Ръководство за EIN номер: Как да подадете заявление за Employer Identification Number

Employer Identification Number, по-известен като EIN, е един от първите данъчни идентификатори, от които много нови бизнеси се нуждаят след учредяването. Ако стартирате LLC, корпорация, партньорство или друго дружество, разбирането кога EIN е задължителен и как да подадете заявление може да ви спести време и да ви помогне да останете в съответствие с изискванията от първия ден.

Това ръководство обяснява какво представлява EIN, кой има нужда от него, как протича заявлението към IRS, кои са най-честите грешки при подаване и как новите собственици на бизнес могат да ускорят процеса.

Какво е EIN?

EIN е деветцифрен федерален данъчен идентификационен номер, издаван от Internal Revenue Service. Той се използва за идентифициране на бизнес за данъчни и отчетни цели, подобно на начина, по който Social Security number идентифицира физическо лице.

Бизнесите използват EIN за много важни дейности, включително:

• подаване на федерални данъчни декларации
• откриване на бизнес банкова сметка
• наемане на служители
• кандидатстване за бизнес лицензи
• настройване на системи за заплати и данъци
• изграждане на бизнес кредитна история

За много компании EIN се превръща в основна част от ежедневната им дейност.

Кой има нужда от EIN?

Не всеки бизнес е законово задължен да получи EIN, но много фирми трябва да кандидатстват за такъв. На практика повечето развиващи се бизнеси имат полза да го получат по-рано.

Обикновено имате нужда от EIN, ако вашият бизнес:

• има служители
• функционира като корпорация или партньорство
• подава определени федерални декларации за акцизни данъци
• удържа данъци върху доходи, различни от заплати, изплащани на чуждестранно лице без право на постоянен статут
• има план Keogh, пенсионен план или друг план за пенсиониране
• е траст, наследство, нестопанска организация или друг определен вид юридическо лице

Дори ако сте еднолично LLC, може пак да искате EIN, за да не излагате личния си Social Security number в бизнес документи и за да улесните банковите и данъчните настройки.

Защо новите бизнеси кандидатстват за EIN по-рано

Много основатели изчакват данъчния сезон, за да мислят за EIN. Това създава забавяния, които могат да бъдат избегнати. Получаването на номера скоро след учредяването може да ви помогне да:

• отделите бизнес и личните финанси
• завършите по-бързо откриването на банкова сметка
• се регистрирате за заплати или държавни данъчни акаунти
• подадете документи за доставчици и клиенти без забавяне
• избегнете излагането на SSN в бизнес формуляри, когато EIN е достатъчен

Ако учредявате бизнес в Съединените щати, EIN често е част от стандартния контролен списък след учредяването, наред с избора на registered agent, държавните регистрации и банковата настройка.

Как да подадете заявление за EIN

IRS издава EIN чрез Form SS-4, Application for Employer Identification Number. Заявлението може да бъде подадено онлайн, по факс, по поща или по телефон в определени случаи.

Подходящият начин на подаване зависи от това къде се намира вашият бизнес и колко бързо ви е нужен номерът.

1. Съберете информацията за бизнеса си

Преди да подадете заявлението, съберете основните данни, които IRS ще поиска. Когато всичко е подготвено, грешките намаляват и процесът се ускорява.

Обикновено ще ви трябват:

• юридическото име на бизнес субекта
• търговско име или DBA, ако е приложимо
• бизнес адресът
• името на отговорното лице и неговият данъчен идентификационен номер
• видът на юридическото лице, например LLC, корпорация или партньорство
• причината, поради която кандидатствате
• датата, на която бизнесът е бил учреден или придобит
• очакваният брой служители
• основната бизнес дейност
• края на финансовата година или информация за счетоводната година

Ако вашият субект е LLC, може също да трябва да посочите броя на членовете и как се облага LLC.

2. Попълнете внимателно Form SS-4

Формулярът SS-4 е сравнително ясен, но съдържа подробности, които трябва да съвпадат с вашите учредителни документи. IRS разчита на последователност.

Обърнете специално внимание на:

• изписването на юридическото име
• записите за търговско име
• информацията за отговорното лице
• класификацията на субекта
• началната дата на бизнеса
• избраните данъчни настройки

Несъответствие между учредителните документи и информацията в SS-4 може да доведе до проблеми с обработката или последващи въпроси.

3. Подайте заявлението

В зависимост от начина на подаване EIN може да бъде издаден бързо или след по-дълъг период на обработка.

Типичните методи за подаване включват:

• Онлайн: обикновено най-бързият вариант за допустими кандидати от САЩ
• Факс: често се обработва по-бързо от поща, но по-бавно от онлайн
• Поща: най-бавният метод, използван обикновено когато другите опции не са налични
• Телефон: наличен в ограничени случаи за международни кандидати

Ако времето е важно, подайте заявлението възможно най-рано. Някои бизнеси се нуждаят от EIN, преди да могат да открият сметки, да кандидатстват за лицензи или да настроят заплати.

