Посібник з EIN: як подати заявку на отримання ідентифікаційного номера роботодавця

Ідентифікаційний номер роботодавця, який зазвичай називають EIN, є одним із перших податкових номерів, які багатьом новим бізнесам потрібні після створення. Якщо ви відкриваєте LLC, корпорацію, партнерство або іншу структуру, розуміння того, коли EIN є обов’язковим і як подати заявку, може зекономити час і допомогти вам дотримуватися вимог із першого дня.

У цьому посібнику пояснюється, що таке EIN, кому він потрібен, як працює подання заявки до IRS, типові помилки під час подання та як нові власники бізнесу можуть спростити процес.

Що таке EIN?

EIN — це дев’ятизначний федеральний податковий ідентифікаційний номер, який видає Internal Revenue Service. Він використовується для ідентифікації бізнесу в податкових та звітних цілях, подібно до того, як номер Social Security ідентифікує фізичну особу.

Бізнес використовує EIN для багатьох важливих завдань, зокрема:

• подання федеральних податкових декларацій
• відкриття бізнес-рахунку в банку
• найму працівників
• подання заявок на бізнес-ліцензії
• налаштування заробітної плати та податкових рахунків
• формування бізнес-кредитної історії

Для багатьох компаній EIN стає ключовою частиною щоденної діяльності.

Кому потрібен EIN?

Не кожен бізнес зобов’язаний отримувати EIN, але багатьом варто подати заявку на нього все одно. На практиці більшість компаній, які розвиваються, виграють від того, що отримують його раніше.

Зазвичай EIN потрібен, якщо ваш бізнес:

• має працівників
• працює як корпорація або партнерство
• подає певні федеральні декларації щодо акцизного податку
• утримує податки з доходів, окрім заробітної плати, виплаченої нерезиденту-іноземцю
• має план Keogh, пенсійний план або інший пенсійний план
• є трастом, спадщиною, неприбутковою організацією або іншим визначеним типом юридичної особи

Навіть якщо ви є LLC з одним учасником, вам усе одно може знадобитися EIN, щоб не вказувати свій особистий номер Social Security у бізнес-документах і спростити банківське та податкове налаштування.

Чому нові бізнеси подають заявку на EIN раніше

Багато засновників відкладають питання EIN до податкового сезону. Це створює зайві затримки. Отримання номера незабаром після створення бізнесу може допомогти вам:

• відокремити бізнес-фінанси від особистих
• швидше завершити відкриття банківського рахунку
• зареєструватися для зарплатних або державних податкових рахунків
• подавати документи для постачальників і клієнтів без затримок
• не розкривати свій SSN у бізнес-формах, коли достатньо EIN

Якщо ви створюєте бізнес у США, EIN часто є частиною стандартного післяреєстраційного чекліста разом із вибором зареєстрованого агента, поданням документів до штату та налаштуванням банківського рахунку.

Як подати заявку на EIN

IRS видає EIN через Form SS-4, Application for Employer Identification Number. Заявку можна подати онлайн, факсом, поштою або телефоном у певних випадках.

Найкращий спосіб подання залежить від того, де розташований ваш бізнес і як швидко вам потрібен номер.

1. Зберіть інформацію про бізнес

Перед поданням зберіть ключові дані, які запросить IRS. Якщо все підготувати заздалегідь, це зменшить кількість помилок і прискорить процес.

Зазвичай вам потрібні:

• офіційна юридична назва бізнес-структури
• будь-яка торгова назва або DBA, якщо це застосовно
• адреса бізнесу
• ім’я відповідальної особи та її податковий ідентифікаційний номер
• тип юридичної особи, наприклад LLC, корпорація або партнерство
• причина подання заявки
• дата створення або придбання бізнесу
• очікувана кількість працівників
• основний вид діяльності бізнесу
• кінець фінансового року або інформація про обліковий рік

Якщо ваша структура є LLC, вам також може знадобитися вказати кількість учасників і спосіб оподаткування LLC.

2. Уважно заповніть Form SS-4

Форма SS-4 проста, але містить деталі, які мають збігатися з вашими реєстраційними документами. IRS покладається на узгодженість даних.

Особливо уважно перевірте:

• написання юридичної назви
• зазначення торгової назви
• інформацію про відповідальну особу
• класифікацію юридичної особи
• дату початку бізнесу
• вибір податкового режиму

Невідповідність між реєстраційними документами та даними у SS-4 може спричинити затримки в обробці або додаткові запитання.

3. Подайте заявку

Залежно від способу подання EIN може бути виданий швидко або після довшого періоду обробки.

Типові способи подання:

• Онлайн: зазвичай найшвидший варіант для тих, хто має право подавати заявку в США
• Факс: часто обробляється швидше, ніж пошта, але повільніше, ніж онлайн
• Пошта: найповільніший спосіб, зазвичай використовується, коли інші варіанти недоступні
• Телефон: доступний у обмежених випадках для іноземних заявників

Якщо час має значення, подавайте заявку якомога раніше. Деяким бізнесам EIN потрібен до відкриття рахунків, отримання ліцензій або налаштування зарплати.

