Әрбір жаңа бизнес иесі меңгеруі тиіс 11 коммуникация дағдысы

Ашық коммуникация - құрылтайшы дамыта алатын ең маңызды дағдылардың бірі. Ол компанияңызды құруға, мемлекеттік органдармен жұмыс істеуге, клиенттермен сөйлесуге, жеткізушілерді басқаруға, қызметкерлерді жетекшілік етуге және compliance мерзімдерін бақылауға әсер етеді. Бизнес мықты идея мен нақты жоспарға ие болуы мүмкін, бірақ хабарлама түсініксіз болса, сенім әлсірейді және оңай болдырылатын қателер орын алады.

LLC, corporation немесе nonprofit құрып жатқан кәсіпкерлер үшін коммуникация тек әдемі сөйлеу туралы емес. Ол түсіністік қалыптастыру, күтулерді белгілеу және бизнес жолының әр кезеңіндегі кедергіні азайту туралы. Сіз кофаундермен, registered agent-пен, банк қызметкерімен немесе алғашқы клиентпен сөйлесіп жатсаңыз да, бірдей негізгі әдеттер қолданылады.

Төменде әрбір жаңа бизнес иесі берік қарым-қатынас құрып, жақсы нәтиже алу үшін меңгеруі тиіс 11 коммуникация дағдысы берілген.

1. Сендіруге тырысудан бұрын сенім қалыптастырыңыз

Адамдар ақпарат көзіне сенсе, анықты тезірек қабылдайды. Бұл клиенттерге, қызметкерлерге және мемлекеттік органдарға бірдей қатысты. Сенім бір керемет ұсыныспен құрылмайды. Ол тұрақтылық, адалдық және уәдеде тұру арқылы қалыптасады.

Жаңа бизнес иесі үшін бұл айтқаныңызды орындау дегенді білдіреді. Егер келісімшартты жұмаға дейін жіберемін десеңіз, жұмаға дейін жіберіңіз. Егер filing егжей-тегжейін түсіндіремін десеңіз, нақты ақпаратпен қайта хабарласыңыз. Сенімділік серпін береді.

Сенім құрылу кезеңінде де маңызды. Бизнес субъектісін тіркегенде, compliance бойынша шешімдер қабылдағанда немесе ресми хаттар мен хабарламаларды қалай өңдеу керегін таңдағанда, сенімді коммуникация жүйесі мерзімді өткізіп алудан және түсінбеушіліктен қорғайды.

2. Аудиторияңызды біліңіз

Тиімді коммуникация сіз кіммен сөйлесіп жатқаныңызды және сол әңгімеден оған не қажет екенін түсінуден басталады.

Клиентке әдетте қарапайымдық пен сенімділік керек. Несие берушіге фактілер мен құжаттар қажет болуы мүмкін. Мемлекеттік filing кеңсесі нақты формалар мен дәл тіл талап етуі мүмкін. Қызметкерге контекст, күтілетін нәтиже және сұрақ қоюға мүмкіндік керек болуы мүмкін. Хабарлама тыңдаушыға қарай өзгеруі тиіс.

Сөйлер немесе жазар алдында өзіңізден мынаны сұраңыз:

• Бұл адам қазірдің өзінде нені біледі?
• Ол қандай шешім қабылдауы керек?
• Қаншалықты егжей-тегжей қажет?
• Мен оның келесі қандай әрекет жасағанын қалаймын?

Хабарламаңызды аудиторияға сәйкестендірсеңіз, түсінбеушілікті азайтып, пайдалы жауап алу мүмкіндігін арттырасыз.

3. Хабарламаны анық және қысқа ұстаңыз

Бизнес иелері көбіне көп сөз сенімдірек көрінеді деп ойлайды. Іс жүзінде, керісінше жиі дұрыс болады. Қысқа, тікелей коммуникацияны түсіну оңайырақ, орындау жеңілірек және қате туғызу ықтималдығы төмен.

