ประธานบริษัททำอะไร: หน้าที่ อำนาจ และธรรมาภิบาลขององค์กร

ประธานบริษัทเป็นหนึ่งในเจ้าหน้าที่ที่สำคัญที่สุดของโครงสร้างบริษัท แม้ตำแหน่งจะฟังดูเข้าใจง่าย แต่บทบาทนี้อาจแตกต่างกันอย่างมากขึ้นอยู่กับข้อบังคับของบริษัท คณะกรรมการบริษัท ขนาดของกิจการ และว่าบริษัทนั้นใช้ตำแหน่งประธานเจ้าหน้าที่บริหารด้วยหรือไม่

สำหรับผู้ก่อตั้ง นักลงทุน และเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก การเข้าใจบทบาทของประธานบริษัทเป็นสิ่งจำเป็น ผู้ที่ดำรงตำแหน่งนี้อาจรับผิดชอบทั้งการนำองค์กรในแต่ละวัน การลงนามในสัญญา การบริหารภายใน และการดำเนินกลยุทธ์ของคณะกรรมการ ในบริษัทขนาดเล็ก ประธานอาจต้องทำหลายหน้าที่พร้อมกัน แต่ในบริษัทขนาดใหญ่ ประธานอาจเป็นเพียงส่วนหนึ่งของทีมผู้บริหารที่กว้างขึ้น

บทความนี้อธิบายว่าประธานบริษัททำอะไร อำนาจมักเกิดขึ้นได้อย่างไร บทบาทนี้แตกต่างจากเจ้าหน้าที่คนอื่นอย่างไร และเหตุใดเอกสารธรรมาภิบาลที่ชัดเจนจึงสำคัญตั้งแต่เริ่มต้น

ประธานบริษัทคืออะไร?

โดยทั่วไป ประธานคือเจ้าหน้าที่ฝ่ายปฏิบัติการที่มีลำดับอาวุโสสูงสุดในบริษัท ในหลายธุรกิจ ประธานคือผู้ที่รับผิดชอบโดยตรงต่อการดำเนินงานประจำวันของบริษัท ตำแหน่งนี้มีอยู่เพราะบริษัทไม่สามารถกระทำการได้ด้วยตนเอง บริษัทจึงต้องกระทำผ่านบุคคล และประธานมักเป็นเจ้าหน้าที่ที่ได้รับอำนาจให้ตัดสินใจทางธุรกิจแทนบริษัท

อำนาจที่แท้จริงของประธานไม่ได้เหมือนกันทุกบริษัท โดยทั่วไปมาจาก:

• ข้อบังคับของบริษัท
• มติของคณะกรรมการ
• นโยบายของบริษัท
• อำนาจที่อนุมานได้จากตำแหน่งเอง

นั่นหมายความว่าตำแหน่งเดียวกันอาจมีหน้าที่แตกต่างกันในแต่ละบริษัท ประธานในสตาร์ทอัพอาจดูแลยอดขาย การดำเนินงาน การจ้างงาน และการวางแผนเชิงกลยุทธ์ ส่วนประธานในบริษัทที่เติบโตเต็มที่อาจกำกับหลายแผนกและรายงานต่อ CEO หรือคณะกรรมการที่แยกต่างหาก

หน้าที่หลักของประธานบริษัท

แม้หน้าที่จะแตกต่างกันไป แต่ประธานบริษัทมักดูแลงานบริหารที่สำคัญที่สุด ความรับผิดชอบที่พบบ่อย ได้แก่:

• ดำเนินกลยุทธ์ของคณะกรรมการบริษัท
• กำกับดูแลการดำเนินงานประจำวัน
• บริหารเจ้าหน้าที่และพนักงานสำคัญ
• ประสานงานกับคณะกรรมการในเรื่องการตัดสินใจสำคัญ
• ช่วยกำกับงบประมาณ กระแสเงินสด และผลการดำเนินงาน
• สร้างระบบภายในเพื่อการเติบโตและประสิทธิภาพ
• เป็นตัวแทนของบริษัทในเรื่องธุรกิจสำคัญ

ในทางปฏิบัติ ประธานมักเป็นเจ้าหน้าที่ที่ทำให้องค์กรเดินหน้าต่อไปได้ คณะกรรมการเป็นผู้กำหนดทิศทาง แต่ประธานเป็นผู้ลงมือดำเนินแผน หากบริษัทมีขนาดเล็ก นั่นอาจหมายถึงการทำทุกอย่างตั้งแต่การเจรจาข้อตกลงไปจนถึงการตรวจสัญญากับผู้ขาย หากบริษัทมีขนาดใหญ่ขึ้น ประธานอาจเน้นไปที่ภาวะผู้นำ การมอบหมายงาน และการลงมือขับเคลื่อนแผน

