Comment obtenir une copie certifiée des Articles of Organization ou des Articles of Incorporation de la Pennsylvanie

Une copie certifiée d’un document de गठन est souvent requise lorsqu’une entreprise de Pennsylvanie ouvre un compte bancaire, demande un financement, s’enregistre dans un autre État ou répond à une demande de conformité provenant d’un prêteur, d’un organisme gouvernemental ou d’un fournisseur. Si votre entreprise a été constituée en Pennsylvanie, le document dont vous avez besoin est généralement soit les Articles of Incorporation pour une société par actions, soit, pour une LLC, le document de formation équivalent communément appelé Certificate of Organization.

La Pennsylvanie considère les copies certifiées comme des copies officielles des dossiers déposés auprès du Department of State. La bonne nouvelle, c’est que l’État traite maintenant la plupart des demandes de copies et de certification par son système en ligne Business Filing Services, ce qui simplifie beaucoup le processus par rapport aux anciens flux papier.

Qu’est-ce qu’une copie certifiée?

Une copie certifiée est une copie d’un dépôt officiel accompagnée d’une confirmation du Department of State indiquant qu’il s’agit d’une copie conforme et exacte du dossier conservé au registre.

Pour les propriétaires d’entreprise, cela est important parce que des tiers veulent souvent une preuve que :

• l’entité existe réellement
• l’entité a été correctement constituée en Pennsylvanie
• l’historique du dépôt correspond au dossier de l’État
• les documents qui leur sont présentés sont authentiques

Une copie certifiée est différente d’une copie simple. Une copie simple peut montrer le document, mais elle n’a pas la même certification officielle.

Quels documents de Pennsylvanie peuvent être certifiés

Le Department of State de la Pennsylvanie permet la certification des documents conservés par le Bureau of Corporations and Charitable Organizations. En pratique, cela comprend des documents de formation courants comme :

• Articles of Incorporation
• le document de formation d’une LLC déposé pour une société à responsabilité limitée de Pennsylvanie
• les amendements et autres documents d’entité déposés
• les documents de fusion et de conversion

Si vous n’êtes pas certain que votre document est au dossier, vous pourriez avoir besoin d’une recherche de dossier avant de commander des copies.

Quand vous pourriez avoir besoin d’une copie certifiée

Les propriétaires d’entreprise demandent des copies certifiées pour de nombreuses raisons, notamment :

• l’ouverture d’un compte bancaire d’entreprise
• une demande de prêt ou de marge de crédit
• la qualification à l’étranger dans un autre État
• la preuve du pouvoir d’exercer des activités commerciales
• un soutien pour des demandes de licence ou de permis
• une réponse à des demandes de diligence raisonnable de la part d’investisseurs ou de partenaires
• le remplacement d’un document de formation perdu dans vos dossiers internes

Si votre entreprise prend de l’ampleur, il est judicieux de conserver une copie certifiée dans vos dossiers afin de ne pas être pris au dépourvu lorsqu’une échéance approche.

Le processus actuel de commande en Pennsylvanie

À compter du 15 avril 2024, la Pennsylvanie exige que les demandes de copies et de certification soient achetées en ligne par l’intermédiaire du système Business Filing Services du Department of State. Le Bureau n’offre plus de service de copies au comptoir.

Cela signifie que la solution la plus directe consiste à utiliser le portail en ligne des dossiers d’entreprise de l’État plutôt que d’envoyer une demande papier standard simplement pour obtenir une copie certifiée.

Ce qu’il faut préparer

Avant de commencer, rassemblez :

• le nom légal exact de l’entreprise
• le numéro d’entité, si vous l’avez
• le type de document dont vous avez besoin
• le nombre de copies souhaitées
• les informations de paiement pour la commande en ligne

Si le nom de l’entité a changé, cherchez aussi sous le nom historique, car les anciens dossiers de formation peuvent encore être indexés sous le nom de dépôt original.

Comment commander en ligne

Les étapes générales sont simples :

1. Ouvrez le système Business Filing Services du Department of State de la Pennsylvanie.
2. Recherchez l’entité par nom ou par numéro d’entité.
3. Sélectionnez l’option de document ou de demande de copie correspondant au dépôt dont vous avez besoin.
4. Choisissez copie certifiée, et non copie simple, si un tiers exige une certification officielle.
5. Vérifiez soigneusement la demande avant de payer.
6. Enregistrez la confirmation et le document certifié livré pour vos dossiers.

Si le dossier est ancien ou n’est pas immédiatement disponible dans le système, la demande peut nécessiter un délai de traitement supplémentaire pendant que l’État récupère le fichier.

Frais de copie certifiée en Pennsylvanie

Selon le barème des frais du Department of State de la Pennsylvanie, les copies certifiées sont facturées comme suit :

• 55 $ plus 3 $ par page pour les copies certifiées

D’autres frais connexes peuvent s’appliquer si vous demandez une recherche de dossier ou un autre type de certification. Par exemple, l’État indique aussi des frais distincts pour les recherches de dossier, les copies simples, les certificats de subsistence et les certificats engrossed.

