Her Yeni İşletme Sahibinin Ustalaşması Gereken 11 İletişim Becerisi

Açık iletişim, bir kurucunun geliştirebileceği en önemli becerilerden biridir. Şirketinizi kurma biçiminizi, devlet kurumlarıyla çalışma şeklinizi, müşterilerle iletişiminizi, tedarikçileri yönetmenizi, çalışanlara liderlik etmenizi ve uyum son tarihlerini ele alışınızı etkiler. Bir işletmenin güçlü bir fikri ve sağlam bir planı olabilir, ancak mesaj net değilse güven aşınır ve önlenebilir hatalar ortaya çıkar.

Bir LLC, corporation veya nonprofit kuran girişimciler için iletişim yalnızca düzgün görünmekle ilgili değildir. Her aşamada anlayış oluşturmak, beklentileri belirlemek ve sürtünmeyi azaltmakla ilgilidir. İster bir ortak kurucu, ister kayıtlı temsilci, ister banka, ister ilk müşterinizle konuşuyor olun, aynı temel alışkanlıklar geçerlidir.

Aşağıda, daha güçlü ilişkiler kurmak ve daha iyi sonuçlar elde etmek için her yeni işletme sahibinin ustalaşması gereken 11 iletişim becerisi yer alıyor.

1. İkna etmeye çalışmadan önce güven oluşturun

İnsanlar, kaynağa güvendiklerinde açıklığa daha hızlı yanıt verir. Bu, müşteriler, çalışanlar ve devlet kurumları için de geçerlidir. Güven tek bir kusursuz sunumla kurulmaz. Tutarlılık, dürüstlük ve verilen sözü yerine getirmekle kurulur.

Yeni bir işletme sahibi için bu, söylediklerinizi yapmanız anlamına gelir. Cuma günü bir sözleşme göndereceğinizi söylüyorsanız, Cuma günü gönderin. Bir dosyalama ayrıntısını netleştireceğinizi söylüyorsanız, kesin bilgiyle geri dönün. Güvenilirlik ivme yaratır.

Güven, kuruluş aşamasında da önemlidir. Bir işletme varlığı oluştururken, uyum kararları alırken veya resmi postaların ve bildirimlerin nasıl ele alınacağına karar verirken güvenilir bir iletişim sistemi sizi kaçırılmış son tarihlerden ve kafa karışıklığından korur.

2. Hedef kitlenizi bilin

Etkili iletişim, kiminle konuştuğunuzu ve bu konuşmadan neye ihtiyaç duyduklarını anlamakla başlar.

Bir müşteri genellikle sadelik ve güven ister. Bir kredi veren kişi gerçekler ve belgeler isteyebilir. Bir eyalet başvuru ofisi hassas formlar ve tam dil gerektirebilir. Bir çalışan ise bağlam, beklentiler ve soru sorma fırsatı isteyebilir. Mesaj, dinleyiciye göre değişmelidir.

Konuşmadan veya yazmadan önce kendinize şunları sorun:

• Bu kişi zaten ne biliyor?
• Hangi kararı vermeleri gerekiyor?
• Ne düzeyde ayrıntı uygundur?
• Sonraki adım olarak onlardan ne yapmalarını istiyorum?

Mesajınızı hedef kitleye uyarladığınızda kafa karışıklığını azaltır ve faydalı bir yanıt alma şansını artırırsınız.

3. Mesajları net ve kısa tutun

İşletme sahipleri çoğu zaman daha fazla kelimenin daha fazla güvenilirlik yarattığını düşünür. Uygulamada çoğu zaman bunun tersi doğrudur. Kısa ve doğrudan iletişim daha kolay anlaşılır, daha kolay uygulanır ve hata oluşturma olasılığı daha düşüktür.

Netlik, iş kurma ve yönetmenin her alanında önemlidir. Bir ekip arkadaşına verilen kafa karıştırıcı bir talimat işi geciktirebilir. Bir tedarikçiye gönderilen belirsiz bir mesaj yanlış siparişe yol açabilir. Bir devlet kurumuna gönderilen kötü yazılmış bir e-posta, bir başvuruyu yavaşlatabilir.

Net iletişim kurmak için:

• Mümkün olduğunda sade dil kullanın.
• Ana fikri en başta söyleyin.
• Gereksiz jargondan kaçının.
• Uzun açıklamaları daha küçük adımlara bölün.
• Belirli bir sonraki adımla bitirin.

Kısa ve öz bir mesaj, okuyucunun zamanına saygı duyar ve ilerlemeyi kolaylaştırır.

4. Yanlış anlaşılmaları önceden düşünün

Yanlış anlaşılmalar olağandışı değildir. İş iletişiminin bozulmasının en yaygın nedenlerinden biridir.

Sizin için açık olan bir ifade, başkası için kafa karıştırıcı olabilir. Zihninizde basit görünen bir talep, bir yüklenici veya müşteri tarafından farklı yorumlanabilir. Karşı tarafın sizin bağlamınızı paylaştığını varsayarsanız, sorunları davet etmiş olursunuz.

