Sprievodca registráciou dane z predaja a použitia vo Washingtone pre nové firmy

Ak zakladáte firmu vo Washingtone, registrácia dane z predaja a použitia môže byť jedným z prvých krokov súladu, ktoré musíte vyriešiť. Proces je priamočiary, ak rozumiete tomu, čo registráciu spúšťa, ako funguje daňový systém vo Washingtone a ktoré podania patria do vášho kontrolného zoznamu pri spustení podnikania.

Tento sprievodca vysvetľuje základy dane z predaja a použitia vo Washingtone, kto sa musí registrovať, ako fungujú pravidlá pre vzdialených predajcov a čo môžete očakávať po podaní žiadosti. Je určený pre zakladateľov, malých podnikateľov a spoločnosti mimo štátu, ktoré predávajú do Washingtonu.

Čo pokrýva daň z predaja a použitia vo Washingtone

Washington používa daň z predaja aj daň z použitia, ale uplatňujú sa v rôznych situáciách.

• Daň z predaja vyberá predávajúci v čase predaja, keď sa vo Washingtone predáva zdaniteľný tovar alebo služby.
• Daň z použitia sa vzťahuje na prípady, keď pri položkách alebo určitých službách používaných vo Washingtone nebola vybraná daň z predaja.

V praxi je daň z predaja zvyčajne zodpovednosťou predávajúceho, ktorý ju vyberie a odvedie, zatiaľ čo daň z použitia je často zodpovednosťou kupujúceho, keď zdaniteľný nákup dorazí bez už zahrnutej dane z predaja vo Washingtone.

Daň z predaja vo Washingtone je tiež daň viazaná na miesto doručenia, čo znamená, že sadzba dane spravidla závisí od toho, kde zákazník produkt alebo službu prevezme. Štátna sadzba sa kombinuje s miestnymi sadzbami, takže celková daň sa môže líšiť podľa mesta, okresu alebo miesta doručenia.

Kto sa musí registrovať vo Washingtone

Mnohé podniky sa musia zaregistrovať na Washingtonskom ministerstve príjmov ešte pred začatím činnosti. Medzi bežné spúšťače patria:

• Predaj produktov alebo služieb, pri ktorých sa vyžaduje výber dane z predaja
• Hrubý príjem vo výške 12 000 USD ročne alebo viac
• Najímanie zamestnancov krátko po spustení podnikania
• Dlhy na daniach alebo poplatkoch spravovaných Ministerstvom príjmov
• Splnenie washingtonských pravidiel nexus alebo hraníc pre vzdialených predajcov
• Podnikanie pod názvom odlišným od vášho plného zákonného mena

Podnik môže potrebovať aj registráciu štátnej podnikateľskej licencie, aj keď už je založený ako korporácia, LLC alebo iný typ subjektu. Registrácia a založenie subjektu spolu súvisia, ale nie sú to isté.

Registrácia pre vzdialených predajcov vo Washingtone

Washington vyžaduje, aby sa niektorí vzdialení predajcovia registrovali a vyberali daň, aj keď nemajú v štáte fyzickú prítomnosť.

Za vzdialeného predajcu sa spravidla považujete, ak:

• Nemáte fyzickú prítomnosť, ktorá zakladá nexus vo Washingtone
• Realizujete maloobchodný predaj zákazníkom vo Washingtone
• Nie ste prevádzkovateľom marketplace podľa washingtonských pravidiel

Podľa aktuálnych usmernení Washington Department of Revenue sa vzdialený predajca musí registrovať, ak v bežnom alebo predchádzajúcom roku spĺňa niektorú z týchto podmienok:

• Viac ako 100 000 USD v kombinovaných hrubých príjmoch pripísaných alebo priradených k Washingtonu
• Je organizovaný alebo obchodne domicilovaný vo Washingtone

Po splnení hranice musí predávajúci vyberať a vykazovať daň po zvyšok aktuálneho kalendárneho roka a počas nasledujúceho kalendárneho roka. Ak hranica nebola splnená v predchádzajúcom roku, výber sa spravidla začína prvým dňom mesiaca, ktorý začína najmenej 30 dní po splnení hranice.

Na tomto načasovaní záleží. Príliš dlhé čakanie môže viesť k zbytočnému spätnému daňovému riziku, opravám podaní a riziku sankcií.

Čo pripraviť pred podaním žiadosti

Pred podaním si pripravte informácie, ktoré Washington zvyčajne vyžaduje pri registrácii podnikania a daní. V závislosti od typu subjektu a podnikateľskej činnosti môžete potrebovať:

• Zákonný názov firmy a obchodné meno, ak sa líšia
• Federálne identifikačné číslo zamestnávateľa (EIN)
• Informácie o právnej forme podnikania
• Fyzickú adresu prevádzky a poštovú adresu
• Opis podnikateľských činností
• Odhadovaný hrubý príjem
• Dátumy nástupu zamestnancov a počet zamestnancov, ak je to relevantné
• Údaje o vlastníkovi, vedúcom alebo riadiacej osobe

Niektoré štruktúry podnikov musia byť pred dokončením Business License Application podané na Washington Secretary of State. Oplatí sa overiť, že sú vaše záznamy o subjekte v poriadku, skôr než začnete.

