EIN Number Guide: Ako požiadať o Employer Identification Number

Employer Identification Number, bežne nazývané EIN, je jedno z prvých daňových identifikačných čísel, ktoré mnohé nové firmy potrebujú po založení. Ak zakladáte LLC, korporáciu, partnerstvo alebo iný subjekt, pochopenie toho, kedy je EIN potrebné a ako oň požiadať, vám môže ušetriť čas a pomôcť zostať v súlade s predpismi od prvého dňa.

Táto príručka vysvetľuje, čo je EIN, kto ho potrebuje, ako funguje žiadosť na IRS, aké sú bežné chyby pri podaní a ako môžu noví podnikatelia tento proces zjednodušiť.

Čo je EIN?

EIN je deväťmiestne federálne daňové identifikačné číslo vydávané Internal Revenue Service. Používa sa na identifikáciu firmy na daňové a evidenčné účely, podobne ako číslo Social Security identifikuje jednotlivca.

Firmy používajú EIN na mnohé dôležité úlohy, vrátane:

• podávania federálnych daňových priznaní
• otvárania firemného bankového účtu
• prijímania zamestnancov
• žiadostí o podnikateľské licencie
• nastavovania mzdovej agendy a daňových účtov
• budovania firemnej bonity

Pre mnohé spoločnosti sa EIN stáva základnou súčasťou každodenných operácií.

Kto potrebuje EIN?

Nie každá firma je zo zákona povinná získať EIN, ale mnohé by oň mali požiadať aj tak. V praxi väčšina rastúcich firiem z neho profituje už včas.

EIN spravidla potrebujete, ak vaša firma:

• má zamestnancov
• funguje ako korporácia alebo partnerstvo
• podáva určité federálne excise daňové priznania
• zráža dane z príjmov iných ako mzdy vyplácané nerezidentnému cudzinci
• má Keogh plán, dôchodkový plán alebo iný penzijný plán
• je trust, estate, nezisková organizácia alebo iný určitý typ subjektu

Aj keď ste jednoosobová LLC, môžete EIN stále chcieť, aby ste udržali svoje osobné číslo Social Security mimo firemných dokumentov a zjednodušili si nastavenie bankovníctva a daní.

Prečo nové firmy žiadajú o EIN skoro

Mnohí zakladatelia čakajú s EIN až do daňového obdobia. To spôsobuje zbytočné oneskorenia. Získanie čísla krátko po založení vám môže pomôcť:

• oddeliť firemné a osobné financie
• rýchlejšie dokončiť založenie bankového účtu
• zaregistrovať mzdy alebo štátne daňové účty
• bez zdržania odoslať dokumenty pre dodávateľov a klientov
• vyhnúť sa uvádzaniu SSN na firemných formulároch, keď postačí EIN

Ak zakladáte firmu v Spojených štátoch, EIN je často súčasťou štandardného kontrolného zoznamu po založení spolu s výberom registrovaného agenta, štátnymi podaniami a nastavením bankovníctva.

Ako požiadať o EIN

IRS vydáva EIN prostredníctvom formulára SS-4, Application for Employer Identification Number. Žiadosť možno podať online, faxom, poštou alebo v niektorých prípadoch telefonicky.

Správny spôsob podania závisí od toho, kde sa vaša firma nachádza a ako rýchlo číslo potrebujete.

1. Pripravte si firemné údaje

Pred podaním si zhromaždite kľúčové údaje, ktoré bude IRS požadovať. Ak máte všetko pripravené, znížite počet chýb a zrýchlite proces.

Zvyčajne budete potrebovať:

• právny názov obchodného subjektu
• prípadný obchodný názov alebo DBA, ak sa používa
• adresu firmy
• meno zodpovednej osoby a jej daňové identifikačné číslo
• typ subjektu, napríklad LLC, korporácia alebo partnerstvo
• dôvod podania žiadosti
• dátum založenia alebo nadobudnutia firmy
• očakávaný počet zamestnancov
• hlavnú podnikateľskú činnosť
• koniec fiškálneho roka alebo účtovné informácie o roku

Ak je váš subjekt LLC, možno budete musieť uviesť aj počet členov a spôsob zdanenia LLC.

2. Vyplňte formulár SS-4 starostlivo

Formulár SS-4 je jednoduchý, ale obsahuje údaje, ktoré musia zodpovedať vašim zakladateľským záznamom. IRS sa spolieha na konzistentnosť.

Zvýšenú pozornosť venujte:

• správnemu pravopisu právneho názvu
• zápisu obchodného názvu
• údajom o zodpovednej osobe
• klasifikácii subjektu
• dátumu začiatku podnikania
• voľbám týkajúcim sa daňového zaobchádzania

Nesúlad medzi zakladateľskými dokumentmi a údajmi v SS-4 môže spôsobiť problémy pri spracovaní alebo následné doplňujúce otázky.

3. Odošlite žiadosť

V závislosti od spôsobu podania môže byť EIN pridelené rýchlo alebo po dlhšom čase spracovania.

Bežné spôsoby podania zahŕňajú:

• Online: zvyčajne najrýchlejšia možnosť pre oprávnených žiadateľov so sídlom v USA
• Fax: často spracovaný rýchlejšie ako pošta, ale pomalšie než online
• Pošta: najpomalší spôsob, zvyčajne používaný, keď iné možnosti nie sú dostupné
• Telefón: dostupný v obmedzených prípadoch pre medzinárodných žiadateľov

Ak záleží na čase, podajte žiadosť čo najskôr. Niektoré firmy potrebujú EIN pred otvorením účtov, žiadosťou o licencie alebo nastavením miezd.

