11 δεξιότητες επικοινωνίας που πρέπει να κατακτήσει κάθε νέος ιδιοκτήτης επιχείρησης

Η σαφής επικοινωνία είναι μία από τις σημαντικότερες δεξιότητες που μπορεί να αναπτύξει ένας ιδρυτής. Επηρεάζει τον τρόπο με τον οποίο ιδρύετε την εταιρεία σας, συνεργάζεστε με κρατικές υπηρεσίες, επικοινωνείτε με πελάτες, διαχειρίζεστε προμηθευτές, ηγείστε εργαζομένων και χειρίζεστε προθεσμίες συμμόρφωσης. Μια επιχείρηση μπορεί να έχει μια ισχυρή ιδέα και ένα σταθερό σχέδιο, αλλά αν το μήνυμα δεν είναι σαφές, η εμπιστοσύνη διαβρώνεται και ακολουθούν αποφεύξιμα λάθη.

Για τους επιχειρηματίες που ιδρύουν μια LLC, μια εταιρεία ή έναν μη κερδοσκοπικό οργανισμό, η επικοινωνία δεν αφορά μόνο το να ακούγεστε καλλιεργημένοι. Αφορά τη δημιουργία κατανόησης, τον καθορισμό προσδοκιών και τη μείωση των τριβών σε κάθε στάδιο της επιχειρηματικής πορείας. Είτε μιλάτε με έναν συνιδρυτή, έναν εγγεγραμμένο αντιπρόσωπο, έναν τραπεζίτη ή τον πρώτο σας πελάτη, ισχύουν οι ίδιες βασικές συνήθειες.

Παρακάτω παρουσιάζονται 11 δεξιότητες επικοινωνίας που κάθε νέος ιδιοκτήτης επιχείρησης πρέπει να κατακτήσει για να χτίσει ισχυρότερες σχέσεις και να πετύχει καλύτερα αποτελέσματα.

1. Χτίστε εμπιστοσύνη πριν προσπαθήσετε να πείσετε

Οι άνθρωποι ανταποκρίνονται πιο γρήγορα στη σαφήνεια όταν εμπιστεύονται την πηγή. Αυτό ισχύει εξίσου για πελάτες, εργαζομένους και κρατικές υπηρεσίες. Η εμπιστοσύνη δεν χτίζεται με ένα τέλειο επιχείρημα. Χτίζεται με συνέπεια, ειλικρίνεια και τήρηση των υποσχέσεων.

Για έναν νέο ιδιοκτήτη επιχείρησης, αυτό σημαίνει να κάνετε αυτό που λέτε ότι θα κάνετε. Αν υποσχεθείτε ότι θα στείλετε ένα συμβόλαιο μέχρι την Παρασκευή, στείλτε το μέχρι την Παρασκευή. Αν πείτε ότι θα διευκρινίσετε μια λεπτομέρεια κατάθεσης, ακολουθήστε με ακριβείς πληροφορίες. Η αξιοπιστία δημιουργεί δυναμική.

Η εμπιστοσύνη είναι επίσης σημαντική στο στάδιο της ίδρυσης. Όταν δημιουργείτε μια επιχειρηματική οντότητα, παίρνετε αποφάσεις συμμόρφωσης ή αποφασίζετε πώς θα χειριστείτε την επίσημη αλληλογραφία και τις ειδοποιήσεις, ένα αξιόπιστο σύστημα επικοινωνίας σας προστατεύει από χαμένες προθεσμίες και σύγχυση.

2. Γνωρίστε το κοινό σας

Η αποτελεσματική επικοινωνία ξεκινά με την κατανόηση του ατόμου στο οποίο μιλάτε και του τι χρειάζεται από τη συζήτηση.

Ένας πελάτης συνήθως θέλει απλότητα και σιγουριά. Ένας δανειστής μπορεί να θέλει στοιχεία και τεκμηρίωση. Ένα γραφείο κρατικής κατάθεσης μπορεί να απαιτεί ακριβή έντυπα και ακριβή διατύπωση. Ένας εργαζόμενος μπορεί να χρειάζεται πλαίσιο, προσδοκίες και την ευκαιρία να κάνει ερωτήσεις. Το μήνυμα πρέπει να αλλάζει ανάλογα με τον ακροατή.

