Ghid de înregistrare pentru taxa pe vânzări și taxa de utilizare din Washington pentru noile afaceri

Dacă porniți o afacere în Washington, înregistrarea pentru taxa pe vânzări și taxa de utilizare poate fi unul dintre primii pași de conformitate pe care trebuie să îi gestionați. Procesul este simplu odată ce înțelegeți ce declanșează înregistrarea, cum funcționează sistemul fiscal din Washington și ce depuneri trebuie incluse în lista de verificare pentru lansare.

Acest ghid explică elementele de bază ale taxei pe vânzări și ale taxei de utilizare din Washington, cine trebuie să se înregistreze, cum funcționează regulile pentru vânzătorii la distanță și la ce să vă așteptați după depunere. Este conceput pentru fondatori, proprietari de afaceri mici și companii din afara statului care vând în Washington.

Ce acoperă taxa pe vânzări și taxa de utilizare din Washington

Washington folosește atât taxa pe vânzări, cât și taxa de utilizare, dar acestea se aplică în situații diferite.

• Taxa pe vânzări este colectată de vânzător în momentul vânzării atunci când bunuri sau servicii impozabile sunt vândute în Washington.
• Taxa de utilizare se aplică atunci când taxa pe vânzări nu a fost colectată pentru bunuri sau anumite servicii utilizate în Washington.

În termeni practici, taxa pe vânzări este de obicei responsabilitatea vânzătorului de a o colecta și vira, în timp ce taxa de utilizare este adesea responsabilitatea cumpărătorului atunci când o achiziție impozabilă ajunge fără ca taxa pe vânzări din Washington să fi fost deja inclusă.

De asemenea, taxa pe vânzări din Washington este bazată pe destinație, ceea ce înseamnă că rata impozitului depinde, în general, de locul în care clientul primește produsul sau serviciul. Rata de stat se combină cu ratele locale, astfel încât impozitul total poate varia în funcție de oraș, comitat sau locul de livrare.

Cine trebuie să se înregistreze în Washington

Multe afaceri trebuie să se înregistreze la Washington Department of Revenue înainte de a începe activitatea. Printre declanșatorii frecvenți se numără:

• Vânzarea de produse sau servicii pentru care este necesară colectarea taxei pe vânzări
• Obținerea unor venituri brute de 12.000 USD pe an sau mai mult
• Angajarea de salariați la scurt timp după lansare
• Datorarea de taxe sau comisioane administrate de Department of Revenue
• Îndeplinirea pragurilor de nexus din Washington sau a pragurilor pentru vânzătorii la distanță
• Desfășurarea activității sub un nume diferit de numele legal complet

O afacere poate avea, de asemenea, nevoie să se înregistreze pentru o licență de afaceri de stat chiar dacă este deja constituită ca societate pe acțiuni, LLC sau alt tip de entitate. Înregistrarea și constituirea entității sunt legate, dar nu sunt același lucru.

Înregistrarea pentru vânzători la distanță în Washington

Washington cere anumitor vânzători la distanță să se înregistreze și să colecteze impozit chiar dacă nu au prezență fizică în stat.

În general, sunteți considerat vânzător la distanță dacă:

• Nu aveți nexus prin prezență fizică în Washington
• Efectuați vânzări cu amănuntul către cumpărători din Washington
• Nu sunteți un facilitator de marketplace conform regulilor Washingtonului

Conform îndrumărilor actuale ale Washington Department of Revenue, un vânzător la distanță trebuie să se înregistreze dacă îndeplinește oricare dintre aceste condiții în anul curent sau în anul precedent:

• Mai mult de 100.000 USD în încasări brute combinate, sursate sau atribuite Washingtonului
• Organizat în Washington sau cu domiciliu comercial în Washington

Odată ce pragul este atins, vânzătorul trebuie să colecteze și să raporteze pentru restul anului calendaristic curent și pentru anul calendaristic următor. Dacă pragul nu a fost atins în anul precedent, colectarea începe, în general, în prima zi a lunii care începe la cel puțin 30 de zile după atingerea pragului.

Momentul este important. Așteptarea prea îndelungată poate crea expunere la taxe restante evitabile, corecții de depunere și riscul de penalități.

Ce trebuie să pregătiți înainte de a aplica

Înainte de depunere, adunați informațiile pe care Washington le solicită de obicei în timpul licențierii de afaceri și al înregistrării fiscale. În funcție de tipul entității și de activitatea afacerii, este posibil să aveți nevoie de:

• Denumirea legală a afacerii și denumirea comercială, dacă este diferită
• Numărul de identificare fiscală federală (EIN)
• Informații despre structura afacerii
• Adresa fizică a afacerii și adresa de corespondență
• Descrierea activităților de afaceri
• Venitul brut estimat
• Datele de începere și numărul de angajați, dacă este cazul
• Detalii despre proprietari, conducători sau persoane cu funcții de guvernanță

Unele structuri de afaceri trebuie depuse la Washington Secretary of State înainte ca Business License Application să poată fi completată. Merită să confirmați că înregistrările entității sunt în ordine înainte de a începe.

