Πώς να πληρώνετε τον εαυτό σας ως ατομικός επιχειρηματίας: αναλήψεις, φόροι και πότε να ιδρύσετε LLC

Η πληρωμή του εαυτού σας ως ατομικού επιχειρηματία είναι απλή από τη μία πλευρά και εύκολο να παρεξηγηθεί από την άλλη. Δεν υπάρχει μισθοδοσία, δεν υπάρχει μισθός ιδιοκτήτη και δεν καταβάλλεται αμοιβή W-2 στον ιδιοκτήτη της επιχείρησης. Αντίθετα, πληρώνετε τον εαυτό σας αφαιρώντας χρήματα από τα κέρδη της επιχείρησης μέσω μιας ανάληψης ιδιοκτήτη.

Αυτή η διάκριση έχει σημασία. Επηρεάζει την τήρηση βιβλίων, τον φορολογικό σχεδιασμό, τις ταμειακές ροές και τον τρόπο με τον οποίο διαχωρίζετε τα χρήματα της επιχείρησης από τις προσωπικές δαπάνες. Σας βοηθά επίσης να αποφασίσετε πότε μια ατομική επιχείρηση παραμένει η σωστή νομική μορφή και πότε ίσως είναι ώρα να ιδρύσετε μια LLC μέσω μιας υπηρεσίας σύστασης επιχειρήσεων όπως η Zenind.

Τι είναι η ατομική επιχείρηση

Η ατομική επιχείρηση είναι η προεπιλεγμένη επιχειρηματική μορφή για ένα άτομο που λειτουργεί μια επιχείρηση χωρίς να έχει συστήσει ξεχωριστή νομική οντότητα. Αν ξεκινήσετε να πουλάτε προϊόντα, να προσφέρετε υπηρεσίες ή να εργάζεστε ως freelancer μόνοι σας, μπορεί ήδη να λειτουργείτε ως ατομικός επιχειρηματίας, ακόμη κι αν δεν έχετε υποβάλει ειδικά έγγραφα σύστασης.

Το βασικό σημείο είναι ότι η επιχείρηση και ο ιδιοκτήτης δεν διαχωρίζονται για φορολογικούς σκοπούς. Τα έσοδα και τα έξοδα της επιχείρησης περνούν στη δική σας προσωπική φορολογική δήλωση. Δηλώνετε τη δραστηριότητα της επιχείρησης στα κατάλληλα έντυπα της IRS και το επιχειρηματικό κέρδος συνήθως αντιμετωπίζεται ως εισόδημά σας.

Αυτό κάνει τη μορφή ευέλικτη και εύκολη στην έναρξη, αλλά σημαίνει επίσης ότι είστε υπεύθυνοι για τη σωστή τήρηση αρχείων και τον φορολογικό προγραμματισμό μόνοι σας.

Πώς πληρώνονται στην πράξη οι ατομικοί επιχειρηματίες

Ως ατομικός επιχειρηματίας, δεν βάζετε τον εαυτό σας σε μισθοδοσία όπως θα κάνατε αν ήσασταν υπάλληλος μιας LLC ή μιας εταιρείας. Επίσης, δεν εκπέφτει ο δικός σας μισθός ως επιχειρηματικό έξοδο.

Αντίθετα, πληρώνετε τον εαυτό σας μέσω μιας ανάληψης ιδιοκτήτη.

Η ανάληψη ιδιοκτήτη είναι απλώς χρήματα που μεταφέρονται από την επιχείρηση σε εσάς προσωπικά. Μπορείτε να:

• Μεταφέρετε κεφάλαια από τον επιχειρηματικό λογαριασμό στον προσωπικό σας λογαριασμό
• Εκδώσετε επιταγή στον εαυτό σας
• Καταγράψετε ανάληψη μετρητών όταν χρειάζεται

Το ποσό και η χρονική στιγμή εξαρτώνται από εσάς, αρκεί να διατηρείτε τα οικονομικά της επιχείρησης οργανωμένα και να αφήνετε αρκετά χρήματα στην επιχείρηση για να καλύψετε έξοδα και φόρους.

Η ανάληψη δεν είναι πληρωμή μισθού. Είναι διανομή χρημάτων που ήδη κερδίσατε μέσω της επιχείρησης, αφού αφαιρεθούν τα έξοδα.

