Πώς να αποκτήσετε επικυρωμένο αντίγραφο των Articles of Organization ή Articles of Incorporation της Πενσυλβάνια

Ένα επικυρωμένο αντίγραφο ενός εγγράφου σύστασης ζητείται συχνά όταν μια επιχείρηση της Πενσυλβάνια ανοίγει τραπεζικό λογαριασμό, υποβάλλει αίτηση χρηματοδότησης, εγγράφεται σε άλλη πολιτεία ή απαντά σε αίτημα συμμόρφωσης από δανειστή, κρατική υπηρεσία ή προμηθευτή. Αν η επιχείρησή σας συστάθηκε στην Πενσυλβάνια, το έγγραφο που χρειάζεστε είναι συνήθως είτε τα Articles of Incorporation για μια corporation είτε, για μια LLC, το αντίστοιχο καταστατικό σύστασης που συχνά αναφέρεται ως Certificate of Organization.

Η Πενσυλβάνια αντιμετωπίζει τα επικυρωμένα αντίγραφα ως επίσημα αντίγραφα εγγραφών που τηρούνται στο Department of State. Το θετικό είναι ότι η πολιτεία πλέον κατευθύνει τα περισσότερα αιτήματα για αντίγραφα και επικυρώσεις μέσω του online συστήματος Business Filing Services, γεγονός που κάνει τη διαδικασία πολύ πιο απλή από τις παλιές διαδικασίες σε χαρτί.

Τι είναι ένα επικυρωμένο αντίγραφο

Ένα επικυρωμένο αντίγραφο είναι ένα αντίγραφο μιας επίσημης κατάθεσης που περιλαμβάνει επιβεβαίωση από το Department of State ότι πρόκειται για αληθές και ακριβές αντίγραφο της εγγραφής που τηρείται στο αρχείο.

Για τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, αυτό έχει σημασία επειδή τρίτοι συχνά θέλουν απόδειξη ότι:

• η οντότητα υπάρχει πράγματι
• η οντότητα συστάθηκε σωστά στην Πενσυλβάνια
• το ιστορικό καταθέσεων συμφωνεί με το κρατικό αρχείο
• τα έγγραφα που τους παρουσιάζονται είναι αυθεντικά

Ένα επικυρωμένο αντίγραφο διαφέρει από ένα απλό αντίγραφο. Ένα απλό αντίγραφο μπορεί να δείχνει το έγγραφο, αλλά δεν φέρει την ίδια επίσημη επικύρωση.

Ποια έγγραφα της Πενσυλβάνια μπορούν να επικυρωθούν

Το Department of State της Πενσυλβάνια επιτρέπει την επικύρωση εγγράφων που τηρούνται στο αρχείο του Bureau of Corporations and Charitable Organizations. Στην πράξη, αυτό περιλαμβάνει συνηθισμένα έγγραφα σύστασης όπως:

• Articles of Incorporation
• το έγγραφο σύστασης LLC που κατατέθηκε για μια limited liability company της Πενσυλβάνια
• τροποποιήσεις και άλλα έγγραφα οντότητας που έχουν κατατεθεί
• έγγραφα συγχώνευσης και μετατροπής

Αν δεν είστε βέβαιοι αν το έγγραφό σας υπάρχει στο αρχείο, ίσως χρειαστεί αναζήτηση αρχείων πριν παραγγείλετε αντίγραφα.

Πότε μπορεί να χρειαστείτε επικυρωμένο αντίγραφο

Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων ζητούν επικυρωμένα αντίγραφα για πολλούς λόγους, όπως:

• άνοιγμα επαγγελματικού τραπεζικού λογαριασμού
• αίτηση για δάνειο ή πιστωτικό όριο
• foreign qualification σε άλλη πολιτεία
• απόδειξη εξουσίας για άσκηση επιχειρηματικής δραστηριότητας
• υποστήριξη αιτήσεων για άδεια ή permit
• απάντηση σε αιτήματα diligence από επενδυτές ή συνεργάτες
• αντικατάσταση ενός χαμένου εγγράφου σύστασης στα εσωτερικά σας αρχεία

Αν η εταιρεία σας αναπτύσσεται, είναι έξυπνο να κρατάτε ένα επικυρωμένο αντίγραφο στα αρχεία σας, ώστε να μην τρέχετε την τελευταία στιγμή όταν προκύψει προθεσμία.

