Как да получите заверено копие на Articles of Organization или Incorporation в Пенсилвания

Заверено копие на документ за учредяване често е необходимо, когато фирма в Пенсилвания открива банкова сметка, кандидатства за финансиране, регистрира се в друг щат или отговаря на изискване за съответствие от кредитор, държавна агенция или доставчик. Ако вашият бизнес е учреден в Пенсилвания, документът, от който обикновено се нуждаете, е или Articles of Incorporation за корпорация, или, за LLC, еквивалентният учредителен запис, който често се нарича Certificate of Organization.

Пенсилвания третира заверените копия като официални копия на записи, които се съхраняват в Department of State. Добрата новина е, че щатът вече насочва повечето заявки за копия и заверки през своята онлайн система Business Filing Services, което прави процеса много по-лесен от старите хартиени процедури.

Какво представлява завереното копие

Завереното копие е копие на официално подаден документ, към което е добавено потвърждение от Department of State, че то е вярно и точно копие на записа, съхраняван в архива.

За собствениците на бизнес това е важно, защото трети страни често искат доказателство, че:

• юридическото лице наистина съществува
• юридическото лице е било надлежно учредено в Пенсилвания
• историята на подадените документи съвпада със щатския запис
• предоставените им документи са автентични

Завереното копие е различно от обикновено копие. Обикновеното копие може да показва документа, но не носи същата официална заверка.

Кои документи от Пенсилвания могат да бъдат заверени

Department of State на Пенсилвания позволява заверяване на документи, съхранявани в Bureau of Corporations and Charitable Organizations. На практика това включва често срещани учредителни записи като:

• Articles of Incorporation
• учредителния запис за LLC, подаден за дружество с ограничена отговорност в Пенсилвания
• изменения и други подадени документи на юридическото лице
• записи за сливане и преобразуване

Ако не сте сигурни дали вашият документ се съхранява в архива, може да се наложи първо да направите търсене на записите, преди да поръчате копия.

Кога може да ви трябва заверено копие

Собствениците на бизнес поръчват заверени копия по много причини, включително:

• откриване на бизнес банкова сметка
• кандидатстване за заем или кредитна линия
• foreign qualification в друг щат
• доказване на правомощия за извършване на дейност
• предоставяне на документи за лицензиране или разрешителни
• отговор на due diligence запитвания от инвеститори или партньори
• заместване на изгубен учредителен документ във вътрешните ви архиви

Ако компанията ви се развива, е разумно да държите заверено копие в архивите си, за да не бързате в последния момент, когато се появи срок.

Текущият процес за поръчка в Пенсилвания

Към 15 април 2024 г. Пенсилвания изисква заявките за копия и заверки да се закупуват онлайн чрез системата Business Filing Services на Department of State. Bureau вече не предоставя услуга за копия на гише.

Това означава, че най-прекият път е да използвате онлайн портала на щата за бизнес регистрация, вместо да изпращате стандартна хартиена заявка само за получаване на заверено копие.

Какво трябва да подготвите

Преди да започнете, съберете:

• точното юридическо име на бизнеса
• entity number, ако го имате
• вида документ, от който се нуждаете
• броя копия, които искате
• информация за плащане за онлайн поръчката

Ако името на юридическото лице е променено, потърсете и по предишното име, тъй като по-старите учредителни записи може все още да са индексирани под първоначалното име от подадения документ.

Как да поръчате онлайн

Общите стъпки са ясни:

1. Отворете системата Pennsylvania Department of State Business Filing Services.
2. Потърсете бизнес юридическото лице по име или entity number.
3. Изберете опцията за документ или копие за подадения файл, от който се нуждаете.
4. Изберете заверено копие, а не обикновено копие, ако трета страна изисква официална заверка.
5. Прегледайте внимателно заявката, преди да платите.
6. Запазете потвърждението и доставения заверен документ за архивите си.

Ако записът е по-стар или не е веднага достъпен в системата, обработката може да изисква допълнително време, докато щатът извлече файла.

Такси за заверено копие в Пенсилвания

Според тарифния план на Pennsylvania Department of State заверените копия се таксуват по следния начин:

• $55 плюс $3 на страница за заверени копия

Може да се прилагат и други свързани такси, ако заявявате търсене на запис или друг вид заверка. Например щатът посочва отделни такси за търсене на запис, обикновени копия, subsistence certificates и engrossed certificates.

Ако ви трябва само заверено копие на учредителния документ, таксата за заверено копие е основната сума, която трябва да знаете.