İyi iletişimciler bu riski azaltmak için net davranır. Terimleri tanımlarlar. Son tarihleri doğrularlar. Kararları yazılı olarak tekrar ederler. Sorulara alan açarlar.

Bu yaklaşım, kuruluş evrakları, faaliyet sözleşmeleri, yıllık raporlar, vergi kayıtları ve uyum bildirimleriyle ilgilenen kurucular için özellikle yararlıdır. Konu ne kadar önemliyse, anlayışı doğrulamak o kadar önemlidir.

5. Tonu ve beden dilini bilinçli kullanın

Kelime önemlidir, ancak ton ve beden dili çoğu zaman bu kelimelerin nasıl karşılandığını belirler.

Doğrudan bir mesaj, verilme biçimine göre güven veren veya saldırgan duyulabilir. Destekleyici bir yorum, tonunuz düz veya aceleciyse küçümseyici gelebilir. Yüz yüze ve görüntülü görüşmelerde duruş, göz teması, yüz ifadesi ve konuşma hızı da konuşmayı şekillendirir.

İşletme sahipleri sakin, saygılı ve dengeli bir tonu hedeflemelidir. Bu pasif olmak anlamına gelmez. Sertleşmeden kararlı olmak anlamına gelir.

Birkaç pratik alışkanlık yardımcı olur:

• Açık bir duruş sergileyin.
• Konuşma önemli olduğunda yavaşlayın.
• Söz kesmekten kaçının.
• Yüz ifadenizi ilgili tutun.
• Ortamın gerektirdiği resmiyet düzeyine uyun.

Ton ve beden dili sözlerinizle uyumlu olduğunda mesaj daha net ulaşır.

6. Aktif dinleme pratiği yapın

Birçok iletişim sorunu, insanların anlamak için dinlemek yerine yanıt vermeyi beklemesi nedeniyle ortaya çıkar.

Aktif dinleme, tüm dikkatinizi vermek, karşı tarafın sözünü bitirmesine izin vermek ve o anki kesintiye değil içeriğe yanıt vermek demektir. Güven oluşturmanın ve sorunları daha hızlı çözmenin en basit yollarından biridir.

İyi dinlemek için:

• Dikkat dağıtıcı unsurları kaldırın.
• Karşı tarafın sözünü bitirmesine izin verin.
• Duyduğunuzu özetleyin.
• Takip sorusu sorun.
• Sonraki adımı doğrulayın.

Bu yaklaşım, üzgün müşterilerle, emin olmayan ekip üyeleriyle veya size hukuki ya da idari konularda yardımcı olan profesyonellerle çalışırken özellikle yararlıdır. İnsanlar dinlendiklerini hissettiklerinde rahatlar ve daha iyi kararlar ortaya çıkar.

7. Hiçbir şeyi varsaymayın

Varsayımlar önlenebilir risk oluşturur.

Bir kurucu, bir müşterinin fiyatı anladığını varsayabilir. Bir yönetici, bir yüklenicinin son tarihi bildiğini varsayabilir. Yeni bir işletme sahibi, formu gönderdiği için bir başvurunun işlendiğini varsayabilir. Bu varsayımlar zaman ve para kaybettirebilir.

Varsaymak yerine doğrulayın.

Bir şey önemliyse, yazılı hale getirin. Bir son tarih önemliyse, tam tarihi tekrar edin. Bir görev önemliyse, sorumluluğu atayın. Bir süreç önemliyse, alındığını doğrulayın.

Bu alışkanlık, şirket kuruluşu ve uyum süreçlerinde özellikle önemlidir. Eyalet gereklilikleri çoğu zaman sıkı zamanlama ve biçim kurallarına sahiptir. Küçük bir varsayım, kaçırılmış bir başvuruya, geciken bir onaya veya gereksiz cezalara dönüşebilir.

8. Teknoloji üzerinden iyi iletişim kurun

Modern iş iletişimi e-posta, telefon, kısa mesaj, sohbet, görüntülü görüşme ve proje yönetim araçları üzerinden yürür. Her kanalın güçlü ve zayıf yönleri vardır.

E-posta, kayıt ve resmi iletişim için kullanışlıdır, ancak mesafeli gelebilir. Kısa mesaj hızlıdır, ancak yanlış okunması kolaydır. Görüntülü görüşmeler verimlidir, ancak teknik sorunlar akışı bölebilir. Sohbet kullanışlıdır, ancak önemli ayrıntılar kaybolabilir.

En iyi iletişimciler kanalı mesaja göre seçer.

• Belgeler ve kararlar için e-postayı kullanın.
• Karmaşık tartışmalar için telefon veya görüntülü görüşmeyi kullanın.
• Hızlı onaylar için kısa mesaj kullanın.
• Hesap verebilirlik için yazılı özetler kullanın.

