Como obter uma cópia certificada dos Articles of Organization ou Articles of Incorporation da Pensilvânia

Uma cópia certificada de um documento de constituição empresarial costuma ser necessária quando uma empresa da Pensilvânia abre uma conta bancária, solicita financiamento, registra-se em outro estado ou responde a uma exigência de conformidade de um credor, órgão governamental ou fornecedor. Se sua empresa foi constituída na Pensilvânia, o documento de que você precisa geralmente é o Articles of Incorporation, no caso de uma corporation, ou, no caso de uma LLC, o equivalente ao registro de constituição, comumente chamado de Certificate of Organization.

A Pensilvânia trata cópias certificadas como cópias oficiais de registros arquivados no Department of State. A boa notícia é que o estado agora direciona a maioria dos pedidos de cópia e certificação por meio do sistema online Business Filing Services, o que torna o processo muito mais simples do que os antigos fluxos baseados em papel.

O que é uma cópia certificada

Uma cópia certificada é uma cópia de um arquivamento oficial que inclui a confirmação do Department of State de que se trata de uma cópia verdadeira e correta do registro mantido em arquivo.

Para os proprietários de empresas, isso é importante porque terceiros geralmente querem comprovação de que:

• a entidade realmente existe
• a entidade foi devidamente constituída na Pensilvânia
• o histórico de arquivamentos corresponde ao registro estadual
• os documentos apresentados são autênticos

Uma cópia certificada é diferente de uma cópia simples. Uma cópia simples pode mostrar o documento, mas não tem a mesma certificação oficial.

Quais documentos da Pensilvânia podem ser certificados

O Pennsylvania Department of State permite a certificação de documentos mantidos em arquivo pelo Bureau of Corporations and Charitable Organizations. Na prática, isso inclui registros comuns de constituição, como:

• Articles of Incorporation
• o registro de constituição da LLC arquivado para uma limited liability company da Pensilvânia
• emendas e outros documentos da entidade arquivados
• registros de fusão e conversão

Se você não tiver certeza se o seu documento está em arquivo, talvez seja necessário fazer uma busca de registros antes de solicitar cópias.

Quando você pode precisar de uma cópia certificada

Os proprietários de empresas solicitam cópias certificadas por vários motivos, incluindo:

• abrir uma conta bancária empresarial
• solicitar um empréstimo ou linha de crédito
• fazer foreign qualification em outro estado
• comprovar autoridade para exercer atividades comerciais
• fornecer suporte para pedidos de licença ou autorização
• responder a solicitações de diligência de investidores ou parceiros
• substituir um registro de constituição perdido em seus arquivos internos

Se sua empresa está crescendo, é inteligente manter uma cópia certificada em seus registros para não precisar correr atrás dela quando surgir um prazo.

Processo atual de solicitação na Pensilvânia

Em 15 de abril de 2024, a Pensilvânia passou a exigir que os pedidos de cópia e certificação sejam adquiridos online por meio do sistema Business Filing Services do Department of State. O Bureau não oferece mais serviço de cópias no atendimento presencial.

Isso significa que o caminho mais direto é usar o portal online de arquivamentos empresariais do estado, em vez de enviar um pedido padrão pelo correio apenas para obter uma cópia certificada.

O que você deve ter em mãos

Antes de começar, reúna:

• o nome jurídico exato da empresa
• o número da entidade, se você tiver
• o tipo de documento de que precisa
• o número de cópias desejado
• as informações de pagamento para o pedido online

Se o nome da entidade tiver mudado, pesquise também pelo nome histórico, pois registros de constituição mais antigos ainda podem estar indexados sob o nome original do arquivamento.

Como solicitar online

As etapas gerais são simples:

1. Abra o sistema Business Filing Services do Pennsylvania Department of State.
2. Pesquise a entidade pelo nome ou pelo número da entidade.
3. Selecione a opção de documento ou solicitação de cópia referente ao arquivamento de que você precisa.
4. Escolha cópia certificada, e não cópia simples, se um terceiro exigir certificação oficial.
5. Revise a solicitação com atenção antes de pagar.
6. Salve a confirmação e o documento certificado entregue para seus registros.

Se o registro for antigo ou não estiver disponível imediatamente no sistema, a solicitação pode exigir um tempo adicional de processamento enquanto o estado localiza o arquivo.

Taxas de cópia certificada na Pensilvânia

De acordo com a tabela de taxas do Pennsylvania Department of State, as cópias certificadas são cobradas da seguinte forma:

• US$ 55 mais US$ 3 por página para cópias certificadas

Outras taxas relacionadas podem ser aplicadas se você estiver solicitando uma busca de registros ou outro tipo de certificação. Por exemplo, o estado também lista taxas separadas para buscas de registros, cópias simples, subsistence certificates e engrossed certificates.

