EIN-numero-opas: Näin haet Employer Identification Number -tunnusta

Employer Identification Number, eli EIN, on yksi ensimmäisistä verotunnisteista, joita monet uudet yritykset tarvitsevat perustamisen jälkeen. Jos olet perustamassa LLC-yhtiötä, osakeyhtiötä, kumppanuutta tai muuta yritysmuotoa, on hyödyllistä ymmärtää, milloin EIN tarvitaan ja miten sitä haetaan. Se voi säästää aikaa ja auttaa sinua pysymään vaatimusten mukaisena alusta alkaen.

Tässä oppaassa kerrotaan, mikä EIN on, kuka sitä tarvitsee, miten IRS-hakemus toimii, mitkä ovat tavalliset hakemuksessa tehtävät virheet ja miten uudet yrittäjät voivat sujuvoittaa prosessia.

Mikä on EIN?

EIN on yhdeksännumeroinen liittovaltion verotunnus, jonka Internal Revenue Service myöntää. Sitä käytetään yrityksen tunnistamiseen vero- ja raportointitarkoituksissa, aivan kuten Social Security number tunnistaa yksittäisen henkilön.

Yritykset käyttävät EIN-tunnusta moniin tärkeisiin tehtäviin, kuten:

• liittovaltion veroilmoitusten tekemiseen
• yrityspankkitilin avaamiseen
• työntekijöiden palkkaamiseen
• yrityslupien hakemiseen
• palkanlaskenta- ja verotilien perustamiseen
• yritysluoton rakentamiseen

Monille yrityksille EIN:stä tulee keskeinen osa päivittäistä toimintaa.

Kuka tarvitsee EIN-tunnuksen?

Kaikkien yritysten ei lain mukaan tarvitse hankkia EIN-tunnusta, mutta monien kannattaa hakea se joka tapauksessa. Käytännössä useimmat kasvavat yritykset hyötyvät siitä, että tunnus on olemassa jo varhaisessa vaiheessa.

Tarvitset yleensä EIN-tunnuksen, jos yrityksesi:

• työllistää työntekijöitä
• toimii osakeyhtiönä tai kumppanuutena
• antaa tiettyjä liittovaltion valmisteveroilmoituksia
• pidättää veroja muista tuloista kuin ei-residentin ulkomaalaiselle maksetuista palkoista
• sillä on Keogh-rahasto, eläkesuunnitelma tai muu eläkejärjestely
• on trusti, kuolinpesä, voittoa tavoittelematon yhteisö tai jokin muu tietty oikeudellinen muoto

Vaikka olisit yhden jäsenen LLC-yhtiön omistaja, saatat silti haluta EIN-tunnuksen, jotta henkilökohtainen Social Security number ei näy yrityksen asiakirjoissa ja jotta pankki- ja veroasioiden hoitaminen olisi helpompaa.

Miksi uudet yritykset hakevat EIN-tunnuksen ajoissa

Monet perustajat odottavat verokautta ennen kuin ajattelevat EIN-tunnusta. Se aiheuttaa helposti vältettävissä olevia viivästyksiä. Tunnuksen hankkiminen pian perustamisen jälkeen voi auttaa sinua:

• erottamaan yrityksen ja henkilökohtaiset varat toisistaan
• viimeistelemään pankin käyttöönoton nopeammin
• rekisteröitymään palkanlaskennan tai osavaltion verotilien käyttöön
• toimittamaan toimittaja- ja asiakaspapereita ilman viivettä
• välttämään Social Security number -tunnuksen paljastamista yrityslomakkeissa silloin, kun EIN riittää

Jos perustat yritystä Yhdysvalloissa, EIN kuuluu usein vakiomuotoiseen perustamisen jälkeiseen tarkistuslistaan yhdessä registered agentin valinnan, osavaltion ilmoitusten ja pankkijärjestelyjen kanssa.

Näin haet EIN-tunnusta

IRS myöntää EIN-tunnukset Form SS-4 -lomakkeella, eli Application for Employer Identification Number -hakemuksella. Hakemuksen voi tehdä verkossa, faksilla, postitse tai joissakin tapauksissa puhelimitse.

Sopiva hakutapa riippuu siitä, missä yrityksesi sijaitsee ja kuinka nopeasti tarvitset tunnuksen.

1. Kerää yrityksesi tiedot

Ennen hakemuksen jättämistä kokoa valmiiksi ne tiedot, joita IRS kysyy. Kun kaikki tarvittava on käsillä, virheiden määrä vähenee ja prosessi nopeutuu.