Si vous avez seulement besoin d’une copie certifiée de votre document de formation, le frais de copie certifiée est le montant clé à connaître.

Copie certifiée vs certificat de subsistence

Ces termes sont faciles à confondre, mais ils ne sont pas identiques.

Une copie certifiée est une reproduction d’un document déposé accompagnée de la certification de l’État.

Un certificat de subsistence est un autre type de document délivré pour les entités domestiques et sert souvent à montrer que l’entité existe et qu’elle est en règle ou active, selon la demande.

Si une banque ou un organisme demande une preuve d’existence plutôt que le document de formation lui-même, un certificat de subsistence peut être ce qu’il veut. S’il demande le document original déposé, commandez la copie certifiée.

Délais

La Pennsylvanie est passée à un processus d’abord en ligne, ce qui rend généralement la commande plus simple et plus rapide que les demandes papier. Toutefois, les délais peuvent encore varier selon :

• le fait que le dossier soit déjà numérisé
• le fait que la demande soit standard ou plus complexe
• le fait que le document doive être extrait d’anciens dossiers
• le fait que vous ayez commandé le bon document du premier coup

Pour éviter les retards, vérifiez le nom de l’entité et demandez exactement le document requis avant de soumettre la commande.

Erreurs courantes à éviter

Une demande de copie certifiée peut être retardée lorsque les propriétaires d’entreprise commettent de simples erreurs. Faites attention aux points suivants :

• utiliser un nom commercial au lieu du nom légal de l’entité
• demander une copie simple alors qu’une copie certifiée est requise
• oublier le numéro d’entité lorsqu’il est nécessaire pour identifier le dossier
• commander le mauvais type d’entité, par exemple confondre une LLC et une société par actions
• supposer qu’un certificat de good standing remplacera le document de formation
• attendre la dernière minute pour commander des documents en vue d’une clôture ou d’une échéance de dépôt

Un peu de préparation permet de gagner du temps et d’éviter de payer pour le mauvais document.

Ce que les propriétaires d’entreprise de Pennsylvanie devraient conserver dans leurs dossiers

Chaque entreprise de Pennsylvanie devrait maintenir un ensemble de dossiers corporatifs internes. Au minimum, conservez :

• le document de formation déposé
• toute copie certifiée commandée
• les amendements et changements de nom
• les dossiers fiscaux et EIN
• l’entente d’exploitation ou les règlements administratifs
• les consentements des propriétaires et de la direction

Si vous devez un jour reconstituer vos dossiers, avoir une copie certifiée sous la main simplifie le processus.

Comment Zenind peut aider

Zenind aide les entrepreneurs à rester organisés après la formation afin que les documents importants ne se perdent pas dans un dossier ou une boîte de réception. Pour les fondateurs et les propriétaires de petites entreprises, cela peut grandement faciliter la réponse lorsqu’une banque, un investisseur ou un organisme d’État demande des documents de formation.

Si vous créez une entreprise en Pennsylvanie ou gérez une entreprise déjà existante, garder vos dépôts, vos dossiers internes et vos documents de conformité bien organisés est tout aussi important que l’étape de formation initiale.

Foire aux questions

Une copie certifiée est-elle la même chose que le dépôt original?

Non. Il s’agit d’une reproduction certifiée officielle du dépôt au dossier de l’État.

Puis-je encore obtenir une copie certifiée au comptoir en Pennsylvanie?

Non. Les directives actuelles de la Pennsylvanie indiquent que les copies certifiées doivent être achetées en ligne par l’intermédiaire de Business Filing Services.

Ai-je besoin d’une copie certifiée pour chaque usage commercial?

Pas toujours. Certaines demandes exigent seulement une copie simple ou un certificat indiquant le statut de l’entité. Le bon document dépend de la personne qui le demande et de la raison.

Puis-je utiliser une copie certifiée de la Pennsylvanie dans un autre État?

Généralement oui, surtout pour la qualification à l’étranger, les opérations bancaires ou la vérification d’entreprise, mais la partie qui la reçoit peut avoir des exigences précises de format ou d’actualité.

Que faire si le nom de mon entité a changé?

Vous devriez chercher à la fois sous le nom légal actuel et sous le nom de formation original, car les dossiers de l’État peuvent encore faire référence au nom de dépôt initial.

Conclusion

Si vous avez besoin d’une copie certifiée des Articles of Incorporation de la Pennsylvanie ou du document de formation d’une LLC de Pennsylvanie, le processus actuel se fait en ligne par l’intermédiaire du système Business Filing Services du Department of State. Les copies certifiées sont une façon officielle de prouver l’existence de votre entreprise et de fournir à des tiers une version vérifiée par l’État de votre document de formation.

Pour la plupart des entreprises, le processus est simple une fois que vous connaissez le nom légal exact, le bon type d’entité et le document que la partie demandant l’information souhaite réellement obtenir. Garder ces dossiers organisés dès le départ vous fera gagner du temps plus tard lorsqu’un prêteur, un organisme ou un partenaire demandera une preuve de constitution.