pratique d’un numéro D-U-N-S comprend souvent :

• Établir un profil de crédit commercial
• Aider les fournisseurs à vérifier l’identité de l’entreprise
• Appuyer les demandes de crédit commercial
• Améliorer la cohérence des dossiers d’entreprise
• Faciliter la recherche d’une entreprise par des tiers

Pour les entreprises en croissance, un numéro D-U-N-S peut soutenir une stratégie plus large de crédibilité. La légitimité d’une entreprise repose sur plusieurs éléments : une constitution adéquate, des dossiers exacts, un site web professionnel, un compte bancaire d’entreprise distinct, des déclarations cohérentes et des profils de crédit bien gérés. Un numéro D-U-N-S n’est qu’une pièce de cet ensemble.

Numéro D-U-N-S vs EIN

De nombreux propriétaires d’entreprise confondent le numéro D-U-N-S avec l’EIN, car les deux sont utilisés dans des contextes d’affaires. Ils servent toutefois à des fins différentes.

Un EIN est délivré par l’IRS et sert à des fins fiscales fédérales. Il identifie une entreprise pour les déclarations fiscales, la paie, les services bancaires et les dépôts gouvernementaux connexes.

Un numéro D-U-N-S est délivré par Dun & Bradstreet et sert principalement à l’identification commerciale et aux systèmes de crédit commercial.

Principales différences

• EIN : identifiant fiscal délivré par l’IRS
• Numéro D-U-N-S : identifiant d’entreprise délivré par Dun & Bradstreet
• EIN : utilisé pour les impôts, les services bancaires et la paie
• Numéro D-U-N-S : utilisé pour les rapports de crédit, la vérification auprès des fournisseurs et certains processus d’approvisionnement
• EIN : requis pour de nombreuses entreprises selon leur structure fiscale et leurs activités
• Numéro D-U-N-S : généralement facultatif pour la plupart des entreprises privées

Si vous créez une nouvelle entreprise, vous aurez peut-être besoin d’un EIN assez tôt. En général, vous n’avez pas besoin d’un numéro D-U-N-S simplement pour commencer à exploiter votre entreprise, mais il peut devenir nécessaire plus tard selon la croissance de votre entreprise et les partenaires avec lesquels vous faites affaire.

Avez-vous besoin d’un numéro D-U-N-S ?

Toutes les entreprises n’ont pas besoin d’un numéro D-U-N-S. De nombreuses petites entreprises fonctionnent très bien sans, surtout au début.

Vous pourriez vouloir ou devoir obtenir un numéro D-U-N-S si votre entreprise :

• Demande du crédit commercial auprès de fournisseurs
• Travaille avec des organisations qui demandent un identifiant D&B
• Recherche certains contrats ou occasions d’approvisionnement
• Veut établir un historique de crédit commercial plus formel
• A besoin d’une identité commerciale normalisée dans plusieurs bases de données

Vous n’en avez peut-être pas besoin si votre entreprise est encore axée sur la constitution de base, les services locaux ou les activités en phase de démarrage qui n’impliquent pas de souscription de crédit ni d’intégration de fournisseurs.

Pour de nombreux fondateurs, la bonne question n’est pas de savoir si un numéro D-U-N-S est obligatoire. C’est plutôt de savoir si l’entreprise est à une étape où cet identifiant ajoute de la valeur.

Comment un numéro D-U-N-S est utilisé dans le crédit commercial

Un numéro D-U-N-S peut aider à relier votre entreprise à son dossier de crédit Dun & Bradstreet. Ce dossier peut inclure des détails tels que le nom de l’entreprise, l’adresse, l’historique d’exploitation, le comportement de paiement et d’autres renseignements corporatifs.

Lorsqu’un fournisseur ou un prêteur examine le crédit commercial, il peut utiliser le numéro D-U-N-S pour trouver le bon dossier et évaluer le risque. C’est une des raisons pour lesquelles la cohérence est importante. Si le nom, l’adresse et les renseignements sur l’entité de votre entreprise diffèrent d’un formulaire à l’autre, vos dossiers peuvent devenir plus difficiles à faire correspondre.

Les propriétaires d’entreprise qui souhaitent établir du crédit devraient maintenir ces éléments alignés :

• Nom légal de l’entreprise
• Province ou État de constitution et type d’entité
• Adresse de l’entreprise
• Numéro de téléphone et site web
• EIN et dossiers fiscaux
• Compte bancaire et dossiers des fournisseurs

Des renseignements clairs et cohérents aident les tiers à vérifier que votre entreprise est réelle, active et bien organisée.

Comment obtenir un numéro D-U-N-S

Dun & Bradstreet offre des moyens de rechercher, de demander ou de gérer un numéro D-U-N-S. Le processus exact peut varier selon que votre entreprise possède déjà un profil dans le système.

En général, le processus ressemble à ceci :

1. Vérifiez si votre entreprise possède déjà un profil D-U-N-S.
2. Rassemblez le nom légal de votre entreprise, l’adresse, le numéro de téléphone et les renseignements sur la propriété.
3. Soumettez la demande par le canal approprié de D&B.
4. Vérifiez l’exactitude du dossier de votre entreprise une fois le numéro attribué.
5. Mettez vos renseignements à jour si votre entreprise change d’adresse, de structure ou de coordonnées.

Si votre entreprise a changé d’adresse ou de nom depuis sa constitution, assurez-vous particulièrement que le dossier D&B correspond à vos renseignements juridiques actuels.

Numéros D-U-N-S et inscription fédérale

Il fut un temps où les entreprises avaient souvent besoin d’un numéro D-U-N-S pour certains processus d’inscription fédérale aux États-Unis. Ce n’est plus la voie standard pour l’identification d’une entité fédérale.