Айқындық бизнесті құру мен басқарудың әр саласында маңызды. Команда мүшесіне берілген түсініксіз нұсқа жұмысты кідіртуі мүмкін. Жеткізушіге жіберілген бұлыңғыр хабарлама қате тапсырысқа әкелуі ықтимал. Мемлекеттік органға дұрыс жазылмаған email filing үдерісін баяулатуы мүмкін.

Ашық сөйлеу үшін:

• Мүмкін болғанша қарапайым тілді қолданыңыз.
• Негізгі ойды алдымен айтыңыз.
• Қажетсіз jargon қолданбаңыз.
• Ұзақ түсіндіруді шағын қадамдарға бөліңіз.
• Нақты келесі әрекетпен аяқтаңыз.

Қысқа хабарлама оқырманның уақытын құрметтейді және алға жылжуды жеңілдетеді.

4. Түсінбеушілікті алдын ала болжаңыз

Түсінбеушілік сирек емес. Ол іскерлік коммуникацияның бұзылуының ең жиі себептерінің бірі.

Сізге түсінікті көрінген сөз басқа адамға түсініксіз болуы мүмкін. Сіздің ойыңызда қарапайым болып көрінген өтінішті contractor немесе клиент басқаша түсінуі мүмкін. Егер сіз екінші адам да сіздің контекстіңізді бөліседі деп болжасаңыз, қиындыққа жол ашасыз.

Жақсы коммуникацияшылар бұл тәуекелді нақты болу арқылы азайтады. Олар терминдерді анықтайды. Мерзімдерді нақтылайды. Шешімдерді жазбаша түрде қайта айтады. Сұрақ қоюға орын қалдырады.

Бұл әсіресе formation құжаттарын, operating agreement-терді, annual report-тарды, салық тіркеулерін және compliance хабарламаларын өңдеп жүрген құрылтайшылар үшін пайдалы. Мәселе қаншалықты маңызды болса, түсіністі растау да соншалықты маңызды.

5. Тон мен дене тілін әдейі қолданыңыз

Сөз маңызды, бірақ тон мен дене тілі көбіне сол сөздердің қалай қабылданатынын анықтайды.

Тікелей хабарлама сенімді де, дөрекі де болып естілуі мүмкін - бәрі жеткізу мәнеріне байланысты. Қолдаушы пікір салқын немесе асығыс айтылса, менсінбегендей көрінуі мүмкін. Кездесуде және видеоқоңырауда дене қалпы, көзге қарау, бет әлпеті және сөйлеу қарқыны әңгіменің барысына әсер етеді.

Бизнес иелері сабырлы, құрметті және орнықты тонды мақсат етуі керек. Бұл пассив болу деген сөз емес. Бұл қаталдықсыз берік болу дегенді білдіреді.

Бірнеше пайдалы әдет бар:

• Ашық дене қалпын сақтаңыз.
• Маңызды әңгімеде баяуырақ сөйлегіңіз.
• Сөзді бөлмеңіз.
• Бет әлпетіңізді қатысымды ұстаңыз.
• Жағдай талап ететін формалдық деңгейіне сай болыңыз.

Тон мен дене тілі сөзіңізбен үйлескенде, хабарлама әлдеқайда анық жетеді.

6. Белсенді тыңдауды тәжірибеге айналдырыңыз

Көптеген коммуникациялық мәселе адамдар түсіну үшін тыңдаудың орнына жауап беруді күткенде пайда болады.

Белсенді тыңдау дегеніміз - толық назар аудару, екінші адамға ойы аяқталғанша сөйлеуге мүмкіндік беру және сол сәттегі бөлініске емес, мазмұнға жауап беру. Бұл сенім қалыптастырудың және мәселені тез шешудің ең қарапайым жолдарының бірі.

