EIN-guide: Slik søker du om et Employer Identification Number

Et Employer Identification Number, ofte kalt et EIN, er en av de første skattekodene mange nye virksomheter trenger etter etablering. Hvis du starter et LLC, et aksjeselskap, et partnerskap eller en annen enhet, kan det spare tid og bidra til at du holder deg i samsvar fra dag én å forstå når et EIN kreves og hvordan du søker.

Denne guiden forklarer hva et EIN er, hvem som trenger det, hvordan søknadsprosessen hos IRS fungerer, vanlige feil ved innsending og hvordan nye virksomhetseiere kan effektivisere prosessen.

Hva er et EIN?

Et EIN er et førsifret føderalt skatteidentifikasjonsnummer utstedt av Internal Revenue Service. Det brukes til å identifisere en virksomhet for skatte- og rapporteringsformål, på samme måte som et Social Security number identifiserer en person.

Virksomheter bruker et EIN til mange viktige oppgaver, blant annet:

• levere føderale skattemeldinger
• åpne en bedriftsbankkonto
• ansette ansatte
• søke om virksomhetslisenser
• sette opp lønns- og skatteregnskap
• etablere bedriftskreditt

For mange selskaper blir EIN en sentral del av den daglige driften.

Hvem trenger et EIN?

Ikke alle virksomheter er juridisk forpliktet til å skaffe et EIN, men mange bør likevel søke om ett. I praksis har de fleste virksomheter i vekst fordel av å ha det tidlig.

Du trenger vanligvis et EIN hvis virksomheten din:

• har ansatte
• drives som et aksjeselskap eller partnerskap
• leverer bestemte føderale avgiftsmeldinger
• holder tilbake skatt på inntekt som ikke er lønn til en ikke-bosatt utlending
• har en Keogh-plan, pensjonsplan eller annen pensjonsordning
• er en trust, et dødsbo, en ideell organisasjon eller en annen bestemt enhetstype

Selv om du har et LLC med én eier, kan du fortsatt ønske et EIN for å holde ditt personlige Social Security number borte fra bedriftsdokumenter og for å gjøre bank- og skatteoppsettet enklere.

Hvorfor nye virksomheter søker om EIN tidlig

Mange gründere venter til skattetiden med å tenke på et EIN. Det skaper unødvendige forsinkelser. Å skaffe nummeret kort tid etter etablering kan hjelpe deg med å:

• holde bedriftens og personlige finanser adskilt
• fullføre bankoppsett raskere
• registrere lønns- eller delstatsskatteregnskap
• sende leverandør- og kundedokumentasjon uten forsinkelse
• unngå å eksponere SSN-et ditt på bedriftsdokumenter når et EIN er tilstrekkelig

Hvis du etablerer en virksomhet i USA, er EIN ofte en del av den vanlige sjekklisten etter etablering, sammen med valg av registrert agent, delstatsinnleveringer og bankoppsett.

Slik søker du om et EIN

IRS utsteder EIN-er gjennom Form SS-4, Application for Employer Identification Number. Søknaden kan leveres på nett, per faks, per post eller i enkelte tilfeller per telefon.

Riktig innsendingsmetode avhenger av hvor virksomheten din er lokalisert og hvor raskt du trenger nummeret.

1. Samle bedriftsinformasjonen din

Før du sender inn, bør du samle de viktigste opplysningene IRS vil spørre om. Når alt er klart på forhånd, reduseres feil og prosessen går raskere.

Du vil vanligvis trenge:

• det juridiske navnet på virksomheten
• eventuelt handelsnavn eller DBA, hvis aktuelt
• virksomhetsadressen
• navnet på den ansvarlige parten og vedkommendes skatteidentifikasjonsnummer
• enhetstypen, for eksempel LLC, selskap eller partnerskap
• årsaken til at du søker
• datoen virksomheten ble etablert eller overtatt
• forventet antall ansatte
• virksomhetens hovedaktivitet
• informasjon om regnskapsårsslutt eller regnskapsår

Hvis enheten din er et LLC, må du også kanskje angi antall medlemmer og hvordan LLC-et beskattes.

2. Fyll ut Form SS-4 nøye

SS-4-skjemaet er rett frem, men det inneholder detaljer som må stemme med etableringsdokumentene dine. IRS baserer seg på samsvar mellom opplysningene.

Vær spesielt oppmerksom på:

• korrekt skrivemåte av det juridiske navnet
• oppføringer for handelsnavn
• informasjon om ansvarlig part
• enhetsklassifisering
• dato for virksomhetsstart
• valg knyttet til skattemessig behandling

Uoverensstemmelser mellom etableringsdokumentene dine og informasjonen i SS-4 kan føre til behandlingsproblemer eller oppfølgingsspørsmål.

3. Send inn søknaden

Avhengig av innsendingsmetoden kan EIN utstedes raskt eller etter en lengre behandlingstid.

Typiske innsendingsmetoder inkluderer:

• Nett: vanligvis det raskeste alternativet for kvalifiserte søkere i USA
• Faks: behandles ofte raskere enn post, men tregere enn nett
• Post: den tregeste metoden, vanligvis brukt når andre metoder ikke er tilgjengelige
• Telefon: tilgjengelig i begrensede tilfeller for internasjonale søkere

Hvis tiden er viktig, bør du sende inn så tidlig som mulig. Noen virksomheter trenger et EIN før de kan åpne kontoer, søke om lisenser eller sette opp lønn.

