Chủ tịch công ty làm gì: Nhiệm vụ, thẩm quyền và quản trị doanh nghiệp

Chủ tịch công ty là một trong những chức vụ quan trọng nhất trong cơ cấu doanh nghiệp. Danh xưng này nghe có vẻ đơn giản, nhưng vai trò có thể khác nhau đáng kể tùy theo điều lệ công ty, hội đồng quản trị, quy mô doanh nghiệp và việc công ty có sử dụng chức danh giám đốc điều hành hay không.

Đối với nhà sáng lập, nhà đầu tư và chủ doanh nghiệp nhỏ, việc hiểu vai trò của chủ tịch là rất cần thiết. Người giữ chức vụ này có thể chịu trách nhiệm về điều hành hằng ngày, ký kết hợp đồng, quản lý nội bộ và thực hiện chiến lược do hội đồng quản trị đề ra. Ở công ty nhỏ, chủ tịch cũng có thể kiêm nhiệm nhiều vai trò khác. Ở công ty lớn hơn, chủ tịch có thể chỉ là một phần của đội ngũ điều hành rộng hơn.

Bài viết này giải thích chủ tịch công ty làm gì, thẩm quyền thường được hình thành như thế nào, vai trò này khác với các chức vụ khác ra sao và vì sao các tài liệu quản trị rõ ràng lại quan trọng ngay từ đầu.

Chủ tịch công ty là gì?

Chủ tịch thường là người điều hành có cấp bậc cao nhất trong công ty. Trong nhiều doanh nghiệp, chủ tịch là người chịu trách nhiệm trực tiếp nhất đối với hoạt động hằng ngày của công ty. Chức vụ này tồn tại vì công ty không thể tự hành động. Công ty hoạt động thông qua con người, và chủ tịch thường là người được giao quyền đưa ra các quyết định kinh doanh thay mặt cho công ty.

Quyền hạn cụ thể của chủ tịch không phải lúc nào cũng giống nhau. Chúng thường xuất phát từ:

• Điều lệ công ty
• Nghị quyết của hội đồng quản trị
• Chính sách nội bộ của công ty
• Thẩm quyền được suy ra từ chính chức vụ

Điều đó có nghĩa là cùng một chức danh có thể mang trách nhiệm khác nhau ở các công ty khác nhau. Một chủ tịch ở startup có thể phụ trách bán hàng, vận hành, tuyển dụng và lập kế hoạch chiến lược. Một chủ tịch ở công ty đã phát triển ổn định có thể giám sát nhiều phòng ban và báo cáo cho một giám đốc điều hành hoặc cho hội đồng quản trị.

Nhiệm vụ cốt lõi của chủ tịch công ty

Mặc dù nhiệm vụ thay đổi, chủ tịch công ty thường xử lý những chức năng quản lý quan trọng nhất. Các trách nhiệm phổ biến gồm:

• Thực thi chiến lược do hội đồng quản trị đề ra
• Giám sát hoạt động kinh doanh hằng ngày
• Quản lý các cán bộ điều hành và nhân sự chủ chốt
• Phối hợp với hội đồng quản trị về các quyết định quan trọng
• Hỗ trợ giám sát ngân sách, dòng tiền và hiệu quả hoạt động
• Xây dựng hệ thống nội bộ để tăng trưởng và nâng cao hiệu suất
• Đại diện cho công ty trong các vấn đề kinh doanh quan trọng

Trên thực tế, chủ tịch thường là người giữ cho công ty vận hành liên tục. Hội đồng quản trị đề ra định hướng, còn chủ tịch triển khai kế hoạch. Nếu công ty nhỏ, điều đó có thể đồng nghĩa với việc làm mọi thứ từ đàm phán giao dịch đến xem xét hợp đồng với nhà cung cấp. Nếu công ty lớn hơn, chủ tịch có thể tập trung nhiều hơn vào lãnh đạo, phân quyền và triển khai.

Thẩm quyền ràng buộc công ty

Một trong những phần quan trọng nhất trong vai trò của chủ tịch là thẩm quyền. Bên thứ ba thường tin vào chữ ký của chủ tịch vì chức vụ này thường gắn với quyền đại diện cho công ty.

Thẩm quyền đó có thể bao gồm khả năng:

• Ký hợp đồng
• Phê duyệt các giao dịch kinh doanh thông thường
• Tuyển dụng và quản lý nhân sự trong phạm vi được phép
• Mở hoặc duy trì các quan hệ kinh doanh
• Ký các tài liệu nằm trong hoạt động thường lệ của công ty

Tuy nhiên, thẩm quyền không phải là vô hạn. Chủ tịch không thể đơn giản bỏ qua điều lệ công ty hoặc chỉ đạo của hội đồng quản trị. Một số hành động quan trọng có thể cần sự phê duyệt trước của hội đồng quản trị hoặc cổ đông, tùy theo giao dịch và tài liệu quản trị.

Đó là lý do vì sao các công ty cần xác định thẩm quyền thật rõ ràng. Quản trị tốt giúp tránh nhầm lẫn về ai có thể ký, ai có thể phê duyệt và quyết định nào cần hành động chính thức của hội đồng quản trị.

