Cum să te plătești ca persoană fizică autorizată: retrageri, taxe și când să înființezi un LLC

Plata propriei persoane ca persoană fizică autorizată este simplă într-un sens și ușor de înțeles greșit în altul. Nu există payroll, nu există salariu al proprietarului și nu se plătește un salariu W-2 proprietarului afacerii. În schimb, te plătești prin retrageri ale proprietarului din profitul afacerii.

Această distincție contează. Ea influențează contabilitatea, planificarea fiscală, fluxul de numerar și modul în care separi banii afacerii de cheltuielile personale. De asemenea, te ajută să decizi când o întreprindere individuală mai este structura potrivită și când ar putea fi momentul să înființezi un LLC printr-un serviciu de înființare a afacerilor precum Zenind.

Ce este o întreprindere individuală

O întreprindere individuală este structura implicită pentru o persoană care desfășoară o activitate fără a crea o entitate juridică separată. Dacă începi să vinzi produse, să oferi servicii sau să lucrezi ca freelancer pe cont propriu, este posibil să funcționezi deja ca persoană fizică autorizată, chiar dacă nu ai depus documente speciale de înființare.

Ideea principală este că afacerea și proprietarul nu sunt separate în scopuri fiscale. Veniturile și cheltuielile afacerii se transferă în declarația ta personală de impozit. Raportezi activitatea afacerii pe formularele IRS corespunzătoare, iar profitul afacerii este, în general, tratat ca venit al tău.

Acest lucru face structura flexibilă și ușor de început, dar înseamnă și că ești responsabil pentru păstrarea unor evidențe bune și pentru planificarea taxelor pe cont propriu.

Cum se plătesc efectiv persoanele fizice autorizate

Ca persoană fizică autorizată, nu te treci pe statul de plată în același mod în care ai fi angajat al unui LLC sau al unei corporații. De asemenea, nu îți deduci propria plată ca și cheltuială a afacerii.

În schimb, te plătești printr-o retragere a proprietarului.

O retragere a proprietarului reprezintă, pur și simplu, bani transferați din afacere către tine personal. Poți:

• să transferi fonduri din contul afacerii în contul tău personal
• să îți scrii un cec
• să înregistrezi o retragere în numerar atunci când este nevoie

Suma și momentul depind de tine, atâta timp cât ții finanțele afacerii organizate și lași suficienți bani în afacere pentru a acoperi cheltuielile și taxele.

O retragere nu este o plată salarială. Este o distribuire a banilor pe care i-ai câștigat deja prin afacere după scăderea cheltuielilor.

De ce nu ar trebui să amesteci banii afacerii cu cei personali

Tehnic, unele afaceri foarte mici încep folosind același cont pentru tot. În practică, asta creează rapid probleme.

Amestecarea depunerilor afacerii cu cheltuielile personale complică evidența contabilă, face pregătirea pentru taxe mai dificilă și slăbește documentarea în cazul unui audit. Devine greu de spus ce achiziții au fost într-adevăr cheltuieli de afaceri și care au fost personale.

O abordare mai bună este să deschizi un cont bancar separat pentru afacere și să îl folosești doar pentru activitatea de business. Depune acolo plățile clienților, achită de acolo facturile afacerii și folosește acel cont ca punct de pornire pentru fiecare retragere pe care o faci.

Acest obicei îți face finanțele mai ușor de urmărit și oferă afacerii o bază mai profesionistă.

Configurează din timp conturile potrivite

O configurare financiară curată economisește timp mai târziu. Majoritatea persoanelor fizice autorizate beneficiază de aceste instrumente de bază:

• un cont curent separat pentru afacere
• un card de credit separat pentru afacere, dacă folosești credit pentru cheltuieli
• un sistem de evidență contabilă sau un software de contabilitate
• un proces de arhivare pentru bonuri, facturi și kilometraj

Dacă administrezi o afacere de acasă, s-ar putea să vrei și un număr de telefon dedicat sau o linie de business. Nu este obligatoriu din motive fiscale, dar poate ajuta la organizare și la comunicarea cu clienții.