Se você só precisa de uma cópia certificada do seu documento de constituição, a taxa de cópia certificada é o valor principal que você precisa saber.

Cópia certificada vs. subsistence certificate

Esses termos são fáceis de confundir, mas não são a mesma coisa.

Uma cópia certificada é uma reprodução de um documento arquivado com a certificação do estado anexada.

Um subsistence certificate é um tipo diferente de registro emitido para entidades domésticas e costuma ser usado para mostrar que a entidade existe e está em situação regular ou ativa, dependendo da solicitação.

Se um banco ou órgão pedir prova de existência em vez do documento de constituição em si, um subsistence certificate pode ser o que eles querem. Se quiserem o documento original arquivado, solicite a cópia certificada.

Quanto tempo leva

A Pensilvânia migrou para um processo prioritariamente online, o que geralmente torna o pedido mais fácil e rápido do que solicitações em papel. No entanto, o prazo ainda pode variar dependendo de:

• se o registro já foi digitalizado
• se o pedido é padrão ou mais complexo
• se o documento precisa ser retirado de arquivos antigos
• se você solicitou o documento correto logo na primeira vez

Para evitar atrasos, confira o nome da entidade e peça exatamente o documento necessário antes de enviar o pedido.

Erros comuns a evitar

Um pedido de cópia certificada pode atrasar quando os proprietários de empresas cometem erros simples. Fique atento a estes pontos:

• usar um nome fantasia em vez do nome jurídico da entidade
• solicitar uma cópia simples quando uma cópia certificada é exigida
• esquecer o número da entidade quando ele é necessário para identificar o registro
• pedir o tipo de entidade errado, como confundir uma LLC com uma corporation
• presumir que um certificate of good standing substituirá o documento de constituição
• deixar para solicitar os documentos na última hora antes de um fechamento ou prazo de arquivamento

Um pouco de preparo economiza tempo e evita pagar pelo documento errado.

O que os proprietários de empresas da Pensilvânia devem manter em arquivo

Toda empresa da Pensilvânia deve manter um conjunto interno de registros corporativos. No mínimo, guarde:

• o documento de constituição arquivado
• quaisquer cópias certificadas que você solicitar
• emendas e mudanças de nome
• registros fiscais e do EIN
• operating agreement ou bylaws
• autorizações de propriedade e de gestão

Se algum dia você precisar reconstruir seus registros, ter uma cópia certificada em mãos facilita o processo.

Como a Zenind pode ajudar

A Zenind ajuda empreendedores a manter a organização após a constituição, para que documentos importantes não se percam em uma pasta ou caixa de entrada. Para fundadores e pequenos empresários, isso pode facilitar muito a resposta quando um banco, investidor ou órgão estadual solicitar documentos de constituição.

Se você está constituindo uma empresa na Pensilvânia ou administrando uma empresa já existente, manter seus arquivamentos, registros internos e documentos de conformidade organizados é tão importante quanto a etapa inicial de constituição.

Perguntas frequentes

Uma cópia certificada é o mesmo que o arquivamento original?

Não. É uma reprodução oficial, certificada pelo estado, do arquivamento constante no registro.

Ainda posso obter uma cópia certificada no balcão da Pensilvânia?

Não. A orientação atual da Pensilvânia informa que as cópias certificadas devem ser adquiridas online por meio do Business Filing Services.

Preciso de uma cópia certificada para todos os fins empresariais?

Nem sempre. Algumas solicitações exigem apenas uma cópia simples ou um certificado que comprove o status da entidade. O melhor documento depende de quem está pedindo e do motivo.

Posso usar uma cópia certificada da Pensilvânia em outro estado?

Em geral, sim, especialmente para foreign qualification, operações bancárias ou verificação empresarial, mas a parte que recebe o documento pode ter requisitos específicos de formato ou atualidade.

E se o nome da minha entidade tiver mudado?

Você deve pesquisar tanto pelo nome jurídico atual quanto pelo nome original da constituição, porque os registros do estado ainda podem fazer referência ao nome original do arquivamento.

Conclusão

Se você precisa de uma cópia certificada dos Articles of Incorporation da Pensilvânia ou do registro de constituição de uma LLC da Pensilvânia, o processo atual é online, por meio do sistema Business Filing Services do Department of State. As cópias certificadas são uma forma oficial de comprovar que sua empresa existe e de fornecer a terceiros uma versão verificada pelo estado do seu documento de constituição.

Para a maioria das empresas, o processo é simples depois que você sabe o nome jurídico exato, o tipo correto de entidade e qual documento a parte solicitante realmente quer. Manter esses registros organizados desde o início vai economizar tempo depois, quando um credor, órgão público ou parceiro pedir prova de constituição.