Kotitoimiston vähennys itsenäisille yrittäjille: mitä voit vähentää työskennellessäsi kotoa

Kotona työskentely voi pienentää kuluja, lisätä joustavuutta ja helpottaa liiketoiminnan käynnistämistä ja pyörittämistä. Monille perustajille, freelancereille ja toiminimiyrittäjille kotitoimisto ei ole vain kätevä ratkaisu, vaan osa liiketoimintamallia.

Tuo joustavuus herättää myös verokysymyksen: mitä kuluja voit oikeasti vähentää, kun työskentelet kotoa?

Vastaus riippuu siitä, täytätkö kotitoimiston vähennyksen IRS:n sääntöjen mukaan, miten käytät tilaa ja valitsetko yksinkertaistetun vai varsinaisen menetelmän. Itsenäisille yrittäjille näiden sääntöjen ymmärtäminen voi auttaa välttämään menetettyjä vähennyksiä ja kalliita virheitä.

Tämä artikkeli on tarkoitettu yleiseksi tiedoksi eikä se ole veroneuvontaa. Veroilmoitukseen liittyvissä päätöksissä kannattaa kääntyä pätevän veroasiantuntijan puoleen.

Kuka voi vaatia kotitoimiston vähennystä?

Yleisesti ottaen kotitoimiston vähennys on saatavilla itsenäisille verovelvollisille, jotka käyttävät osaa kodistaan liiketoimintaan. Tähän kuuluvat monet:

• Toiminimiyrittäjät
• Itsenäiset sopimuskumppanit
• Freelancerit
• Yhden jäsenen LLC-yhtiön omistajat, joita verotetaan toiminimen tavoin
• Osakkaat, jotka täyttävät partnership-sääntöjen vaatimukset
• Pienyrittäjät, jotka työskentelevät kotoa

Tärkeä rajoitus: useimmat W-2-palkansaajat eivät voi nykyisen liittovaltion lain mukaan vaatia kotitoimiston vähennystä. IRS edellyttää myös, että tila on käytössä säännöllisesti ja yksinomaan liiketoimintaan.

Tämä tarkoittaa, että alueen on oltava varattu työlle, eikä sitä saa käyttää yleisenä perhehuoneena, vierashuoneena tai monikäyttöisenä tilana. Makuuhuoneen nurkassa oleva työpöytä ei yleensä kelpaa, ellei kyseistä aluetta käytetä vain liiketoimintaan.

Mikä lasketaan hyväksyttäväksi kotitoimistoksi?

Hyväksyttävän kotitoimiston ei tarvitse olla kokonainen huone. Se voi olla selvästi rajattu osa huonetta, kunhan sitä käytetään yksinomaan ja säännöllisesti liiketoimintaan.

Yleisiä esimerkkejä ovat:

• Varahuone, joka on muutettu työtilaksi
• Oma toimisto asunnossa tai talossa
• Studio, verstas tai erillinen rakennus, jota käytetään liiketoimintaan
• Kotona oleva tila, jossa tehdään asiakastyötä, hallinnollisia tehtäviä, kirjanpitoa tai tilausten käsittelyä

Joissakin yrityksissä kotitoimisto voi myös täyttää vaatimukset, jos sitä käytetään asiakkaiden tapaamiseen, varaston säilytykseen tai liiketoiminnan ydintoimintoihin. Ratkaisevat ovat olosuhteet, joten IRS:n vaatimukset kannattaa arvioida huolellisesti ennen vähennyksen hakemista.

Kuluja, joita voit ehkä vähentää

Jos täytät vaatimukset, voit mahdollisesti vähentää osan kodin ylläpitokuluista. Ne jaetaan yleensä suoriin ja välillisiin kuluihin.

Suorat kulut

Suorat kulut ovat kustannuksia, jotka kohdistuvat vain liiketoiminta-alueeseen.

Esimerkkejä:

• Toimiston maalaaminen
• Korjaukset, jotka tehdään vain toimistoalueelle
• Hyllyjen tai kiinteiden ratkaisujen asentaminen, joita käytetään yksinomaan liiketilassa

Näitä on yleensä helpompi kohdistaa, koska ne liittyvät selvästi kotitoimistoon.

Välilliset kulut

Välilliset kulut ovat kotitalouden kuluja, jotka hyödyttävät koko kotia. Voit yleensä vähentää näistä liiketoimintaan kohdistuvan osuuden.

Esimerkkejä:

• Vuokra
• Asuntolainan korot, jos omistat kodin
• Kiinteistöverot, normaalien verosääntöjen mukaisesti
• Sähkölasku
• Sähkö
• Lämmitys ja jäähdytys
• Kotivakuutus
• Internet-yhteys, jos kulu on tarpeellinen liiketoimintakäyttöön
• Yleinen ylläpito ja korjaukset

Erilliset liiketoiminnan kulut

Jotkin kulut eivät ole kotitoimiston kuluja, mutta ne ovat silti tavallisia liiketoiminnan vähennyksiä.