Tarvitset yleensä:

• yrityksen virallisen nimen
• mahdollisen toiminimen tai DBA-nimen
• yrityksen osoitteen
• vastuuhenkilön nimen ja verotunnisteen
• yritysmuodon, kuten LLC, osakeyhtiö tai kumppanuus
• syyn, miksi haet tunnusta
• yrityksen perustamis- tai hankkimispäivän
• arvioidun työntekijämäärän
• pääasiallisen liiketoiminnan
• tilikauden päättymispäivän tai tilikauteen liittyvät tiedot

Jos yrityksesi on LLC, sinun täytyy ehkä ilmoittaa myös jäsenten määrä ja se, miten LLC:tä verotetaan.

2. Täytä Form SS-4 huolellisesti

SS-4-lomake on suoraviivainen, mutta siinä on tietoja, joiden on vastattava perustamisasiakirjoja. IRS luottaa siihen, että tiedot ovat yhdenmukaisia.

Kiinnitä erityistä huomiota seuraaviin asioihin:

• virallisen nimen kirjoitusasu
• toiminimen tiedot
• vastuuhenkilön tiedot
• yrityksen luokittelu
• yrityksen aloituspäivä
• verokohteluun liittyvät valinnat

Ero perustamisasiakirjojen ja SS-4-lomakkeen tietojen välillä voi aiheuttaa käsittelyongelmia tai lisäkysymyksiä.

3. Jätä hakemus

Hakutavasta riippuen EIN voidaan myöntää nopeasti tai pidemmän käsittelyajan jälkeen.

Tavallisia hakutapoja ovat:

• Verkossa: yleensä nopein vaihtoehto oikeutetuille Yhdysvalloissa toimiville hakijoille
• Faksi: usein nopeampi kuin posti, mutta hitaampi kuin verkkohakemus
• Posti: hitain vaihtoehto, jota käytetään yleensä silloin, kun muut tavat eivät ole mahdollisia
• Puhelin: käytettävissä rajoitetuissa tapauksissa kansainvälisille hakijoille

Jos aika on tärkeä, jätä hakemus mahdollisimman aikaisin. Jotkin yritykset tarvitsevat EIN-tunnuksen ennen kuin ne voivat avata tilejä, hakea lupia tai perustaa palkanlaskennan.

Kuinka kauan EIN-tunnuksen saaminen kestää?

Käsittelyaika riippuu hakutavasta.

Yleisesti ottaen:

• verkossa tehdyt hakemukset voidaan myöntää heti
• faksihakemusten käsittely voi kestää useita arkipäiviä
• postitetut hakemukset voivat kestää useita viikkoja
• kansainväliset puhelinhakemukset käsitellään erillisten IRS-menettelyjen mukaisesti

Jos yrityksesi käynnistyminen riippuu siitä, että saat tunnuksen nopeasti, suunnittele etukäteen ja lähetä hakemus hyvissä ajoin ennen pankin tai osavaltion määräaikaa.

Yleiset EIN-hakemuksen virheet

Pienetkin virheet voivat hidastaa prosessia tai aiheuttaa myöhemmin epäselvyyksiä. Tavallisimpia ongelmia ovat:

• väärän virallisen yritysnimen käyttäminen
• henkilökohtaisen osoitteen merkitseminen yrityksen osoitteeksi silloin, kun se ei ole asianmukaista
• väärän yritysmuodon valitseminen
• väärän vastuuhenkilön ilmoittaminen
• disregarded entity -valinnan sekoittaminen veroluokitukseen
• tietojen päivittämisen unohtaminen perustamisen jälkeen tapahtuneiden muutosten yhteydessä
• hakemuksen jättäminen ennen kuin yhteisö on muodostettu asianmukaisesti osavaltiotasolla

Hakemus kannattaa tarkistaa kahdesti ennen lähettämistä. EIN-virheet eivät aina pysäytä prosessia heti, mutta ne voivat aiheuttaa myöhemmin vero- ja pankkiongelmia.

EIN-tunnukset LLC-yhtiöille, osakeyhtiöille ja kumppanuuksille

Eri yritysmuodot käyttävät EIN-tunnuksia hieman eri tavoin.

Yhden jäsenen LLC-yhtiöt

Yhden jäsenen LLC voidaan yleensä verottaa oletusarvoisesti disregarded entitynä, mutta se voi silti tarvita EIN-tunnuksen pankkiasioita, työntekijöiden palkkaamista tai yksityisyyssyitä varten. Monet omistajat hakevat tunnuksen, vaikka IRS ei sitä tiukasti vaatisi.