Ako sa zaregistrovať pre daň z predaja a použitia vo Washingtone

Washington spracúva registráciu prostredníctvom Business License Application a online systému Department of Revenue.

Typický postup registrácie vyzerá takto:

1. Vytvorte si účet My DOR alebo sa doň prihláste.
2. Spustite novú Business License Application.
3. Zadajte údaje o firme a informácie o vlastníctve.
4. Uveďte svoje podnikateľské činnosti a daňové povinnosti.
5. Označte, či vyberáte washingtonskú daň z maloobchodného predaja alebo daň z použitia.
6. Podajte žiadosť a uhradťe prípadné poplatky.
7. Počkajte na spracovanie a pridelenie Unified Business Identifier (UBI).

Po spracovaní dostanete svoje UBI a údaje o účte. Tieto záznamy si uchovajte na dostupnom mieste, pretože ich budete potrebovať pri podávaní výkazov, komunikácii aj pri budúcich zmenách účtu.

Čo sa deje po registrácii

Registrácia je len prvý krok. Po aktivácii účtu musíte aj naďalej sledovať priebežné povinnosti súladu.

1. Vyberajte správnu sadzbu dane

Keďže Washington používa daň z predaja viazanú na miesto doručenia, správna sadzba závisí od toho, kde zákazník dostane položku alebo službu. Podniky by mali používať vyhľadávacie nástroje sadzieb Washington Department of Revenue alebo iné schválené systémy, aby znížili počet chýb.

2. Podávajte priznania včas

Vaša frekvencia podávania môže závisieť od očakávaného objemu daní a profilu účtu. Aj keď za dané obdobie nemáte daňovú povinnosť, stále môže byť potrebné podať priznanie.

3. Veďte záznamy

Uchovávajte faktúry, účtenky, osvedčenia o oslobodení a prepravné záznamy. Dobrá dokumentácia výrazne uľahčuje audity, úpravy aj daňové kontroly.

4. Sledujte ekonomický nexus

Ak vaša firma predáva do Washingtonu z iného štátu, objem predaja môže časom vytvoriť nové registračné povinnosti. Pravidelne kontrolujte svoje čísla, aby ste nezmeškali moment, keď sa registrácia stane povinnou.

Daň z predaja vs. daň z použitia: prečo je rozdiel dôležitý

Mnohé nové firmy používajú tieto pojmy zameniteľne, ale slúžia na rôzne účely.

Daň z použitia sa často objavuje vtedy, keď firma nakupuje vybavenie, zásoby alebo materiál od predajcu mimo štátu, ktorý neúčtoval washingtonskú daň z predaja. V takom prípade môže byť potrebné, aby kupujúci daň z použitia nahlásil a zaplatil priamo.

To je obzvlášť dôležité pre firmy, ktoré:

• Nakupujú cez online trhoviská
• Kupujú vybavenie od dodávateľov mimo Washingtonu
• Prenášajú zdaniteľný majetok do Washingtonu na používanie
• Prenajímajú alebo prevádzajú položky, ktoré neboli zdanené v čase nákupu

Zanedbanie sledovania dane z použitia môže viesť k podhodnoteným záväzkom aj vtedy, keď firma inak správne vyberá daň z predaja pri vlastných transakciách.

Bežné chyby, ktorým sa treba vyhnúť

Registrácia vo Washingtone je zvládnuteľná, ale niektoré chyby sa opakujú stále dookola.

• Čakanie s registráciou až po začiatku predaja
• Používanie nesprávneho miesta predaja pri výpočte dane
• Zabúdanie na to, že aj digitálne procesy vytvárajú daňové povinnosti
• Prehliadanie hraníc ekonomického nexu pre vzdialených predajcov
• Opomenutie dane z použitia pri nezdanených nákupoch
• Neposkytnutie aktualizácií Department of Revenue pri zmene údajov o firme

Dobrý štartovací proces by mal zahŕňať nastavenie daní, účtovníctvo a systém vedenia záznamov ešte pred uskutočnením prvého zdaniteľného predaja.

Ako pomáha Zenind novým podnikateľom

Zenind pomáha podnikateľom zakladať a spravovať ich americké firmy so zameraním na praktický súlad. Pre zakladateľov, ktorí vstupujú do Washingtonu alebo tam rozširujú svoje podnikanie, to znamená správne zvládnutie založenia subjektu a vytvorenie čistejšej cesty k daňovej registrácii, nastaveniu účtu a priebežnému reportingu.

Ak zakladáte novú spoločnosť, je jednoduchšie koordinovať založenie subjektu, licencovanie a daňový súlad naraz, než neskôr opravovať medzery. To platí najmä vtedy, keď sa prekrývajú štátna registrácia, federálne nastavenie EIN a povinnosti v oblasti dane z predaja.

Záverečné zhrnutie

Registrácia dane z predaja a použitia vo Washingtone nie je len administratívny úkon. Je súčasťou základu riadne fungujúceho a v súlade pôsobiaceho podniku.

Ak vaša spoločnosť predáva zdaniteľný tovar alebo služby, spĺňa washingtonské hranice pre vzdialených predajcov alebo má povinnosť platiť daň z použitia pri nezdanených nákupoch, registrácia by mala prebehnúť včas a zámerne. Začnite s Business License Application, overte si svoje daňové povinnosti a nastavte procesy, ktoré udržia vaše podania presné aj s rastom firmy.