Πριν μιλήσετε ή γράψετε, ρωτήστε τον εαυτό σας:

• Τι γνωρίζει ήδη αυτό το άτομο;
• Τι απόφαση πρέπει να πάρει;
• Ποιο επίπεδο λεπτομέρειας είναι κατάλληλο;
• Ποια ενέργεια θέλω να κάνει στη συνέχεια;

Όταν προσαρμόζετε το μήνυμά σας στο κοινό, μειώνετε τη σύγχυση και αυξάνετε την πιθανότητα μιας χρήσιμης απάντησης.

3. Κρατήστε τα μηνύματα σαφή και σύντομα

Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων συχνά πιστεύουν ότι περισσότερες λέξεις δημιουργούν μεγαλύτερη αξιοπιστία. Στην πράξη, το αντίθετο είναι συνήθως αληθές. Η σύντομη και άμεση επικοινωνία είναι πιο εύκολη στην κατανόηση, πιο εύκολη στην εφαρμογή και λιγότερο πιθανό να δημιουργήσει λάθη.

Η σαφήνεια έχει σημασία σε κάθε μέρος της ίδρυσης και διαχείρισης μιας επιχείρησης. Μια συγκεχυμένη οδηγία προς έναν συνεργάτη μπορεί να καθυστερήσει την εργασία. Ένα ασαφές μήνυμα προς έναν προμηθευτή μπορεί να οδηγήσει σε λάθος παραγγελία. Ένα κακογραμμένο email προς μια κρατική υπηρεσία μπορεί να επιβραδύνει μια κατάθεση.

Για να επικοινωνείτε καθαρά:

• Χρησιμοποιήστε απλή γλώσσα όπου είναι δυνατόν.
• Βάλτε πρώτα το κύριο σημείο.
• Αποφύγετε την περιττή ορολογία.
• Χωρίστε τις μεγάλες εξηγήσεις σε μικρότερα βήματα.
• Ολοκληρώστε με μια συγκεκριμένη επόμενη ενέργεια.

Ένα σύντομο μήνυμα σέβεται τον χρόνο του αναγνώστη και διευκολύνει την πρόοδο.

4. Προβλέψτε τις παρεξηγήσεις

Οι παρεξηγήσεις δεν είναι ασυνήθιστες. Είναι ένας από τους πιο συνηθισμένους λόγους αποτυχίας στην επιχειρηματική επικοινωνία.

Μια φράση που σας φαίνεται προφανής μπορεί να είναι συγκεχυμένη για κάποιον άλλον. Ένα αίτημα που μοιάζει απλό στο μυαλό σας μπορεί να ερμηνευτεί διαφορετικά από έναν συνεργάτη ή πελάτη. Αν υποθέσετε ότι ο άλλος μοιράζεται το ίδιο πλαίσιο, προσκαλείτε προβλήματα.

Οι καλοί επικοινωνητές μειώνουν αυτόν τον κίνδυνο με το να είναι συγκεκριμένοι. Ορίζουν τους όρους. Επιβεβαιώνουν τις προθεσμίες. Επαναλαμβάνουν τις αποφάσεις γραπτώς. Αφήνουν χώρο για ερωτήσεις.

Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για ιδρυτές που χειρίζονται έγγραφα ίδρυσης, καταστατικά λειτουργίας, ετήσιες εκθέσεις, φορολογικές εγγραφές και ειδοποιήσεις συμμόρφωσης. Όσο πιο σημαντικό είναι το ζήτημα, τόσο πιο σημαντικό είναι να επιβεβαιώνεται η κατανόηση.

5. Χρησιμοποιήστε συνειδητά τον τόνο και τη γλώσσα του σώματος

Οι λέξεις έχουν σημασία, αλλά ο τόνος και η γλώσσα του σώματος συχνά καθορίζουν τον τρόπο με τον οποίο γίνονται αντιληπτές.

Ένα άμεσο μήνυμα μπορεί να ακουστεί είτε με αυτοπεποίθηση είτε επιθετικά, ανάλογα με την παρουσίασή του. Ένα υποστηρικτικό σχόλιο μπορεί να ακουστεί απορριπτικό αν ο τόνος σας είναι επίπεδος ή βιαστικός. Σε δια ζώσης συναντήσεις και βιντεοκλήσεις, η στάση του σώματος, η οπτική επαφή, οι εκφράσεις του προσώπου και ο ρυθμός επηρεάζουν τη συζήτηση.

Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων θα πρέπει να στοχεύουν σε έναν τόνο ήρεμο, σεβαστικό και σταθερό. Αυτό δεν σημαίνει παθητικότητα. Σημαίνει να είστε σταθεροί χωρίς να γίνεστε απότομοι.

Μερικές πρακτικές συνήθειες βοηθούν:

• Διατηρήστε ανοιχτή στάση σώματος.
• Μιλάτε πιο αργά όταν η συζήτηση είναι σημαντική.
• Αποφύγετε να διακόπτετε.
• Κρατήστε τις εκφράσεις του προσώπου σας ζωντανές.
• Προσαρμόστε το επίπεδο τυπικότητας που απαιτεί το περιβάλλον.

Όταν ο τόνος και η γλώσσα του σώματος ευθυγραμμίζονται με τα λόγια σας, το μήνυμα περνά πιο καθαρά.

6. Εξασκηθείτε στην ενεργητική ακρόαση

Πολλά προβλήματα επικοινωνίας συμβαίνουν επειδή οι άνθρωποι περιμένουν να απαντήσουν αντί να ακούσουν για να καταλάβουν.

Η ενεργητική ακρόαση σημαίνει ότι δίνετε πλήρη προσοχή, αφήνετε τον άλλον να ολοκληρώσει και απαντάτε στο περιεχόμενο αντί για τη διακοπή της στιγμής. Είναι ένας από τους απλούστερους τρόπους να χτίσετε εμπιστοσύνη και να λύνετε προβλήματα πιο γρήγορα.

Για να ακούτε καλά:

• Απομακρύνετε περισπασμούς.
• Αφήστε τον άλλον να ολοκληρώσει.
• Συνοψίστε αυτό που ακούσατε.
• Κάντε μια ερώτηση παρακολούθησης.
• Επιβεβαιώστε την επόμενη ενέργεια.

Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν διαχειρίζεστε πελάτες που είναι δυσαρεστημένοι, μέλη ομάδας που δεν είναι σίγουρα ή επαγγελματίες που σας βοηθούν με νομική ή διοικητική εργασία. Οι άνθρωποι χαλαρώνουν όταν νιώθουν ότι τους ακούνε και προκύπτουν καλύτερες αποφάσεις.

7. Μην υποθέτετε τίποτα

Οι υποθέσεις δημιουργούν αποφεύξιμο ρίσκο.

Ένας ιδρυτής μπορεί να υποθέσει ότι ένας πελάτης κατάλαβε την τιμή. Ένας μάνατζερ μπορεί να υποθέσει ότι ένας συνεργάτης ήξερε την προθεσμία. Ένας νέος ιδιοκτήτης επιχείρησης μπορεί να υποθέσει ότι μια κατάθεση ολοκληρώθηκε επειδή το έντυπο υποβλήθηκε. Αυτές οι υποθέσεις μπορούν να κοστίσουν χρόνο και χρήμα.

Αντί να υποθέτετε, επαληθεύστε.

Αν κάτι έχει σημασία, βάλτε το γραπτώς. Αν μια προθεσμία έχει σημασία, επαναλάβετε την ακριβή ημερομηνία. Αν μια εργασία έχει σημασία, αναθέστε υπευθυνότητα. Αν μια διαδικασία έχει σημασία, επιβεβαιώστε την παραλαβή.

Αυτή η συνήθεια είναι ιδιαίτερα σημαντική στην ίδρυση εταιρειών και στη συμμόρφωση. Οι κρατικές απαιτήσεις συχνά έχουν αυστηρούς κανόνες χρονισμού και μορφοποίησης. Μια μικρή υπόθεση μπορεί να οδηγήσει σε χαμένη κατάθεση, καθυστερημένη έγκριση ή περιττά πρόστιμα.