Колко време отнема получаването на EIN?

Времето за обработка зависи от начина на подаване.

Като цяло:

• онлайн заявленията могат да бъдат издадени незабавно
• факс заявленията може да отнемат няколко работни дни
• изпратените по поща заявления могат да отнемат няколко седмици
• международните телефонни заявления се обработват по отделни процедури на IRS

Ако стартирането на вашия бизнес зависи от бързото получаване на номера, планирайте предварително и подайте заявлението доста преди банковия или държавния ви срок.

Чести грешки при подаване на EIN

Обикновени грешки могат да забавят процеса или да създадат объркване по-късно. Най-честите проблеми включват:

• използване на неправилното юридическо име на бизнеса
• въвеждане на личен адрес вместо бизнес адрес, когато това не е подходящо
• избор на грешен вид юридическо лице
• посочване на грешно отговорно лице
• объркване между избор за disregarded entity и данъчна класификация
• забравяне за актуализиране на данните след промени след учредяването
• кандидатстване преди субектът да е правилно учреден на ниво щат

Струва си да прегледате заявлението два пъти преди подаване. Грешките в EIN не винаги спират процеса веднага, но могат да създадат последващи данъчни и банкови проблеми.

EIN за LLC, корпорации и партньорства

Различните видове юридически лица използват EIN по малко различен начин.

Еднолични LLC

Еднолично LLC може по подразбиране да се облага като disregarded entity, но въпреки това може да има нужда от EIN за банкови услуги, наемане на служители или заради конфиденциалност. Много собственици кандидатстват за такъв, дори когато IRS не го изисква стриктно.

Многолични LLC

Многоличните LLC обикновено се нуждаят от EIN, защото по правило се облагат като партньорства, освен ако не изберат друго.

Корпорации

Корпорациите почти винаги имат нужда от EIN. Това важи както за C corporations, така и за S corporations.

Партньорства

Партньорствата се нуждаят от EIN за данъчно отчитане и бизнес операции.

Кога можете да използвате EIN

След като EIN бъде издаден, можете да го използвате веднага за много оперативни задачи. Това често включва:

• откриване на бизнес банкова сметка
• кандидатстване за бизнес лицензи и разрешителни
• регистрация за акаунти за заплати и данъци върху заетостта
• подаване на федерални декларации
• създаване на профили при доставчици и платежни системи

Някои данъчни системи може да се нуждаят от допълнително време, за да разпознаят номера, така че е разумно да съхранявате документацията за потвърждение на издаването.

EIN срещу ITIN срещу SSN

Тези три номера служат за различни цели.

• EIN: използва се за бизнеси
• SSN: използва се за физически лица, които имат право на Social Security number
• ITIN: използва се от определени лица, които се нуждаят от данъчен номер, но нямат право на SSN

Ако учредявате бизнес, EIN е номерът, който най-често се свързва с федералното данъчно администриране на бизнеса.

Как Zenind може да помогне

Новите основатели често се нуждаят от повече от данъчен номер. Те се нуждаят от ясен и организиран път от учредяването до съответствието. Zenind помага на собствениците на бизнес да преминават през процеса по учредяване с практическа подкрепа, която поддържа ранната административна работа подредена.

Ако създавате LLC или корпорация, комбинирането на стъпките по учредяване с планиране на EIN може да намали забавянията и да направи старта ви по-гладък. Това е особено полезно, когато се опитвате да откриете банкова сметка, да кандидатствате за лицензи или да започнете да наемате служители.

Често задавани въпроси за EIN

EIN безплатен ли е?

Да. IRS не начислява такса за подаване на заявление за EIN.

Мога ли да получа EIN без Social Security number?

В някои случаи да. Допустимостта и начинът на подаване зависят от кандидата и от това дали бизнесът е местен или международен.

Нужен ли е отделен EIN за всеки бизнес?

Обикновено да, ако бизнесите са отделни юридически лица. Един собственик може да има няколко бизнеса, но всеки субект може да се нуждае от собствен данъчен идентификационен номер.

Мога ли да променя EIN по-късно?

Не. След като бъде издаден, EIN остава свързан с конкретния бизнес субект. Ако структурата се промени значително, в ограничени случаи може да е необходим нов EIN.

Трябва ли да подам заявление преди или след учредяването?

В повечето случаи трябва да изчакате, докато субектът бъде учреден и юридическото име бъде окончателно определено. Заявлението за EIN трябва да съвпада с учредителния запис.

Заключителни мисли

EIN е малка административна стъпка, но играе голяма роля в бизнес настройката и съответствието. Независимо дали учредявате LLC, регистрирате корпорация или стартирате партньорство, получаването на правилния данъчен идентификатор навреме ви помага да действате по-бързо и да избегнете предотвратими проблеми.

Ако изграждате нов бизнес в Съединените щати, третирайте заявлението за EIN като част от основния си стартов контролен списък, наред с учредяването, банкирането, лицензирането и текущото спазване на изискванията.