Cách lấy bản sao chứng thực Điều lệ thành lập của Pennsylvania cho công ty cổ phần hoặc công ty LLC

Một bản sao chứng thực của tài liệu thành lập thường cần thiết khi doanh nghiệp ở Pennsylvania mở tài khoản ngân hàng, xin tài trợ, đăng ký tại một tiểu bang khác, hoặc phản hồi yêu cầu tuân thủ từ bên cho vay, cơ quan nhà nước, hoặc nhà cung cấp. Nếu doanh nghiệp của bạn được thành lập tại Pennsylvania, tài liệu bạn cần thường là Articles of Incorporation đối với công ty cổ phần, hoặc đối với LLC thì là hồ sơ thành lập tương đương thường được gọi là Certificate of Organization.

Pennsylvania xem bản sao chứng thực là bản sao chính thức của các hồ sơ lưu tại Department of State. Tin tốt là tiểu bang hiện hướng phần lớn yêu cầu sao chụp và chứng thực qua hệ thống Business Filing Services trực tuyến, giúp quy trình đơn giản hơn nhiều so với các thủ tục giấy tờ trước đây.

Bản sao chứng thực là gì

Bản sao chứng thực là bản sao của một hồ sơ chính thức, kèm xác nhận từ Department of State rằng đó là bản sao đúng và chính xác của hồ sơ đang được lưu.

Đối với chủ doanh nghiệp, điều đó quan trọng vì bên thứ ba thường muốn có bằng chứng rằng:

• thực thể thực sự tồn tại
• thực thể đã được thành lập hợp lệ tại Pennsylvania
• lịch sử nộp hồ sơ khớp với hồ sơ của tiểu bang
• các tài liệu được cung cấp là xác thực

Bản sao chứng thực khác với bản sao thông thường. Bản sao thông thường có thể cho thấy nội dung tài liệu, nhưng không có xác nhận chính thức tương tự.

Những tài liệu nào của Pennsylvania có thể được chứng thực

Pennsylvania Department of State cho phép chứng thực các tài liệu được lưu trong hồ sơ của Bureau of Corporations and Charitable Organizations. Trên thực tế, điều này bao gồm các hồ sơ thành lập phổ biến như:

• Articles of Incorporation
• hồ sơ thành lập LLC đã nộp cho một limited liability company tại Pennsylvania
• các bản sửa đổi và tài liệu doanh nghiệp khác đã nộp
• hồ sơ sáp nhập và chuyển đổi

Nếu bạn không chắc tài liệu của mình có nằm trong hồ sơ hay không, bạn có thể cần tra cứu hồ sơ trước khi đặt mua bản sao.

Khi nào bạn có thể cần bản sao chứng thực

Chủ doanh nghiệp yêu cầu bản sao chứng thực vì nhiều lý do, bao gồm:

• mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
• xin khoản vay hoặc hạn mức tín dụng
• đăng ký hoạt động ở một tiểu bang khác
• chứng minh quyền tiến hành hoạt động kinh doanh
• cung cấp tài liệu hỗ trợ cho đơn xin giấy phép hoặc giấy phép con
• phản hồi yêu cầu thẩm định từ nhà đầu tư hoặc đối tác
• thay thế hồ sơ thành lập bị thất lạc trong bộ hồ sơ nội bộ

Nếu công ty của bạn đang phát triển, bạn nên lưu sẵn một bản sao chứng thực trong hồ sơ để không bị động khi có thời hạn gấp.

Quy trình đặt mua hiện tại của Pennsylvania

Tính đến ngày 15 tháng 4 năm 2024, Pennsylvania yêu cầu các yêu cầu sao chụp và chứng thực phải được mua trực tuyến thông qua hệ thống Business Filing Services của Department of State. Bureau không còn cung cấp dịch vụ sao chụp tại quầy.

Điều đó có nghĩa là cách trực tiếp nhất là dùng cổng nộp hồ sơ doanh nghiệp trực tuyến của tiểu bang thay vì gửi yêu cầu giấy chỉ để nhận bản sao chứng thực.