Заверено копие срещу subsistence certificate

Тези термини лесно се бъркат, но не са едно и също.

Завереното копие е възпроизвеждане на подаден документ с приложена държавна заверка.

Subsistence certificate е различен вид документ, издаван за местни юридически лица, и често се използва, за да покаже, че юридическото лице съществува и е в добро състояние или има активен статус, в зависимост от заявката.

Ако банка или агенция поиска доказателство за съществуване, а не самия учредителен документ, възможно е именно subsistence certificate да е необходимият документ. Ако искат оригиналния подаден документ, поръчайте заверено копие.

Колко време отнема

Пенсилвания премина към процес, ориентиран първо към онлайн заявки, което обикновено прави поръчването по-лесно и по-бързо от хартиените заявки. Въпреки това времето може да варира в зависимост от:

• дали записът вече е дигитализиран
• дали заявката е стандартна или по-сложна
• дали документът трябва да бъде изваден от по-стари архиви
• дали сте поръчали правилния документ от първия път

За да избегнете забавяния, проверете отново името на юридическото лице и поискайте точния документ, от който се нуждаете, преди да подадете заявката.

Често срещани грешки, които да избягвате

Заявката за заверено копие може да се забави, когато собствениците на бизнес допуснат прости грешки. Внимавайте за следното:

• използване на търговско име вместо юридическото име на дружеството
• заявяване на обикновено копие, когато се изисква заверено копие
• забравяне на entity number, когато той е необходим за идентифициране на записа
• поръчване на грешен тип юридическо лице, например объркване на LLC с корпорация
• предположение, че certificate of good standing ще замени учредителния документ
• отлагане на поръчката до последния момент преди сделка или срок за подаване

Малко подготовка спестява време и ви предпазва от плащане за грешния документ.

Какво трябва да пазят собствениците на бизнес в Пенсилвания

Всяка компания в Пенсилвания трябва да поддържа вътрешен комплект от корпоративни записи. Най-малкото пазете:

• подадения учредителен документ
• всички заверени копия, които сте поръчали
• изменения и промени на името
• данъчни документи и EIN записи
• operating agreement или bylaws
• съгласия на собственици и управители

Ако някога се наложи да възстановите архивите си, наличието на заверено копие улеснява процеса.

Как Zenind може да помогне

Zenind помага на предприемачите да останат организирани след учредяване, така че важните записи да не се изгубят в папка или имейл кутия. За основателите и собствениците на малък бизнес това може значително да улесни реакцията, когато банка, инвеститор или държавна агенция поиска учредителни документи.

Ако учредявате компания в Пенсилвания или управлявате вече съществуващ бизнес, поддържането на файловете, вътрешните записи и документите за съответствие е също толкова важно, колкото и самият първоначален етап на учредяване.

Често задавани въпроси

Завереното копие същото ли е като оригиналния подаден документ?

Не. Това е официално, заверено от щата възпроизвеждане на документа, който се съхранява в архива.

Мога ли все още да получа заверено копие на гише в Пенсилвания?

Не. Текущите указания на Пенсилвания казват, че заверените копия трябва да се закупуват онлайн чрез Business Filing Services.

Трябва ли ми заверено копие за всяка бизнес цел?

Не винаги. Някои заявки изискват само обикновено копие или сертификат, който показва статуса на юридическото лице. Най-подходящият документ зависи от това кой го иска и защо.

Мога ли да използвам заверено копие от Пенсилвания в друг щат?

Обикновено да, особено при foreign qualification, банково обслужване или бизнес проверка, но приемащата страна може да има конкретни изисквания за формат или актуалност.

Какво ако името на юридическото лице се е променило?

Трябва да търсите както по текущото юридическо име, така и по първоначалното име при учредяване, защото щатските записи може все още да препращат към първоначалното подадено име.

Заключение

Ако ви трябва заверено копие на Pennsylvania Articles of Incorporation или на учредителния запис за LLC в Пенсилвания, текущият процес е онлайн чрез системата Business Filing Services на Department of State. Заверените копия са официален начин да докажете, че компанията ви съществува, и да предоставите на трети страни държавно заверена версия на учредителния ви документ.

За повечето бизнеси процесът е лесен, след като знаете точното юридическо име, правилния тип юридическо лице и документа, който всъщност иска отсрещната страна. Поддържането на тези записи организирани от самото начало ще ви спести време по-късно, когато кредитор, агенция или партньор поиска доказателство за учредяване.