Γιατί δεν πρέπει να αναμειγνύετε επιχειρηματικά και προσωπικά χρήματα

Τεχνικά, κάποιες πολύ μικρές επιχειρήσεις ξεκινούν χρησιμοποιώντας έναν λογαριασμό για όλα. Στην πράξη, αυτό δημιουργεί γρήγορα προβλήματα.

Η ανάμειξη επιχειρηματικών καταθέσεων με προσωπικές δαπάνες δυσκολεύει την τήρηση βιβλίων, κάνει την προετοιμασία φόρων πιο περίπλοκη και αποδυναμώνει την τεκμηρίωση σε περίπτωση ελέγχου. Γίνεται δύσκολο να ξεχωρίσετε ποιες αγορές ήταν πραγματικά επιχειρηματικά έξοδα και ποιες προσωπικές.

Μια καλύτερη προσέγγιση είναι να ανοίξετε ξεχωριστό επιχειρηματικό τραπεζικό λογαριασμό και να τον χρησιμοποιείτε μόνο για επιχειρηματική δραστηριότητα. Καταθέτετε εκεί τις πληρωμές πελατών, πληρώνετε από εκεί τους επιχειρηματικούς λογαριασμούς και χρησιμοποιείτε αυτόν τον λογαριασμό ως αφετηρία για κάθε ανάληψη που κάνετε.

Αυτή η συνήθεια κάνει τα οικονομικά σας πιο εύκολα στην παρακολούθηση και δίνει στην επιχείρησή σας πιο επαγγελματική βάση.

Στήστε εγκαίρως τους σωστούς λογαριασμούς

Μια καθαρή οικονομική οργάνωση εξοικονομεί χρόνο αργότερα. Οι περισσότεροι ατομικοί επιχειρηματίες επωφελούνται από αυτά τα βασικά εργαλεία:

• Ένας ξεχωριστός επιχειρηματικός λογαριασμός όψεως
• Μια ξεχωριστή επιχειρηματική πιστωτική κάρτα, αν χρησιμοποιείτε πίστωση για έξοδα
• Ένα σύστημα τήρησης βιβλίων ή λογιστικό λογισμικό
• Μια διαδικασία αρχειοθέτησης για αποδείξεις, τιμολόγια και χιλιόμετρα

Αν διατηρείτε επιχείρηση από το σπίτι, μπορεί επίσης να θέλετε μια ξεχωριστή τηλεφωνική γραμμή ή αριθμό επιχείρησης. Αυτό δεν απαιτείται για φορολογικούς λόγους, αλλά μπορεί να βοηθήσει στην οργάνωση και στην επικοινωνία με τους πελάτες.

Αν χρησιμοποιείτε πιστωτική κάρτα για επιχειρηματικά έξοδα, κρατήστε την αποκλειστικά για αγορές της επιχείρησης. Ο ίδιος κανόνας ισχύει και για χρεωστική κάρτα. Όσο πιο καθαρή είναι η ροή των πληρωμών, τόσο ευκολότερη είναι η συμφωνία των βιβλίων και η προετοιμασία για υποβολή.

Πώς λειτουργούν οι φόροι για ατομικούς επιχειρηματίες

Ένα από τα πιο συνηθισμένα λάθη των νέων ιδιοκτητών είναι ότι νομίζουν πως πληρώνουν φόρους μόνο όταν μεταφέρουν χρήματα στον προσωπικό τους λογαριασμό. Αυτό δεν ισχύει στην ατομική επιχείρηση.

Φορολογείστε με βάση το επιχειρηματικό κέρδος, όχι με βάση το πόσα χρήματα αποσύρετε.

Το κέρδος είναι γενικά το ποσό που απομένει αφού αφαιρεθούν τα επιχειρηματικά έξοδα από τα επιχειρηματικά έσοδα. Ακόμη κι αν αφήσετε τα χρήματα στον επιχειρηματικό λογαριασμό, μπορεί να εξακολουθούν να θεωρούνται φορολογητέο εισόδημα για εσάς.