Hvor lang tid tar det å få et EIN?

Behandlingstiden avhenger av innsendingsmetoden.

Generelt:

• søknader på nett kan utstedes umiddelbart
• faksinnsendte søknader kan ta flere virkedager
• innsendte søknader per post kan ta flere uker
• internasjonale telefonsøknader behandles etter egne IRS-rutiner

Hvis virksomhetslanseringen din avhenger av å motta nummeret raskt, bør du planlegge på forhånd og sende søknaden godt før fristen fra bank eller delstat.

Vanlige feil ved EIN-søknader

Små feil kan forsinke prosessen eller skape forvirring senere. De vanligste problemene inkluderer:

• feil juridisk virksomhetsnavn
• bruk av privat adresse i stedet for virksomhetsadresse når det ikke er hensiktsmessig
• valg av feil enhetstype
• oppføring av feil ansvarlig part
• forveksling av valg om disregarded entity med skattemessig klassifisering
• manglende oppdatering av opplysninger etter endringer i selskapet
• å søke før enheten faktisk er etablert på delstatsnivå

Det lønner seg å gjennomgå søknaden to ganger før innsending. EIN-feil stopper ikke alltid prosessen umiddelbart, men de kan skape problemer senere innen skatt og bank.

EIN for LLC-er, selskaper og partnerskap

Ulike enhetstyper bruker EIN på litt forskjellige måter.

LLC med én eier

Et LLC med én eier kan som standard beskattes som en disregarded entity, men det kan likevel trenge et EIN for banktjenester, ansettelse eller personvern. Mange eiere søker om ett selv når IRS ikke strengt krever det.

LLC med flere eiere

LLC-er med flere eiere trenger som regel et EIN fordi de vanligvis beskattes som partnerskap med mindre de velger noe annet.

Selskaper

Selskaper trenger nesten alltid et EIN. Dette gjelder både C-selskaper og S-selskaper.

Partnerskap

Partnerskap trenger et EIN for skatterapportering og forretningsdrift.

Når du kan bruke EIN-et

Når EIN-et er utstedt, kan du bruke det til mange operative oppgaver med en gang. Det omfatter ofte:

• åpning av bedriftsbankkonto
• søknad om virksomhetslisenser og tillatelser
• registrering for lønns- og arbeidsavgiftskonti
• levering av føderale skattemeldinger
• opprettelse av leverandør- og betalingsprofiler

Noen skatterelaterte systemer kan bruke litt tid på å gjenkjenne nummeret, så det er lurt å ta vare på bekreftelsen på utstedelsen.

EIN vs. ITIN vs. SSN

Disse tre numrene har ulike formål.

• EIN: brukes for virksomheter
• SSN: brukes for personer som er kvalifisert for et Social Security number
• ITIN: brukes for enkelte personer som trenger et skattenummer, men ikke er kvalifisert for et SSN

Hvis du etablerer en virksomhet, er EIN-et nummeret som oftest knyttes til føderal skatteadministrasjon for bedrifter.

Hvordan Zenind kan hjelpe

Nye gründere trenger ofte mer enn bare et skattenummer. De trenger en strømlinjeformet vei fra etablering til etterlevelse. Zenind hjelper bedriftseiere med å komme seg gjennom etableringsprosessen med praktisk støtte som holder den tidlige administrasjonen organisert.

Hvis du setter opp et LLC eller et selskap, kan det å kombinere etableringstrinn med planlegging av EIN redusere forsinkelser og gjøre lanseringen smidigere. Det er særlig nyttig når du skal åpne en bankkonto, søke om lisenser eller begynne å ansette.

Ofte stilte spørsmål om EIN

Er et EIN gratis?

Ja. IRS tar ikke betalt for å utstede et EIN.

Kan jeg få et EIN uten Social Security number?

I noen tilfeller, ja. Kvalifikasjon og innsendingsmetode avhenger av søkeren og om virksomheten er innenlands eller internasjonal.

Trenger jeg et eget EIN for hver virksomhet?

Vanligvis ja, hvis virksomhetene er separate juridiske enheter. Én eier kan ha flere virksomheter, men hver enhet kan trenge sitt eget skatteidentifikasjonsnummer.

Kan jeg endre EIN-et senere?

Nei. Når det først er tildelt, er EIN-et knyttet til den virksomhetsenheten. Hvis strukturen endres vesentlig, kan et nytt EIN være nødvendig i enkelte begrensede situasjoner.

Bør jeg søke før eller etter etablering?

I de fleste tilfeller bør du vente til enheten er etablert og det juridiske navnet er endelig fastsatt. EIN-søknaden bør stemme med etableringsregistreringen.

Avsluttende tanker

Et EIN er et lite administrativt steg, men det spiller en stor rolle i oppstart og etterlevelse. Enten du etablerer et LLC, stifter et selskap eller starter et partnerskap, hjelper det å få riktig skatteidentifikasjon tidlig for å komme raskere videre og unngå problemer som kan forebygges.

Hvis du bygger en ny virksomhet i USA, bør du behandle EIN-søknaden som en sentral del av oppstartssjekklisten din, sammen med etablering, bank, lisenser og løpende etterlevelse.