Usean jäsenen LLC-yhtiöt

Usean jäsenen LLC tarvitsee yleensä EIN-tunnuksen, koska sitä verotetaan tyypillisesti kumppanuutena, ellei toisin valita.

Osakeyhtiöt

Osakeyhtiöt tarvitsevat lähes aina EIN-tunnuksen. Tämä koskee sekä C corporation- että S corporation -yhtiöitä.

Kumppanuudet

Kumppanuudet tarvitsevat EIN-tunnuksen veroilmoituksia ja liiketoimintaa varten.

Milloin EIN-tunnusta voi käyttää

Kun EIN on myönnetty, voit käyttää sitä heti monissa käytännön tehtävissä. Näihin kuuluvat usein:

• yrityspankkitilin avaaminen
• yrityslupien ja -säädösten hakeminen
• palkanlaskennan ja työllisyysverotilien rekisteröinti
• liittovaltion veroilmoitusten tekeminen
• toimittaja- ja maksuprofiilien luominen

Joissakin veroihin liittyvissä järjestelmissä voi kestää hetki ennen kuin numero näkyy niissä oikein, joten on hyvä säilyttää myöntämisestä saatu vahvistus.

EIN vs. ITIN vs. SSN

Nämä kolme numeroa palvelevat eri tarkoituksia.

• EIN: käytetään yrityksille
• SSN: käytetään henkilöille, joilla on oikeus Social Security number -tunnukseen
• ITIN: käytetään tietyille henkilöille, jotka tarvitsevat veronumeron, mutta joilla ei ole oikeutta SSN-tunnukseen

Jos perustat yritystä, EIN on tunnus, joka liittyy useimmiten liittovaltion yritysverotukseen.

Miten Zenind voi auttaa

Uudet perustajat tarvitsevat usein muutakin kuin veronumeron. He tarvitsevat sujuvan etenemisen perustamisesta vaatimustenmukaisuuteen. Zenind auttaa yrityksen omistajia etenemään perustamisprosessissa käytännöllisellä tuella, joka pitää alkuvaiheen hallinnon järjestyksessä.

Jos olet perustamassa LLC:tä tai osakeyhtiötä, perustamisvaiheiden yhdistäminen EIN-suunnitteluun voi vähentää viiveitä ja tehdä aloituksesta sujuvamman. Tämä on erityisen hyödyllistä, kun yrität avata pankkitilin, hakea lupia tai aloittaa rekrytoinnin.

Usein kysytyt kysymykset EIN-tunnuksista

Onko EIN maksuton?

Kyllä. IRS ei peri EIN-hakemuksesta maksua.

Voinko saada EIN-tunnuksen ilman Social Security number -tunnusta?

Joissakin tapauksissa kyllä. Kelpoisuus ja hakutapa riippuvat hakijasta sekä siitä, onko yritys kotimainen vai kansainvälinen.

Tarvitsenko erillisen EIN-tunnuksen jokaista yritystä varten?

Yleensä kyllä, jos yritykset ovat erillisiä oikeushenkilöitä. Yhdellä omistajalla voi olla useita yrityksiä, mutta jokainen yhteisö voi tarvita oman verotunnisteensa.

Voinko vaihtaa EIN-tunnuksen myöhemmin?

Et. Kun EIN on myönnetty, se pysyy sidottuna kyseiseen yritykseen. Jos rakenne muuttuu merkittävästi, uusi EIN voi olla tarpeen tietyissä rajatuissa tilanteissa.

Kannattaako hakea ennen vai jälkeen perustamisen?

Useimmissa tapauksissa kannattaa odottaa, kunnes yhteisö on perustettu ja virallinen nimi on lopullinen. EIN-hakemuksen tulee vastata perustamisrekisterin tietoja.

Lopuksi

EIN on pieni hallinnollinen vaihe, mutta sillä on suuri merkitys yrityksen perustamisessa ja vaatimustenmukaisuudessa. Riippumatta siitä, perustatko LLC-yhtiön, osakeyhtiön vai kumppanuuden, oikean verotunnuksen hankkiminen ajoissa auttaa sinua etenemään nopeammin ja välttämään ennalta ehkäistävissä olevia ongelmia.

Jos olet rakentamassa uutta yritystä Yhdysvalloissa, käsittele EIN-hakemus osana keskeistä startup-tarkistuslistaasi yhdessä perustamisen, pankkiasioiden, lupien ja jatkuvan vaatimustenmukaisuuden kanssa.