Esimerkkejä:

• Toimistotarvikkeet
• Ohjelmistot ja tilaukset
• Liikepuhelinpalvelu
• Laitteet
• Ammattipalvelut
• Markkinointikulut
• Liiketoiminnan vakuutukset

Nämä vähennetään yleensä erikseen kotitoimiston vähennyksestä.

Yksinkertaistettu menetelmä vs. varsinainen menetelmä

IRS tarjoaa kaksi tapaa laskea kotitoimiston vähennys: yksinkertaistetun menetelmän ja varsinaisen menetelmän.

Yksinkertaistettu menetelmä

Yksinkertaistettu menetelmä on suunniteltu vähentämään kirjanpitotyötä.

Tässä menetelmässä vähennys perustuu vakiomäärään kutakin hyväksyttävää neliöjalkaa kohti, enintään tiettyyn pinta-alaan asti. IRS:n määrä on 5 dollaria neliöjalkaa kohti, ja enimmäispinta-ala on 300 neliöjalkaa.

Tämä tarkoittaa, että suurin mahdollinen yksinkertaistettu vähennys on 1 500 dollaria vuodessa.

Menetelmä voi olla houkutteleva, jos haluat nopean laskelman etkä halua seurata kotitalouden kulujen yksityiskohtaista kohdistamista. Se myös poistaa poistolaskelmat.

Varsinainen menetelmä

Varsinainen menetelmä käyttää todellisia kuluja ja edellyttää kotitalouden kulujen jakamista henkilökohtaiseen ja liiketoimintakäyttöön.

Tämä menetelmä voi tuottaa suuremman vähennyksen, jos:

• Kotitoimistosi on suurempi
• Asumiskulusi ovat korkeat
• Liiketoimintakäyttösi osuus on merkittävä
• Sinulla on huomattavia hyväksyttäviä kotikuluja

Vaihtokauppana on enemmän kirjanpitoa ja tarkempaa dokumentointia.

Näin lasket vähennyksen

Oikea laskentatapa riippuu yrityksestäsi ja kodistasi.

Vaihe 1: Mittaa liiketila

Määritä yksinomaan liiketoimintaan käytetyn alueen neliömäärä. Jos käytät yksinkertaistettua menetelmää, IRS rajoittaa vähennyksen yleensä pienempään näistä: todellinen pinta-ala tai 300 neliöjalkaa.

Vaihe 2: Määritä liiketoimintakäytön osuus

Varsinaisessa menetelmässä moni verovelvollinen laskee liiketoimintaosuuden jakamalla toimiston pinta-alan kodin kokonaispinta-alalla.

Esimerkiksi jos toimistosi on 200 neliöjalkaa ja kotisi 2 000 neliöjalkaa, liiketoimintakäyttösi osuus on 10 %.

Vaihe 3: Kohdista prosenttiosuus välillisiin kuluihin

Varsinaisessa menetelmässä sovellat tuota prosenttiosuutta hyväksyttäviin kotitalouden kuluihin, kuten vuokraan, sähköön ja tiettyihin korjauksiin.

Vaihe 4: Erottele suorat kulut

Jos kulu hyödyttää vain toimistoaluetta, se voi olla kokonaan vähennyskelpoinen tai suurelta osin vähennyskelpoinen olosuhteista riippuen.

Esimerkki

Oletetaan, että kotisi on 2 000 neliöjalkaa ja erillinen toimistosi 200 neliöjalkaa. Liiketoimintakäytön osuus on siis 10 %.

Jos vuosittaiset hyväksyttävät kotitalouden kulut ovat:

• Vuokra: 18 000 dollaria
• Sähkölasku: 2 400 dollaria
• Internet: 1 200 dollaria
• Kotivakuutus: 1 000 dollaria

Välillinen liiketoiminnan vähennys laskettaisiin näistä hyväksyttävistä summista 10 %:n mukaan, olettaen että kulu on vähennyskelpoinen ja kohdistuu asianmukaisesti kotona tapahtuvaan liiketoimintaan.

Siksi dokumentointi on tärkeää. Hyvä kohdistusjärjestelmä auttaa perustelemaan luvut, jos IRS joskus kysyy niistä.

Mitä et yleensä voi vähentää

Kaikki kodin kulut eivät ole automaattisesti vähennyskelpoisia.

Yleisesti ottaen älä oleta voivasi vähentää:

• Henkilökohtaisia elinkustannuksia
• Kuluja, jotka liittyvät osittain henkilökohtaiseen käyttöön oleviin huoneisiin
• Menoja, jotka eivät ole liiketoiminnan kannalta tavanomaisia ja tarpeellisia
• Koko kotitalouden laskujen summaa ilman liiketoimintaosuuden kohdistamista
• Työntekijän kotitoimistokuluja W-2-työssä, ellei laissa sovelleta jotakin poikkeusta

Lisäksi jos käytät yksinkertaistettua menetelmää, et vaadi kodin toimisto-osuuden poistoa. Tämä kompromissi on yksi syy siihen, miksi jotkut verovelvolliset suosivat varsinaista menetelmää.

