Înregistrarea organizațiilor caritabile în Wisconsin: un ghid practic de conformitate pentru organizațiile nonprofit

Înregistrarea organizațiilor caritabile în Wisconsin este una dintre primele probleme de conformitate cu care se confruntă multe organizații nonprofit odată ce încep să strângă fonduri. Dacă organizația dvs. intenționează să solicite donații în Wisconsin, este posibil să fie necesar să vă înregistrați la Wisconsin Department of Financial Institutions (DFI), să depuneți rapoarte anuale și să vă mențineți evidențele actualizate.

Acest ghid explică regulile în limbaj simplu, astfel încât fondatorii de organizații nonprofit, membrii consiliului și echipele de conformitate să poată înțelege când este necesară înregistrarea, ce excepții pot fi aplicabile și cum funcționează depunerile anuale.

Ce acoperă înregistrarea organizațiilor caritabile în Wisconsin

În Wisconsin, o organizație caritabilă este, în general, orice persoană sau entitate care solicită contribuții în stat pentru a susține un scop caritabil. Înregistrarea nu este același lucru cu statutul fiscal de scutire IRS. O organizație poate fi recunoscută ca nonprofit și totuși să aibă nevoie de înregistrare în Wisconsin dacă solicită contribuții în conformitate cu regulile statului.

Statul tratează separat și intermediarii de fundraising. Dacă angajați un fundraiser profesionist sau un consultant în strângere de fonduri, acești prestatori pot avea propriile cerințe de înregistrare și garantare.

Când este necesară înregistrarea

Conform orientărilor DFI din Wisconsin, o organizație caritabilă trebuie să se înregistreze dacă:

• Solicită donații în Wisconsin și are angajați plătiți, sau
• Solicită donații în Wisconsin și primește contribuții de 25.000 USD sau mai mult într-un exercițiu financiar.

O organizație din afara statului intră, de asemenea, sub obligația de înregistrare dacă solicită donații în Wisconsin sau dacă donații sunt solicitate în Wisconsin în numele ei.

O modalitate practică de a privi această regulă este următoarea: dacă organizația dvs. cere în mod activ donații rezidenților sau companiilor din Wisconsin, ar trebui să verificați dacă se aplică înregistrarea înainte de a începe strângerea de fonduri.

Ce se consideră contribuție

Wisconsin definește contribuția într-un mod larg ca o grantare sau o promisiune de plată a banilor, creditului, proprietății ori a oricărui alt bun de valoare, cu anumite excluderi.

Exemple care nu sunt tratate ca contribuții includ:

• Venituri din bingo sau tombolă
• Granturi guvernamentale
• Cotizații, taxe sau contribuții legitime plătite de membri, cu excepția cazului în care calitatea de membru este obținută ca contraprestație pentru un răspuns la o donație

Această distincție contează deoarece multe organizații confundă veniturile din fundraising cu contribuțiile caritabile. Încadrarea corectă influențează dacă au fost atinse pragurile de înregistrare și ce rapoarte trebuie depuse.

Ce se consideră solicitare de donații

O solicitare de donații este mai mult decât o scrisoare directă de fundraising. Wisconsin tratează multe forme de comunicare de strângere de fonduri ca solicitări, inclusiv:

• Cereri verbale de donații
• Cereri scrise de donații
• Anunțuri către presa de știri
• Reclame care solicită sprijin financiar
• Materiale care folosesc numele unei organizații drept motiv pentru a cumpăra ceva
• Promoții care afirmă că toate sau o parte din încasări vor sprijini o organizație caritabilă

Dacă campania dvs. include scrisori trimise prin poștă, emailuri de apel, evenimente, postări pe rețele sociale sau promoții de tip cause marketing, analizați cu atenție mesajul înainte de lansare.

Excepții frecvente

Wisconsin recunoaște mai multe excepții de la înregistrarea organizațiilor caritabile. Printre cele mai frecvente se numără organizațiile care:

• Nu solicită contribuții în Wisconsin
• Sunt entități religioase exceptate de la depunerea formularului federal IRS 990
• Sunt anumite organizații politice sau candidați acoperiți de regulile de raportare electorală
• Se așteaptă să strângă sau să primească cel mult 25.000 USD într-un exercițiu financiar și nu au angajați plătiți
• Solicită contribuții exclusiv de la membri, în cazul anumitor organizații fraterne, civice, benevolente, patriotice sau sociale
• Sunt organizații ale veteranilor eligibile, instituții de învățământ cu solicitare limitată, agenții de stat, unități de administrație locală, școli private sau anumite corporații congresionale

Excepțiile depind de circumstanțe specifice. Dacă organizația dvs. este aproape de pragul de depunere sau folosește fundraiseri terți, este mai sigur să vă verificați statutul decât să presupuneți că se aplică o excepție.

Cum vă înregistrați în Wisconsin

DFI folosește Formularul #296, Charitable Organization Registration Application, pentru a emite un număr de acreditare organizațiilor care doresc să solicite contribuții în Wisconsin sau să aibă contribuții solicitate în numele lor.

După înregistrare, organizațiile pot folosi serviciile online DFI pentru a:

• Căuta entități înregistrate
• Verifica stadiul cererii
• Actualiza informațiile de contact
• Reînnoi înregistrarea
• Recupera codurile PIN și numerele de acreditare
• Descărca și imprima documentația

Pentru echipele de conformitate, punctul operațional esențial este să stabilească responsabilitatea internă pentru înregistrare, reînnoire și raportare anuală înainte de lansarea primei campanii.