Η τρέχουσα διαδικασία παραγγελίας στην Πενσυλβάνια

Από τις 15 Απριλίου 2024, η Πενσυλβάνια απαιτεί τα αιτήματα για αντίγραφα και επικυρώσεις να αγοράζονται online μέσω του συστήματος Business Filing Services του Department of State. Το Bureau δεν παρέχει πλέον υπηρεσία αντιγράφων στο γκισέ.

Αυτό σημαίνει ότι ο πιο άμεσος τρόπος είναι να χρησιμοποιήσετε την online πύλη επιχειρηματικών καταθέσεων της πολιτείας αντί να στείλετε μια τυπική αίτηση ταχυδρομικά μόνο και μόνο για να λάβετε ένα επικυρωμένο αντίγραφο.

Τι πρέπει να έχετε έτοιμο

Πριν ξεκινήσετε, συγκεντρώστε:

• την ακριβή νομική επωνυμία της επιχείρησης
• τον αριθμό οντότητας, αν τον έχετε
• τον τύπο του εγγράφου που χρειάζεστε
• τον αριθμό των αντιγράφων που θέλετε
• τα στοιχεία πληρωμής για την online παραγγελία

Αν η επωνυμία της οντότητας έχει αλλάξει, αναζητήστε επίσης με την ιστορική επωνυμία, επειδή τα παλαιότερα έγγραφα σύστασης μπορεί να εξακολουθούν να είναι καταχωρισμένα με την αρχική επωνυμία κατάθεσης.

Πώς να παραγγείλετε online

Τα γενικά βήματα είναι απλά:

1. Ανοίξτε το σύστημα Pennsylvania Department of State Business Filing Services.
2. Αναζητήστε την επιχειρηματική οντότητα με βάση την επωνυμία ή τον αριθμό οντότητας.
3. Επιλέξτε την επιλογή για το έγγραφο ή το αίτημα αντιγράφου για την κατάθεση που χρειάζεστε.
4. Επιλέξτε επικυρωμένο αντίγραφο και όχι απλό αντίγραφο, αν ένα τρίτο μέρος απαιτεί επίσημη επικύρωση.
5. Ελέγξτε προσεκτικά το αίτημα πριν πληρώσετε.
6. Αποθηκεύστε την επιβεβαίωση και το επικυρωμένο έγγραφο που θα παραδοθεί για τα αρχεία σας.

Αν η εγγραφή είναι παλαιότερη ή δεν είναι άμεσα διαθέσιμη στο σύστημα, το αίτημα μπορεί να απαιτήσει επιπλέον χρόνο επεξεργασίας ενώ η πολιτεία ανασύρει τον φάκελο.

Τέλη επικυρωμένου αντιγράφου στην Πενσυλβάνια

Σύμφωνα με το fee schedule του Department of State της Πενσυλβάνια, τα επικυρωμένα αντίγραφα χρεώνονται ως εξής:

• 55 $ συν 3 $ ανά σελίδα για επικυρωμένα αντίγραφα

Ενδέχεται να ισχύουν και άλλα σχετικά τέλη αν ζητάτε αναζήτηση αρχείων ή διαφορετικό είδος επικύρωσης. Για παράδειγμα, η πολιτεία αναφέρει επίσης ξεχωριστά τέλη για αναζητήσεις αρχείων, απλά αντίγραφα, subsistence certificates και engrossed certificates.

Αν χρειάζεστε μόνο ένα επικυρωμένο αντίγραφο του εγγράφου σύστασής σας, το τέλους του επικυρωμένου αντιγράφου είναι το βασικό ποσό που πρέπει να γνωρίζετε.