Ανάλογα με την περίπτωσή σας, μπορεί να οφείλετε:

• Ομοσπονδιακό φόρο εισοδήματος
• Φόρο εισοδήματος σε επίπεδο πολιτείας
• Τοπικό φόρο εισοδήματος
• Φόρο αυτοαπασχόλησης

Ο φόρος αυτοαπασχόλησης συνήθως καλύπτει τις εισφορές Κοινωνικής Ασφάλισης και Medicare για όσους εργάζονται για τον εαυτό τους. Επειδή δεν γίνεται παρακράτηση αυτών των ποσών από εργοδότη για εσάς, πρέπει να τα προγραμματίζετε μόνοι σας.

Πολλοί ατομικοί επιχειρηματίες κάνουν εκτιμώμενες φορολογικές πληρωμές μέσα στη χρονιά. Αυτό βοηθά να μειωθεί η πιθανότητα να οφείλετε μεγάλο ποσό κατά την υποβολή της δήλωσης.

Πότε μπορείτε να παίρνετε χρήματα

Δεν υπάρχει σταθερό πρόγραμμα μισθοδοσίας για έναν ατομικό επιχειρηματία. Μπορείτε να κάνετε αναλήψεις εβδομαδιαία, μηνιαία ή όποτε το επιτρέπει η ταμειακή ροή.

Αυτή η ευελιξία είναι χρήσιμη, αλλά δεν πρέπει να συγχέεται με απεριόριστη πρόσβαση στον επιχειρηματικό λογαριασμό. Πριν κάνετε μια ανάληψη, ρωτήστε αν η επιχείρηση έχει ακόμη αρκετά μετρητά για:

• Λειτουργικά έξοδα
• Απόθεμα ή προμήθειες
• Μάρκετινγκ και λογισμικό
• Πληρωμές σε συνεργάτες ή υπαλλήλους
• Φορολογικές αποταμιεύσεις
• Αποθεματικά ανάγκης

Ένας σταθερός ρυθμός λειτουργεί καλύτερα από τις τυχαίες αναλήψεις. Πολλοί μικροί επιχειρηματίες ορίζουν σταθερό πρόγραμμα ανάληψης ώστε η προσωπική τους ταμειακή ροή να είναι προβλέψιμη και ο επιχειρηματικός λογαριασμός να παραμένει υγιής.

Ένας πρακτικός τρόπος να αποφασίσετε το ποσό της ανάληψης

Δεν υπάρχει καθολικός τύπος, αλλά ένα απλό πλαίσιο βοηθά.

Πρώτα, εξετάστε τη μέση μηνιαία σας δραστηριότητα σε έσοδα και έξοδα. Έπειτα υπολογίστε τη φορολογική σας υποχρέωση και αφήστε αυτό το ποσό στην άκρη πριν αποφασίσετε πόσα θα αποσύρετε. Μετά, δείτε το υπόλοιπο κέρδος και επιλέξτε μια ανάληψη που δεν πιέζει την επιχείρηση.

Ένα υπεύθυνο ποσό ανάληψης συνήθως εξαρτάται από:

• Το μηνιαίο επιχειρηματικό σας κέρδος
• Το φορολογικό σας αποθεματικό
• Τις εποχικές διακυμάνσεις των εσόδων
• Τις επικείμενες επιχειρηματικές επενδύσεις
• Τις προσωπικές σας ανάγκες σε εισόδημα

Αν η επιχείρηση παραμένει ασταθής, μια μικρότερη ανάληψη μπορεί να είναι ασφαλέστερη μέχρι τα έσοδα να γίνουν πιο σταθερά.

Τι αρχεία πρέπει να διατηρείτε

Η σωστή τήρηση αρχείων είναι απαραίτητη για έναν ατομικό επιχειρηματία. Τουλάχιστον, κρατήστε τεκμηρίωση για:

• Όλες τις πληρωμές πελατών
• Όλα τα επιχειρηματικά έξοδα
• Τραπεζικές κινήσεις και κινήσεις πιστωτικής κάρτας
• Αποδείξεις για εκπεστέες αγορές
• Αρχεία χιλιομέτρων ή μετακινήσεων, αν ισχύει
• Καταγραφές αναλήψεων ιδιοκτήτη
• Φορολογικές πληρωμές και εκτιμώμενες φορολογικές δηλώσεις

Δεν χρειάζεστε ένα περίπλοκο σύστημα, αλλά χρειάζεστε ένα που να είναι συνεπές. Το λογιστικό λογισμικό μπορεί να σας βοηθήσει να κατηγοριοποιείτε έσοδα και έξοδα όλο τον χρόνο, ώστε να μην τα ταξινομείτε όλα την περίοδο των φόρων.

