Homeoffice-Abzug für selbstständige Unternehmer: Was Sie beim Arbeiten von zu Hause absetzen können

Von zu Hause aus zu arbeiten kann die Gemeinkosten senken, mehr Flexibilität bieten und es leichter machen, ein Unternehmen zu gründen und zu führen. Für viele Gründer, Freelancer und Einzelunternehmer ist ein Homeoffice nicht nur praktisch, sondern Teil des Geschäftsmodells.

Diese Flexibilität wirft auch eine steuerliche Frage auf: Welche Ausgaben können Sie tatsächlich geltend machen, wenn Sie von zu Hause arbeiten?

Die Antwort hängt davon ab, ob Sie nach den IRS-Regeln für den Homeoffice-Abzug qualifiziert sind, wie Sie den Raum nutzen und ob Sie sich für die vereinfachte Methode oder die reguläre Methode entscheiden. Für selbstständige Unternehmer kann das Verständnis dieser Regeln helfen, versäumte Abzüge und kostspielige Fehler zu vermeiden.

Dieser Artikel dient ausschließlich allgemeinen Informationszwecken und stellt keine Steuerberatung dar. Für Entscheidungen zur Steuererklärung wenden Sie sich bitte an eine qualifizierte Steuerfachkraft.

Wer kann den Homeoffice-Abzug geltend machen?

Grundsätzlich steht der Homeoffice-Abzug selbstständig steuerpflichtigen Personen zu, die einen Teil ihrer Wohnung oder ihres Hauses geschäftlich nutzen. Dazu gehören viele:

• Einzelunternehmer
• Unabhängige Auftragnehmer
• Freelancer
• Inhaber von Single-Member-LLCs, die als Einzelunternehmer besteuert werden
• Gesellschafter, die nach den Partnerschaftsregeln qualifizieren
• Kleine Unternehmer, die von zu Hause aus arbeiten

Eine wichtige Einschränkung: Die meisten W-2-Arbeitnehmer können nach dem geltenden Bundesrecht keinen Homeoffice-Abzug geltend machen. Außerdem verlangt der IRS, dass der Raum regelmäßig und ausschließlich für geschäftliche Zwecke genutzt wird.

Das bedeutet, dass der Bereich für die Arbeit vorgesehen sein muss und nicht als allgemeines Familienzimmer, Gästezimmer oder gemischt genutzter Raum dienen darf. Ein Schreibtisch in der Ecke eines Schlafzimmers qualifiziert in der Regel nicht, es sei denn, dieser Bereich wird ausschließlich geschäftlich genutzt.

Was gilt als qualifiziertes Homeoffice?

Ein qualifiziertes Homeoffice muss nicht zwingend ein vollständiger Raum sein. Es kann auch ein klar abgegrenzter Bereich innerhalb eines Raums sein, solange er ausschließlich und regelmäßig für geschäftliche Zwecke genutzt wird.

Typische Beispiele sind:

• Ein freies Schlafzimmer, das in einen Arbeitsbereich umgewandelt wurde
• Ein eigenes Büro in einer Wohnung oder einem Haus
• Ein Studio, eine Werkstatt oder ein separates Gebäude, das geschäftlich genutzt wird
• Ein Bereich im Zuhause, in dem Kundenarbeit, Verwaltungsarbeit, Buchhaltung oder Auftragsabwicklung stattfinden

Bei manchen Unternehmen kann das Homeoffice auch dann qualifizieren, wenn es zur Kundenbesprechung, Lagerung von Warenbeständen oder zur Abwicklung zentraler Geschäftsabläufe genutzt wird. Die tatsächlichen Umstände sind entscheidend, daher sollten die IRS-Anforderungen sorgfältig geprüft werden, bevor der Abzug geltend gemacht wird.

Welche Ausgaben Sie möglicherweise absetzen können

Wenn Sie qualifizieren, können Sie möglicherweise einen Teil der Kosten für den Betrieb Ihres Zuhauses absetzen. Diese werden üblicherweise in direkte und indirekte Ausgaben unterteilt.

Direkte Ausgaben

Direkte Ausgaben sind Kosten, die nur für den geschäftlichen Bereich anfallen.

Beispiele:

• Streichen des Büroraums
• Reparaturen, die nur den Büroraum betreffen
• Einbau von Regalen oder Einbauten, die ausschließlich für den Geschäftsbereich genutzt werden

Diese lassen sich in der Regel einfacher zuordnen, weil sie eindeutig mit dem Homeoffice zusammenhängen.

Indirekte Ausgaben

Indirekte Ausgaben sind Haushaltskosten, die dem gesamten Zuhause zugutekommen. In der Regel können Sie einen geschäftlichen Anteil dieser Kosten absetzen.