Жақсы тыңдау үшін:

• Алаңдататын нәрселерді алып тастаңыз.
• Екінші адамды аяқтауға мүмкіндік беріңіз.
• Естігеніңізді қысқаша қайталаңыз.
• Қосымша сұрақ қойыңыз.
• Келесі қадамды нақтылаңыз.

Бұл әсіресе ренжіген клиенттермен, сенімсіз команда мүшелерімен немесе құқықтық не әкімшілік жұмыста көмектесіп жатқан мамандармен сөйлескенде пайдалы. Адамдар өзін тыңдалғандай сезінгенде, тынышталып, жақсы шешімдер қабылданады.

7. Ештеңені жорамал етпеңіз

Жорамалдар болдырылатын тәуекел тудырады.

Құрылтайшы клиент бағаны түсінді деп ойлауы мүмкін. Менеджер contractor мерзімді білді деп жорамал жасауы мүмкін. Жаңа бизнес иесі форма жіберілген соң filing өңделді деп ойлауы мүмкін. Мұндай жорамал уақыт пен ақшаны жоғалтуға алып келеді.

Жорамал жасаудың орнына тексеріңіз.

Маңызды болса, оны жазбаша бекітіңіз. Мерзім маңызды болса, нақты күнді қайталаңыз. Тапсырма маңызды болса, жауапты адамды белгілеңіз. Үдеріс маңызды болса, қабылданғанын растаңыз.

Бұл әдет company formation мен compliance саласында ерекше маңызды. Мемлекеттік талаптарда көбіне қатаң уақыт пен формат ережелері болады. Кішкентай жорамал жіберілген filing-ке, кешіктірілген approval-ға немесе қажетсіз айыппұлға айналуы мүмкін.

8. Технология арқылы жақсы коммуникация жасаңыз

Қазіргі бизнес коммуникациясы email, телефон, мәтіндік хабарлама, chat, video және project management құралдары арқылы жүреді. Әр арнаның өз күші мен шектеуі бар.

Email құжаттама мен ресми коммуникация үшін пайдалы, бірақ ол салқын көрінуі мүмкін. Text жылдам, бірақ қате түсіндірілуі оңай. Video call тиімді, алайда техникалық мәселелер әңгімені бұзуы мүмкін. Chat қолайлы, бірақ маңызды деректер көзден таса болып кетеді.

Ең жақсы коммуникацияшылар хабарламаға қарай арнаны таңдайды.

• Құжаттама мен шешімдер үшін email қолданыңыз.
• Күрделі талқылаулар үшін phone немесе video қолданыңыз.
• Жылдам растаулар үшін text қолданыңыз.
• Жауапкершілік үшін жазбаша қорытынды жіберіңіз.

Егер әңгіме құқықтық formation егжей-тегжейіне, салық тіркеулеріне немесе compliance мерзімдеріне қатысты болса, қоңыраудан кейін жазбаша қысқаша қорытынды жіберіңіз. Бұл жазба қалдырады және кейінгі түсінбеушілікті азайтады.

9. Стресті ол сізді басқарғанға дейін өзіңіз басқарыңыз

Стресс коммуникацияны өзгертеді. Адамдар асыққанда, ашуланғанда немесе шаршағанда, олар тезірек сөйлеп, аз тыңдап, қаталдау әрекет етеді.

Бизнес иелері қаржыландыру, жалдау, клиенттер, операциялар, filing-тер және өсу сияқты көптеген қысымға тап болады. Егер бұл қысым әр әңгімеге сіңіп кетсе, қарым-қатынасқа зиян келеді.

Қиын жағдайда тиімді болу үшін:

• Жауап бермес бұрын кідіріңіз.
• Мәселені эмоциядан бөліңіз.
• Қажет болса қысқа үзіліс жасаңыз.
• Мәселені көбірек контекстпен қайта қараңыз.
• Реакция үстінде маңызды шешім қабылдамаңыз.

Сабырлы коммуникация тек жағымдырақ емес. Ол жақсырақ пайымға әкеледі.

