Så får du en bestyrkt kopia av Pennsylvanias Articles of Organization eller Incorporation

En bestyrkt kopia av ett bildandedokument behövs ofta när ett företag i Pennsylvania öppnar ett bankkonto, ansöker om finansiering, registrerar sig i en annan delstat eller besvarar en efterlevnadsförfrågan från en långivare, myndighet eller leverantör. Om ditt företag bildades i Pennsylvania är dokumentet du behöver vanligtvis antingen Articles of Incorporation för ett aktiebolag eller, för ett LLC, motsvarande bildanderegister som ofta kallas Certificate of Organization.

Pennsylvania behandlar bestyrkta kopior som officiella kopior av handlingar som finns registrerade hos Department of State. Den goda nyheten är att delstaten nu hänvisar de flesta begäranden om kopior och bestyrkande via sitt online-system Business Filing Services, vilket gör processen mycket enklare än äldre pappersbaserade rutiner.

Vad en bestyrkt kopia är

En bestyrkt kopia är en kopia av en officiell inlämnad handling som innehåller en bekräftelse från Department of State att den är en sann och korrekt kopia av den handling som finns i registret.

För företagare är detta viktigt eftersom tredje parter ofta vill ha bevis på att:

• företaget faktiskt existerar
• företaget bildades korrekt i Pennsylvania
• inlämningshistoriken stämmer med delstatens register
• de handlingar som lämnas till dem är äkta

En bestyrkt kopia är något annat än en enkel kopia. En enkel kopia kan visa dokumentet, men den har inte samma officiella bestyrkande.

Vilka Pennsylvania-dokument som kan bestyrkas

Pennsylvania Department of State tillåter bestyrkande av dokument som förvaras hos Bureau of Corporations and Charitable Organizations. I praktiken omfattar detta vanliga bildandehandlingar som:

• Articles of Incorporation
• LLC:s bildandehandling som lämnats in för ett Pennsylvania limited liability company
• ändringar och andra inlämnade bolagshandlingar
• fusions- och ombildningshandlingar

Om du inte är säker på om ditt dokument finns i registret kan du behöva en registerkontroll innan du beställer kopior.

När du kan behöva en bestyrkt kopia

Företagare beställer bestyrkta kopior av många skäl, bland annat för att:

• öppna ett företagsbankkonto
• ansöka om lån eller kredit
• kvalificera sig som utländskt bolag i en annan delstat
• visa rätt att bedriva verksamhet
• lämna underlag för licens- eller tillståndsansökningar
• svara på due diligence-förfrågningar från investerare eller partners
• ersätta en förlorad bildandehandling i dina interna filer

Om ditt företag växer är det klokt att ha en bestyrkt kopia i dina arkiv så att du inte behöver stressa när en deadline närmar sig.

Pennsylvanias nuvarande beställningsprocess

Från och med den 15 april 2024 kräver Pennsylvania att begäranden om kopior och bestyrkande köps online via Department of State's Business Filing Services-system. Bureau erbjuder inte längre kopietjänst över disk.

Det betyder att den mest direkta vägen är att använda delstatens onlineportal för företagsärenden i stället för att skicka in en vanlig pappersbegäran bara för att få en bestyrkt kopia.

Vad du bör ha redo

Innan du börjar, samla ihop:

• företagets exakta juridiska namn
• enhetsnumret, om du har det
• vilken typ av dokument du behöver
• antal kopior du vill beställa
• betalningsuppgifter för onlinebeställningen

Om företagets namn har ändrats bör du även söka under det historiska namnet, eftersom äldre bildandehandlingar fortfarande kan vara indexerade under det ursprungliga inlämningsnamnet.

Så beställer du online

De allmänna stegen är enkla:

1. Öppna Pennsylvania Department of State's Business Filing Services-system.
2. Sök efter företaget via namn eller enhetsnummer.
3. Välj alternativet för dokument eller kopia för den inlämning du behöver.
4. Välj bestyrkt kopia, inte enkel kopia, om en tredje part kräver officiellt bestyrkande.
5. Granska begäran noggrant innan du betalar.
6. Spara bekräftelsen och det levererade bestyrkta dokumentet för dina arkiv.

Om registret är äldre eller inte omedelbart tillgängligt i systemet kan begäran kräva längre handläggningstid medan delstaten hämtar fram akten.

Avgifter för bestyrkt kopia i Pennsylvania

Enligt Pennsylvania Department of State's avgiftstabell debiteras bestyrkta kopior med:

• 55 USD plus 3 USD per sida för bestyrkta kopior

Andra relaterade avgifter kan tillkomma om du begär en registerkontroll eller en annan typ av bestyrkande. Delstaten listar till exempel separata avgifter för registerkontroller, enkla kopior, subsistence certificates och engrossed certificates.

