Deducerea pentru biroul de acasă pentru proprietarii de afaceri independenți: ce puteți deduce când lucrați de acasă

Lucrul de acasă poate reduce costurile generale, poate îmbunătăți flexibilitatea și poate face mai ușoară lansarea și administrarea unei afaceri. Pentru mulți fondatori, freelanceri și persoane fizice autorizate, un birou de acasă nu este doar convenabil, ci face parte din modelul de afaceri.

Această flexibilitate ridică și o întrebare fiscală: ce cheltuieli puteți deduce cu adevărat atunci când lucrați de acasă?

Răspunsul depinde de faptul dacă vă calificați pentru deducerea pentru biroul de acasă conform regulilor IRS, de modul în care folosiți spațiul și de alegerea dintre metoda simplificată și metoda obișnuită. Pentru proprietarii de afaceri independenți, înțelegerea acestor reguli vă poate ajuta să evitați deducerile ratate și greșelile costisitoare.

Acest articol are doar scop informativ general și nu reprezintă consultanță fiscală. Pentru decizii de depunere, consultați un specialist fiscal calificat.

Cine poate solicita deducerea pentru biroul de acasă?

În general, deducerea pentru biroul de acasă este disponibilă contribuabililor independenți care folosesc o parte din locuință pentru afaceri. Aceasta include mulți:

• întreprinzători individuali
• contractori independenți
• freelanceri
• proprietari de LLC cu un singur membru, impozitați ca întreprinzători individuali
• parteneri care se califică în baza regulilor pentru parteneriate
• proprietari de afaceri mici care lucrează de acasă

O limitare importantă: majoritatea angajaților cu formular W-2 nu pot solicita deducerea pentru biroul de acasă conform legislației federale actuale. IRS cere, de asemenea, ca spațiul să fie folosit în mod regulat și exclusiv pentru afaceri.

Asta înseamnă că zona trebuie rezervată pentru muncă și nu folosită ca sufragerie de familie, cameră de oaspeți sau spațiu cu utilizare mixtă. Un birou improvizat într-un colț al dormitorului de obicei nu se califică, cu excepția cazului în care acea zonă este folosită doar pentru afaceri.

Ce se consideră un birou de acasă eligibil?

Un birou de acasă eligibil nu trebuie să fie o cameră întreagă. Poate fi o zonă clar delimitată dintr-o cameră, atâta timp cât este folosită exclusiv și regulat pentru afaceri.

Exemple frecvente includ:

• un dormitor liber transformat în spațiu de lucru
• un birou dedicat într-un apartament sau într-o casă
• un studio, un atelier sau o structură separată folosită pentru afaceri
• un spațiu de acasă unde au loc activități cu clienții, munca administrativă, contabilitatea sau pregătirea comenzilor

Pentru anumite afaceri, biroul de acasă se poate califica și dacă este folosit pentru întâlniri cu clienții, depozitarea stocurilor sau gestionarea operațiunilor esențiale ale afacerii. Faptele concrete contează, așa că cerințele IRS ar trebui analizate cu atenție înainte de a solicita deducerea.

Ce cheltuieli puteți deduce

Dacă vă calificați, este posibil să deduceți o parte din costurile menținerii locuinței. Acestea sunt de obicei împărțite în cheltuieli directe și indirecte.

Cheltuieli directe

Cheltuielile directe sunt costuri care se aplică doar zonei de afaceri.

Exemple includ:

• vopsirea camerei folosite ca birou
• reparații efectuate doar în zona de birou
• instalarea de rafturi sau accesorii folosite exclusiv pentru spațiul de afaceri

Acestea sunt, în general, mai ușor de alocat deoarece se raportează clar la biroul de acasă.

Cheltuieli indirecte

Cheltuielile indirecte sunt costuri ale gospodăriei care avantajează întreaga locuință. De obicei, puteți deduce un procent de afaceri din aceste cheltuieli.

Exemple includ:

• chirie
• dobânda ipotecară, dacă sunteți proprietarul locuinței
• impozite pe proprietate, supuse regulilor fiscale obișnuite
• utilități
• electricitate
• încălzire și răcire
• asigurarea locuinței
• serviciul de internet, dacă este necesar pentru utilizarea în scop de afaceri
• întreținere și reparații generale

Cheltuieli de afaceri separate

Unele cheltuieli nu sunt cheltuieli de birou de acasă, dar sunt totuși deduceri obișnuite de afaceri.

