Чи може LLC наймати працівників? Повний посібник із payroll, податків і відповідності вимогам

LLC може наймати працівників, але зробити це правильно означає набагато більше, ніж просто опублікувати вакансію та виплачувати зарплату. Щойно ваш бізнес бере на роботу співробітників, ви переходите в роль роботодавця з федеральними, штатними, а іноді й місцевими зобов’язаннями. Це означає реєстрацію для сплати payroll-податків, збір потрібних форм, ведення обліку та дотримання актуальних правил щодо оплати праці та трудових відносин.

Для багатьох засновників найм є важливою віхою. Водночас це той момент, коли відповідність вимогам стає помітнішою і дорожчою, якщо все зроблено неправильно. Добра новина в тому, що процес цілком керований, якщо розуміти всі його складові.

Коротка відповідь

Так, LLC загалом може наймати працівників.

Сама структура LLC не заважає найму. Важливо те, чи бізнес належним чином зареєстрований як роботодавець і чи дотримується правил, що застосовуються до працівників, зарплати та податків. На практиці більшість LLC може наймати працівників, якщо їм дозволено працювати у своїй галузі та в тих штатах, де вони ведуть діяльність.

Є кілька винятків. Певні ліцензовані професії або регульовані бізнеси можуть мати обмеження, які впливають на те, як вони можуть бути організовані або кого можуть наймати. Законодавство штатів також може встановлювати додаткові вимоги щодо payroll, страхування та повідомлення про нових працівників.

Які LLC можуть наймати працівників?

Різні податкові класифікації LLC можуть впливати на те, як власникам виплачують кошти, але вони не змінюють базову здатність компанії наймати персонал.

LLC з одним власником

LLC з одним власником може наймати працівників. Бізнесу зазвичай потрібні EIN, payroll-рахунки та стандартні документи для найму.

Важлива відмінність полягає в тому, що власник LLC з одним учасником, яка розглядається як disregarded entity, зазвичай не вважається працівником за формою W-2 цієї LLC для федеральних податкових цілей. Компенсація власника та податковий режим залежать від того, як бізнес структуровано та оподатковується.

LLC з кількома власниками

LLC з кількома власниками також може наймати працівників. Такі LLC зазвичай оподатковуються як партнерства, якщо не обрали інший режим. LLC і далі може вести payroll, утримувати податки та виконувати правила звітності для роботодавців.

Учасників зазвичай не розглядають так само, як звичайних працівників, тому важливо відокремлювати виплати власникам від заробітної плати працівників і до початку нарахування payroll підтвердити правильний податковий режим.

LLC, які оподатковуються як корпорації

Деякі LLC обирають оподаткування як S corporation або C corporation. У такому випадку власники, які працюють у бізнесі, можуть вважатися працівниками та отримувати зарплату через payroll, залежно від структури й податкового вибору.

Це може бути корисним для податкового планування, але також підвищує потребу в ретельному адмініструванні payroll. Компанія повинна утримувати податки, подавати звіти з працевлаштування та обґрунтовувати компенсацію, яку вона виплачує.

Що потрібно перед першим наймом

Перш ніж робити першу пропозицію про роботу, переконайтеся, що бізнес налаштований як роботодавець.

1. Отримайте EIN

Employer Identification Number — це федеральний податковий номер, який використовують для звітування з податків на працю та подання багатьох бізнес-форм. Якщо у вашої LLC його ще немає, вам потрібно оформити його до найму працівників.

2. Зареєструйте payroll-рахунки в штаті

У більшості штатів роботодавці повинні реєструватися для утримання податку та для рахунків із безробіття. Деякі штати також мають додаткові реєстрації для роботодавців, наприклад для страхування по непрацездатності або програм оплачуваної відпустки.

Якщо ви наймаєте працівників у кількох штатах, вам може знадобитися реєстрація в кожному штаті, де співробітники фактично виконують роботу.

3. Організуйте страхування від нещасних випадків на виробництві

У багатьох штатах роботодавці повинні мати workers’ compensation insurance одразу після найму першого працівника. Це покриття допомагає виплачувати компенсації, якщо працівник отримує травму або хворіє через роботу.

4. Налаштуйте payroll

Незалежно від того, чи використовуєте ви payroll-програмне забезпечення, постачальника payroll-послуг або внутрішній процес, вам потрібна система, яка може:

• Обчислювати брутто-зарплату та відрахування
• Утримувати федеральні та штатні податки
• Відстежувати податкові зобов’язання роботодавця
• Формувати розрахункові листки та річні форми
• Подавати звіти вчасно

5. Правильно класифікуйте працівників

До найму визначте, чи є людина справді працівником, чи її слід вважати незалежним підрядником. Неправильна класифікація може створити податкові, трудові та штрафні ризики.

Форми та документи, які вам знадобляться

Найм працівників супроводжується великою кількістю документів, але кожен із них має чітке призначення.

Form I-9

Кожен роботодавець повинен заповнювати Form I-9 для кожного нового працівника, щоб підтвердити особу та право на працевлаштування. Працівник заповнює першу частину, а роботодавець перевіряє допустимі документи й заповнює секцію роботодавця.

Form W-4

Працівники заповнюють Form W-4, щоб роботодавець міг розрахувати утримання федерального податку на доходи.

Штатні форми для утримання податків

Багато штатів вимагають власну форму для утримання податку або її еквівалент.