Bạn nên chuẩn bị gì

Trước khi bắt đầu, hãy chuẩn bị:

• tên pháp lý chính xác của doanh nghiệp
• số thực thể, nếu bạn có
• loại tài liệu bạn cần
• số lượng bản sao bạn muốn
• thông tin thanh toán cho đơn hàng trực tuyến

Nếu tên thực thể đã thay đổi, hãy tra cứu cả theo tên lịch sử, vì các hồ sơ thành lập cũ có thể vẫn được lập chỉ mục theo tên nộp ban đầu.

Cách đặt mua trực tuyến

Các bước chung khá đơn giản:

1. Mở hệ thống Business Filing Services của Pennsylvania Department of State.
2. Tìm kiếm thực thể doanh nghiệp theo tên hoặc số thực thể.
3. Chọn tài liệu hoặc tùy chọn yêu cầu bản sao cho hồ sơ bạn cần.
4. Chọn bản sao chứng thực, không phải bản sao thông thường, nếu bên thứ ba yêu cầu xác nhận chính thức.
5. Kiểm tra kỹ yêu cầu trước khi thanh toán.
6. Lưu xác nhận và tài liệu chứng thực đã được gửi cho bạn trong hồ sơ.

Nếu hồ sơ cũ hoặc chưa sẵn sàng ngay trong hệ thống, yêu cầu có thể cần thêm thời gian xử lý trong lúc tiểu bang truy xuất tài liệu.

Phí bản sao chứng thực tại Pennsylvania

Theo biểu phí của Pennsylvania Department of State, bản sao chứng thực được tính như sau:

• 55 USD cộng thêm 3 USD mỗi trang cho bản sao chứng thực

Các khoản phí liên quan khác có thể áp dụng nếu bạn đang yêu cầu tra cứu hồ sơ hoặc một loại chứng thực khác. Ví dụ, tiểu bang cũng liệt kê mức phí riêng cho tra cứu hồ sơ, bản sao thông thường, subsistence certificates và engrossed certificates.

Nếu bạn chỉ cần bản sao chứng thực của tài liệu thành lập, mức phí bản sao chứng thực là con số quan trọng nhất cần biết.

Bản sao chứng thực và subsistence certificate

Hai thuật ngữ này rất dễ nhầm lẫn, nhưng chúng không giống nhau.

Bản sao chứng thực là bản sao của một tài liệu đã nộp, kèm xác nhận của tiểu bang.

Subsistence certificate là một loại hồ sơ khác do tiểu bang cấp cho các thực thể trong nước và thường được dùng để cho thấy thực thể đang tồn tại và ở trạng thái good standing hoặc active status, tùy theo yêu cầu.

Nếu ngân hàng hoặc cơ quan chỉ yêu cầu bằng chứng về sự tồn tại thay vì tài liệu thành lập gốc, subsistence certificate có thể là tài liệu họ muốn. Nếu họ muốn tài liệu đã nộp ban đầu, hãy đặt bản sao chứng thực.

Mất bao lâu

Pennsylvania đã chuyển sang quy trình ưu tiên trực tuyến, thường giúp việc đặt mua dễ hơn và nhanh hơn so với yêu cầu giấy. Tuy nhiên, thời gian vẫn có thể thay đổi tùy vào:

• hồ sơ đã được số hóa hay chưa
• yêu cầu là tiêu chuẩn hay phức tạp hơn
• tài liệu có phải lấy từ hồ sơ cũ hay không
• bạn có chọn đúng tài liệu ngay từ đầu hay không

Để tránh chậm trễ, hãy kiểm tra kỹ tên thực thể và yêu cầu đúng tài liệu mà bên nhận cần trước khi gửi đơn.

Những lỗi thường gặp cần tránh

Yêu cầu bản sao chứng thực có thể bị chậm nếu chủ doanh nghiệp mắc các lỗi đơn giản. Hãy chú ý những điểm sau:

• dùng tên thương mại thay vì tên pháp lý của thực thể
• yêu cầu bản sao thường khi thực tế cần bản sao chứng thực
• quên số thực thể khi số này cần để xác định hồ sơ
• đặt sai loại thực thể, như nhầm LLC với corporation
• cho rằng certificate of good standing có thể thay thế tài liệu thành lập
• chờ đến phút chót mới đặt tài liệu cho giao dịch hoặc thời hạn nộp hồ sơ

Chuẩn bị trước một chút sẽ giúp tiết kiệm thời gian và tránh trả tiền cho sai tài liệu.