Αυτό επίσης διευκολύνει να καταλάβετε αν η επιχείρηση είναι πραγματικά κερδοφόρα ή απλώς μετακινεί χρήματα.

Συνηθισμένα λάθη που κάνουν οι ατομικοί επιχειρηματίες όταν πληρώνουν τον εαυτό τους

Τα μεγαλύτερα προβλήματα συνήθως προκύπτουν από ανεπαρκή διαχωρισμό και αδύναμο φορολογικό σχεδιασμό.

Αποφύγετε αυτά τα λάθη:

• Να αντιμετωπίζετε κάθε κατάθεση ως διαθέσιμο προσωπικό εισόδημα
• Να ξεχνάτε να κρατάτε χρήματα για φόρους
• Να χρησιμοποιείτε έναν λογαριασμό για επιχειρηματικές και οικιακές δαπάνες
• Να καταχωρείτε τις αναλήψεις ιδιοκτήτη ως επιχειρηματικά έξοδα
• Να μην κρατάτε αποδείξεις και εκκαθαριστικά
• Να περιμένετε μέχρι την περίοδο υποβολής φόρων για να οργανώσετε τα αρχεία

Αυτά τα λάθη μπορούν να οδηγήσουν σε μπερδεμένα βιβλία, χαμένες εκπτώσεις και φορολογικές εκπλήξεις.

Πότε μια ατομική επιχείρηση μπορεί να μην αρκεί πλέον

Μια ατομική επιχείρηση μπορεί να λειτουργήσει πολύ καλά για freelancers, συμβούλους, επιχειρήσεις παράλληλης απασχόλησης και επιχειρηματίες σε αρχικό στάδιο. Όμως καθώς μια επιχείρηση μεγαλώνει, ο ιδιοκτήτης μπορεί να θέλει μια μορφή που προσφέρει πιο καθαρό διαχωρισμό και πιο επίσημη δομή.

Εκεί μια LLC συχνά γίνεται ελκυστική.

Η ίδρυση μιας LLC μπορεί να βοηθήσει τον ιδιοκτήτη μιας επιχείρησης να δημιουργήσει μια πιο δομημένη ταυτότητα για τραπεζικές συναλλαγές, συμβόλαια και οργανωτικές διαδικασίες. Μπορεί επίσης να υποστηρίξει μια πιο πειθαρχημένη προσέγγιση στην τήρηση αρχείων και στη σύσταση της επιχείρησης, ειδικά όταν η επιχείρηση περνά από side hustle σε πλήρη απασχόληση.

Αν βρίσκεστε σε αυτό το στάδιο, η Zenind μπορεί να σας βοηθήσει να ιδρύσετε την LLC σας και να χτίσετε πάνω σε μια πιο επίσημη επιχειρηματική βάση.

Ατομικός επιχειρηματίας vs. LLC: γιατί η διάκριση έχει σημασία

Η ατομική επιχείρηση δεν είναι ξεχωριστή νομική οντότητα. Η LLC είναι.

Αυτή η διαφορά αλλάζει τον τρόπο που σκέφτεστε για τα χρήματα, την ευθύνη και τη λειτουργία. Ακόμη κι αν μια LLC φορολογείται με παρόμοιο τρόπο με μια ατομική επιχείρηση σε ορισμένες περιπτώσεις, η νομική δομή είναι διαφορετική.

Πολλοί επιχειρηματίες επιλέγουν να μεταβούν σε LLC όταν θέλουν:

• Μια πιο επίσημη επιχειρηματική δομή
• Πιο καθαρό διαχωρισμό μεταξύ προσωπικής και επιχειρηματικής δραστηριότητας
• Πιο επαγγελματική εικόνα απέναντι σε τράπεζες και πελάτες
• Ισχυρότερη βάση για ανάπτυξη

Αν η επιχείρησή σας γίνεται πιο σοβαρή, αξίζει να αξιολογήσετε αν η παραμονή ως ατομικός επιχειρηματίας εξακολουθεί να εξυπηρετεί τους στόχους σας.

