11 kỹ năng giao tiếp mà mọi chủ doanh nghiệp mới nên nắm vững

Giao tiếp rõ ràng là một trong những kỹ năng quan trọng nhất mà một nhà sáng lập có thể xây dựng. Nó ảnh hưởng đến cách bạn thành lập công ty, làm việc với cơ quan nhà nước, trao đổi với khách hàng, quản lý nhà cung cấp, dẫn dắt nhân viên và xử lý các hạn chót tuân thủ. Một doanh nghiệp có thể có ý tưởng mạnh và kế hoạch tốt, nhưng nếu thông điệp không rõ ràng, niềm tin sẽ bị xói mòn và những sai sót có thể tránh được sẽ xuất hiện.

Đối với các doanh nhân đang thành lập LLC, corporation hoặc nonprofit, giao tiếp không chỉ là nói cho trôi chảy. Đó là tạo ra sự hiểu đúng, đặt ra kỳ vọng và giảm ma sát ở mọi giai đoạn của hành trình kinh doanh. Dù bạn đang nói chuyện với đồng sáng lập, đại lý đăng ký, ngân hàng hay khách hàng đầu tiên, các thói quen cốt lõi vẫn giống nhau.

Dưới đây là 11 kỹ năng giao tiếp mà mọi chủ doanh nghiệp mới nên nắm vững để xây dựng mối quan hệ bền chặt hơn và đạt kết quả tốt hơn.

1. Xây dựng niềm tin trước khi cố thuyết phục

Con người phản hồi nhanh hơn với sự rõ ràng khi họ tin vào nguồn thông tin. Điều đó đúng với khách hàng, nhân viên và cả cơ quan nhà nước. Niềm tin không được xây dựng bằng một bài thuyết trình hoàn hảo duy nhất. Nó được xây dựng bằng sự nhất quán, trung thực và làm đúng cam kết.

Với một chủ doanh nghiệp mới, điều đó có nghĩa là làm đúng những gì bạn đã nói sẽ làm. Nếu bạn hứa gửi hợp đồng vào thứ Sáu, hãy gửi vào thứ Sáu. Nếu bạn nói sẽ làm rõ một chi tiết hồ sơ, hãy theo dõi lại bằng thông tin chính xác. Độ tin cậy tạo ra đà tiến.

Niềm tin cũng rất quan trọng trong giai đoạn thành lập. Khi bạn đang thiết lập một pháp nhân, đưa ra các lựa chọn tuân thủ, hoặc quyết định cách xử lý thư từ và thông báo chính thức, một hệ thống giao tiếp đáng tin cậy sẽ giúp bạn tránh bỏ lỡ hạn chót và giảm nhầm lẫn.

2. Hiểu rõ đối tượng của bạn

Giao tiếp hiệu quả bắt đầu bằng việc hiểu bạn đang nói chuyện với ai và họ cần gì từ cuộc trao đổi.

Một khách hàng thường muốn sự đơn giản và cảm giác tin cậy. Một bên cho vay có thể muốn dữ kiện và tài liệu. Một văn phòng nộp hồ sơ cấp bang có thể yêu cầu biểu mẫu chính xác và ngôn ngữ chuẩn xác. Một nhân viên có thể cần bối cảnh, kỳ vọng và cơ hội để đặt câu hỏi. Thông điệp nên thay đổi theo người nghe.

Trước khi nói hoặc viết, hãy tự hỏi:

• Người này đã biết những gì?
• Họ cần đưa ra quyết định gì?
• Mức độ chi tiết nào là phù hợp?
• Tôi muốn họ thực hiện hành động gì tiếp theo?

Khi bạn điều chỉnh thông điệp cho phù hợp với đối tượng, bạn sẽ giảm nhầm lẫn và tăng khả năng nhận được phản hồi hữu ích.

3. Giữ thông điệp rõ ràng và ngắn gọn

Chủ doanh nghiệp thường nghĩ rằng càng nhiều từ thì càng tạo uy tín. Trên thực tế, điều ngược lại thường đúng hơn. Giao tiếp ngắn gọn, trực tiếp sẽ dễ hiểu hơn, dễ hành động hơn và ít gây lỗi hơn.

