Průvodce EIN číslem: jak požádat o Employer Identification Number

Employer Identification Number, běžně nazývané EIN, je jedním z prvních daňových identifikačních čísel, které mnoho nových podniků potřebuje po založení. Pokud zakládáte LLC, korporaci, partnerství nebo jiný subjekt, pochopení toho, kdy je EIN vyžadováno a jak o něj požádat, vám může ušetřit čas a pomoci udržet soulad s předpisy od prvního dne.

Tento průvodce vysvětluje, co je EIN, kdo ho potřebuje, jak funguje žádost u IRS, běžné chyby při podání a jak si mohou noví majitelé firem celý proces zjednodušit.

Co je EIN?

EIN je devítimístné federální daňové identifikační číslo vydávané Internal Revenue Service. Slouží k identifikaci firmy pro daňové a oznamovací účely, podobně jako Social Security number identifikuje jednotlivce.

Podniky používají EIN pro mnoho důležitých úkolů, včetně:

• podávání federálních daňových přiznání
• otevření podnikového bankovního účtu
• najímání zaměstnanců
• žádostí o podnikatelská oprávnění
• nastavení mezd a daňových účtů
• budování podnikové úvěrové historie

Pro mnoho společností se EIN stává klíčovou součástí každodenního provozu.

Kdo potřebuje EIN?

Ne každý podnik má zákonnou povinnost získat EIN, ale mnoho by o něj mělo požádat tak jako tak. V praxi z toho většina rostoucích firem těží už brzy po založení.

EIN obvykle potřebujete, pokud vaše firma:

• má zaměstnance
• funguje jako korporace nebo partnerství
• podává určité federální přiznání k excise dani
• zadržuje daně z příjmů jiné než mzdy vyplácené nerezidentnímu cizinci
• má Keogh plán, penzijní plán nebo jiný důchodový plán
• je trust, pozůstalost, nezisková organizace nebo jiný specifický typ subjektu

I když jste jednočlenná LLC, můžete EIN stále chtít, abyste nemuseli uvádět své osobní Social Security number na obchodních dokumentech a aby bylo jednodušší nastavení banky a daní.

Proč nové firmy žádají o EIN brzy

Mnoho zakladatelů začne EIN řešit až v době daní. To ale vytváří zbytečné zdržení. Získání čísla krátce po založení může pomoci:

• oddělit firemní a osobní finance
• rychleji dokončit otevření bankovního účtu
• registrovat mzdy nebo státní daňové účty
• bez prodlení vyplňovat formuláře pro dodavatele a klienty
• neodhalovat své SSN na firemních formulářích, když postačí EIN

Pokud zakládáte firmu ve Spojených státech, je EIN často součástí standardního kontrolního seznamu po založení spolu s výběrem registrovaného zástupce, podáním ve státě a nastavením bankovnictví.

Jak požádat o EIN

IRS vydává EIN prostřednictvím formuláře SS-4, Application for Employer Identification Number. Žádost lze podat online, faxem, poštou nebo v některých případech telefonicky.

Správný způsob podání závisí na tom, kde je vaše firma umístěna a jak rychle číslo potřebujete.

1. Připravte si informace o firmě

Než podáte žádost, shromážděte klíčové údaje, které bude IRS vyžadovat. Když máte vše připravené, snižujete riziko chyb a urychlujete proces.

Obvykle budete potřebovat:

• právní název podnikatelského subjektu
• obchodní název nebo DBA, pokud existuje
• adresu firmy
• jméno odpovědné osoby a její daňové identifikační číslo
• typ subjektu, například LLC, korporaci nebo partnerství
• důvod, proč o EIN žádáte
• datum založení nebo nabytí firmy
• očekávaný počet zaměstnanců
• hlavní podnikatelskou činnost
• informaci o konci fiskálního roku nebo účetního období

Pokud je váš subjekt LLC, může být také nutné uvést počet členů a způsob zdanění LLC.

2. Pečlivě vyplňte formulář SS-4

Formulář SS-4 je přímočarý, ale obsahuje údaje, které musí odpovídat vašim zakládacím dokumentům. IRS spoléhá na konzistenci.

Zvláštní pozornost věnujte:

• přesnému pravopisu právního názvu
• zápisu obchodního názvu
• údajům o odpovědné osobě
• klasifikaci subjektu
• datu zahájení podnikání
• volbám týkajícím se daňového zacházení

Nesoulad mezi zakládacími dokumenty a údaji ve formuláři SS-4 může způsobit problémy při zpracování nebo doplňující dotazy.

3. Odešlete žádost

V závislosti na zvoleném způsobu podání může být EIN vydáno velmi rychle nebo až po delší době zpracování.

Mezi typické způsoby podání patří:

• Online: obvykle nejrychlejší možnost pro způsobilé žadatele z USA
• Fax: často rychlejší než pošta, ale pomalejší než online podání
• Pošta: nejpomalejší metoda, obvykle používaná, když jiné možnosti nejsou dostupné
• Telefon: dostupný v omezených případech pro zahraniční žadatele

Když záleží na čase, podejte žádost co nejdříve. Některé firmy potřebují EIN ještě před otevřením účtů, získáním licencí nebo nastavením mezd.