Bir konuşma hukuki kuruluş ayrıntılarını, vergi kayıtlarını veya uyum son tarihlerini içeriyorsa, görüşmeyi yazılı bir özetle takip edin. Bu, kayıt oluşturur ve sonradan kafa karışıklığı olasılığını azaltır.

9. Stresi yönetmeyi öğrenin, stres sizi yönetmesin

Stres iletişimi değiştirir. İnsanlar acele ettiğinde, hayal kırıklığı yaşadığında veya bunaldığında daha hızlı konuşma, daha az dinleme ve daha sert tepki verme eğilimindedir.

İşletme sahipleri birçok yönden baskı altındadır: finansman, işe alım, müşteriler, operasyonlar, başvurular ve büyüme. Bu baskı her konuşmaya sızarsa ilişkiler zarar görür.

Zor koşullarda etkili kalmak için:

• Yanıt vermeden önce durun.
• Sorunu duygudan ayırın.
• Gerekirse kısa bir ara verin.
• Konuya daha fazla bağlamla geri dönün.
• Bir tepki anında önemli kararlar vermekten kaçının.

Sakin iletişim yalnızca daha hoş olmakla kalmaz. Daha iyi yargıya da yol açar.

10. Anlamı gizlemeden iş dili konuşmayı öğrenin

Profesyonel iletişim kesin olmalı, ancak şişirilmiş olmamalıdır.

Birçok yeni kurucu, sofistike duyulduğu için jargonu fazla kullanır. Diğerleri ise katı gelebilir diye gerekli iş dilinden kaçınır. Amaç ikisi de değildir. Amaç, karşı tarafın harekete geçebileceği kadar açık olmaktır.

Bir sözleşme, başvuru, fiyatlandırma, hizmet kapsamı veya uyum son tarihi hakkında konuşurken doğru dili kullanın ve tanıdık olmayan terimleri açıklayın. Bir kavram önemli bir kararı etkiliyorsa, onu belirsiz ifadelerin içine gömmeyin.

İyi iş iletişimi çoğu zaman şunları içerir:

• Sorun.
• Son tarih.
• Sorumlu kişi.
• Sonraki adım.
• Hiçbir şey değişmezse ortaya çıkacak sonuç.

Bu yapı, startup operasyonlarında, müşteri hizmetlerinde ve kurumsal idarede eşit derecede işe yarar.

11. İletişimi tekrar edilebilir bir sisteme dönüştürün

Güçlü iletişimciler yalnızca hafızaya güvenmez. Sistemler kurarlar.

Tekrar edilebilir bir iletişim sistemi şunları içerebilir:

• Standart e-posta şablonları.
• Yeni müşteri karşılama kontrol listesi.
• Yazılı toplantı notları.
• Önemli kararları doğrulama süreci.
• Uyum son tarihleri için takvim.

Bu durum, girişimciler aynı anda birçok hareketli parçayı yönetirken özellikle önemlidir. Şirket kuruluşu, EIN kaydı, kayıtlı temsilci sorumlulukları, yıllık raporlar, iç onaylar ve tedarikçi iletişimi aynı anda dikkat ister. İş yükü arttığında sistem sizi düzenli tutar.

Bir şirket kuruyorsanız, yapı tam da burada değer yaratır. Resmi bildirimleri ele almak, kararları belgelemek ve son tarihleri izlemek için güvenilir bir süreç riskleri azaltır ve uzun vadeli büyümeyi destekler.

İş büyümesini destekleyen iletişim becerileri

İletişim, tek başına bir yumuşak beceri değildir. Bir işletmenin neredeyse her işlevini destekler.

İyi iletişim kurduğunuzda şunları yapabilirsiniz:

• Daha hızlı güven oluşturmak.
• Yanlış anlamaları azaltmak.
• Müşteri ilişkilerini güçlendirmek.
• Ekipleri daha fazla güvenle yönetmek.
• Şirketinizi uyum hatalarından korumak.
• Baskı altında daha iyi karar vermek.

Yeni işletme sahipleri için bu, iletişimi isteğe bağlı bir yükseltme değil, başarının temel bir parçası haline getirir.

Son düşünceler

Etkili iletişim bir kişilik özelliği değil, bir alışkanlıktır. Tekrar, değerlendirme ve daha iyi sistemlerle gelişir.

Bir iş kuruyorsanız veya ilk kez bir işletme yönetiyorsanız, temellerle başlayın: hedef kitlenizi tanıyın, net konuşun, anlayışı doğrulayın, dikkatle dinleyin ve önemli olanı belgeleyin. Bu alışkanlıklar güven oluşturmanıza ve şirketinizi doğru yönde ilerletmenize yardımcı olur.

Zenind, girişimcilerin Amerika Birleşik Devletleri'nde bir işletme kurmanın ve sürdürmenin temel unsurlarına odaklanmasına yardımcı olur. Güçlü iletişim, diğer her şeyin daha iyi çalışmasına yardımcı olur.