Приспадане за домашен офис за самонаети собственици на бизнес: Какво можете да заявите, когато работите от вкъщи

Работата от вкъщи може да намали разходите, да подобри гъвкавостта и да улесни стартирането и управлението на бизнес. За много основатели, фрийлансъри и еднолични търговци домашният офис не е просто удобство, а част от бизнес модела.

Тази гъвкавост обаче поражда и данъчен въпрос: какви разходи можете реално да приспаднете, когато работите от вкъщи?

Отговорът зависи от това дали отговаряте на условията за приспадане за домашен офис по правилата на IRS, как използвате пространството и дали избирате опростения метод или редовния метод. За самонаетите собственици на бизнес разбирането на тези правила може да помогне да избегнете пропуснати приспадания и скъпи грешки.

Тази статия е само за обща информационна цел и не представлява данъчен съвет. За решения, свързани с подаване на декларации, се консултирайте с квалифициран данъчен специалист.

Кой може да заяви приспадане за домашен офис?

По принцип приспадането за домашен офис е достъпно за самонаети данъкоплатци, които използват част от дома си за бизнес. Това включва много:

• Еднолични търговци
• Независими изпълнители
• Фрийлансъри
• Собственици на LLC с един член, облагани като еднолични търговци
• Съдружници, които отговарят на условията по правилата за партньорство
• Малки собственици на бизнес, които работят от вкъщи

Важно ограничение: по-голямата част от служителите на W-2 не могат да заявяват приспадане за домашен офис по действащото федерално законодателство. IRS също така изисква пространството да се използва редовно и изключително за бизнес.

Това означава, че зоната трябва да е отделена за работа и да не се използва като обща семейна стая, стая за гости или пространство със смесено предназначение. Бюро в ъгъла на спалнята обикновено няма да отговаря на условията, освен ако тази зона не се използва само за бизнес.

Какво се счита за квалифициращ домашен офис?

Квалифициращият домашен офис не трябва да бъде цяла стая. Може да бъде ясно обособена част от стая, стига да се използва изключително и редовно за бизнес.

Често срещани примери включват:

• Резервна спалня, превърната в работно пространство
• Обособен офис в апартамент или къща
• Студио, работилница или отделна постройка, използвана за бизнес
• Домашно пространство, в което се извършва работа с клиенти, административна работа, счетоводство или изпълнение на поръчки

За някои бизнеси домашният офис може да се квалифицира и ако се използва за срещи с клиенти, съхранение на инвентар или основни бизнес операции. Фактите са решаващи, затова изискванията на IRS трябва да се прегледат внимателно, преди да се заяви приспадането.

Какви разходи може да приспаднете

Ако отговаряте на условията, може да приспаднете част от разходите за поддържане на дома. Те обикновено се разделят на директни и индиректни разходи.

Директни разходи

Директните разходи са разходи, които се отнасят само за бизнес зоната.

Примери включват:

• Боядисване на стаята, използвана като офис
• Ремонти, направени само в офисната зона
• Монтиране на рафтове или елементи, използвани единствено за бизнес пространството

Те обикновено са по-лесни за разпределяне, защото ясно се отнасят до домашния офис.

Индиректни разходи

Индиректните разходи са домакински разходи, които са в полза на целия дом. Обикновено можете да приспаднете бизнес процент от тези разходи.

Примери включват:

• Наем
• Лихва по ипотека, ако притежавате дома
• Данък върху имота, при спазване на обичайните данъчни правила
• Комунални услуги
• Електричество
• Отопление и охлаждане
• Застраховка на собственика на жилището
• Интернет услуга, ако разходът е необходим за бизнес използването
• Обща поддръжка и ремонти

Отделни бизнес разходи

Някои разходи не са разходи за домашен офис, но въпреки това са обичайни бизнес разходи.

Примери включват:

• Канцеларски материали
• Софтуерни абонаменти
• Бизнес телефонна услуга
• Оборудване
• Професионални услуги
• Маркетингови разходи
• Бизнес застраховка

Обикновено те се приспадат отделно от приспадането за домашен офис.

Опростен метод срещу редовен метод

IRS предлага два начина за изчисляване на приспадането за домашен офис: опростен метод и редовен метод.

Опростен метод

Опростеният метод е създаден, за да намали воденето на документация.

При този метод приспадането се основава на стандартна ставка за квадратен фут от квалифициращото пространство, до определена максимална площ. Ставката на IRS е 5 долара на квадратен фут, с таван от 300 квадратни фута.

Това означава, че максималното приспадане по опростения метод е 1 500 долара за годината.

Този метод може да е привлекателен, ако искате бързо изчисление и не желаете да следите подробното разпределение на домакинските разходи. Той също така избягва изчисленията за амортизация.

Редовен метод

Редовният метод използва действителните разходи и изисква да разпределите домакинските разходи между лично и бизнес използване.

Този метод може да даде по-голямо приспадане, ако:

• Домашният ви офис е по-голям
• Разходите за жилище са високи
• Процентът на бизнес използване е значителен
• Имате съществени квалифициращи разходи за дома

Компромисът е повече документиране и по-внимателна отчетност.

Как да изчислите приспадането

Подходящият метод за изчисление зависи от вашия бизнес и дома ви.

Стъпка 1: Измерете бизнес пространството

Определете квадратурата на зоната, използвана изключително за бизнес. Ако използвате опростения метод, IRS по принцип ограничава приспадането до по-малката стойност между действителната площ и 300 квадратни фута.

