Sådan får du en bekræftet kopi af Pennsylvanias Articles of Organization eller Incorporation

En bekræftet kopi af et stiftelsesdokument er ofte nødvendig, når en virksomhed i Pennsylvania skal åbne en bankkonto, ansøge om finansiering, registrere sig i en anden stat eller besvare en compliance-anmodning fra en långiver, myndighed eller leverandør. Hvis din virksomhed er stiftet i Pennsylvania, er det dokument, du normalt har brug for, enten Articles of Incorporation for et selskab eller, for et LLC, det tilsvarende stiftelsesdokument, som ofte omtales som Certificate of Organization.

Pennsylvania behandler bekræftede kopier som officielle kopier af dokumenter, der ligger i Department of State's registre. Den gode nyhed er, at staten nu styrer de fleste anmodninger om kopier og bekræftelser gennem sit online Business Filing Services-system, hvilket gør processen langt enklere end de gamle papirbaserede arbejdsgange.

Hvad en bekræftet kopi er

En bekræftet kopi er en kopi af en officiel registrering, der indeholder en bekræftelse fra Department of State om, at den er en sand og korrekt kopi af dokumentet i statens arkiv.

For virksomhedsejere er det vigtigt, fordi tredjeparter ofte vil have bevis for, at:

• enheden faktisk eksisterer
• enheden er korrekt oprettet i Pennsylvania
• registreringshistorikken stemmer overens med statens data
• de dokumenter, der fremlægges, er ægte

En bekræftet kopi er ikke det samme som en almindelig kopi. En almindelig kopi kan vise dokumentet, men den har ikke den samme officielle bekræftelse.

Hvilke Pennsylvania-dokumenter kan bekræftes

Pennsylvania Department of State tillader bekræftelse af dokumenter, der opbevares i Bureau of Corporations and Charitable Organizations' arkiv. I praksis omfatter det almindelige stiftelsesdokumenter som:

• Articles of Incorporation
• LLC-stiftelsesdokumentet, der er indgivet for et Pennsylvania limited liability company
• ændringer og andre indsendte virksomhedsregistreringer
• fusioner og omdannelsesdokumenter

Hvis du er i tvivl om, hvorvidt dit dokument findes i arkivet, kan du have brug for et registersøgning, før du bestiller kopier.

Hvornår du kan få brug for en bekræftet kopi

Virksomhedsejere bestiller bekræftede kopier af mange grunde, blandt andet:

• åbning af en erhvervskonto i banken
• ansøgning om lån eller kreditlinje
• registrering i en anden stat
• dokumentation for ret til at drive virksomhed
• understøttelse af ansøgninger om licenser eller tilladelser
• besvarelse af due diligence-anmodninger fra investorer eller partnere
• erstatning af et mistet stiftelsesdokument i virksomhedens interne arkiv

Hvis din virksomhed vokser, er det klogt at have en bekræftet kopi i arkivet, så du ikke skal skynde dig, når en deadline nærmer sig.

Pennsylvanias aktuelle bestillingsproces

Pr. 15. april 2024 kræver Pennsylvania, at anmodninger om kopier og bekræftelser købes online via Department of State's Business Filing Services-system. Bureauet tilbyder ikke længere kopiservice ved skranken.

Det betyder, at den mest direkte vej er at bruge statens online portal for virksomhedsregistrering i stedet for at sende en almindelig forespørgsel med posten blot for at få en bekræftet kopi.

Det, du bør have klar

Før du går i gang, bør du samle:

• virksomhedens fulde juridiske navn
• entity-nummeret, hvis du har det
• hvilken type dokument du har brug for
• hvor mange kopier du ønsker
• betalingsoplysninger til onlinebestillingen

Hvis enheden har skiftet navn, bør du også søge under det tidligere navn, da ældre stiftelsesdokumenter stadig kan være registreret under det oprindelige navn.

Sådan bestiller du online

De overordnede trin er enkle:

1. Åbn Pennsylvania Department of State's Business Filing Services-system.
2. Søg efter virksomheden ved navn eller entity-nummer.
3. Vælg dokument- eller kopioptionen for den indgivelse, du har brug for.
4. Vælg bekræftet kopi, ikke almindelig kopi, hvis en tredjepart kræver officiel bekræftelse.
5. Gennemgå anmodningen omhyggeligt, før du betaler.
6. Gem bekræftelsen og det leverede bekræftede dokument til dit arkiv.

Hvis dokumentet er ældre eller ikke umiddelbart tilgængeligt i systemet, kan anmodningen kræve ekstra behandlingstid, mens staten henter filen.

Gebyrer for bekræftet kopi i Pennsylvania

Ifølge Pennsylvania Department of State's gebyroversigt koster bekræftede kopier:

• 55 USD plus 3 USD pr. side for bekræftede kopier

Andre relaterede gebyrer kan gælde, hvis du anmoder om et registersøgning eller en anden type bekræftelse. Staten angiver for eksempel også separate gebyrer for registersøgning, almindelige kopier, subsistence certificates og engrossed certificates.

Hvis du kun har brug for en bekræftet kopi af dit stiftelsesdokument, er gebyret for bekræftet kopi det vigtigste tal at kende.