Dacă folosești un card de credit pentru cheltuieli de afaceri, folosește-l strict pentru achiziții de business. Aceeași regulă se aplică și unui card de debit. Cu cât traseul cheltuielilor este mai clar, cu atât îți este mai ușor să îți reconciliezi registrele și să te pregătești pentru depuneri.

Cum funcționează taxele pentru persoanele fizice autorizate

Una dintre cele mai comune greșeli ale noilor proprietari este să creadă că plătesc taxe doar atunci când mută bani în contul personal. Așa nu funcționează impozitarea unei întreprinderi individuale.

Ești impozitat pe profitul afacerii, nu pe cât de mulți bani retragi.

Profitul reprezintă, în general, suma rămasă după ce cheltuielile afacerii sunt scăzute din veniturile afacerii. Chiar dacă lași banii în contul afacerii, aceștia pot conta în continuare ca venit impozabil pentru tine.

În funcție de situația ta, poți datora:

• impozit federal pe venit
• impozit pe venit la nivel de stat
• impozit local pe venit
• taxă de self-employment

Taxa de self-employment acoperă, în general, contribuțiile la Social Security și Medicare pentru persoanele care lucrează pe cont propriu. Deoarece niciun angajator nu reține aceste sume pentru tine, trebuie să te pregătești singur.

Mulți proprietari fac plăți de impozite estimate pe parcursul anului. Acest lucru ajută la reducerea riscului de a datora o sumă mare la depunerea declarației.

Când poți retrage bani

Nu există un program fix de plată pentru o persoană fizică autorizată. Poți face retrageri săptămânal, lunar sau ori de câte ori permite fluxul de numerar.

Această flexibilitate este utilă, dar nu trebuie confundată cu accesul nelimitat la contul afacerii. Înainte de a face o retragere, întreabă-te dacă afacerea mai are suficienți bani pentru:

• cheltuieli operaționale
• stocuri sau materiale
• marketing și software
• plăți către contractori sau angajați
• rezerve pentru taxe
• rezerve de urgență

Un ritm constant este mai bun decât retragerile aleatorii. Mulți proprietari mici își stabilesc un program regulat de retrageri, astfel încât fluxul personal de numerar să fie previzibil și contul afacerii să rămână sănătos.

O metodă practică pentru a stabili suma retragerii

Nu există o formulă universală, dar un cadru simplu ajută.

Mai întâi, analizează veniturile și cheltuielile medii lunare. Apoi estimează obligația fiscală și pune deoparte acea sumă înainte de a decide cât să retragi. După aceea, uită-te la profitul rămas și alege o retragere care nu pune presiune pe afacere.

O sumă responsabilă pentru retragere depinde de obicei de:

• profitul lunar al afacerii
• rezerva pentru taxe
• variațiile sezoniere ale veniturilor
• investițiile viitoare în afacere
• nevoile tale de venit personal

Dacă afacerea este încă instabilă, o retragere mai mică poate fi mai sigură până când veniturile devin mai constante.

Evidențele contabile pe care ar trebui să le păstrezi

Evidența bună este esențială pentru o persoană fizică autorizată. Cel puțin, păstrează documente pentru:

• toate plățile de la clienți
• toate cheltuielile de afaceri
• extrasele de cont bancar și de card de credit
• bonurile pentru achiziții deductibile
• registre de kilometraj sau de călătorie, dacă este cazul
• evidența retragerilor proprietarului
• plățile de taxe și declarațiile de impozit estimate

Nu ai nevoie de un sistem complicat, dar ai nevoie de unul consecvent. Un software de contabilitate te poate ajuta să clasifici veniturile și cheltuielile pe parcursul anului, astfel încât să nu le sortezi pe toate la momentul depunerii declarației.

De asemenea, devine mai ușor să înțelegi dacă afacerea este cu adevărat profitabilă sau doar mută bani dintr-un loc în altul.

Greșeli frecvente pe care le fac persoanele fizice autorizate când se plătesc

Cele mai mari probleme apar, de obicei, din separarea slabă și din planificarea fiscală deficitară.

Evită aceste greșeli:

• să tratezi fiecare depunere ca venit personal disponibil pentru cheltuieli
• să uiți să rezervi bani pentru taxe
• să folosești același cont pentru afacere și pentru cheltuieli casnice
• să înregistrezi retragerile proprietarului ca și cheltuieli de afacere
• să nu păstrezi bonurile și extrasele
• să aștepți până în sezonul fiscal pentru a organiza evidențele

Aceste greșeli pot duce la registre confuze, deduceri ratate și surprize fiscale.