อำนาจในการผูกพันบริษัท

หนึ่งในส่วนที่สำคัญที่สุดของบทบาทประธานคืออำนาจ ภายนอกมักเชื่อถือการลงนามของประธาน เพราะตำแหน่งนี้โดยทั่วไปเกี่ยวข้องกับอำนาจในการกระทำการแทนบริษัท

อำนาจนั้นอาจรวมถึงความสามารถในการ:

• ลงนามในสัญญา
• อนุมัติธุรกรรมทางธุรกิจทั่วไป
• จ้างและบริหารบุคลากรภายในขอบเขตที่อนุมัติไว้
• เปิดหรือรักษาความสัมพันธ์ทางธุรกิจ
• ลงนามเอกสารที่อยู่ในขอบเขตการดำเนินงานปกติของบริษัท

อย่างไรก็ตาม อำนาจไม่ได้ไม่จำกัด ประธานไม่สามารถเพิกเฉยต่อข้อบังคับหรือคำสั่งของคณะกรรมการได้ การกระทำสำคัญบางอย่างอาจต้องได้รับอนุมัติล่วงหน้าจากคณะกรรมการบริษัทหรือผู้ถือหุ้น ขึ้นอยู่กับลักษณะของธุรกรรมและเอกสารกำกับดูแล

ด้วยเหตุนี้ บริษัทจึงควรกำหนดอำนาจให้ชัดเจน ธรรมาภิบาลที่ดีช่วยลดความสับสนว่าใครมีสิทธิ์ลงนาม ใครอนุมัติ และการตัดสินใจใดต้องผ่านมติคณะกรรมการอย่างเป็นทางการ

ประธานกับ CEO

หลายคนมักคิดว่าประธานและ CEO ต้องเป็นคนเดียวกันเสมอ บางครั้งก็เป็นเช่นนั้น แต่ไม่จำเป็นต้องเป็น

ความแตกต่างมักขึ้นอยู่กับโครงสร้างองค์กร:

• CEO มักเป็นผู้บริหารสูงสุดด้านกลยุทธ์ โดยเฉพาะในบริษัทขนาดใหญ่
• ประธาน มักเป็นผู้บริหารสูงสุดด้านการดำเนินงานที่รับผิดชอบการลงมือปฏิบัติและการบริหารประจำวัน
• ในบางบริษัท คนคนเดียวอาจถือทั้งสองตำแหน่ง

เมื่อแยกตำแหน่งกัน CEO อาจมุ่งเน้นวิสัยทัศน์ระยะยาว ความสัมพันธ์กับนักลงทุน และทิศทางสำคัญของบริษัท ขณะที่ประธานดูแลความเป็นผู้นำด้านปฏิบัติการ ในบริษัทขนาดเล็ก การรวมสองบทบาทเข้าด้วยกันมักมีประสิทธิภาพและคุ้มค่ากว่า

ไม่มีรูปแบบที่ถูกต้องเพียงแบบเดียว โครงสร้างที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับขนาดของธุรกิจ ความต้องการของคณะกรรมการ และการกระจายความรับผิดชอบระหว่างผู้นำ

ประธานกับประธานคณะกรรมการ

ประธานคณะกรรมการและประธานบริษัทก็เป็นบทบาทที่แตกต่างกันมาก

โดยทั่วไป ประธานคณะกรรมการเป็นผู้กำกับการประชุมบอร์ดและช่วยชี้นำกระบวนการของคณะกรรมการ บทบาทนี้อยู่ในฝั่งการกำกับดูแล ไม่ใช่การบริหารงานประจำวัน

ในทางกลับกัน ประธานบริษัทมักเกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจจริง ประธานเป็นผู้ปฏิบัติตามทิศทางของคณะกรรมการ มากกว่าที่จะกำกับดูแลคณะกรรมการเอง

วิธีคิดแบบง่ายคือ:

• คณะกรรมการทำหน้าที่กำกับดูแล
• ประธานคณะกรรมการประสานงานคณะกรรมการ
• ประธานบริษัทบริหารการดำเนินงาน

การแยกบทบาทเช่นนี้ช่วยรักษาโครงสร้างบริษัทและลดความสับสนว่าใครมีอำนาจตัดสินใจ

ประธานกับเจ้าหน้าที่บริษัทคนอื่น

บริษัทอาจมีเจ้าหน้าที่หลายตำแหน่ง แต่ละตำแหน่งมีหน้าที่แตกต่างกัน

รองประธาน

รองประธานอาจช่วยประธานหรือบริหารฟังก์ชันธุรกิจเฉพาะ เช่น การดำเนินงาน การขาย หรือการตลาด รองประธานอาจมีอำนาจผูกพันบริษัทในบางสถานการณ์ได้เช่นกัน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับข้อบังคับและมติคณะกรรมการ