Chủ tịch so với CEO

Nhiều người cho rằng chủ tịch và CEO luôn là cùng một người. Đôi khi đúng như vậy, nhưng không bắt buộc phải như thế.

Sự khác biệt thường nằm ở cấu trúc:

• CEO thường là người điều hành chiến lược cao nhất, đặc biệt trong các công ty lớn.
• Chủ tịch thường là người điều hành vận hành cao nhất, chịu trách nhiệm thực thi và quản lý hằng ngày.
• Ở một số công ty, một người giữ cả hai chức danh.

Khi hai chức danh tách biệt, CEO có thể tập trung vào tầm nhìn dài hạn, quan hệ với nhà đầu tư và định hướng tổng thể của công ty, trong khi chủ tịch xử lý lãnh đạo vận hành. Ở công ty nhỏ, việc gộp hai vai trò thường hiệu quả và tiết kiệm chi phí hơn.

Không có mô hình nào đúng duy nhất. Cấu trúc phù hợp phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp, ưu tiên của hội đồng quản trị và cách phân bổ trách nhiệm giữa các lãnh đạo.

Chủ tịch so với Chủ tịch hội đồng quản trị

Chủ tịch hội đồng quản trị và chủ tịch công ty cũng là hai vai trò rất khác nhau.

Chủ tịch hội đồng quản trị thường chủ trì các cuộc họp hội đồng và hỗ trợ định hướng quy trình của hội đồng. Đây thường là vai trò giám sát, không phải vai trò điều hành hằng ngày.

Ngược lại, chủ tịch công ty thường tham gia trực tiếp vào hoạt động vận hành. Chủ tịch thực thi định hướng của hội đồng thay vì giám sát chính hội đồng.

Có thể hiểu đơn giản như sau:

• Hội đồng quản trị thực hiện chức năng quản trị
• Chủ tịch hội đồng quản trị điều phối hội đồng
• Chủ tịch công ty điều hành hoạt động

Sự phân tách này giúp duy trì cấu trúc doanh nghiệp và giảm nhầm lẫn về quyền ra quyết định.

Chủ tịch so với các chức vụ điều hành khác

Công ty có thể có nhiều chức vụ điều hành, mỗi chức vụ có trách nhiệm riêng.

Phó chủ tịch

Phó chủ tịch có thể hỗ trợ chủ tịch hoặc quản lý một mảng kinh doanh cụ thể như vận hành, bán hàng hoặc tiếp thị. Phó chủ tịch cũng có thể có thẩm quyền đại diện công ty trong một số trường hợp nhất định, tùy theo điều lệ và nghị quyết của hội đồng quản trị.

Thủ quỹ

Thủ quỹ thường phụ trách giám sát tài chính. Công việc này có thể bao gồm theo dõi tài khoản, quản lý dòng tiền của công ty, phối hợp thanh toán và hỗ trợ báo cáo tài chính. Ở một số công ty, thủ quỹ cũng có quyền ký séc.

Thư ký

Thư ký thường lưu giữ hồ sơ công ty, biên bản họp và các hồ sơ nộp quan trọng. Thư ký giúp bảo toàn tài liệu nội bộ của công ty và có thể xác nhận hoặc chứng thực các hành động do hội đồng quản trị hoặc cán bộ điều hành thực hiện.

Ở công ty nhỏ, một người có thể kiêm nhiều chức vụ điều hành. Điều này khá phổ biến khi doanh nghiệp có ít chủ sở hữu hoặc mới bắt đầu.

Chủ tịch được lựa chọn như thế nào?

Chủ tịch thường do hội đồng quản trị bổ nhiệm. Điều lệ công ty thường quy định quy trình bầu chọn hoặc bổ nhiệm, bao gồm thời hạn nhiệm kỳ, việc miễn nhiệm và quy trình thay thế.

Ở công ty mới thành lập, các nhà sáng lập hoặc hội đồng quản trị ban đầu có thể chỉ định một trong những người sáng lập làm chủ tịch. Ở doanh nghiệp đang hoạt động, hội đồng quản trị có thể bổ nhiệm một chủ tịch dựa trên kinh nghiệm lãnh đạo, hiểu biết vận hành hoặc tỷ lệ sở hữu.

Một người cũng có thể dần tiến lên vị trí này theo thời gian. Trong doanh nghiệp tăng trưởng, một người có thể bắt đầu ở vị trí quản lý rồi sau đó trở thành chủ tịch khi chứng minh được năng lực lãnh đạo hiệu quả.

Chủ tịch có phải là vai trò toàn thời gian không?

Không phải lúc nào cũng vậy.

Ở công ty lớn, chủ tịch có thể là công việc lãnh đạo toàn thời gian với trách nhiệm lớn và giám sát nhiều nhân sự. Ở công ty nhỏ, chủ tịch có thể chỉ dành vài giờ mỗi tuần cho việc quản lý công ty. Một nhà sáng lập có thể giữ chức chủ tịch đồng thời là người vận hành chính, nhân viên bán hàng và người ra quyết định chủ chốt của doanh nghiệp.