Beispiele:

• Miete
• Hypothekenzinsen, wenn Ihnen das Haus gehört
• Grundsteuer, vorbehaltlich der üblichen steuerlichen Regeln
• Nebenkosten
• Strom
• Heizung und Kühlung
• Hausrat- oder Gebäudeversicherung
• Internetdienst, sofern die Ausgabe für die geschäftliche Nutzung erforderlich ist
• Allgemeine Instandhaltung und Reparaturen

Separate Geschäftsausgaben

Einige Ausgaben sind keine Homeoffice-Ausgaben, aber dennoch gewöhnliche Betriebsausgaben.

Beispiele:

• Bürobedarf
• Software-Abonnements
• Geschäftliche Telefondienste
• Ausrüstung
• Professionelle Dienstleistungen
• Marketingkosten
• Geschäftliche Versicherungen

Diese werden in der Regel getrennt vom Homeoffice-Abzug geltend gemacht.

Vereinfachte Methode vs. reguläre Methode

Der IRS bietet zwei Möglichkeiten zur Berechnung des Homeoffice-Abzugs an: die vereinfachte Methode und die reguläre Methode.

Vereinfachte Methode

Die vereinfachte Methode soll den Dokumentationsaufwand reduzieren.

Bei dieser Methode basiert der Abzug auf einem Standardbetrag pro Quadratfuß des qualifizierenden Raums, bis zu einer festgelegten Höchstfläche. Der IRS-Satz beträgt 5 US-Dollar pro Quadratfuß, mit einer Obergrenze von 300 Quadratfuß.

Damit beträgt der maximale vereinfachte Abzug 1.500 US-Dollar pro Jahr.

Diese Methode kann attraktiv sein, wenn Sie eine schnelle Berechnung wünschen und nicht den Detailaufwand für die Zuordnung von Haushaltskosten übernehmen möchten. Außerdem entfällt die Berechnung der Abschreibung.

Reguläre Methode

Die reguläre Methode verwendet tatsächliche Ausgaben und erfordert, dass Sie Haushaltskosten zwischen privater und geschäftlicher Nutzung aufteilen.

Diese Methode kann einen höheren Abzug ergeben, wenn:

• Ihr Homeoffice größer ist
• Ihre Wohnkosten hoch sind
• Ihr Anteil der geschäftlichen Nutzung erheblich ist
• Sie nennenswerte qualifizierende Haushaltsausgaben haben

Der Nachteil ist ein höherer Dokumentationsaufwand und eine genauere Nachweisführung.

Wie Sie den Abzug berechnen

Die richtige Berechnungsmethode hängt von Ihrem Unternehmen und Ihrer Wohnung ab.

Schritt 1: Den Geschäftsbereich messen

Bestimmen Sie die Quadratmeterzahl des Bereichs, der ausschließlich geschäftlich genutzt wird. Bei der vereinfachten Methode begrenzt der IRS den Abzug in der Regel auf die kleinere der beiden Flächen, also die tatsächliche Fläche oder 300 Quadratfuß.

Schritt 2: Den Anteil der geschäftlichen Nutzung bestimmen

Bei der regulären Methode berechnen viele Steuerpflichtige den geschäftlichen Nutzungsanteil, indem sie die Fläche des Büros durch die gesamte Wohnfläche teilen.

Wenn Ihr Büro beispielsweise 200 Quadratfuß groß ist und Ihr Zuhause 2.000 Quadratfuß hat, beträgt Ihr geschäftlicher Nutzungsanteil 10 %.

Schritt 3: Den Prozentsatz auf indirekte Ausgaben anwenden

Bei der regulären Methode wenden Sie diesen Prozentsatz anschließend auf zulässige Haushaltsausgaben wie Miete, Nebenkosten und bestimmte Reparaturen an.

Schritt 4: Direkte Ausgaben getrennt erfassen

Wenn eine Ausgabe nur dem Büroraum zugutekommt, kann sie je nach Sachlage vollständig oder größtenteils absetzbar sein.

Beispiel

Angenommen, Ihr Zuhause hat 2.000 Quadratfuß, und Ihr eigenes Büro misst 200 Quadratfuß. Ihr geschäftlicher Nutzungsanteil beträgt 10 %.

Wenn Ihre jährlichen zulässigen Haushaltsausgaben sind:

• Miete: 18.000 US-Dollar
• Nebenkosten: 2.400 US-Dollar
• Internet: 1.200 US-Dollar
• Hausversicherung: 1.000 US-Dollar

Dann würde sich Ihr zuzuordnender indirekter Geschäftsabzug auf 10 % dieser qualifizierenden Beträge stützen, vorausgesetzt, die Ausgabe ist absetzbar und ordnungsgemäß der geschäftlichen Nutzung zuzuordnen.

Genau hier wird Dokumentation wichtig. Ein sauberes Zuordnungssystem hilft Ihnen, die Zahlen zu belegen, falls der IRS später Fragen stellt.

Was Sie normalerweise nicht absetzen können

Nicht jede wohnungsbezogene Ausgabe ist automatisch absetzbar.