Când o întreprindere individuală s-ar putea să nu mai fie suficientă

O întreprindere individuală poate funcționa foarte bine pentru freelanceri, consultanți, activități secundare și antreprenori aflați la început. Dar pe măsură ce o afacere crește, proprietarul poate dori o structură care oferă o separare mai clară și o organizare mai formală.

Aici un LLC devine adesea atractiv.

Înființarea unui LLC poate ajuta proprietarul să creeze o identitate mai structurată pentru banking, contracte și organizarea operațională. De asemenea, poate susține o abordare mai disciplinată a evidenței și a structurii de business, mai ales atunci când afacerea trece de la activitate secundară la operare full-time.

Dacă ai ajuns în acest punct, Zenind te poate ajuta să îți înființezi LLC-ul și să construiești pe o bază de afaceri mai formală.

Persoană fizică autorizată vs. LLC: de ce contează diferența

O întreprindere individuală nu este o entitate juridică separată. Un LLC este.

Această diferență schimbă modul în care te gândești la bani, răspundere și operațiuni. Chiar dacă un LLC poate fi impozitat, în anumite situații, într-un mod similar cu o întreprindere individuală, structura juridică în sine este diferită.

Mulți proprietari aleg să treacă la un LLC atunci când vor:

• o structură de afaceri mai formală
• o separare mai clară între activitatea personală și cea de business
• o imagine profesională în fața băncilor și a clienților
• o bază mai solidă pentru creștere

Dacă afacerea ta devine mai serioasă, merită să evaluezi dacă rămânerea ca persoană fizică autorizată încă se potrivește obiectivelor tale.

O rutină lunară simplă de plată pentru persoanele fizice autorizate

Dacă vrei un sistem practic, folosește un ritm lunar:

1. Depune toate veniturile afacerii în contul de business.
2. Plătește toate cheltuielile afacerii din acel cont.
3. Pune deoparte o parte din profit pentru taxe.
4. Verifică soldul rămas.
5. Transferă o retragere planificată a proprietarului în contul tău personal.
6. Actualizează imediat evidențele contabile.

Acest lucru îți menține afacerea organizată și previne obiceiul comun de a te plăti primul fără să verifici nevoile de taxe și cheltuieli.

Ar trebui să te plătești cu aceeași sumă de fiecare dată?

Nu neapărat. O retragere fixă te poate ajuta cu bugetarea, dar afacerea ta poate să nu susțină mereu aceeași sumă.

Dacă veniturile fluctuează, ia în calcul ajustarea retragerii pentru a se potrivi profitului real și numerarului disponibil. Scopul nu este să faci contul afacerii să funcționeze ca un cont personal de salariu. Scopul este să menții afacerea stabilă, asigurând în același timp acces fiabil la veniturile tale.

Ce faci dacă afacerea ta nu este încă profitabilă

Dacă afacerea este încă nouă sau temporar pe pierdere, evită să forțezi retrageri regulate.

În această etapă, poate fi necesar să lași banii în afacere pentru a acoperi dezvoltarea, costurile operaționale și taxele. Scoaterea banilor prea devreme poate crea lipsuri de numerar și poate face afacerea mai greu de susținut.

Este mai bine să construiești mai întâi o rezervă decât să tratezi afacerea ca pe un cont curent personal.

Concluzii finale

Plata propriei persoane ca persoană fizică autorizată este simplă odată ce înțelegi regulile. Nu îți faci payroll pentru tine. Faci retrageri ale proprietarului din profitul afacerii, păstrezi banii de business separați de cei personali și planifici cu atenție taxele.

Atâta timp cât menții evidențe clare și gestionezi responsabil fluxul de numerar, o întreprindere individuală poate fi o modalitate practică de a începe și de a conduce o afacere. Când compania ta crește și vrei o structură mai formală, înființarea unui LLC poate fi următorul pas logic. Zenind îi ajută pe antreprenori să facă această tranziție cu un proces de înființare a companiei fiabil, conceput pentru afacerile din SUA.