Việc vai trò này có toàn thời gian hay không phụ thuộc vào:

• Quy mô công ty
• Mức độ phức tạp của hoạt động
• Số lượng nhân viên
• Sự hiện diện của các chức vụ điều hành khác
• Kỳ vọng do hội đồng quản trị đặt ra

Điều quan trọng nhất không chỉ là chức danh, mà là khối lượng công việc thực tế và thẩm quyền đi kèm với nó.

Vì sao điều lệ công ty quan trọng?

Điều lệ công ty là bộ quy tắc nội bộ về cách doanh nghiệp vận hành. Điều lệ nên quy định rõ vai trò của chủ tịch. Điều lệ tốt giúp trả lời các câu hỏi như:

• Ai bổ nhiệm chủ tịch?
• Chủ tịch có những quyền hạn nào?
• Chủ tịch có thể tự ký hợp đồng không?
• Có cần phê duyệt của hội đồng quản trị đối với các giao dịch lớn không?
• Điều gì xảy ra nếu chủ tịch rời vị trí hoặc bị miễn nhiệm?

Khi những vấn đề này được quy định trước, công ty có thể vận hành trơn tru hơn và giảm rủi ro tranh chấp nội bộ.

Zenind giúp chủ doanh nghiệp thành lập công ty với bộ tài liệu nền tảng phù hợp và hỗ trợ tuân thủ, để các vai trò lãnh đạo dễ xác định hơn ngay từ đầu.

Những sai lầm phổ biến của doanh nghiệp

Công ty thường gặp rắc rối khi xem các chức danh điều hành chỉ mang tính hình thức. Điều đó có thể dẫn đến các vấn đề như:

• Không rõ ai có thẩm quyền ký
• Nhầm lẫn về người quản lý hoạt động
• Vai trò chồng chéo mà không có ranh giới bằng văn bản
• Lưu trữ biên bản quyết định của hội đồng không đầy đủ
• Quản trị mang tính thủ công, về sau gây tranh chấp

Những sai lầm này có thể tránh được. Giải pháp là thiết lập vai trò điều hành sớm, ghi nhận thẩm quyền cẩn thận và duy trì hồ sơ nội bộ của công ty luôn cập nhật.

Khi nào chủ tịch nên xin phê duyệt của hội đồng quản trị

Ngay cả khi chủ tịch có thẩm quyền vận hành rộng, một số hành động vẫn nên được chuyển lên hội đồng quản trị. Ví dụ có thể gồm:

• Quyết định tài trợ vốn lớn
• Phát hành cổ phần hoặc thay đổi cơ cấu sở hữu
• Sáp nhập, mua lại hoặc bán công ty
• Các hợp đồng lớn nằm ngoài hoạt động kinh doanh thông thường
• Điều chỉnh lương thưởng đáng kể cho ban điều hành

Các quy tắc cụ thể phụ thuộc vào điều lệ, thỏa thuận cổ đông và luật doanh nghiệp áp dụng. Cách an toàn nhất là xây dựng một khung phê duyệt rõ ràng trước khi doanh nghiệp bắt đầu đưa ra các quyết định lớn.

Cách xây dựng cơ cấu doanh nghiệp vững chắc

Doanh nghiệp hoạt động tốt nhất khi các vai trò lãnh đạo được xác định nhất quán và có tài liệu rõ ràng. Nhà sáng lập nên cân nhắc:

• Ai sẽ giữ vai trò chủ tịch
• Liệu cùng một người có đồng thời là CEO hoặc chủ tịch hội đồng quản trị hay không
• Mỗi chức vụ sẽ chịu trách nhiệm những gì
• Cách thức giám sát của hội đồng quản trị sẽ vận hành ra sao
• Những tài liệu nào sẽ được dùng để xác nhận thẩm quyền

Việc lên kế hoạch này đặc biệt quan trọng đối với startup. Cấu trúc ban đầu sẽ ảnh hưởng đến hoạt động ngân hàng, ký kết hợp đồng, huy động vốn và tuân thủ trong tương lai.

Kết luận

Chủ tịch công ty không chỉ là một chức danh. Đây thường là vai trò vận hành trung tâm trong doanh nghiệp, chịu trách nhiệm thực thi chiến lược, quản lý hoạt động hằng ngày và hành động trong phạm vi thẩm quyền do hội đồng quản trị và điều lệ quy định.

Với công ty nhỏ, chủ tịch có thể là nhà sáng lập làm gần như mọi việc. Với doanh nghiệp lớn hơn, vai trò này có thể là một phần của cơ cấu điều hành rộng hơn bao gồm CEO, chủ tịch hội đồng quản trị và các chức vụ khác. Trong mọi trường hợp, yếu tố then chốt là sự rõ ràng: điều lệ rõ ràng, thẩm quyền rõ ràng và trách nhiệm giải trình rõ ràng.

Nếu bạn đang thành lập công ty hoặc tinh chỉnh cơ cấu doanh nghiệp, Zenind có thể giúp bạn xây dựng nền tảng cần thiết để vận hành tự tin và duy trì tuân thủ khi doanh nghiệp phát triển.