Om du bara behöver en bestyrkt kopia av ditt bildandedokument är avgiften för bestyrkt kopia den viktigaste siffran att känna till.

Bestyrkt kopia jämfört med subsistence certificate

Dessa termer blandas lätt ihop, men de är inte samma sak.

En bestyrkt kopia är en reproduktion av ett inlämnat dokument med statligt bestyrkande bifogat.

Ett subsistence certificate är en annan typ av handling som utfärdas för inhemska bolag och används ofta för att visa att företaget existerar och är i gott anseende eller aktiv status, beroende på begäran.

Om en bank eller myndighet ber om bevis på existens snarare än själva bildandedokumentet kan ett subsistence certificate vara det de vill ha. Om de vill ha det ursprungligen inlämnade dokumentet ska du beställa den bestyrkta kopian.

Hur lång tid det tar

Pennsylvania har gått över till en online-först-process, vilket vanligtvis gör beställningen enklare och snabbare än pappersbegäranden. Tiden kan dock fortfarande variera beroende på:

• om handlingen redan är digitaliserad
• om begäran är standard eller mer komplex
• om dokumentet måste hämtas från äldre arkiv
• om du beställde rätt dokument från början

För att undvika förseningar bör du dubbelkolla företagsnamnet och begära exakt det dokument som behövs innan du skickar in beställningen.

Vanliga misstag att undvika

En begäran om bestyrkt kopia kan försenas när företagare gör enkla misstag. Se upp för dessa problem:

• att använda ett handelsnamn i stället för det juridiska företagsnamnet
• att beställa en enkel kopia när en bestyrkt kopia krävs
• att glömma enhetsnumret när det behövs för att identifiera handlingen
• att beställa fel företagstyp, till exempel att blanda ihop ett LLC med ett aktiebolag
• att anta att ett certificate of good standing kan ersätta bildandedokumentet
• att vänta till sista minuten med att beställa dokument inför en closing eller en inlämningsdeadline

Lite förberedelse sparar tid och minskar risken att betala för fel dokument.

Vad Pennsylvania-företag bör ha i sina arkiv

Varje Pennsylvania-bolag bör ha ett internt företagsarkiv. Minst följande bör sparas:

• den inlämnade bildandehandlingen
• eventuella bestyrkta kopior du beställer
• ändringar och namnbyten
• skatte- och EIN-handlingar
• operating agreement eller bylaws
• ägar- och ledningsbeslut

Om du någonsin behöver återskapa dina handlingar gör en bestyrkt kopia processen enklare.

Hur Zenind kan hjälpa

Zenind hjälper entreprenörer att hålla ordning efter bildandet så att viktiga handlingar inte försvinner i en mapp eller inkorg. För grundare och småföretagare kan det göra det mycket enklare att svara när en bank, investerare eller myndighet begär bildandehandlingar.

Om du bildar ett företag i Pennsylvania eller driver ett befintligt företag är det lika viktigt att hålla ordning på registreringar, interna handlingar och compliance-dokument som själva bildandet.

Vanliga frågor

Är en bestyrkt kopia samma sak som den ursprungliga inlämningen?

Nej. Det är en officiell statligt bestyrkt reproduktion av handlingen i registret.

Kan jag fortfarande få en bestyrkt kopia över disk i Pennsylvania?

Nej. Pennsylvanias nuvarande riktlinjer säger att bestyrkta kopior måste köpas online via Business Filing Services.

Behöver jag en bestyrkt kopia för alla affärssyften?

Inte alltid. Vissa förfrågningar kräver bara en enkel kopia eller ett intyg som visar företagets status. Det bästa dokumentet beror på vem som frågar och varför.

Kan jag använda en bestyrkt kopia från Pennsylvania i en annan delstat?

Vanligtvis ja, särskilt för foreign qualification, bankärenden eller företagsverifiering, men mottagaren kan ha särskilda krav på format eller aktualitet.

Vad händer om mitt företagsnamn har ändrats?

Du bör söka både under det nuvarande juridiska namnet och det ursprungliga bildandenamnet, eftersom delstatens register fortfarande kan hänvisa till det ursprungliga inlämningsnamnet.

Slutsats

Om du behöver en bestyrkt kopia av Pennsylvania Articles of Incorporation eller bildandehandlingen för ett Pennsylvania LLC sker den aktuella processen online via Department of State's Business Filing Services-system. Bestyrkta kopior är ett officiellt sätt att visa att ditt företag existerar och att ge tredje parter en statligt verifierad version av ditt bildandedokument.

För de flesta företag är processen enkel när du väl känner till det exakta juridiska namnet, rätt företagstyp och vilket dokument den som begär handlingen faktiskt vill ha. Om du håller ordning på dessa handlingar från början sparar du tid senare när en långivare, myndighet eller partner begär bevis på bildandet.