Exemple includ:

• rechizite de birou
• abonamente software
• serviciu telefonic pentru afaceri
• echipamente
• servicii profesionale
• costuri de marketing
• asigurare de afaceri

Acestea sunt, de regulă, deduse separat de deducerea pentru biroul de acasă.

Metoda simplificată vs. metoda obișnuită

IRS oferă două modalități de calcul al deducerii pentru biroul de acasă: metoda simplificată și metoda obișnuită.

Metoda simplificată

Metoda simplificată este concepută pentru a reduce evidența contabilă.

Conform acestei metode, deducerea se bazează pe o rată standard pe metru pătrat al spațiului eligibil, până la o limită maximă a suprafeței. Rata IRS este de 5 USD pe picior pătrat, cu un plafon de 300 de picioare pătrate.

Asta înseamnă că deducerea maximă simplificată este de 1.500 USD pe an.

Această metodă poate fi atractivă dacă doriți un calcul rapid și nu doriți să urmăriți în detaliu alocarea cheltuielilor gospodăriei. De asemenea, evită calculele de depreciere.

Metoda obișnuită

Metoda obișnuită folosește cheltuielile reale și vă cere să alocați costurile gospodăriei între uz personal și uz de afaceri.

Această metodă poate genera o deducere mai mare dacă:

• biroul de acasă este mai mare
• costurile locuinței sunt ridicate
• procentul de utilizare pentru afaceri este semnificativ
• aveți cheltuieli de locuință eligibile substanțiale

Compromisul constă în mai multă evidență contabilă și o documentare mai atentă.

Cum se calculează deducerea

Metoda potrivită de calcul depinde de afacerea dvs. și de locuință.

Pasul 1: Măsurați spațiul de afaceri

Determinați suprafața folosită exclusiv pentru afaceri. Dacă folosiți metoda simplificată, IRS limitează de regulă deducerea la valoarea mai mică dintre suprafața reală și 300 de picioare pătrate.

Pasul 2: Determinați procentul de utilizare pentru afaceri

Pentru metoda obișnuită, mulți contribuabili calculează ponderea utilizării pentru afaceri împărțind suprafața biroului la suprafața totală a locuinței.

De exemplu, dacă biroul dvs. are 200 de picioare pătrate și locuința are 2.000 de picioare pătrate, procentul de utilizare pentru afaceri este de 10%.

Pasul 3: Aplicați procentul la cheltuielile indirecte

Cu metoda obișnuită, aplicați apoi acel procent la cheltuieli eligibile ale gospodăriei, cum ar fi chiria, utilitățile și anumite reparații.

Pasul 4: Separați cheltuielile directe

Dacă o cheltuială beneficiază doar zona de birou, poate fi complet deductibilă sau deductibilă în cea mai mare parte, în funcție de circumstanțe.

Exemplu

Presupunem că locuința dvs. are 2.000 de picioare pătrate, iar biroul dedicat are 200 de picioare pătrate. Procentul de utilizare pentru afaceri este de 10%.

Dacă cheltuielile anuale eligibile ale gospodăriei sunt:

• chirie: 18.000 USD
• utilități: 2.400 USD
• internet: 1.200 USD
• asigurarea locuinței: 1.000 USD

Deducerea indirectă alocabilă pentru afaceri ar fi calculată pe baza a 10% din aceste sume eligibile, presupunând că cheltuiala este deductibilă și poate fi atribuită în mod corespunzător utilizării locuinței pentru afaceri.

Aici documentarea devine importantă. Un sistem bun de alocare vă ajută să susțineți cifrele dacă IRS vă pune întrebări.

Ce nu puteți deduce de obicei

Nu toate costurile legate de locuință sunt automat deductibile.

În general, evitați să presupuneți că puteți deduce:

• cheltuieli personale de trai
• costuri pentru camere folosite parțial în scop personal
• cheltuieli care nu sunt obișnuite și necesare pentru afacere
• costul integral al facturilor gospodăriei fără alocarea utilizării pentru afaceri
• cheltuieli pentru biroul de acasă ale angajaților pentru munca W-2, cu excepția cazului în care se aplică o excepție specifică prevăzută de lege

De asemenea, dacă folosiți metoda simplificată, nu deduceți deprecierea locuinței pentru partea de birou. Acest compromis face parte din motivul pentru care unii contribuabili preferă metoda obișnuită.