Повідомлення про нового працівника

Більшість роботодавців повинні повідомляти про нових працівників до державного реєстру нових наймів. Ця вимога допомагає штатам забезпечувати виконання зобов’язань щодо аліментів та інших обов’язків.

Лист про пропозицію роботи та підтвердження політик

Хоча це не завжди обов’язково за законом, ці документи допомагають чітко визначити оплату, обов’язки, статус at-will, якщо він застосовується, вимоги щодо конфіденційності та правила роботи в компанії.

Payroll-податки та звітність роботодавця

Щойно ви починаєте виплачувати зарплату, ви стаєте відповідальними за утримання та перерахування payroll-податків і подання потрібної звітності.

Утримання федерального податку на доходи

Ви утримуєте федеральний податок на доходи із зарплати працівника на основі Form W-4 і payroll-розрахунків.

Податки Social Security та Medicare

Працівники й роботодавці сплачують свою частку податків Social Security та Medicare, з урахуванням застосовних правил щодо бази оподаткування.

Федеральний податок на безробіття

Більшості роботодавців також потрібно сплачувати Federal Unemployment Tax Act, або FUTA, tax. Цей податок є окремим від утримань із зарплати працівника.

Державний податок на безробіття

У більшості штатів також потрібні внески на страхування по безробіттю. Правила штатів різняться, тому це одна з тих сфер, де важливо враховувати місцеві вимоги.

Поширені форми для трудових податків

Залежно від графіка payroll і типу бізнесу, вам може знадобитися подавати:

• Form 941 для щоквартальних федеральних payroll-податків
• Form 940 для річного федерального податку на безробіття
• Form W-2 для звітування про зарплату працівників
• Form W-3 для передання форм W-2 до Social Security Administration
• Штатні payroll-декларації та звіти про заробітну плату

Чи може учасник LLC також бути працівником?

Іноді так, але не завжди.

Відповідь залежить від того, як LLC оподатковується і як саме учасник працює в бізнесі. Учасник, який отримує owner draws, відрізняється від працівника, який отримує зарплату через payroll.

У disregarded LLC з одним власником або в LLC, яка оподатковується як партнерство, власників зазвичай не розглядають так само, як звичайних працівників. Якщо LLC оподатковується як корпорація, власники-працівники можуть отримувати зарплату через payroll.

Оскільки ця сфера безпосередньо впливає на податки, варто підтвердити структуру з кваліфікованим бухгалтером або податковим консультантом до налаштування компенсації.

Чому найм працівників може допомогти LLC зростати

Залучення працівників може не лише зменшити ваше навантаження. Це також може допомогти бізнесу масштабуватися на практиці.

• Ви можете делегувати щоденні операції та зосередитися на зростанні
• Спеціалізовані працівники можуть підвищити якість і ефективність
• Команда створює більше можливостей для більших проєктів і більшої кількості клієнтів
• Наявність персоналу може покращити безперервність роботи, коли власник зайнятий або недоступний
• Працівники можуть підтримати вихід на нові ринки або запуск нових послуг

Найм також змінює спосіб роботи. Ви вже не просто будуєте бізнес; ви керуєте робочим середовищем.

На що звернути увагу перед наймом

Перед першим наймом перегляньте пункти, які найчастіше створюють проблеми для нових роботодавців.

• Payroll-податки можуть додавати постійні витрати понад зарплату або погодинну оплату
• Трудове законодавство може відрізнятися залежно від штату
• Правила щодо оплати праці та робочого часу можуть впливати на понаднормову роботу, перерви на харчування та статус exempt
• Віддалені працівники в інших штатах можуть створювати нові реєстраційні обов’язки
• Поганий облік може створити ризики під час перевірок або спорів

Якщо ви наймаєте вперше, розумно підготувати чеклист і завершити кожен крок до того, як працівник почне роботу.

Як Zenind допомагає новим LLC бути готовими до найму

Якщо ви створюєте LLC із планами на зростання, важливо налаштувати бізнес правильно з самого початку. Zenind підтримує створення компаній у США та подальшу відповідність вимогам, щоб засновники могли зосередитися на наймі та операціях, а не розбиратися самостійно зі структурою юридичної особи.

Це може включати створення LLC, отримання EIN і підтримку порядку в кроках із дотримання вимог після запуску.

Часті запитання

Чи може LLC з одним власником наймати працівників?

Так. LLC з одним власником зазвичай може наймати працівників, якщо виконує вимоги щодо реєстрації роботодавця, податків і трудового законодавства.

Чи потрібен EIN, щоб наймати працівників?

Так. На практиці EIN потрібен для ведення payroll, подання форм із трудових податків і звітування про зарплату.

Чи можу я наймати підрядників замість працівників?

Так, якщо працівник правильно класифікований як незалежний підрядник. Різниця має значення, тож не припускайте наявність підрядних відносин без аналізу фактичних обставин.

Чи всі штати вимагають однакові форми для найму?

Ні. Федеральні форми є однаковими, але реєстрація payroll у штаті, повідомлення про нових працівників і правила workers’ compensation залежать від місця роботи.

Підсумок

LLC може наймати працівників, і в багатьох випадках це природний наступний крок у міру зростання бізнесу. Головне — підготуватися до першої виплати зарплати. Отримайте EIN, зареєструйте payroll-рахунки в штаті, заповніть форми для найму та підтримуйте порядок у payroll-податках і документації.

Якщо ви плануєте формувати команду, найкраще завчасно налаштувати LLC і процес дотримання вимог, щоб найм підтримував зростання, а не створював уникненні ризики.