Стъпка 2: Определете процента на бизнес използване

При редовния метод много данъкоплатци изчисляват дела за бизнес използване, като разделят площта на офиса на общата квадратура на дома.

Например, ако офисът ви е 200 квадратни фута, а домът ви е 2 000 квадратни фута, процентът на бизнес използване е 10%.

Стъпка 3: Приложете процента към индиректните разходи

При редовния метод след това прилагате този процент към допустимите домакински разходи като наем, комунални услуги и определени ремонти.

Стъпка 4: Отделете директните разходи

Ако даден разход е само за офисната зона, той може да бъде изцяло приспаднат или почти изцяло приспаднат според конкретните факти.

Пример

Да приемем, че домът ви е 2 000 квадратни фута, а обособеният ви офис е 200 квадратни фута. Процентът на бизнес използване е 10%.

Ако годишните ви допустими домакински разходи са:

• Наем: 18 000 долара
• Комунални услуги: 2 400 долара
• Интернет: 1 200 долара
• Застраховка на дома: 1 000 долара

Вашето приспадане за разпределените индиректни бизнес разходи ще се базира на 10% от тези допустими суми, при условие че разходът е приспадаем и правилно отнесен към домашното бизнес използване.

Точно тук документацията става важна. Добрата система за разпределение ви помага да подкрепите числата, ако IRS някога зададе въпроси.

Какво обикновено не можете да приспадате

Не всеки разход, свързан с дома, е автоматично приспадаем.

По принцип не приемайте, че можете да заявите:

• Лични разходи за живот
• Разходи за стаи, които се използват частично за лични цели
• Разходи, които не са обичайни и необходими за бизнеса
• Пълната стойност на домакинските сметки без разпределение за бизнес използване
• Разходи за домашен офис на служители за работа по W-2, освен ако законът не предвижда конкретно изключение

Също така, ако използвате опростения метод, не заявявате амортизация на дома за офисната част. Този компромис е една от причините някои данъкоплатци да предпочитат редовния метод.

Воденето на записи е важно

Силното приспадане зависи от точна документация. Съхранявайте доказателства за:

• Квадратурата на офиса и на дома ви
• Снимки или план на работното пространство
• Сметки за комунални услуги и други домашни разходи
• Фактури за интернет и телефон
• Документи за ремонти и поддръжка
• Дати на бизнес използване, ако офисът не е използван през цялата година
• Бележки, показващи изключително и редовно бизнес използване

Добрата документация улеснява защитата на приспадането и избора на метод, който най-добре отговаря на вашия бизнес.

Чести грешки, които да избягвате

Много приспадания за домашен офис се губят или оспорват заради лесно предотвратими грешки.

Внимавайте за следните грешки:

• Използване на споделено пространство, което не е изключително за бизнеса
• Приспадане на лични разходи като бизнес разходи
• Пропускане на правилното разпределение на домакинските разходи
• Заявяване на разходи за служители, когато нямате право на това
• Избор на опростен метод без сравнение с редовния метод
• Липса на касови бележки и записи за измерванията

Ако учредявате бизнес и очаквате да работите от вкъщи, е разумно да изградите чисто счетоводство от самото начало. Това улеснява данъчния сезон и помага бизнес записите ви да останат подредени.

Когато домашният бизнес стане нещо повече от страничен проект

Много основатели започват от домашен офис и по-късно преминават към по-формална структура с LLC или корпорация. Тази промяна може да подобри достоверността, да улесни операциите и да подпомогне растежа.

Ако изграждате бизнес от домашния си офис, Zenind може да ви помогне да учредите и управлявате вашето американско бизнес дружество с услуги, създадени за предприемачи, които искат ясен начин да започнат и да останат в съответствие с изискванията.

Често задавани въпроси

Мога ли да приспадна целия си наем или ипотека?

Обикновено не. По принцип можете да приспаднете само частта, която се отнася до бизнес използването на дома ви, освен ако конкретен директен разход не се отнася само за офисната зона.

Мога ли да приспадна интернет, ако работя от вкъщи?

Възможно е, но обикновено само бизнес частта. Ако интернет връзката се използва както за лични, така и за бизнес цели, обикновено е необходимо разумно разпределение.

Мога ли да заявя домашен офис, ако работя от дивана или кухненската маса?

Обикновено не. IRS по принцип изисква изключително и редовно използване на пространството за бизнес.

Опростеният метод винаги ли е по-добър?

Не непременно. Той е по-лесен, но редовният метод може да даде по-голямо приспадане, ако действителните ви разходи, свързани с домашния офис, са значителни.

Нужно ли ми е LLC, за да заявя приспадането?

Не. Приспадането зависи от данъчния ви статус и квалифициращото бизнес използване, а не от това дали сте учредили LLC. Все пак много самонаети собственици избират да учредят LLC или корпорация по оперативни и правни причини.

Финален извод

Приспадането за домашен офис може да бъде ценна данъчна облекчение за самонаети собственици на бизнес, но то работи само когато пространството и записите отговарят на изискванията на IRS. Най-важните правила са прости: използвайте пространството редовно и изключително за бизнес, следете разходите си внимателно и изберете метода за изчисление, който най-добре отговаря на вашата ситуация.

Ако изграждате бизнес от вкъщи, поддържането на подредени документи за учредяването на дружеството, счетоводството и данъчната отчетност от самото начало може да спести време по-късно и да намали грешките при подаване.