Ako dlho trvá získanie EIN?

Doba spracovania závisí od spôsobu podania.

Vo všeobecnosti platí:

• online podania môžu byť pridelené okamžite
• faxové podania môžu trvať niekoľko pracovných dní
• poštové žiadosti môžu trvať niekoľko týždňov
• medzinárodné telefonické žiadosti sa spracúvajú podľa samostatných postupov IRS

Ak od prijatia čísla závisí spustenie vašej firmy, plánujte dopredu a pošlite žiadosť s dostatočným predstihom pred termínom banky alebo štátu.

Bežné chyby pri podávaní EIN

Jednoduché chyby môžu spomaliť proces alebo neskôr spôsobiť zmätok. Medzi najčastejšie problémy patria:

• použitie nesprávneho právneho názvu firmy
• uvedenie osobnej adresy namiesto firemnej adresy, ak to nie je vhodné
• výber nesprávneho typu subjektu
• uvedenie nesprávnej zodpovednej osoby
• zámenu voľby disregarded entity s daňovou klasifikáciou
• zabudnutie aktualizovať záznamy po zmenách po založení
• podanie predtým, ako je subjekt riadne založený na úrovni štátu

Oplatí sa skontrolovať žiadosť dvakrát pred odoslaním. Chyby v EIN vás nemusia okamžite zastaviť, ale môžu spôsobiť následné daňové a bankové problémy.

EIN pre LLC, korporácie a partnerstvá

Rôzne typy subjektov používajú EIN mierne odlišným spôsobom.

Jednočlenné LLC

Jednočlenná LLC môže byť predvolene zdaňovaná ako disregarded entity, ale EIN môže stále potrebovať pre bankovníctvo, zamestnávanie alebo z dôvodu ochrany súkromia. Mnohí vlastníci oň žiadajú aj vtedy, keď ho IRS striktne nevyžaduje.

Viacčlenné LLC

Viacčlenné LLC spravidla potrebujú EIN, pretože sa zvyčajne zdaňujú ako partnerstvá, pokiaľ si nezvolia iný režim.

Korporácie

Korporácie takmer vždy potrebujú EIN. To platí pre C corporation aj S corporation.

Partnerstvá

Partnerstvá potrebujú EIN na daňové reportovanie aj na podnikateľské operácie.

Kedy môžete EIN používať

Keď je EIN pridelené, môžete ho okamžite používať pri mnohých prevádzkových úlohách. To často zahŕňa:

• otvorenie firemného bankového účtu
• žiadosti o podnikateľské licencie a povolenia
• registráciu miezd a účtov pre dane zo zamestnancov
• podávanie federálnych priznaní
• vytváranie dodávateľských a platobných profilov

Niektoré daňové systémy môžu potrebovať viac času na rozpoznanie čísla, preto je rozumné uchovať si záznamy o potvrdení pridelenia.

EIN vs. ITIN vs. SSN

Tieto tri čísla slúžia na odlišné účely.

• EIN: používa sa pre firmy
• SSN: používa sa pre jednotlivcov, ktorí majú nárok na číslo Social Security
• ITIN: používa sa pre niektoré osoby, ktoré potrebujú daňové číslo, ale nemajú nárok na SSN

Ak zakladáte firmu, EIN je číslo najčastejšie spájané s federálnou daňovou správou pre podniky.

Ako môže pomôcť Zenind

Noví zakladatelia často potrebujú viac než len daňové číslo. Potrebujú aj zjednodušenú cestu od založenia po dodržiavanie predpisov. Zenind pomáha majiteľom firiem prechádzať procesom založenia s praktickou podporou, ktorá udržiava počiatočnú administratívu prehľadnú.

Ak nastavujete LLC alebo korporáciu, spojenie krokov založenia s plánovaním EIN môže znížiť oneskorenia a uľahčiť štart. To je obzvlášť užitočné, keď si potrebujete otvoriť bankový účet, požiadať o licencie alebo začať prijímať zamestnancov.

Často kladené otázky o EIN

Je EIN zadarmo?

Áno. IRS si za EIN neúčtuje žiadny poplatok za podanie.

Môžem získať EIN bez čísla Social Security?

V niektorých prípadoch áno. Oprávnenosť a spôsob podania závisia od žiadateľa a od toho, či ide o domácu alebo medzinárodnú firmu.

Potrebujem samostatné EIN pre každú firmu?

Zvyčajne áno, ak ide o samostatné právne subjekty. Jeden vlastník môže mať viacero firiem, ale každý subjekt môže potrebovať vlastné daňové identifikačné číslo.

Môžem EIN neskôr zmeniť?

Nie. Po pridelení zostáva EIN viazané na daný obchodný subjekt. Ak sa štruktúra výrazne zmení, v obmedzených situáciách môže byť potrebné nové EIN.

Mám požiadať pred založením alebo po ňom?

Vo väčšine prípadov by ste mali počkať, kým je subjekt založený a právny názov je definitívne stanovený. Žiadosť o EIN by mala zodpovedať zakladateľskému záznamu.

Záverečné myšlienky

EIN je malý administratívny krok, ale zohráva veľkú úlohu pri nastavení a dodržiavaní predpisov v podnikaní. Či už zakladáte LLC, zakladáte korporáciu alebo rozbiehate partnerstvo, získanie správneho daňového čísla včas vám pomôže postupovať rýchlejšie a vyhnúť sa problémom, ktorým sa dá predísť.

Ak budujete novú firmu v Spojených štátoch, považujte žiadosť o EIN za súčasť základného startupového kontrolného zoznamu popri založení, bankovníctve, licenciách a priebežnom dodržiavaní predpisov.