Aujourd’hui, les entreprises qui s’inscrivent pour des contrats fédéraux utilisent un identifiant d’entité unique, ou UEI, par l’entremise de SAM.gov. Cela signifie qu’un numéro D-U-N-S n’est plus l’identifiant dont la plupart des entreprises ont besoin pour l’inscription fédérale.

Cette distinction est importante, car des articles désuets et de vieilles instructions de demande peuvent créer de la confusion. Si vous voyez un formulaire qui fait encore référence au D-U-N-S dans un contexte gouvernemental, vérifiez si le processus est passé à l’UEI avant de soumettre quoi que ce soit.

Erreurs courantes des propriétaires d’entreprise

Un numéro D-U-N-S est simple, mais les propriétaires d’entreprise font tout de même des erreurs évitables lorsqu’ils le gèrent.

1. Le confondre avec un EIN

L’erreur la plus courante consiste à penser que le numéro D-U-N-S remplace un EIN. Ce n’est pas le cas. Ces identifiants servent à des systèmes différents.

2. Faire la demande avant que les dossiers d’entreprise soient prêts

Si vos documents de constitution, votre adresse ou votre nom ne sont pas cohérents, le dossier qui en résulte peut être plus difficile à gérer plus tard.

3. Ignorer les dossiers liés aux emplacements

Si votre entreprise possède plus d’un bureau, chaque emplacement peut être traité séparément. Cela compte pour l’appariement des entités et les mises à jour de dossiers.

4. Laisser les dossiers devenir obsolètes

Une entreprise qui déménage, change de structure de propriété ou met à jour son nom légal devrait revoir son profil D&B et ses autres dossiers d’entreprise.

5. Le traiter comme une exigence de démarrage

De nombreux fondateurs pensent qu’ils ont besoin immédiatement de tous les identifiants d’entreprise. En réalité, les priorités sont généralement la constitution légale, l’EIN, les services bancaires, la conformité et la cohérence des dossiers. Un numéro D-U-N-S entre en jeu lorsque les relations d’affaires ou les profils de crédit l’exigent.

Comment Zenind aide les fondateurs à rester organisés

Un dossier de constitution propre facilite la gestion de tous les identifiants d’entreprise en aval. Lorsque votre LLC ou société par actions est correctement constituée, avec des renseignements juridiques exacts et un historique de dépôt clair, vous êtes mieux placé pour bâtir du crédit commercial et remplir des demandes de tiers sans divergences évitables.

Zenind aide les entrepreneurs à constituer des entreprises américaines et à suivre les tâches essentielles de conformité. Cette base compte lorsque qu’un fournisseur, un prêteur ou une plateforme demande des renseignements sur l’identité de l’entreprise qui doivent correspondre à vos documents de constitution.

Une bonne administration d’entreprise est cumulative :

• Constituer correctement l’entité
• Garder exacts les renseignements sur la propriété et l’adresse
• Obtenir un EIN au besoin
• Ouvrir des services bancaires d’entreprise
• Maintenir les dépôts et la conformité
• Développer prudemment des relations de crédit

Un numéro D-U-N-S s’intègre naturellement à ce système lorsque votre entreprise commence à avoir besoin d’une vérification d’identité plus formelle.

Quand ajouter un numéro D-U-N-S à votre liste de vérification d’entreprise

Un bon moment pour envisager un numéro D-U-N-S est lorsque votre entreprise se prépare à une ou plusieurs de ces étapes :

• Demander des comptes fournisseurs avec modalités de paiement nettes
• Chercher des prêts ou des marges de crédit fondés sur l’identité de l’entreprise
• Poursuivre des partenariats commerciaux plus importants
• Créer un profil de crédit normalisé pour la croissance
• Préparer des questionnaires d’approvisionnement ou de conformité

Si rien de tout cela ne s’applique encore, il est probablement plus utile de concentrer votre attention sur la constitution de l’entité, la configuration fiscale et les bases de la conformité.

Foire aux questions

Un numéro D-U-N-S est-il requis pour chaque LLC ?

Non. La plupart des LLC n’ont pas besoin d’un numéro D-U-N-S simplement pour exister ou fonctionner.

Une entreprise individuelle peut-elle obtenir un numéro D-U-N-S ?

Oui, selon la façon dont l’entreprise est structurée et la manière dont Dun & Bradstreet reconnaît l’entité.

Un numéro D-U-N-S est-il gratuit ?

Dun & Bradstreet offre des moyens de demander un numéro, et la disponibilité ou la tarification peut varier selon la voie de service.

Le fait d’avoir un numéro D-U-N-S crée-t-il automatiquement du crédit ?

Non. Il aide à relier votre entreprise à un profil de crédit, mais la solidité du crédit dépend des antécédents de paiement, des rapports des fournisseurs et de l’activité globale de l’entreprise.

Ai-je besoin d’un numéro D-U-N-S pour SAM.gov ?

Non. L’inscription fédérale utilise maintenant le système UEI par l’entremise de SAM.gov.

Conclusion

Un numéro D-U-N-S est un identifiant d’entreprise unique qui aide à relier une société à son profil Dun & Bradstreet. Il est utile pour le crédit commercial, la vérification auprès des fournisseurs et certains processus commerciaux ou d’approvisionnement, mais il n’est pas requis pour que la plupart des entreprises se constituent ou fonctionnent.

Si vous bâtissez une entreprise à partir de zéro, concentrez-vous d’abord sur l’essentiel : une constitution adéquate, un EIN au besoin, des dossiers exacts et des opérations conformes. Une fois que votre entreprise est prête pour le financement, les fournisseurs ou des partenariats plus importants, un numéro D-U-N-S peut devenir un outil précieux dans votre boîte à outils de croissance.