Evidența contabilă contează

O deducere solidă depinde de evidențe clare. Păstrați documente pentru:

• suprafața biroului și a locuinței
• fotografii sau planuri ale spațiului de lucru
• facturi de utilități și alte chitanțe ale gospodăriei
• facturi de internet și telefon
• evidențe ale reparațiilor și întreținerii
• datele utilizării în scop de afaceri dacă biroul nu a fost folosit tot anul
• note care arată utilizarea exclusivă și regulată pentru afaceri

Evidențele bune fac mai ușoară justificarea deducerii și alegerea metodei care se potrivește cel mai bine afacerii dvs.

Greșeli frecvente de evitat

Multe deduceri pentru biroul de acasă se pierd sau sunt contestate din cauza unor erori care pot fi evitate.

Fiți atenți la aceste greșeli:

• folosirea unui spațiu comun care nu este exclusiv pentru afaceri
• deducerea cheltuielilor personale ca și cheltuieli de afaceri
• uitarea alocării corecte a costurilor gospodăriei
• solicitarea cheltuielilor pentru angajați atunci când nu sunteți eligibil
• alegerea metodei simplificate fără a o compara cu metoda obișnuită
• lipsa chitanțelor și a evidențelor privind măsurătorile

Dacă vă înființați o afacere și intenționați să lucrați de acasă, este înțelept să vă organizați contabilitatea încă de la început. Astfel, sezonul fiscal devine mai simplu și evidențele afacerii rămân organizate.

Când o afacere de acasă devine mai mult decât o activitate secundară

Mulți fondatori încep dintr-un birou de acasă și ulterior trec la o formă juridică formală, precum un LLC sau o corporație. Această tranziție poate îmbunătăți credibilitatea, poate simplifica operațiunile și poate susține creșterea.

Dacă vă construiți afacerea din biroul de acasă, Zenind vă poate ajuta să vă înființați și să vă administrați entitatea de afaceri din SUA cu servicii concepute pentru antreprenorii care doresc o modalitate simplă de a începe și de a rămâne conformi.

Întrebări frecvente

Pot deduce întreaga chirie sau întreaga rată ipotecară?

De obicei nu. În general, puteți deduce doar partea aferentă utilizării spațiului pentru afaceri, cu excepția cazului în care o cheltuială directă se aplică doar zonei de birou.

Pot deduce internetul dacă lucrez de acasă?

Posibil, dar de obicei doar partea de afaceri. Dacă conexiunea la internet este folosită atât în scop personal, cât și de afaceri, de regulă trebuie să aplicați o alocare rezonabilă.

Pot solicita birou de acasă dacă lucrez de pe canapea sau de la masa din bucătărie?

De obicei nu. IRS cere, în general, utilizare exclusivă și regulată a spațiului pentru afaceri.

Este metoda simplificată întotdeauna mai bună?

Nu neapărat. Este mai ușoară, dar metoda obișnuită poate oferi o deducere mai mare dacă costurile reale legate de biroul de acasă sunt semnificative.

Am nevoie de un LLC ca să pot solicita deducerea?

Nu. Deducerea depinde de statutul fiscal și de utilizarea calificată în scop de afaceri, nu de existența unui LLC. Totuși, mulți proprietari independenți aleg să înființeze un LLC sau o corporație din motive operaționale și juridice.

Concluzie

Deducerea pentru biroul de acasă poate fi un avantaj fiscal valoros pentru proprietarii de afaceri independenți, dar funcționează doar atunci când spațiul și evidențele îndeplinesc cerințele IRS. Cele mai importante reguli sunt simple: folosiți spațiul în mod regulat și exclusiv pentru afaceri, urmăriți cheltuielile cu atenție și alegeți metoda de calcul care se potrivește cel mai bine situației dvs.

Dacă vă construiți o afacere de acasă, menținerea organizată de la început a înființării entității, a contabilității și a documentației fiscale poate economisi timp mai târziu și poate reduce erorile de depunere.