Kirjanpito on tärkeää

Vahva vähennys perustuu siistiin dokumentointiin. Säilytä aineistoa seuraavista:

• Toimiston ja kodin pinta-alat
• Valokuvat tai pohjapiirros työtilasta
• Sähkölaskut ja muut kotitalouden tositteet
• Internet- ja puhelinlaskut
• Korjaus- ja ylläpitokulut
• Päivämäärät, jolloin tila oli liiketoimintakäytössä, jos toimisto ei ollut käytössä koko vuotta
• Muistiinpanot, jotka osoittavat tilan yksinomaisen ja säännöllisen liiketoimintakäytön

Hyvä dokumentointi helpottaa vähennyksen perustelemista ja auttaa valitsemaan menetelmän, joka sopii parhaiten yrityksellesi.

Yleiset virheet, joita kannattaa välttää

Moni kotitoimistovähennys menetetään tai joutuu kyseenalaiseksi vältettävissä olevien virheiden vuoksi.

Vältä näitä virheitä:

• Yhteiskäyttöinen tila, joka ei ole yksinomaan liiketoiminnan käytössä
• Henkilökohtaisten kulujen vähentäminen liiketoiminnan kuluina
• Kotitalouden kulujen kohdistamisen unohtaminen oikein
• Työntekijän kulujen vaatiminen, vaikka et ole siihen oikeutettu
• Yksinkertaistetun menetelmän valitseminen vertaamatta sitä varsinaiseen menetelmään
• Kuitteihin ja mittaustietoihin liittyvän dokumentaation puute

Jos perustat yritystä ja aiot työskennellä kotoa, on järkevää rakentaa kirjanpito siistiksi jo alusta alkaen. Se helpottaa verokautta ja pitää liiketoiminnan kirjanpidon järjestyksessä.

Kun kotiyritys kasvaa sivutoimesta pidemmälle

Moni perustaja aloittaa kotitoimistosta ja siirtyy myöhemmin muodollisempaan rakenteeseen, kuten LLC-yhtiöön tai corporation-muotoon. Tämä siirtymä voi parantaa uskottavuutta, yksinkertaistaa toimintaa ja tukea kasvua.

Jos rakennat yritystä kotitoimistosta käsin, Zenind voi auttaa sinua perustamaan ja hallinnoimaan yhdysvaltalaista yritystäsi palveluilla, jotka on suunniteltu yrittäjille, jotka haluavat suoraviivaisen tavan aloittaa ja pysyä vaatimusten mukaisina.

Usein kysytyt kysymykset

Voinko vähentää koko vuokrani tai asuntolainani?

Yleensä et. Voit yleensä vähentää vain sen osuuden, joka liittyy kodin liiketoimintakäyttöön, ellei jokin tietty suora kulu koske vain toimistoaluetta.

Voinko vähentää internetin, jos työskentelen kotoa?

Mahdollisesti, mutta yleensä vain liiketoimintaosuuden. Jos internetyhteyttä käytetään sekä henkilökohtaisesti että liiketoiminnassa, tarvitaan yleensä kohtuullinen kohdistus.

Voinko vaatia kotitoimistoa, jos työskentelen sohvalta tai keittiön pöydän äärestä?

Yleensä et. IRS edellyttää tavallisesti, että tila on yksinomaan ja säännöllisesti liiketoimintakäytössä.

Onko yksinkertaistettu menetelmä aina parempi?

Ei välttämättä. Se on helpompi, mutta varsinainen menetelmä voi tuottaa suuremman vähennyksen, jos todelliset kotitoimistoon liittyvät kulusi ovat merkittäviä.

Tarvitsenko LLC-yhtiön voidakseni vaatia vähennyksen?

Et. Vähennys riippuu verotuksellisesta asemastasi ja hyväksyttävästä liiketoimintakäytöstä, ei siitä, oletko perustanut LLC-yhtiön. Silti monet itsenäiset yrittäjät päättävät perustaa LLC:n tai corporationin operatiivisista ja juridisista syistä.

Lopullinen johtopäätös

Kotitoimiston vähennys voi olla arvokas verohuojennus itsenäisille yrittäjille, mutta se toimii vain, jos tila ja dokumentointi täyttävät IRS:n vaatimukset. Tärkeimmät säännöt ovat yksinkertaiset: käytä tilaa säännöllisesti ja yksinomaan liiketoimintaan, seuraa kulujasi huolellisesti ja valitse laskentamenetelmä, joka sopii parhaiten tilanteeseesi.

Jos rakennat yritystä kotoa, yhtiön perustamisen, kirjanpidon ja verodokumentaation pitäminen järjestyksessä alusta alkaen voi säästää aikaa myöhemmin ja vähentää ilmoitusvirheitä.