เหรัญญิก

เหรัญญิกโดยทั่วไปดูแลการกำกับทางการเงิน ซึ่งอาจรวมถึงการตรวจสอบบัญชี การติดตามเงินของบริษัท การประสานงานการชำระเงิน และการสนับสนุนการรายงานทางการเงิน ในบางบริษัท เหรัญญิกอาจมีอำนาจลงนามเช็คด้วย

เลขานุการบริษัท

เลขานุการบริษัทมักดูแลบันทึกของบริษัท รายงานการประชุม และเอกสารสำคัญต่าง ๆ เลขานุการช่วยรักษาเอกสารภายในของบริษัท และอาจรับรองหรือยืนยันการดำเนินการของคณะกรรมการหรือเจ้าหน้าที่

ในบริษัทขนาดเล็ก คนคนเดียวอาจทำหลายบทบาทพร้อมกัน ซึ่งเป็นเรื่องปกติสำหรับธุรกิจที่ถือครองโดยคนกลุ่มเล็กหรือเพิ่งเริ่มต้น

ประธานได้รับการแต่งตั้งอย่างไร

โดยทั่วไป คณะกรรมการบริษัทเป็นผู้แต่งตั้งประธาน ข้อบังคับมักระบุขั้นตอนการเลือกตั้งหรือแต่งตั้ง รวมถึงระยะเวลาการดำรงตำแหน่ง การถอดถอน และกระบวนการแต่งตั้งทดแทน

สำหรับบริษัทใหม่ ผู้ก่อตั้งหรือคณะกรรมการชุดแรกอาจแต่งตั้งหนึ่งในผู้จัดตั้งให้เป็นประธาน สำหรับธุรกิจที่มีอยู่แล้ว คณะกรรมการอาจแต่งตั้งประธานตามประสบการณ์ความเป็นผู้นำ ความรู้ด้านการปฏิบัติงาน หรือสัดส่วนการถือหุ้น

บุคคลหนึ่งอาจเติบโตเข้าสู่ตำแหน่งนี้ได้เช่นกัน ในธุรกิจที่กำลังเติบโต บางคนอาจเริ่มจากตำแหน่งผู้จัดการและต่อมาได้เป็นประธานหลังจากพิสูจน์ความสามารถในการนำบริษัทได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ประธานต้องทำงานเต็มเวลาหรือไม่?

ไม่เสมอไป

ในบริษัทขนาดใหญ่ ประธานอาจมีงานด้านผู้นำเต็มเวลา พร้อมความรับผิดชอบและการกำกับดูแลพนักงานจำนวนมาก ในบริษัทขนาดเล็ก ประธานอาจใช้เวลาเพียงไม่กี่ชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการบริหารบริษัท ผู้ก่อตั้งอาจดำรงตำแหน่งประธานควบคู่ไปกับการเป็นผู้ดำเนินงานหลัก ฝ่ายขาย และผู้ตัดสินใจหลักของธุรกิจ

บทบาทนี้จะเต็มเวลาหรือไม่ขึ้นอยู่กับ:

• ขนาดของบริษัท
• ความซับซ้อนของการดำเนินงาน
• จำนวนพนักงาน
• การมีเจ้าหน้าที่หรือผู้บริหารคนอื่น
• ความคาดหวังที่คณะกรรมการกำหนดไว้

สิ่งสำคัญที่สุดไม่ใช่แค่ตำแหน่ง แต่คือภาระงานจริงและอำนาจที่ผูกอยู่กับตำแหน่งนั้น

เหตุใดข้อบังคับจึงสำคัญ

ข้อบังคับบริษัทเป็นกฎภายในที่ใช้กำหนดวิธีการดำเนินงานของบริษัท เอกสารนี้ควรกำหนดบทบาทของประธานอย่างชัดเจน ข้อบังคับที่ดีช่วยตอบคำถาม เช่น:

• ใครเป็นผู้แต่งตั้งประธาน
• ประธานมีอำนาจอะไรบ้าง
• ประธานลงนามในสัญญาได้เองหรือไม่
• ธุรกรรมสำคัญต้องได้รับอนุมัติจากคณะกรรมการหรือไม่
• จะเกิดอะไรขึ้นหากประธานลาออกหรือถูกถอดถอน

เมื่อประเด็นเหล่านี้ถูกกำหนดไว้ล่วงหน้า บริษัทจะดำเนินงานได้ราบรื่นขึ้นและลดความเสี่ยงของข้อพิพาทภายใน