10. Мағынаны жасырмай, business тілінде сөйлесуді үйреніңіз

Кәсіби коммуникация дәл болуы керек, бірақ жасанды күрделі болмауы тиіс.

Көптеген жаңа құрылтайшылар jargon-ды әсерлі естіледі деп шамадан тыс қолданады. Басқалары ресми бизнес тілінен қорқып, қажетті терминдерді қолданбайды. Мақсат екеуі де емес. Мақсат - екінші адам әрекет ете алатындай айқын болу.

Келісімшарт, filing, баға, қызмет ауқымы немесе compliance мерзімі туралы сөйлескенде, дұрыс термин қолданыңыз және таныс емес ұғымдарды түсіндіріңіз. Егер бір ұғым маңызды шешімге әсер етсе, оны бұлыңғыр сөзбен жасырып қоймаңыз.

Жақсы business коммуникация көбіне мыналарды қамтиды:

• Мәселе.
• Мерзім.
• Жауапты адам.
• Келесі қадам.
• Ештеңе өзгермесе, салдары.

Бұл құрылым startup операцияларында, customer service-те және corporate administration-да бірдей жақсы жұмыс істейді.

11. Коммуникацияны қайталанатын жүйеге айналдырыңыз

Мықты коммуникацияшылар жадқа ғана сүйенбейді. Олар жүйе құрады.

Қайталанатын коммуникация жүйесіне мыналар кіруі мүмкін:

• Стандартты email үлгілері.
• Жаңа клиентті onboarding тексеру парағы.
• Жазбаша кездесу жазбалары.
• Маңызды шешімдерді растау үдерісі.
• Compliance мерзімдеріне арналған күнтізбе.

Бұл business formation үшін маңызды, өйткені кәсіпкерлер бір уақытта көптеген істі қатар алып жүреді. Entity formation, EIN тіркеуі, registered agent міндеттері, annual report-тар, ішкі мақұлдаулар және жеткізушілермен коммуникация - бәрі назарды талап етеді. Жүйе жүктеме артқан кезде тәртіп сақтауға көмектеседі.

Егер сіз компания құрып жатсаңыз, құрылымның құны дәл осы жерде көрінеді. Ресми хабарламаларды өңдеу, шешімдерді құжаттау және мерзімдерді бақылау үшін сенімді үдеріс тәуекелді азайтып, ұзақ мерзімді өсуді қолдайды.

Бизнес өсімін қолдайтын коммуникация дағдылары

Коммуникация - жеке дара soft skill емес. Ол бизнестің дерлік әр функциясын қолдайды.

Жақсы коммуникация арқылы сіз:

• Сенімді тезірек қалыптастырасыз.
• Түсінбеушілікті азайтасыз.
• Клиенттік қатынастарды күшейтесіз.
• Командаларды көбірек сеніммен басқарасыз.
• Компанияңызды compliance қателерінен қорғайсыз.
• Қысым астында жақсырақ шешім қабылдайсыз.

Жаңа бизнес иелері үшін бұл коммуникацияны табыстың қосымша артықшылығы емес, негізі бөлігі етеді.

Қорытынды ойлар

Тиімді коммуникация - тұлғалық қасиет емес, әдет. Ол қайталау, ойлану және жақсы жүйелер арқылы жақсарады.

Егер сіз бизнес құрып жатсаңыз немесе оны алғаш рет жүргізіп жүрсеңіз, негіздерден бастаңыз: аудиторияңызды біліңіз, анық сөйлеңіз, түсіністі растаңыз, мұқият тыңдаңыз және маңызды нәрсені құжаттаңыз. Осы әдеттер сенім құрып, компанияңызды дұрыс бағытта ұстап тұруға көмектеседі.

Zenind АҚШ-та бизнес бастау және оны жүргізудің маңызды қырларына кәсіпкерлердің назар аударуына көмектеседі. Мықты коммуникация қалғанның бәрін жақсырақ жұмыс істеуге жәрдемдеседі.