Cum să vă înregistrați pentru taxa pe vânzări și taxa de utilizare în Washington

Washington gestionează înregistrarea prin Business License Application și prin sistemul online al Department of Revenue.

Un proces tipic de înregistrare arată astfel:

1. Creați sau autentificați-vă în contul My DOR.
2. Începeți o nouă Business License Application.
3. Introduceți detaliile afacerii și informațiile despre proprietate.
4. Identificați activitățile afacerii și obligațiile fiscale.
5. Indicați dacă colectați taxa pe vânzări cu amănuntul sau taxa de utilizare din Washington.
6. Trimiteți cererea și plătiți orice taxe necesare.
7. Așteptați procesarea și atribuirea Unified Business Identifier (UBI).

După procesare, veți primi UBI-ul și informațiile despre cont. Păstrați aceste evidențe la îndemână, deoarece le veți folosi pentru depuneri, corespondență și modificări viitoare ale contului.

Ce se întâmplă după înregistrare

Înregistrarea este doar primul pas. După ce contul este activ, trebuie în continuare să vă ocupați de conformitatea continuă.

1. Colectați rata corectă de impozitare

Deoarece Washington folosește taxa pe vânzări bazată pe destinație, rata corectă depinde de locul în care clientul primește bunul sau serviciul. Afacerile ar trebui să folosească instrumentele de verificare a ratelor ale Washington Department of Revenue sau alte sisteme aprobate pentru a reduce erorile.

2. Depuneți declarațiile la termen

Frecvența de depunere poate depinde de volumul estimat de taxe și de profilul contului. Chiar dacă nu datorați impozit pentru o anumită perioadă, este posibil să trebuiască totuși să depuneți o declarație.

3. Păstrați evidențe

Păstrați facturile, bonurile, certificatele de scutire și înregistrările de expediere. O documentație bună face mult mai ușoare auditul, ajustările și analizele fiscale.

4. Monitorizați nexusul economic

Dacă afacerea dvs. vinde în Washington din afara statului, volumul vânzărilor poate crea, în timp, noi obligații de înregistrare. Revizuiți periodic cifrele, astfel încât să nu ratați momentul în care înregistrarea devine obligatorie.

Taxa pe vânzări vs. taxa de utilizare: de ce contează distincția

Multe afaceri noi folosesc acești termeni ca și cum ar fi interschimbabili, dar ei servesc scopuri diferite.

Taxa de utilizare apare adesea atunci când o afacere cumpără echipamente, stocuri sau consumabile de la un vânzător din afara statului care nu a perceput taxa pe vânzări din Washington. În acest caz, cumpărătorul poate trebui să raporteze și să plătească direct taxa de utilizare.

Acest lucru este deosebit de important pentru afacerile care:

• Cumpără de pe marketplace-uri online
• Achiziționează echipamente de la furnizori din afara Washingtonului
• Aduc proprietăți impozabile în Washington pentru utilizare
• Închiriază sau transferă bunuri care nu au fost impozitate la momentul achiziției

Neurmărirea taxei de utilizare poate crea datorii subevaluate chiar și atunci când afacerea colectează corect taxa pe vânzări pentru propriile tranzacții.

Greșeli frecvente de evitat

Înregistrarea în Washington este gestionabilă, dar aceleași greșeli apar în mod repetat.

• Așteptarea înregistrării până după începerea vânzărilor
• Folosirea locației greșite a vânzării la calculul taxei
• Uitarea faptului că și fluxurile de lucru digitale creează obligații fiscale
• Nerespectarea pragurilor de nexus pentru vânzătorii la distanță
• Trecerea cu vederea a taxei de utilizare pentru achizițiile neimpozitate
• Neraportarea modificărilor de date către Department of Revenue

Un proces bun de lansare ar trebui să includă configurarea fiscală, contabilitatea și un sistem de păstrare a evidențelor înainte de a avea loc prima vânzare impozabilă.

Cum îi ajută Zenind pe noii proprietari de afaceri

Zenind ajută antreprenorii să își constituie și să își administreze afacerile din SUA, cu accent pe conformitatea practică. Pentru fondatorii care intră în Washington sau se extind în stat, acest lucru înseamnă realizarea corectă a formalităților de înființare și construirea unei căi mai clare către înregistrarea fiscală, configurarea contului și raportarea continuă.

Dacă lansați o companie nouă, este mai ușor să coordonați în același timp constituirea entității, licențierea și conformitatea fiscală decât să reparați lacunele ulterior. Acest lucru este valabil mai ales atunci când înregistrarea la nivel de stat, configurarea EIN-ului federal și obligațiile privind taxa pe vânzări se intersectează.

Concluzie

Înregistrarea pentru taxa pe vânzări și taxa de utilizare din Washington nu este doar o formalitate de depunere. Este parte din fundația unei operațiuni de afaceri conforme.

Dacă firma dvs. vinde bunuri sau servicii impozabile, îndeplinește pragurile Washingtonului pentru vânzători la distanță sau datorează taxa de utilizare pentru achiziții neimpozitate, înregistrarea ar trebui să aibă loc devreme și în mod intenționat. Începeți cu Business License Application, confirmați obligațiile fiscale și construiți procese care să vă mențină declarațiile corecte pe măsură ce afacerea crește.