Bekræftet kopi vs. subsistence certificate

Disse begreber forveksles let, men de er ikke det samme.

En bekræftet kopi er en reproduktion af et indgivet dokument med statslig bekræftelse vedhæftet.

Et subsistence certificate er en anden type dokument, der udstedes for indenlandske enheder og ofte bruges til at vise, at enheden eksisterer og enten er i god stand eller har aktiv status, afhængigt af anmodningen.

Hvis en bank eller myndighed beder om bevis for eksistens snarere end selve stiftelsesdokumentet, kan et subsistence certificate være det, de ønsker. Hvis de vil have det oprindelige indgivne dokument, skal du bestille den bekræftede kopi.

Hvor lang tid det tager

Pennsylvania har skiftet til en online-først-proces, som normalt gør bestilling lettere og hurtigere end papirbaserede anmodninger. Tidsforbruget kan dog stadig variere afhængigt af:

• om dokumentet allerede er digitaliseret
• om anmodningen er standard eller mere kompleks
• om dokumentet skal findes frem fra ældre arkiver
• om du bestilte det korrekte dokument første gang

For at undgå forsinkelser bør du dobbelttjekke virksomhedens navn og bede om det præcise dokument, der er nødvendigt, før du indsender bestillingen.

Almindelige fejl, du bør undgå

En anmodning om bekræftet kopi kan blive forsinket, hvis virksomhedsejere laver simple fejl. Vær opmærksom på disse problemer:

• brug af et handelsnavn i stedet for det juridiske virksomhedsnavn
• bestilling af en almindelig kopi, når der kræves en bekræftet kopi
• glemsel af entity-nummeret, når det er nødvendigt for at identificere dokumentet
• bestilling af den forkerte enhedstype, for eksempel forveksling af et LLC med et selskab
• antagelse af, at et certificate of good standing kan erstatte stiftelsesdokumentet
• at vente til sidste øjeblik med at bestille dokumenter til en closing eller indsendelsesfrist

Lidt forberedelse sparer tid og hjælper dig med at undgå at betale for det forkerte dokument.

Hvad Pennsylvania-virksomheder bør have i deres arkiv

Enhver Pennsylvania-virksomhed bør føre et internt virksomhedsarkiv. Som minimum bør du gemme:

• det indsendte stiftelsesdokument
• eventuelle bekræftede kopier, du bestiller
• ændringer og navneændringer
• skatte- og EIN-dokumenter
• driftsaftale eller vedtægter
• ejer- og ledelsesgodkendelser

Hvis du nogensinde skal genskabe dine registre, gør det processen lettere at have en bekræftet kopi ved hånden.

Hvordan Zenind kan hjælpe

Zenind hjælper iværksættere med at holde styr på dokumenter efter stiftelsen, så vigtige registreringer ikke forsvinder i en mappe eller en indbakke. For stiftere og små virksomhedsejere kan det gøre det langt lettere at svare, når en bank, investor eller myndighed beder om stiftelsesdokumenter.

Hvis du er ved at stifte en virksomhed i Pennsylvania eller driver en virksomhed, der allerede eksisterer, er det lige så vigtigt at holde styr på registreringer, interne dokumenter og compliance-dokumenter som selve stiftelsen.

Ofte stillede spørgsmål

Er en bekræftet kopi det samme som den oprindelige indgivelse?

Nej. Det er en officielt statsbekræftet gengivelse af det dokument, der ligger i arkivet.

Kan jeg stadig få en bekræftet kopi ved skranken i Pennsylvania?

Nej. Pennsylvanias nuværende vejledning siger, at bekræftede kopier skal købes online via Business Filing Services.

Har jeg brug for en bekræftet kopi til alle virksomhedsformål?

Ikke altid. Nogle anmodninger kræver kun en almindelig kopi eller et certifikat, der viser virksomhedens status. Det bedste dokument afhænger af, hvem der spørger, og hvorfor.

Kan jeg bruge en bekræftet kopi fra Pennsylvania i en anden stat?

Som regel ja, især ved registrering i en anden stat, bankforhold eller virksomhedsverifikation, men den modtagende part kan have særlige krav til format eller aktualitet.

Hvad hvis min enheds navn har ændret sig?

Du bør søge under både det nuværende juridiske navn og det oprindelige stiftelsesnavn, fordi statens registre stadig kan henvise til det oprindelige navn.

Afsluttende pointe

Hvis du har brug for en bekræftet kopi af Pennsylvania Articles of Incorporation eller stiftelsesdokumentet for et Pennsylvania LLC, foregår den aktuelle proces online via Department of State's Business Filing Services-system. Bekræftede kopier er en officiel måde at dokumentere, at din virksomhed eksisterer, og at give tredjeparter en statsligt bekræftet version af dit stiftelsesdokument.

For de fleste virksomheder er processen enkel, når du kender det præcise juridiske navn, den korrekte enhedstype og det dokument, som den anmodende part faktisk ønsker. Hvis du holder styr på disse dokumenter fra starten, sparer du tid senere, når en långiver, myndighed eller partner beder om bevis for stiftelse.