8. Επικοινωνείτε αποτελεσματικά μέσα από την τεχνολογία

Η σύγχρονη επιχειρηματική επικοινωνία γίνεται μέσω email, τηλεφώνου, μηνυμάτων, chat, βιντεοκλήσεων και εργαλείων διαχείρισης έργων. Κάθε κανάλι έχει τα πλεονεκτήματα και τους περιορισμούς του.

Το email είναι χρήσιμο για αρχειοθέτηση και επίσημη επικοινωνία, αλλά μπορεί να φαίνεται απρόσωπο. Το μήνυμα είναι γρήγορο, αλλά εύκολα παρερμηνεύεται. Οι βιντεοκλήσεις είναι αποδοτικές, αλλά τα τεχνικά προβλήματα μπορούν να διακόψουν τη ροή. Το chat είναι βολικό, αλλά οι σημαντικές λεπτομέρειες μπορεί να χαθούν.

Οι καλύτεροι επικοινωνητές επιλέγουν το κανάλι ανάλογα με το μήνυμα.

• Χρησιμοποιήστε email για τεκμηρίωση και αποφάσεις.
• Χρησιμοποιήστε τηλέφωνο ή βίντεο για σύνθετες συζητήσεις.
• Χρησιμοποιήστε μήνυμα για γρήγορες επιβεβαιώσεις.
• Χρησιμοποιήστε γραπτές περιλήψεις για λογοδοσία.

Αν μια συζήτηση περιλαμβάνει λεπτομέρειες νομικής ίδρυσης, φορολογικές εγγραφές ή προθεσμίες συμμόρφωσης, ακολουθήστε την κλήση με μια γραπτή περίληψη. Αυτό δημιουργεί αρχείο και μειώνει την πιθανότητα σύγχυσης αργότερα.

9. Διαχειριστείτε το άγχος πριν σας διαχειριστεί εκείνο

Το άγχος αλλάζει την επικοινωνία. Όταν οι άνθρωποι είναι πιεσμένοι, απογοητευμένοι ή υπερφορτωμένοι, τείνουν να μιλούν πιο γρήγορα, να ακούν λιγότερο και να αντιδρούν πιο έντονα.

Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων αντιμετωπίζουν πίεση από πολλές κατευθύνσεις: χρηματοδότηση, προσλήψεις, πελάτες, λειτουργίες, καταθέσεις και ανάπτυξη. Αν αυτή η πίεση περάσει σε κάθε συζήτηση, οι σχέσεις υποφέρουν.

Για να παραμείνετε αποτελεσματικοί υπό πίεση:

• Κάντε παύση πριν απαντήσετε.
• Διαχωρίστε το πρόβλημα από το συναίσθημα.
• Κάντε ένα σύντομο διάλειμμα όταν χρειάζεται.
• Επανεξετάστε το ζήτημα με περισσότερο πλαίσιο.
• Αποφύγετε να παίρνετε σημαντικές αποφάσεις μέσα στη στιγμή της αντίδρασης.

Η ήρεμη επικοινωνία δεν είναι απλώς πιο ευχάριστη. Οδηγεί σε καλύτερη κρίση.

10. Μάθετε να μιλάτε επιχειρηματικά χωρίς να κρύβετε το νόημα

Η επαγγελματική επικοινωνία πρέπει να είναι ακριβής, αλλά όχι φουσκωμένη.

Πολλοί νέοι ιδρυτές χρησιμοποιούν υπερβολική ορολογία επειδή ακούγεται πιο εξεζητημένη. Άλλοι αποφεύγουν την απαραίτητη επιχειρηματική γλώσσα επειδή φοβούνται ότι ακούγεται άκαμπτη. Ο στόχος δεν είναι κανένας από τους δύο. Ο στόχος είναι να είστε αρκετά σαφείς ώστε ο άλλος να μπορεί να ενεργήσει.

Όταν συζητάτε ένα συμβόλαιο, μια κατάθεση, την τιμολόγηση, το εύρος υπηρεσιών ή μια προθεσμία συμμόρφωσης, χρησιμοποιήστε ακριβή γλώσσα και εξηγήστε τους άγνωστους όρους. Αν μια έννοια επηρεάζει μια σημαντική απόφαση, μην την κρύβετε σε ασαφή διατύπωση.

