Guia do número EIN: Como solicitar um Número de Identificação do Empregador

Um Número de Identificação do Empregador, normalmente designado por EIN, é um dos primeiros números fiscais de que muitas novas empresas precisam após a constituição. Se está a iniciar uma LLC, uma sociedade anónima, uma parceria ou outra entidade, compreender quando é necessário um EIN e como o solicitar pode poupar tempo e ajudá-lo a manter-se em conformidade desde o primeiro dia.

Este guia explica o que é um EIN, quem precisa de um, como funciona o pedido ao IRS, erros comuns no processo e como os novos proprietários de empresas podem simplificar o procedimento.

O que é um EIN?

Um EIN é um número de identificação fiscal federal composto por nove dígitos, emitido pelo Internal Revenue Service. É usado para identificar uma empresa para fins fiscais e de reporte, de forma semelhante ao modo como um número de Segurança Social identifica uma pessoa.

As empresas usam um EIN para muitas tarefas importantes, incluindo:

• apresentar declarações fiscais federais
• abrir uma conta bancária empresarial
• contratar funcionários
• solicitar licenças comerciais
• configurar sistemas de folha de pagamento e contas fiscais
• estabelecer crédito empresarial

Para muitas empresas, o EIN torna-se uma parte central das operações diárias.

Quem precisa de um EIN?

Nem todas as empresas são legalmente obrigadas a obter um EIN, mas muitas devem candidatar-se a um. Na prática, a maioria das empresas em crescimento beneficia de o ter cedo.

Geralmente, precisa de um EIN se a sua empresa:

• tiver funcionários
• operar como sociedade anónima ou parceria
• apresentar determinadas declarações federais de impostos especiais de consumo
• reter impostos sobre rendimentos que não sejam salários pagos a um estrangeiro não residente
• tiver um plano Keogh, plano de pensões ou outro plano de reforma
• for um trust, herança, organização sem fins lucrativos ou outro tipo de entidade específico

Mesmo que seja uma LLC de um único membro, pode ainda querer um EIN para manter o seu número de Segurança Social fora dos documentos empresariais e para simplificar a configuração bancária e fiscal.

Porque é que as novas empresas solicitam um EIN cedo

Muitos fundadores esperam até à época fiscal para pensar no EIN. Isso cria atrasos evitáveis. Obter o número pouco depois da constituição pode ajudá-lo a:

• separar as finanças empresariais e pessoais
• concluir mais rapidamente a abertura de conta bancária
• registar sistemas de payroll ou contas fiscais estaduais
• submeter documentação de fornecedores e clientes sem atrasos
• evitar expor o seu SSN em formulários empresariais quando um EIN é suficiente

Se está a constituir uma empresa nos Estados Unidos, o EIN é muitas vezes parte da lista de verificação padrão após a constituição, juntamente com a escolha do agente registado, os registos estaduais e a criação da conta bancária.

Como solicitar um EIN

O IRS emite EINs através do Formulário SS-4, a Application for Employer Identification Number. O pedido pode ser apresentado online, por fax, por correio ou, em certos casos, por telefone.

O método correto depende de onde a sua empresa está localizada e da rapidez com que precisa do número.

1. Reúna as informações da sua empresa

Antes de apresentar o pedido, reúna os principais dados que o IRS irá solicitar. Ter tudo preparado reduz erros e acelera o processo.

Normalmente, vai precisar de:

• o nome legal da entidade empresarial
• qualquer nome comercial ou DBA, se aplicável
• a morada da empresa
• o nome e o número de identificação fiscal da parte responsável
• o tipo de entidade, como LLC, sociedade anónima ou parceria
• o motivo do pedido
• a data em que a empresa foi constituída ou adquirida
• o número previsto de funcionários
• a atividade principal da empresa
• o fecho do ano fiscal ou informações do ano contabilístico

Se a sua entidade for uma LLC, também poderá ter de indicar o número de membros e a forma como a LLC é tributada.

2. Preencha cuidadosamente o Formulário SS-4

O formulário SS-4 é simples, mas contém detalhes que têm de coincidir com os seus registos de constituição. O IRS depende da consistência dessas informações.

Preste atenção especial a:

• ortografia do nome legal
• entradas do nome comercial
• informações da parte responsável
• classificação da entidade
• data de início da atividade
• opções de tratamento fiscal

Uma discrepância entre os documentos de constituição e as informações no SS-4 pode causar problemas de processamento ou pedidos de esclarecimento.

3. Submeta o pedido

Dependendo do método de envio, o EIN pode ser emitido rapidamente ou após um período de processamento mais longo.

Os métodos de apresentação típicos incluem:

• Online: normalmente a opção mais rápida para requerentes elegíveis com sede nos EUA
• Fax: muitas vezes processado mais rapidamente do que por correio, mas mais devagar do que online
• Correio: o método mais lento, geralmente usado quando os outros não estão disponíveis
• Telefone: disponível em circunstâncias limitadas para requerentes internacionais

Se o tempo for importante, apresente o pedido o mais cedo possível. Algumas empresas precisam de um EIN antes de poderem abrir contas, solicitar licenças ou configurar payroll.