Jak dlouho trvá získání EIN?

Doba zpracování závisí na způsobu podání.

Obecně platí:

• online žádosti mohou být vydány okamžitě
• faxové žádosti mohou trvat několik pracovních dní
• žádosti podané poštou mohou trvat několik týdnů
• telefonické žádosti pro zahraniční žadatele se zpracovávají podle samostatných postupů IRS

Pokud vaše spuštění podnikání závisí na rychlém obdržení čísla, plánujte dopředu a odešlete žádost s dostatečným předstihem před termínem banky nebo státu.

Běžné chyby při podání EIN

Jednoduché chyby mohou proces zpomalit nebo později způsobit zmatek. Mezi nejčastější problémy patří:

• použití nesprávného právního názvu firmy
• uvedení osobní adresy místo firemní, pokud to není vhodné
• výběr nesprávného typu subjektu
• uvedení nesprávné odpovědné osoby
• záměna volby disregarded entity s daňovou klasifikací
• zapomenutí aktualizovat údaje po změnách po založení
• podání žádosti před řádným založením subjektu na úrovni státu

Vyplatí se žádost před odesláním zkontrolovat dvakrát. Chyby v EIN vás nemusí hned zastavit, ale mohou způsobit další daňové a bankovní problémy.

EIN pro LLC, korporace a partnerství

Různé typy subjektů používají EIN trochu odlišně.

Jednočlenné LLC

Jednočlenná LLC může být pro daňové účely standardně považována za disregarded entity, ale přesto může EIN potřebovat kvůli bankovnictví, zaměstnávání nebo ochraně soukromí. Mnoho majitelů o něj žádá i tehdy, když to IRS striktně nevyžaduje.

Vícečlenné LLC

Vícečlenné LLC obvykle EIN potřebují, protože jsou zpravidla zdaňovány jako partnerství, pokud nezvolí jiný režim.

Korporace

Korporace téměř vždy EIN potřebují. Platí to pro C corporation i S corporation.

Partnerství

Partnerství potřebují EIN pro daňové vykazování i podnikové operace.

Kdy můžete EIN používat

Jakmile je EIN přiděleno, můžete ho okamžitě používat pro mnoho provozních úkolů. To často zahrnuje:

• otevření podnikového bankovního účtu
• žádosti o podnikatelská oprávnění a povolení
• registraci mzdových a zaměstnaneckých daňových účtů
• podání federálních přiznání
• vytváření profilů dodavatelů a platebních profilů

Některé daňové systémy mohou potřebovat více času, aby číslo rozpoznaly, proto je vhodné uchovávat potvrzení o přidělení.

EIN vs. ITIN vs. SSN

Tato tři čísla slouží k odlišným účelům.

• EIN: používá se pro firmy
• SSN: používá se pro jednotlivce, kteří mají nárok na Social Security number
• ITIN: používá se u některých osob, které potřebují daňové číslo, ale nemají nárok na SSN

Pokud zakládáte firmu, EIN je číslo nejčastěji spojované s federální správou podnikových daní.

Jak může pomoci Zenind

Noví zakladatelé často potřebují víc než jen daňové číslo. Potřebují plynulou cestu od založení k dodržování předpisů. Zenind pomáhá majitelům firem procházet procesem založení s praktickou podporou, která udržuje ranou administrativu pod kontrolou.

Pokud zakládáte LLC nebo korporaci, propojení kroků založení s plánováním EIN může snížit zpoždění a zpříjemnit spuštění. To je zvlášť užitečné, když potřebujete otevřít bankovní účet, žádat o licence nebo začít najímat zaměstnance.

Často kladené otázky o EIN

Je EIN zdarma?

Ano. IRS si za EIN neúčtuje žádný poplatek.

Mohu získat EIN bez Social Security number?

V některých případech ano. Oprávnění a způsob podání závisí na žadateli a na tom, zda je firma domácí nebo mezinárodní.

Potřebuji samostatné EIN pro každou firmu?

Obvykle ano, pokud jde o samostatné právní subjekty. Jeden vlastník může mít více firem, ale každý subjekt může potřebovat vlastní daňové identifikační číslo.

Mohu EIN později změnit?

Ne. Jakmile je EIN přiděleno, zůstává vázáno na daný podnikatelský subjekt. Pokud se struktura významně změní, může být v omezených případech potřeba nové EIN.

Mám žádat před založením, nebo až po něm?

Ve většině případů byste měli počkat, až bude subjekt založen a právní název bude finálně stanoven. Žádost o EIN by měla odpovídat záznamům o založení.

Závěrečné shrnutí

EIN je malý administrativní krok, ale hraje zásadní roli při založení a souladu s předpisy. Ať už zakládáte LLC, začleňujete společnost nebo spouštíte partnerství, včasné získání správného daňového identifikačního čísla vám pomůže postupovat rychleji a vyhnout se preventivním problémům.

Pokud budujete novou firmu ve Spojených státech, berte žádost o EIN jako součást svého hlavního startupového kontrolního seznamu vedle založení, bankovnictví, licencování a průběžného souladu s předpisy.