Η καλή επιχειρηματική επικοινωνία συχνά περιλαμβάνει:

• Το ζήτημα.
• Την προθεσμία.
• Τον υπεύθυνο.
• Το επόμενο βήμα.
• Τη συνέπεια αν δεν αλλάξει τίποτα.

Αυτή η δομή λειτουργεί εξίσου καλά στις λειτουργίες startup, στην εξυπηρέτηση πελατών και στη διοικητική διαχείριση εταιρειών.

11. Μετατρέψτε την επικοινωνία σε επαναλήψιμο σύστημα

Οι δυνατοί επικοινωνητές δεν βασίζονται μόνο στη μνήμη. Χτίζουν συστήματα.

Ένα επαναλήψιμο σύστημα επικοινωνίας μπορεί να περιλαμβάνει:

• Πρότυπα email.
• Μια λίστα ελέγχου για την ένταξη νέων πελατών.
• Γραπτές σημειώσεις συναντήσεων.
• Μια διαδικασία επιβεβαίωσης σημαντικών αποφάσεων.
• Ένα ημερολόγιο προθεσμιών συμμόρφωσης.

Αυτό έχει σημασία για την ίδρυση επιχειρήσεων, επειδή οι επιχειρηματίες συχνά διαχειρίζονται πολλά κινούμενα μέρη ταυτόχρονα. Η ίδρυση οντότητας, η εγγραφή EIN, οι ευθύνες του εγγεγραμμένου αντιπροσώπου, οι ετήσιες εκθέσεις, οι εσωτερικές εγκρίσεις και η επικοινωνία με προμηθευτές ανταγωνίζονται όλα για προσοχή. Ένα σύστημα σάς βοηθά να παραμένετε οργανωμένοι όταν ο φόρτος εργασίας αυξάνεται.

Αν στήνετε μια εταιρεία, εδώ είναι που η δομή αποδίδει. Μια αξιόπιστη διαδικασία για τον χειρισμό επίσημων ειδοποιήσεων, την τεκμηρίωση αποφάσεων και την παρακολούθηση προθεσμιών μειώνει τον κίνδυνο και υποστηρίζει τη μακροπρόθεσμη ανάπτυξη.

Δεξιότητες επικοινωνίας που στηρίζουν την επιχειρηματική ανάπτυξη

Η επικοινωνία δεν είναι μια απομονωμένη «ήπια» δεξιότητα. Υποστηρίζει σχεδόν κάθε λειτουργία μιας επιχείρησης.

Όταν επικοινωνείτε καλά, μπορείτε να:

• Χτίζετε εμπιστοσύνη πιο γρήγορα.
• Μειώνετε τις παρεξηγήσεις.
• Ενισχύετε τις σχέσεις με τους πελάτες.
• Ηγείστε ομάδων με μεγαλύτερη αυτοπεποίθηση.
• Προστατεύετε την εταιρεία σας από λάθη συμμόρφωσης.
• Λαμβάνετε καλύτερες αποφάσεις υπό πίεση.

Για τους νέους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, αυτό καθιστά την επικοινωνία θεμελιώδες στοιχείο της επιτυχίας και όχι προαιρετική αναβάθμιση.

Τελικές σκέψεις

Η αποτελεσματική επικοινωνία είναι συνήθεια, όχι χαρακτηριστικό προσωπικότητας. Βελτιώνεται μέσα από την επανάληψη, τον αναστοχασμό και τα καλύτερα συστήματα.

Αν ιδρύετε μια επιχείρηση ή τη διαχειρίζεστε για πρώτη φορά, ξεκινήστε από τα βασικά: γνωρίστε το κοινό σας, μιλήστε καθαρά, επιβεβαιώστε την κατανόηση, ακούστε προσεκτικά και τεκμηριώστε ό,τι έχει σημασία. Αυτές οι συνήθειες σάς βοηθούν να χτίσετε εμπιστοσύνη και να κρατήσετε την εταιρεία σας σε σωστή πορεία.

Η Zenind βοηθά τους επιχειρηματίες να επικεντρωθούν στα ουσιώδη της ίδρυσης και διατήρησης μιας επιχείρησης στις Ηνωμένες Πολιτείες. Η ισχυρή επικοινωνία βοηθά ώστε όλα τα υπόλοιπα να λειτουργούν καλύτερα.