Cerințe de raportare anuală

Fiecare organizație caritabilă înregistrată în Wisconsin trebuie să depună un raport financiar anual. Scopul raportului este de a oferi publicului o imagine clară asupra activității caritabile și non-caritabile a organizației.

Raportul anual este datorat în termen de 12 luni de la încheierea exercițiului financiar al organizației.

Wisconsin folosește formulare diferite în funcție de statutul de depunere al organizației:

• Formularul #1943, Affidavit in Lieu of Annual Financial Report, pentru anumite organizații mai mici
• Formularul #1952, Wisconsin Supplement to Financial Report, pentru organizațiile care depun un IRS 990, 990-EZ sau 990-PF și care nu se califică pentru Formularul #1943
• Formularul #308, Charitable Organization Annual Report, pentru organizațiile care nu se califică pentru celelalte două formulare

Nu există taxă pentru depunerea raportului financiar anual.

Raport anual vs. reînnoire

O greșeală frecventă de conformitate este tratarea raportării anuale și a reînnoirii ca și cum ar fi aceeași obligație. Ele sunt obligații separate.

• Reînnoirea înregistrării trebuie depusă online înainte de 31 iulie în fiecare an
• Raportul financiar anual trebuie depus în termen de 12 luni de la sfârșitul exercițiului financiar
• Raportul anual nu poate fi depus online

Asta înseamnă că o organizație nonprofit poate avea un termen limită legat de sfârșitul exercițiului financiar și un alt termen legat de calendarul de reînnoire al statului. Raterea oricăruia dintre ele poate crea probleme de conformitate care pot fi evitate.

Nume, DBA și alte actualizări

Dacă organizația dvs. își schimbă marca comercială sau denumirea de tip doing-business-as (DBA), Wisconsin impune notificare cu cel puțin 30 de zile înainte de utilizarea noului nume. Statul poate respinge un nume dacă acesta nu este disponibil sau nu este acceptabil.

Ar trebui, de asemenea, să actualizați numerele de telefon, adresele de email și adresele poștale prin contul online ori de câte ori aceste detalii se modifică. Evidențele curate ajută la prevenirea notificărilor ratate și a problemelor de reînnoire.

Fundraising counsel și fundraiseri profesioniști

Dacă lucrați cu un fundraiser plătit, Wisconsin tratează această relație ca pe un subiect separat de conformitate.

Fundraiserii profesioniști și consultanții în strângere de fonduri folosesc Formularul #294 pentru înregistrare. În funcție de modul în care gestionează contribuțiile, aceștia pot avea nevoie și să mențină o garanție de bună execuție:

• 20.000 USD pentru fundraising counsel
• 20.000 USD pentru custodial professional fundraisers
• 5.000 USD pentru non-custodial professional fundraisers

Fundraiserii profesioniști trebuie, de asemenea, să depună o notificare de solicitare și un contract pentru fiecare organizație caritabilă pe care o deservesc, iar organizația caritabilă trebuie să confirme depunerea.

Pentru organizațiile nonprofit, lecția practică este simplă: nu presupuneți că furnizorul dvs. a rezolvat toate depunerile. Desemnați o persoană care să verifice aranjamentele de fundraising terț înainte de lansarea unei campanii.

Greșeli de conformitate de evitat

Cele mai frecvente greșeli de depunere sunt de obicei operaționale, nu juridice:

• Lansarea unei campanii de solicitare înainte de confirmarea statutului de înregistrare
• Confundarea scutirii fiscale cu înregistrarea organizațiilor caritabile din Wisconsin
• Raterea termenului limită de reînnoire din iulie
• Uitarea termenului separat pentru raportul financiar anual
• Neactualizarea informațiilor de contact ale organizației
• Presupunerea că înregistrarea unui fundraiser profesionist acoperă și organizația caritabilă
• Folosirea unui nume sau a unui mesaj de fundraising care ar putea induce în eroare donatorii

Aceste probleme pot fi adesea prevenite cu un simplu calendar de conformitate și cu un responsabil intern desemnat.

Cum se integrează Zenind în fluxul de conformitate

Zenind ajută fondatorii și operatorii de organizații nonprofit să construiască baza juridică și administrativă pentru o nouă entitate. Pentru organizațiile care intenționează să solicite donații în Wisconsin, această bază ar trebui să includă o analiză a formării entității, păstrării evidențelor, datelor de reînnoire și responsabilităților de depunere.

Un proces solid de conformitate face mai ușor să rămâneți organizați pe măsură ce organizația crește, mai ales atunci când strângerea de fonduri, raportarea și înregistrările de stat încep să funcționeze pe calendare diferite.

Concluzie

Înregistrarea organizațiilor caritabile în Wisconsin nu este doar un pas birocratic. Ea face parte din cadrul mai larg de conformitate care permite unei organizații nonprofit să strângă fonduri responsabil și să rămână în bună stare de funcționare.

Dacă organizația dvs. solicită contribuții în Wisconsin, analizați din timp regulile de înregistrare, stabiliți dacă se aplică o excepție și setați un calendar pentru rapoarte anuale și reînnoiri. Această abordare este mult mai ușoară decât încercarea de a remedia o depunere ratată după fapt.