Скільки часу потрібно, щоб отримати EIN?

Час обробки залежить від способу подання.

Загалом:

• онлайн-заявки можуть бути видані негайно
• заявки, надіслані факсом, можуть оброблятися кілька робочих днів
• заявки, надіслані поштою, можуть оброблятися кілька тижнів
• міжнародні телефонні заявки обробляються за окремими процедурами IRS

Якщо запуск вашого бізнесу залежить від швидкого отримання номера, плануйте заздалегідь і подайте заявку задовго до дедлайну банку або штату.

Типові помилки під час подання заявки на EIN

Прості помилки можуть сповільнити процес або згодом створити плутанину. Найпоширеніші проблеми:

• використання неправильної юридичної назви бізнесу
• вказання особистої адреси замість бізнес-адреси, коли це не відповідає вимогам
• неправильний вибір типу юридичної особи
• зазначення неправильної відповідальної особи
• плутанина між вибором режиму disregarded entity і податковою класифікацією
• забування оновити дані після змін у структурі бізнесу
• подання заявки до того, як юридичну особу належним чином створено на рівні штату

Варто двічі перевірити заявку перед поданням. Помилки в EIN не завжди зупиняють процес одразу, але можуть створити подальші податкові та банківські проблеми.

EIN для LLC, корпорацій і партнерств

Різні типи юридичних осіб використовують EIN дещо по-різному.

LLC з одним учасником

LLC з одним учасником за замовчуванням може оподатковуватися як disregarded entity, але все одно може потребувати EIN для банкінгу, найму працівників або з міркувань конфіденційності. Багато власників подають заявку на нього навіть тоді, коли IRS формально не вимагає цього.

LLC з кількома учасниками

LLC з кількома учасниками зазвичай потребують EIN, оскільки, як правило, оподатковуються як партнерства, якщо не обирають інше.

Корпорації

Корпорації майже завжди потребують EIN. Це стосується як C corporations, так і S corporations.

Партнерства

Партнерства потребують EIN для податкової звітності та операцій бізнесу.

Коли можна використовувати EIN

Після видачі EIN ви можете одразу використовувати його для багатьох операційних завдань. Зазвичай це включає:

• відкриття бізнес-банківського рахунку
• подання заявок на бізнес-ліцензії та дозволи
• реєстрацію зарплатних та податкових рахунків для працівників
• подання федеральних декларацій
• створення профілів постачальників і платіжних профілів

Деяким податковим системам може знадобитися додатковий час, щоб розпізнати номер, тому варто зберігати підтвердження видачі.

EIN vs. ITIN vs. SSN

Ці три номери виконують різні функції.

• EIN: використовується для бізнесу
• SSN: використовується для фізичних осіб, які мають право на номер Social Security
• ITIN: використовується певними особами, яким потрібен податковий номер, але які не мають права на SSN

Якщо ви створюєте бізнес, EIN є номером, який найчастіше пов’язують із федеральним податковим адмініструванням бізнесу.

Як Zenind може допомогти

Новим засновникам часто потрібно більше, ніж просто податковий номер. Їм потрібен спрощений шлях від створення бізнесу до дотримання вимог. Zenind допомагає власникам бізнесу проходити процес створення з практичною підтримкою, яка робить раннє адміністративне управління більш організованим.

Якщо ви відкриваєте LLC або корпорацію, поєднання кроків створення з плануванням EIN може зменшити затримки та зробити запуск плавнішим. Це особливо корисно, коли вам потрібно відкрити банківський рахунок, подати заявку на ліцензії або почати найм.

Поширені запитання про EIN

Чи є EIN безкоштовним?

Так. IRS не стягує плату за отримання EIN.

Чи можу я отримати EIN без номера Social Security?

У деяких випадках так. Право на подання та спосіб подання залежать від заявника і від того, чи є бізнес внутрішнім або міжнародним.

Чи потрібен окремий EIN для кожного бізнесу?

Зазвичай так, якщо це окремі юридичні особи. Один власник може мати кілька бізнесів, але кожна структура може потребувати власного податкового ідентифікаційного номера.

Чи можна змінити EIN пізніше?

Ні. Після присвоєння EIN залишається прив’язаним до цієї бізнес-структури. Якщо структура суттєво змінюється, у певних випадках може знадобитися новий EIN.

Подавати заявку до чи після створення бізнесу?

У більшості випадків слід чекати, доки юридичну особу буде створено, а назву остаточно визначено. Заявка на EIN має відповідати реєстраційним даним.

Підсумок

EIN — це невеликий адміністративний крок, але він відіграє важливу роль у запуску бізнесу та дотриманні вимог. Якщо ви створюєте LLC, реєструєте корпорацію або запускаєте партнерство, отримання правильного податкового номера заздалегідь допомагає рухатися швидше й уникати проблем, яких можна запобігти.

Якщо ви будуєте новий бізнес у США, розглядайте заявку на EIN як частину основного стартового чекліста разом зі створенням компанії, банківським обслуговуванням, ліцензуванням і поточним дотриманням вимог.