Επικυρωμένο αντίγραφο vs. subsistence certificate

Οι όροι αυτοί συγχέονται εύκολα, αλλά δεν είναι το ίδιο.

Ένα επικυρωμένο αντίγραφο είναι αναπαραγωγή ενός κατατεθειμένου εγγράφου με την κρατική επικύρωση προσαρτημένη.

Ένα subsistence certificate είναι διαφορετικό είδος εγγράφου που εκδίδεται για domestic entities και χρησιμοποιείται συχνά για να δείξει ότι η οντότητα υπάρχει και βρίσκεται σε καλή κατάσταση ή έχει ενεργό status, ανάλογα με το αίτημα.

Αν μια τράπεζα ή υπηρεσία ζητά απόδειξη ύπαρξης και όχι το ίδιο το έγγραφο σύστασης, μπορεί να χρειάζεται subsistence certificate. Αν ζητά το αρχικό κατατεθειμένο έγγραφο, παραγγείλετε το επικυρωμένο αντίγραφο.

Πόσο χρόνο χρειάζεται

Η Πενσυλβάνια έχει περάσει σε μια διαδικασία με προτεραιότητα το online, η οποία συνήθως κάνει την παραγγελία πιο εύκολη και πιο γρήγορη από τα αιτήματα σε χαρτί. Ωστόσο, ο χρόνος μπορεί να διαφέρει ανάλογα με:

• το αν η εγγραφή έχει ήδη ψηφιοποιηθεί
• το αν το αίτημα είναι τυπικό ή πιο σύνθετο
• το αν το έγγραφο πρέπει να ανασυρθεί από παλαιότερους φακέλους
• το αν παραγγείλατε το σωστό έγγραφο με την πρώτη φορά

Για να αποφύγετε καθυστερήσεις, ελέγξτε ξανά την επωνυμία της οντότητας και ζητήστε το ακριβές έγγραφο που χρειάζεται πριν υποβάλετε την παραγγελία.

Συνήθη λάθη που πρέπει να αποφύγετε

Ένα αίτημα για επικυρωμένο αντίγραφο μπορεί να καθυστερήσει όταν οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων κάνουν απλά λάθη. Προσέξτε τα εξής:

• χρήση εμπορικής ονομασίας αντί της νομικής επωνυμίας της οντότητας
• αίτημα για απλό αντίγραφο ενώ απαιτείται επικυρωμένο αντίγραφο
• παράλειψη του αριθμού οντότητας όταν χρειάζεται για την ταυτοποίηση του αρχείου
• παραγγελία λάθος τύπου οντότητας, όπως σύγχυση ανάμεσα σε LLC και corporation
• υπόθεση ότι ένα certificate of good standing θα αντικαταστήσει το έγγραφο σύστασης
• αναμονή μέχρι την τελευταία στιγμή για την παραγγελία εγγράφων πριν από κλείσιμο ή προθεσμία κατάθεσης

Λίγη προετοιμασία εξοικονομεί χρόνο και αποφεύγει να πληρώσετε για το λάθος έγγραφο.

Τι πρέπει να κρατούν οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων της Πενσυλβάνια στο αρχείο τους

Κάθε εταιρεία της Πενσυλβάνια θα πρέπει να διατηρεί ένα εσωτερικό corporate record set. Τουλάχιστον, φυλάξτε:

• το κατατεθειμένο έγγραφο σύστασης
• κάθε επικυρωμένο αντίγραφο που παραγγέλνετε
• τροποποιήσεις και αλλαγές επωνυμίας
• φορολογικά έγγραφα και έγγραφα EIN
• operating agreement ή bylaws
• εγκρίσεις ιδιοκτησίας και διοίκησης

Αν χρειαστεί ποτέ να ανασυγκροτήσετε τα αρχεία σας, η ύπαρξη ενός επικυρωμένου αντιγράφου διευκολύνει τη διαδικασία.