Ένα απλό μηνιαίο σύστημα πληρωμών για ατομικούς επιχειρηματίες

Αν θέλετε ένα πρακτικό σύστημα, χρησιμοποιήστε έναν μηνιαίο ρυθμό:

1. Καταθέτετε όλα τα επιχειρηματικά έσοδα στον επιχειρηματικό λογαριασμό.
2. Πληρώνετε όλα τα επιχειρηματικά έξοδα από αυτόν τον λογαριασμό.
3. Αφήνετε στην άκρη ένα ποσοστό του κέρδους για φόρους.
4. Ελέγχετε το υπόλοιπο μετρητών.
5. Μεταφέρετε μια προγραμματισμένη ανάληψη ιδιοκτήτη στον προσωπικό σας λογαριασμό.
6. Ενημερώνετε αμέσως τα λογιστικά σας αρχεία.

Αυτό διατηρεί οργανωμένη την επιχείρησή σας και αποτρέπει τη συνηθισμένη πρακτική να πληρώνετε πρώτα τον εαυτό σας χωρίς να ελέγχετε τις ανάγκες για φόρους και έξοδα.

Πρέπει να πληρώνεστε το ίδιο ποσό κάθε φορά;

Όχι απαραίτητα. Μια σταθερή ανάληψη μπορεί να βοηθήσει στον προϋπολογισμό, αλλά η επιχείρησή σας μπορεί να μην υποστηρίζει πάντα το ίδιο ποσό ανάληψης.

Αν τα έσοδα μεταβάλλονται, σκεφτείτε να προσαρμόζετε την ανάληψή σας σύμφωνα με το πραγματικό κέρδος και τα διαθέσιμα μετρητά. Ο στόχος δεν είναι να μοιάζει ο επιχειρηματικός λογαριασμός με λογαριασμό μισθοδοσίας. Ο στόχος είναι να παραμένει σταθερή η επιχείρηση, ενώ παράλληλα να μπορείτε να έχετε αξιόπιστη πρόσβαση στα κέρδη σας.

Τι να κάνετε αν η επιχείρησή σας δεν είναι ακόμη κερδοφόρα

Αν η επιχείρηση είναι ακόμη νέα ή παρουσιάζει προσωρινές ζημίες, αποφύγετε να πιέζετε για σταθερές αναλήψεις.

Σε αυτό το στάδιο, ίσως χρειάζεται να αφήσετε τα χρήματα μέσα στην επιχείρηση για να καλύψετε ανάπτυξη, λειτουργικά έξοδα και φόρους. Η πρόωρη ανάληψη χρημάτων μπορεί να δημιουργήσει ελλείψεις ρευστότητας και να δυσκολέψει τη βιωσιμότητα της επιχείρησης.

Είναι προτιμότερο να δημιουργήσετε πρώτα ένα αποθεματικό παρά να αντιμετωπίζετε την επιχείρηση σαν προσωπικό τρεχούμενο λογαριασμό.

Τελικές σκέψεις

Η πληρωμή του εαυτού σας ως ατομικός επιχειρηματίας είναι απλή, μόλις κατανοήσετε τους κανόνες. Δεν λειτουργείτε μισθοδοσία για τον εαυτό σας. Κάνετε αναλήψεις ιδιοκτήτη από τα κέρδη της επιχείρησης, διατηρείτε ξεχωριστά τα επιχειρηματικά και τα προσωπικά χρήματα και σχεδιάζετε προσεκτικά τους φόρους σας.

Όσο διατηρείτε καθαρά αρχεία και διαχειρίζεστε υπεύθυνα τις ταμειακές ροές, η ατομική επιχείρηση μπορεί να είναι ένας πρακτικός τρόπος για να ξεκινήσετε και να λειτουργήσετε μια επιχείρηση. Όταν η εταιρεία σας μεγαλώνει και θέλετε μια πιο επίσημη δομή, η ίδρυση μιας LLC μπορεί να είναι το επόμενο λογικό βήμα. Η Zenind βοηθά τους επιχειρηματίες να κάνουν αυτή τη μετάβαση με μια αξιόπιστη διαδικασία σύστασης εταιρείας, σχεδιασμένη για επιχειρήσεις στις ΗΠΑ.