Zenind ช่วยเจ้าของธุรกิจจัดตั้งบริษัทด้วยเอกสารพื้นฐานและการสนับสนุนด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่เหมาะสม เพื่อให้บทบาทผู้นำกำหนดได้ชัดเจนตั้งแต่ต้น

ความผิดพลาดที่พบบ่อยของธุรกิจ

บริษัทมักประสบปัญหาเมื่อมองตำแหน่งเจ้าหน้าที่เป็นเพียงตำแหน่งเชิงพิธีการ ซึ่งอาจนำไปสู่ปัญหา เช่น:

• อำนาจลงนามที่ไม่ชัดเจน
• สับสนว่าใครเป็นผู้บริหารงาน
• บทบาทซ้อนทับกันโดยไม่มีขอบเขตเป็นลายลักษณ์อักษร
• การเก็บบันทึกมติคณะกรรมการไม่ดีพอ
• ธรรมาภิบาลแบบไม่เป็นทางการที่ภายหลังก่อให้เกิดข้อพิพาท

ปัญหาเหล่านี้หลีกเลี่ยงได้ วิธีแก้คือกำหนดบทบาทเจ้าหน้าที่ตั้งแต่แรก บันทึกอำนาจอย่างรอบคอบ และรักษาเอกสารภายในของบริษัทให้เป็นปัจจุบัน

เมื่อใดที่ประธานควรขออนุมัติจากคณะกรรมการ

แม้ว่าประธานจะมีอำนาจด้านการดำเนินงานกว้างขวาง แต่การกระทำบางอย่างก็ควรส่งให้คณะกรรมการพิจารณา ตัวอย่างเช่น:

• การตัดสินใจด้านเงินทุนก้อนใหญ่
• การออกหุ้นหรือเปลี่ยนโครงสร้างการถือครอง
• การควบรวม การเข้าซื้อกิจการ หรือการขายบริษัท
• สัญญามูลค่าสูงที่อยู่นอกเหนือการดำเนินธุรกิจปกติ
• การเปลี่ยนแปลงค่าตอบแทนผู้บริหารอย่างมีนัยสำคัญ

กฎที่แท้จริงขึ้นอยู่กับข้อบังคับ ข้อตกลงผู้ถือหุ้น และกฎหมายบริษัทที่เกี่ยวข้อง แนวทางที่ปลอดภัยที่สุดคือกำหนดกรอบการอนุมัติให้ชัดเจนก่อนที่ธุรกิจจะเริ่มตัดสินใจเรื่องสำคัญ

วิธีสร้างโครงสร้างบริษัทที่แข็งแรง

บริษัทจะทำงานได้ดีที่สุดเมื่อบทบาทผู้นำมีความสอดคล้องกันและมีการบันทึกไว้ ผู้ก่อตั้งควรพิจารณา:

• ใครจะเป็นประธาน
• คนเดียวกันจะเป็น CEO หรือประธานคณะกรรมการด้วยหรือไม่
• เจ้าหน้าที่แต่ละคนจะรับผิดชอบอะไรบ้าง
• การกำกับดูแลของคณะกรรมการจะทำงานอย่างไร
• จะใช้เอกสารใดเพื่อยืนยันอำนาจ

การวางแผนนี้สำคัญเป็นพิเศษสำหรับสตาร์ทอัพ โครงสร้างในระยะแรกส่งผลต่อการธนาคาร การทำสัญญา การระดมทุน และการปฏิบัติตามข้อกำหนดในอนาคต

สรุป

ประธานบริษัทเป็นมากกว่าตำแหน่ง โดยทั่วไปเป็นบทบาทหลักด้านการปฏิบัติการของบริษัทที่รับผิดชอบการดำเนินกลยุทธ์ การบริหารธุรกิจประจำวัน และการกระทำภายใต้อำนาจที่คณะกรรมการและข้อบังคับมอบให้

สำหรับบริษัทขนาดเล็ก ประธานอาจเป็นผู้ก่อตั้งที่ทำแทบทุกอย่าง สำหรับธุรกิจขนาดใหญ่ บทบาทนี้อาจเป็นส่วนหนึ่งของโครงสร้างผู้บริหารที่กว้างขึ้น ซึ่งรวมถึง CEO ประธานคณะกรรมการ และเจ้าหน้าที่คนอื่น ๆ ในทุกกรณี สิ่งสำคัญคือความชัดเจน ได้แก่ ข้อบังคับที่ชัดเจน อำนาจที่ชัดเจน และความรับผิดชอบที่ชัดเจน

หากคุณกำลังจัดตั้งบริษัทหรือปรับโครงสร้างของธุรกิจ Zenind สามารถช่วยสร้างรากฐานที่คุณต้องการเพื่อดำเนินงานอย่างมั่นใจและปฏิบัติตามข้อกำหนดได้เมื่อธุรกิจของคุณเติบโต