Sự rõ ràng quan trọng trong mọi phần của việc thành lập và quản lý doanh nghiệp. Một hướng dẫn mơ hồ cho đồng đội có thể làm chậm công việc. Một tin nhắn không rõ cho nhà cung cấp có thể khiến đơn hàng sai. Một email viết kém gửi đến cơ quan nhà nước có thể làm chậm quá trình nộp hồ sơ.

Để giao tiếp rõ ràng:

• Dùng ngôn ngữ đơn giản khi có thể.
• Đặt ý chính lên trước.
• Tránh biệt ngữ không cần thiết.
• Chia các giải thích dài thành những bước nhỏ hơn.
• Kết thúc bằng một hành động tiếp theo cụ thể.

Một thông điệp ngắn gọn tôn trọng thời gian người đọc và giúp việc tiến lên phía trước dễ dàng hơn.

4. Dự đoán trước những hiểu lầm

Hiểu lầm không phải là chuyện hiếm. Đây là một trong những nguyên nhân phổ biến nhất khiến giao tiếp trong kinh doanh đổ vỡ.

Một cụm từ có vẻ rõ ràng với bạn có thể lại gây bối rối cho người khác. Một yêu cầu tưởng như đơn giản trong đầu bạn có thể bị nhà thầu hoặc khách hàng hiểu theo cách khác. Nếu bạn cho rằng người kia có cùng bối cảnh với mình, bạn đang tự mở đường cho vấn đề.

Người giao tiếp tốt giảm rủi ro đó bằng cách cụ thể hơn. Họ định nghĩa thuật ngữ. Họ xác nhận hạn chót. Họ nhắc lại các quyết định bằng văn bản. Họ tạo không gian cho câu hỏi.

Điều này đặc biệt hữu ích cho các nhà sáng lập đang xử lý hồ sơ thành lập, thỏa thuận điều hành, báo cáo thường niên, đăng ký thuế và thông báo tuân thủ. Vấn đề càng quan trọng, việc xác nhận sự hiểu đúng càng cần thiết.

5. Sử dụng giọng điệu và ngôn ngữ cơ thể một cách có chủ ý

Từ ngữ quan trọng, nhưng giọng điệu và ngôn ngữ cơ thể thường quyết định cách những từ đó được tiếp nhận.

Một thông điệp thẳng thắn có thể nghe tự tin hoặc mang tính công kích tùy vào cách truyền đạt. Một lời nhận xét mang tính hỗ trợ có thể nghe như đang xem nhẹ nếu giọng điệu của bạn phẳng hoặc vội vàng. Khi gặp trực tiếp hoặc qua video, tư thế, ánh mắt, biểu cảm khuôn mặt và tốc độ nói đều định hình cuộc trò chuyện.

Chủ doanh nghiệp nên hướng tới một giọng điệu điềm tĩnh, tôn trọng và ổn định. Điều đó không có nghĩa là thụ động. Nó có nghĩa là cứng rắn mà không trở nên gay gắt.

Một vài thói quen thực tế sẽ hữu ích:

• Giữ tư thế mở.
• Nói chậm lại khi cuộc trao đổi quan trọng.
• Tránh ngắt lời.
• Giữ biểu cảm khuôn mặt có sự tương tác.
• Điều chỉnh mức độ trang trọng theo bối cảnh.

Khi giọng điệu và ngôn ngữ cơ thể phù hợp với lời nói, thông điệp sẽ được truyền đi trọn vẹn hơn.

6. Rèn luyện kỹ năng lắng nghe chủ động

Nhiều vấn đề giao tiếp xảy ra vì người ta chờ để trả lời thay vì lắng nghe để hiểu.

Lắng nghe chủ động nghĩa là chú ý trọn vẹn, để người kia nói hết, và phản hồi dựa trên nội dung thay vì sự ngắt quãng của khoảnh khắc đó. Đây là một trong những cách đơn giản nhất để xây dựng niềm tin và giải quyết vấn đề nhanh hơn.

Để lắng nghe tốt:

• Loại bỏ sự xao nhãng.
• Để người kia nói hết.
• Tóm tắt lại điều bạn đã nghe.
• Đặt một câu hỏi tiếp nối.
• Xác nhận bước tiếp theo.

Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn đang làm việc với khách hàng đang bực bội, thành viên nhóm đang không chắc chắn, hoặc các chuyên gia đang hỗ trợ bạn trong công việc pháp lý hay hành chính. Con người sẽ dịu lại khi họ cảm thấy được lắng nghe, và những quyết định tốt hơn sẽ theo sau.

7. Đừng tự giả định bất cứ điều gì

Suy đoán tạo ra rủi ro có thể tránh được.

Một nhà sáng lập có thể cho rằng khách hàng đã hiểu giá. Một quản lý có thể cho rằng nhà thầu đã biết hạn chót. Một chủ doanh nghiệp mới có thể cho rằng hồ sơ đã được xử lý chỉ vì biểu mẫu đã được nộp. Những suy đoán đó có thể khiến bạn tốn thời gian và tiền bạc.

Thay vì giả định, hãy xác minh.

Nếu điều gì đó quan trọng, hãy đưa nó vào văn bản. Nếu một hạn chót quan trọng, hãy nhắc lại ngày chính xác. Nếu một nhiệm vụ quan trọng, hãy chỉ định người chịu trách nhiệm. Nếu một quy trình quan trọng, hãy xác nhận đã nhận được.

Thói quen này đặc biệt quan trọng trong việc thành lập công ty và tuân thủ. Yêu cầu của bang thường có các quy tắc chặt chẽ về thời hạn và định dạng. Một suy đoán nhỏ có thể trở thành một hồ sơ bị bỏ lỡ, một sự chậm trễ phê duyệt hoặc các khoản phạt không cần thiết.

8. Giao tiếp tốt qua công nghệ

Giao tiếp kinh doanh hiện đại diễn ra qua email, điện thoại, tin nhắn, chat, video và các công cụ quản lý dự án. Mỗi kênh có điểm mạnh và giới hạn riêng.

Email hữu ích cho hồ sơ và giao tiếp chính thức, nhưng có thể tạo cảm giác xa cách. Tin nhắn văn bản nhanh, nhưng dễ bị hiểu sai. Cuộc gọi video hiệu quả, nhưng các vấn đề kỹ thuật có thể làm gián đoạn mạch trao đổi. Chat tiện lợi, nhưng các chi tiết quan trọng có thể bị chôn lấp.

Người giao tiếp giỏi nhất sẽ chọn kênh phù hợp với thông điệp.

• Dùng email cho tài liệu và quyết định.
• Dùng điện thoại hoặc video cho các cuộc thảo luận phức tạp.
• Dùng tin nhắn cho việc xác nhận nhanh.
• Dùng bản tóm tắt bằng văn bản để tăng trách nhiệm.

Nếu một cuộc trao đổi liên quan đến chi tiết thành lập pháp lý, đăng ký thuế hoặc hạn chót tuân thủ, hãy theo sau cuộc gọi bằng một bản tóm tắt bằng văn bản. Điều đó tạo ra hồ sơ lưu trữ và giảm khả năng nhầm lẫn sau này.

9. Quản lý căng thẳng trước khi nó quản lý bạn

Căng thẳng làm thay đổi cách giao tiếp. Khi con người bị vội, bực bội hoặc quá tải, họ thường nói nhanh hơn, nghe ít hơn và phản ứng sắc hơn.

Chủ doanh nghiệp phải chịu áp lực từ nhiều hướng: vốn, tuyển dụng, khách hàng, vận hành, hồ sơ và tăng trưởng. Nếu áp lực đó tràn vào mọi cuộc trò chuyện, các mối quan hệ sẽ bị ảnh hưởng.

Để giữ hiệu quả khi chịu căng thẳng:

• Dừng lại trước khi trả lời.
• Tách vấn đề khỏi cảm xúc.
• Nghỉ ngắn khi cần.
• Xem lại vấn đề với nhiều bối cảnh hơn.
• Tránh đưa ra quyết định quan trọng ngay giữa lúc đang phản ứng.

Giao tiếp bình tĩnh không chỉ dễ chịu hơn. Nó còn dẫn đến phán đoán tốt hơn.

10. Học cách nói chuyện kinh doanh mà không che mất ý nghĩa

Giao tiếp chuyên nghiệp nên chính xác, nhưng không nên phô trương quá mức.