Quanto tempo demora a obter um EIN?

O tempo de processamento depende do método de apresentação.

Em geral:

• pedidos online podem ser emitidos imediatamente
• pedidos por fax podem demorar vários dias úteis
• pedidos por correio podem demorar várias semanas
• pedidos internacionais por telefone são processados ao abrigo de procedimentos separados do IRS

Se o lançamento da sua empresa depender da receção rápida do número, planeie com antecedência e submeta o pedido bem antes do prazo do banco ou do estado.

Erros comuns ao solicitar um EIN

Erros simples podem atrasar o processo ou criar confusão mais tarde. Os problemas mais comuns incluem:

• usar o nome legal errado da empresa
• introduzir uma morada pessoal em vez da morada empresarial quando tal não é apropriado
• selecionar o tipo de entidade errado
• indicar a parte responsável errada
• confundir uma eleição de entidade disregarded com a classificação fiscal
• esquecer de atualizar registos após alterações na constituição
• candidatar-se antes de a entidade estar devidamente constituída ao nível estadual

Vale a pena rever o pedido duas vezes antes de o submeter. Os erros no EIN nem sempre o impedem imediatamente, mas podem criar problemas fiscais e bancários posteriores.

EINs para LLCs, sociedades anónimas e parcerias

Diferentes tipos de entidades usam o EIN de formas ligeiramente diferentes.

LLCs de um único membro

Uma LLC de um único membro pode ser tributada por defeito como uma entidade disregarded, mas ainda assim pode precisar de um EIN por motivos bancários, de contratação ou de privacidade. Muitos proprietários solicitam um mesmo quando o IRS não o exige estritamente.

LLCs com vários membros

As LLCs com vários membros geralmente precisam de um EIN porque costumam ser tributadas como parcerias, salvo se optarem por outro tratamento.

Sociedades anónimas

As sociedades anónimas quase sempre precisam de um EIN. Isto aplica-se tanto às C corporations como às S corporations.

Parcerias

As parcerias precisam de um EIN para reporte fiscal e operações empresariais.

Quando pode usar o EIN

Assim que o EIN é emitido, pode usá-lo de imediato para muitas tarefas operacionais. Isso normalmente inclui:

• abrir uma conta bancária empresarial
• solicitar licenças e autorizações comerciais
• registar contas de payroll e impostos sobre emprego
• apresentar declarações federais
• criar perfis de fornecedores e pagamentos

Alguns sistemas relacionados com impostos podem demorar algum tempo adicional a reconhecer o número, por isso é prudente guardar os registos da confirmação de emissão.

EIN vs. ITIN vs. SSN

Estes três números têm finalidades diferentes.

• EIN: usado para empresas
• SSN: usado para indivíduos elegíveis para um número de Segurança Social
• ITIN: usado por determinados indivíduos que precisam de um número fiscal mas não são elegíveis para um SSN

Se está a constituir uma empresa, o EIN é o número mais frequentemente associado à administração fiscal federal das empresas.

Como o Zenind pode ajudar

Os novos fundadores muitas vezes precisam de mais do que um número fiscal. Precisam de um percurso simplificado da constituição à conformidade. O Zenind ajuda os proprietários de empresas a avançar no processo de constituição com apoio prático que mantém a administração inicial organizada.

Se está a constituir uma LLC ou uma sociedade anónima, combinar as etapas de constituição com o planeamento do EIN pode reduzir atrasos e tornar o lançamento mais fluido. Isso é especialmente útil quando precisa de abrir uma conta bancária, solicitar licenças ou começar a contratar.

Perguntas frequentes sobre EINs

O EIN é gratuito?

Sim. O IRS não cobra qualquer taxa de apresentação para um EIN.

Posso obter um EIN sem número de Segurança Social?

Em alguns casos, sim. A elegibilidade e o método de apresentação dependem do requerente e de a empresa ser doméstica ou internacional.

Preciso de um EIN separado para cada empresa?

Geralmente sim, se as empresas forem entidades legais separadas. Um único proprietário pode ter várias empresas, mas cada entidade pode precisar do seu próprio número de identificação fiscal.

Posso alterar o EIN mais tarde?

Não. Depois de atribuído, um EIN permanece associado a essa entidade empresarial. Se a estrutura mudar significativamente, poderá ser necessário um novo EIN em situações limitadas.

Devo candidatar-me antes ou depois da constituição?

Na maioria dos casos, deve esperar até a entidade estar constituída e o nome legal estar finalizado. O pedido de EIN deve corresponder ao registo de constituição.

Considerações finais

Um EIN é uma pequena etapa administrativa, mas desempenha um papel importante na configuração e na conformidade de uma empresa. Quer esteja a constituir uma LLC, a incorporar uma empresa ou a lançar uma parceria, obter cedo o número fiscal correto ajuda-o a avançar mais rapidamente e a evitar problemas preveníveis.

Se está a construir uma nova empresa nos Estados Unidos, trate o pedido de EIN como parte da sua lista principal de arranque, juntamente com a constituição, a banca, as licenças e a conformidade contínua.