Πώς μπορεί να βοηθήσει το Zenind

Το Zenind βοηθά τους επιχειρηματίες να παραμένουν οργανωμένοι μετά τη σύσταση, ώστε σημαντικά έγγραφα να μη χάνονται σε έναν φάκελο ή σε ένα inbox email. Για ιδρυτές και μικρούς επιχειρηματίες, αυτό μπορεί να κάνει πολύ πιο εύκολη την απάντηση όταν μια τράπεζα, επενδυτής ή κρατική υπηρεσία ζητά έγγραφα σύστασης.

Αν συστήνετε μια εταιρεία στην Πενσυλβάνια ή διαχειρίζεστε μια επιχείρηση που ήδη υπάρχει, η διατήρηση των καταθέσεων, των εσωτερικών αρχείων και των εγγράφων συμμόρφωσης σε τάξη είναι εξίσου σημαντική με το αρχικό στάδιο της σύστασης.

Συχνές ερωτήσεις

Είναι το επικυρωμένο αντίγραφο το ίδιο με το αρχικό έγγραφο κατάθεσης;

Όχι. Είναι ένα επίσημο, επικυρωμένο από την πολιτεία, αναπαραγόμενο αντίγραφο του εγγράφου που υπάρχει στο αρχείο.

Μπορώ ακόμη να πάρω επικυρωμένο αντίγραφο από το γκισέ της Πενσυλβάνια;

Όχι. Η τρέχουσα καθοδήγηση της Πενσυλβάνια αναφέρει ότι τα επικυρωμένα αντίγραφα πρέπει να αγοραστούν online μέσω του Business Filing Services.

Χρειάζομαι επικυρωμένο αντίγραφο για κάθε επιχειρηματικό σκοπό;

Όχι πάντα. Ορισμένα αιτήματα απαιτούν μόνο ένα απλό αντίγραφο ή ένα πιστοποιητικό που δείχνει την κατάσταση της οντότητας. Το καλύτερο έγγραφο εξαρτάται από το ποιος το ζητά και για ποιον λόγο.

Μπορώ να χρησιμοποιήσω ένα επικυρωμένο αντίγραφο από την Πενσυλβάνια σε άλλη πολιτεία;

Συνήθως ναι, ειδικά για foreign qualification, τραπεζικές διαδικασίες ή επαλήθευση επιχείρησης, αλλά το παραλήπτη μέρος μπορεί να έχει συγκεκριμένες απαιτήσεις μορφοποίησης ή πρόσφατης έκδοσης.

Τι γίνεται αν η επωνυμία της οντότητάς μου έχει αλλάξει;

Θα πρέπει να αναζητήσετε τόσο με την τρέχουσα νομική επωνυμία όσο και με την αρχική επωνυμία σύστασης, επειδή τα κρατικά αρχεία μπορεί να εξακολουθούν να αναφέρονται στην αρχική κατάθεση.

Τελικό συμπέρασμα

Αν χρειάζεστε ένα επικυρωμένο αντίγραφο των Articles of Incorporation της Πενσυλβάνια ή το έγγραφο σύστασης για μια LLC της Πενσυλβάνια, η τρέχουσα διαδικασία γίνεται online μέσω του συστήματος Business Filing Services του Department of State. Τα επικυρωμένα αντίγραφα αποτελούν επίσημο τρόπο για να αποδείξετε ότι η εταιρεία σας υπάρχει και για να παρέχετε σε τρίτους μια κρατικά επαληθευμένη έκδοση του εγγράφου σύστασής σας.

Για τις περισσότερες επιχειρήσεις, η διαδικασία είναι απλή μόλις γνωρίζετε την ακριβή νομική επωνυμία, τον σωστό τύπο οντότητας και το έγγραφο που πραγματικά θέλει το αιτούν μέρος. Η οργάνωση αυτών των αρχείων από την αρχή θα σας εξοικονομήσει χρόνο αργότερα, όταν ένας δανειστής, μια υπηρεσία ή ένας συνεργάτης ζητήσει απόδειξη σύστασης.