Chủ doanh nghiệp Pennsylvania nên lưu giữ gì

Mỗi công ty tại Pennsylvania nên duy trì một bộ hồ sơ doanh nghiệp nội bộ. Tối thiểu, hãy lưu:

• tài liệu thành lập đã nộp
• mọi bản sao chứng thực bạn đã đặt mua
• các bản sửa đổi và thay đổi tên
• hồ sơ thuế và EIN
• operating agreement hoặc bylaws
• các chấp thuận về sở hữu và quản lý

Nếu bạn cần khôi phục lại hồ sơ, việc có sẵn bản sao chứng thực sẽ giúp quá trình dễ hơn.

Zenind có thể giúp như thế nào

Zenind giúp các doanh nhân sắp xếp hồ sơ sau khi thành lập để những tài liệu quan trọng không bị thất lạc trong một thư mục hoặc hộp thư email. Đối với người sáng lập và chủ doanh nghiệp nhỏ, điều này có thể giúp phản hồi dễ dàng hơn khi ngân hàng, nhà đầu tư hoặc cơ quan tiểu bang yêu cầu tài liệu thành lập.

Nếu bạn đang thành lập một công ty tại Pennsylvania hoặc đang quản lý một doanh nghiệp đã tồn tại, việc giữ hồ sơ nộp, hồ sơ nội bộ và tài liệu tuân thủ có tổ chức quan trọng không kém gì bước thành lập ban đầu.

Câu hỏi thường gặp

Bản sao chứng thực có giống với hồ sơ gốc không?

Không. Đó là bản sao chính thức của tiểu bang, chứng thực từ hồ sơ đang lưu.

Tôi còn có thể lấy bản sao chứng thực tại quầy Pennsylvania không?

Không. Hướng dẫn hiện tại của Pennsylvania cho biết bản sao chứng thực phải được mua trực tuyến thông qua Business Filing Services.

Tôi có cần bản sao chứng thực cho mọi mục đích kinh doanh không?

Không phải lúc nào cũng vậy. Một số yêu cầu chỉ cần bản sao thông thường hoặc giấy chứng nhận thể hiện tình trạng của thực thể. Tài liệu tốt nhất phụ thuộc vào bên yêu cầu và lý do họ cần.

Tôi có thể dùng bản sao chứng thực từ Pennsylvania ở tiểu bang khác không?

Thông thường là có, đặc biệt cho foreign qualification, ngân hàng hoặc xác minh doanh nghiệp, nhưng bên nhận có thể có yêu cầu cụ thể về định dạng hoặc mức độ cập nhật.

Nếu tên thực thể của tôi đã thay đổi thì sao?

Bạn nên tra cứu cả tên pháp lý hiện tại và tên thành lập ban đầu, vì hồ sơ của tiểu bang có thể vẫn tham chiếu đến tên nộp ban đầu.

Kết luận

Nếu bạn cần bản sao chứng thực Articles of Incorporation của Pennsylvania hoặc hồ sơ thành lập của một LLC tại Pennsylvania, quy trình hiện tại là thực hiện trực tuyến qua hệ thống Business Filing Services của Department of State. Bản sao chứng thực là cách chính thức để chứng minh công ty của bạn tồn tại và cung cấp cho bên thứ ba phiên bản hồ sơ thành lập đã được tiểu bang xác nhận.

Đối với hầu hết doanh nghiệp, quy trình sẽ khá đơn giản khi bạn biết chính xác tên pháp lý, đúng loại thực thể và tài liệu mà bên yêu cầu thực sự muốn. Giữ hồ sơ có tổ chức ngay từ đầu sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian sau này khi ngân hàng, cơ quan hoặc đối tác yêu cầu bằng chứng thành lập.