Nhiều nhà sáng lập mới lạm dụng biệt ngữ vì nghĩ rằng như vậy nghe chuyên nghiệp hơn. Những người khác lại tránh dùng ngôn ngữ kinh doanh cần thiết vì sợ nó nghe quá cứng nhắc. Mục tiêu không phải là một trong hai điều đó. Mục tiêu là đủ rõ ràng để người kia có thể hành động.

Khi bạn bàn về hợp đồng, hồ sơ, giá cả, phạm vi dịch vụ hoặc hạn chót tuân thủ, hãy dùng ngôn ngữ chính xác và giải thích các thuật ngữ chưa quen. Nếu một khái niệm ảnh hưởng đến một quyết định quan trọng, đừng chôn nó trong cách diễn đạt mơ hồ.

Giao tiếp kinh doanh tốt thường bao gồm:

• Vấn đề.
• Hạn chót.
• Người chịu trách nhiệm.
• Bước tiếp theo.
• Hệ quả nếu không thay đổi gì.

Cấu trúc đó phù hợp trong vận hành startup, chăm sóc khách hàng và quản trị doanh nghiệp.

11. Biến giao tiếp thành một hệ thống có thể lặp lại

Những người giao tiếp giỏi không chỉ dựa vào trí nhớ. Họ xây dựng hệ thống.

Một hệ thống giao tiếp có thể lặp lại có thể bao gồm:

• Mẫu email tiêu chuẩn.
• Danh sách kiểm tra cho quy trình tiếp nhận khách hàng mới.
• Ghi chú cuộc họp bằng văn bản.
• Quy trình xác nhận các quyết định quan trọng.
• Lịch theo dõi các hạn chót tuân thủ.

Điều này quan trọng đối với việc thành lập doanh nghiệp vì các doanh nhân thường phải xử lý nhiều việc cùng lúc. Thành lập pháp nhân, đăng ký EIN, trách nhiệm của đại lý đăng ký, báo cáo thường niên, phê duyệt nội bộ và giao tiếp với nhà cung cấp đều cạnh tranh nhau để được chú ý. Một hệ thống sẽ giúp bạn giữ tổ chức khi khối lượng công việc tăng lên.

Nếu bạn đang thiết lập một công ty, đây là lúc cấu trúc phát huy giá trị. Một quy trình đáng tin cậy để xử lý thông báo chính thức, ghi lại quyết định và theo dõi hạn chót sẽ giảm rủi ro và hỗ trợ tăng trưởng dài hạn.

Các kỹ năng giao tiếp hỗ trợ tăng trưởng kinh doanh

Giao tiếp không phải là một kỹ năng mềm tách biệt. Nó hỗ trợ hầu như mọi chức năng của doanh nghiệp.

Khi bạn giao tiếp tốt, bạn có thể:

• Xây dựng niềm tin nhanh hơn.
• Giảm hiểu lầm.
• Củng cố quan hệ với khách hàng.
• Dẫn dắt đội ngũ tự tin hơn.
• Bảo vệ công ty khỏi các sai sót tuân thủ.
• Ra quyết định tốt hơn khi chịu áp lực.

Đối với chủ doanh nghiệp mới, điều đó khiến giao tiếp trở thành một phần nền tảng của thành công, chứ không phải một nâng cấp tùy chọn.

Lời kết

Giao tiếp hiệu quả là một thói quen, không phải một đặc điểm tính cách. Nó được cải thiện thông qua lặp lại, suy ngẫm và các hệ thống tốt hơn.

Nếu bạn đang thành lập doanh nghiệp hoặc điều hành doanh nghiệp lần đầu tiên, hãy bắt đầu với những điều cơ bản: hiểu đối tượng của bạn, nói rõ ràng, xác nhận sự hiểu đúng, lắng nghe cẩn thận và ghi lại những điều quan trọng. Những thói quen đó giúp bạn xây dựng niềm tin và giữ cho công ty đi đúng hướng.

Zenind giúp các doanh nhân tập trung vào những yếu tố cốt lõi của việc khởi sự và duy trì một doanh nghiệp tại Hoa Kỳ. Giao tiếp tốt giúp mọi thứ khác vận hành hiệu quả hơn.