Vermeiden Sie im Allgemeinen die Annahme, dass Sie Folgendes geltend machen können:

• Private Lebenshaltungskosten
• Kosten für Räume, die teilweise privat genutzt werden
• Ausgaben, die für das Unternehmen nicht gewöhnlich und notwendig sind
• Den vollen Betrag der Haushaltsrechnungen ohne Aufteilung nach geschäftlicher Nutzung
• Homeoffice-Ausgaben von Arbeitnehmern für W-2-Arbeit, sofern keine gesetzliche Ausnahme gilt

Wenn Sie die vereinfachte Methode verwenden, setzen Sie außerdem keine Abschreibung für den Homeoffice-Anteil an. Dieser Nachteil ist einer der Gründe, warum manche Steuerpflichtige die reguläre Methode bevorzugen.

Dokumentation ist wichtig

Ein starker Abzug hängt von sauberen Unterlagen ab. Bewahren Sie Nachweise auf für:

• Quadratmeterzahl Ihres Büros und Ihres Zuhauses
• Fotos oder Grundrisse des Arbeitsbereichs
• Strom-, Wasser- und andere Haushaltsbelege
• Internet- und Telefonrechnungen
• Reparatur- und Wartungsunterlagen
• Nutzungszeiträume, falls das Büro nicht das ganze Jahr über genutzt wurde
• Notizen, die die ausschließliche und regelmäßige geschäftliche Nutzung belegen

Gute Unterlagen erleichtern es, den Abzug zu verteidigen und die Methode zu wählen, die am besten zu Ihrem Unternehmen passt.

Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten

Viele Homeoffice-Abzüge gehen verloren oder werden beanstandet, weil vermeidbare Fehler gemacht werden.

Achten Sie auf diese Fehler:

• Einen gemeinsam genutzten Raum verwenden, der nicht ausschließlich geschäftlich ist
• Private Ausgaben als Betriebsausgaben absetzen
• Haushaltskosten nicht korrekt aufteilen
• Arbeitnehmerausgaben geltend machen, obwohl Sie nicht berechtigt sind
• Die vereinfachte Methode wählen, ohne sie mit der regulären Methode zu vergleichen
• Keine Belege und Messunterlagen aufbewahren

Wenn Sie ein Unternehmen gründen und erwarten, von zu Hause aus zu arbeiten, ist es sinnvoll, Ihre Buchhaltung von Anfang an sauber aufzusetzen. Das erleichtert die Steuerzeit und hilft, Ihre Geschäftsunterlagen ordentlich zu halten.

Wenn aus einem Homebusiness mehr als ein Nebenerwerb wird

Viele Gründer starten mit einem Homeoffice und wechseln später in eine formelle Struktur mit einer LLC oder Corporation. Dieser Schritt kann die Glaubwürdigkeit verbessern, Abläufe vereinfachen und Wachstum unterstützen.

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Häufig gestellte Fragen

Kann ich meine gesamte Miete oder Hypothek absetzen?

Meistens nein. Sie können in der Regel nur den Anteil absetzen, der auf die geschäftliche Nutzung Ihres Zuhauses entfällt, sofern nicht eine direkte Ausgabe nur für den Büroraum anfällt.

Kann ich Internetkosten absetzen, wenn ich von zu Hause arbeite?

Möglicherweise, aber normalerweise nur den geschäftlichen Anteil. Wird die Internetverbindung sowohl privat als auch geschäftlich genutzt, benötigen Sie in der Regel eine angemessene Aufteilung.

Kann ich ein Homeoffice geltend machen, wenn ich von der Couch oder vom Küchentisch arbeite?

In der Regel nicht. Der IRS verlangt normalerweise die ausschließliche und regelmäßige Nutzung des Raums für geschäftliche Zwecke.

Ist die vereinfachte Methode immer besser?

Nicht unbedingt. Sie ist einfacher, aber die reguläre Methode kann einen höheren Abzug ergeben, wenn Ihre tatsächlichen homeofficebezogenen Kosten erheblich sind.

Brauche ich eine LLC, um den Abzug geltend zu machen?

Nein. Der Abzug hängt von Ihrem steuerlichen Status und der qualifizierenden geschäftlichen Nutzung ab, nicht davon, ob Sie eine LLC gegründet haben. Dennoch entscheiden sich viele Selbstständige aus betrieblichen und rechtlichen Gründen für eine LLC oder Corporation.

Fazit

Der Homeoffice-Abzug kann für selbstständige Unternehmer ein wertvoller Steuervorteil sein, funktioniert aber nur, wenn der Raum und die Unterlagen die IRS-Anforderungen erfüllen. Die wichtigsten Regeln sind einfach: Nutzen Sie den Raum regelmäßig und ausschließlich für geschäftliche Zwecke, dokumentieren Sie Ihre Ausgaben sorgfältig und wählen Sie die Berechnungsmethode, die am besten zu Ihrer Situation passt.

Wenn Sie ein Unternehmen von zu Hause aus aufbauen, kann es später Zeit sparen und Fehler bei der Steuererklärung verringern, wenn Sie Ihre Gründung, Buchhaltung und Steuerunterlagen von Anfang an geordnet halten.