10 cách thực tế để tạo thêm thời gian cho một nhà sáng lập bận rộn

Thời gian là một trong những nguồn lực hạn chế nhất đối với các doanh nhân. Khi bạn đang khởi nghiệp, xử lý tuân thủ, phục vụ khách hàng, quản lý giấy tờ và cố gắng tăng trưởng, ngày làm việc có thể trôi qua trước khi những việc quan trọng được hoàn thành.

Tin tốt là việc tạo thêm thời gian thường không nằm ở chỗ tìm thêm giờ, mà ở việc loại bỏ lãng phí, cải thiện khả năng tập trung và xây dựng các hệ thống bảo vệ lịch làm việc của bạn. Nếu bạn đang thành lập doanh nghiệp hoặc điều hành một công ty nhỏ, những thói quen này có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và dành thời gian cho những quyết định thực sự quan trọng.

1. Bắt đầu với một kế hoạch rõ ràng và thực tế

Một lịch trình dày đặc thường xuất phát từ việc ưu tiên chưa rõ ràng. Trước khi ngày mới bắt đầu, hãy xác định vài nhiệm vụ thực sự thúc đẩy doanh nghiệp tiến lên.

Một phương pháp lập kế hoạch thực tế có thể như sau:

• Chọn một kết quả chính cho ngày hôm đó.
• Liệt kê hai đến bốn nhiệm vụ hỗ trợ cho kết quả đó.
• Tách các việc khẩn cấp khỏi các việc quan trọng.
• Chừa khoảng trống cho các gián đoạn và công việc hành chính.

Khi kế hoạch của bạn thực tế, bạn sẽ ít có khả năng ôm đồm quá mức và có nhiều khả năng hoàn thành những việc quan trọng.

2. Làm các nhiệm vụ quan trọng nhất trong khoảng giờ hiệu quả nhất của bạn

Mỗi người đều có một nhịp sinh học tự nhiên. Một số nhà sáng lập suy nghĩ tốt nhất vào buổi sáng. Những người khác làm việc hiệu quả nhất vào buổi chiều hoặc buổi tối. Những công việc có giá trị cao nên được xếp vào lúc bạn tập trung nhất.

Hãy dành khung giờ năng lượng cao nhất cho các công việc như:

• Xây dựng chiến lược kinh doanh
• Rà soát tài liệu pháp lý hoặc tuân thủ
• Đưa ra quyết định quan trọng về tuyển dụng hoặc định giá
• Chuẩn bị hồ sơ cho nhà đầu tư hoặc bên cho vay
• Nộp hồ sơ thành lập hoặc đăng ký

Các công việc thường nhật có thể đợi. Công việc đòi hỏi tư duy quan trọng thì không nên.

3. Xây dựng thói quen lập kế hoạch vào buổi tối

Chỉ cần dành vài phút để lên kế hoạch vào cuối ngày cũng có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian vào sáng hôm sau. Thay vì bắt đầu bằng việc phải tự quyết định mọi thứ từ đầu, bạn sẽ bắt đầu với một hướng đi rõ ràng.

Hãy dùng 10 đến 15 phút cuối cùng của ngày làm việc để:

• Rà soát những gì đã hoàn thành
• Chuyển các việc chưa xong sang ngày tiếp theo
• Sắp xếp các ưu tiên cho ngày mai
• Chuẩn bị tài liệu, liên kết hoặc tệp bạn sẽ cần

Thói quen này giúp giảm mệt mỏi khi phải quyết định và giúp bạn bắt đầu nhanh hơn vào ngày hôm sau.

4. Loại bỏ những thứ thường xuyên làm mất thời gian

Hầu hết mọi người không mất thời gian trong một sự cố lớn nào đó. Họ mất thời gian qua những gián đoạn nhỏ lặp đi lặp lại. Kiểm tra email quá thường xuyên, liên tục chuyển đổi giữa các ứng dụng, hoặc lướt web vô thức đều có thể làm gián đoạn sự tập trung và kéo dài các công việc đơn giản.

Hãy tìm những thứ làm bạn mất thời gian nhiều nhất, chẳng hạn như:

• Liên tục làm mới email
• Dùng mạng xã hội ngoài kế hoạch
• Bị điện thoại làm phiền nhiều lần
• Mở quá nhiều tab khiến bạn xao nhãng
• Các cuộc họp không có mục đích rõ ràng

Sau đó hãy đặt ra ranh giới. Đóng các tab không cần thiết. Kiểm tra email theo khung giờ đã định. Dùng một danh sách việc duy nhất thay vì ghi chú rời rạc ở nhiều nơi.

5. Gom những công việc tương tự lại với nhau

Việc chuyển đổi giữa các nhiệm vụ rất tốn kém. Nếu bạn nhảy giữa viết nội dung, thanh toán, hỗ trợ khách hàng và nộp hồ sơ cả ngày, mỗi lần chuyển đổi đều buộc não bộ phải khởi động lại.

Gom nhóm công việc giúp bạn làm được nhiều hơn với ít ma sát hơn. Ví dụ:

• Xử lý email vào những khung giờ cố định thay vì cả ngày
• Xử lý hóa đơn trong một khối thời gian riêng
• Rà soát các việc tuân thủ cùng lúc
• Gọi lại khách hàng trong một phiên làm việc riêng
• Chuẩn bị nội dung mạng xã hội hoặc marketing theo từng đợt

Cách tiếp cận này đặc biệt hữu ích cho các nhà sáng lập vì nó tạo ra nhiều thời gian không bị gián đoạn hơn cho công việc tập trung sâu.

6. Phân quyền những việc không cần đến phán đoán của bạn

Một trong những cách nhanh nhất để tạo thêm thời gian là ngừng làm những việc không nhất thiết phải do chính bạn thực hiện. Các nhà sáng lập thường giữ lại những công việc đó vì họ làm nhanh hơn người khác, nhưng về lâu dài điều đó thường trở thành một cái bẫy.

Hãy cân nhắc phân quyền:

• Lên lịch và điều phối
• Hỗ trợ kế toán thường xuyên
• Trả lời chăm sóc khách hàng
• Theo dõi hành chính
• Nhập dữ liệu và sắp xếp tệp

Bạn không cần phân quyền tất cả mọi thứ. Bạn chỉ cần chuyển bớt những công việc tiêu tốn thời gian mà không thực sự hưởng lợi từ chuyên môn trực tiếp của bạn.

7. Đơn giản hóa quy trình thành lập doanh nghiệp

Khi bắt đầu một công ty, nhiều doanh nhân mất thời gian vì phải tự ghép các bước thành lập, thời hạn và yêu cầu của từng bang lại với nhau. Quy trình càng rời rạc thì càng dễ bỏ sót điều gì đó.

Đó là lý do một quy trình thành lập tinh gọn rất quan trọng. Zenind giúp các doanh nhân quản lý giai đoạn đầu của quá trình thành lập doanh nghiệp bằng một quy trình có cấu trúc, giúp giảm nhầm lẫn và giữ cho các nhiệm vụ quan trọng được tổ chức rõ ràng.

Một quy trình thiết lập đơn giản hơn giúp bạn:

• Tập trung vào doanh nghiệp thay vì giấy tờ
• Giảm nguy cơ bỏ sót một bước nộp hồ sơ
• Sắp xếp các hạn tuân thủ quan trọng
• Chuyển từ ý tưởng sang doanh nghiệp đang hoạt động hiệu quả hơn

Thời gian tiết kiệm được trong giai đoạn thành lập sẽ tạo thêm không gian cho phát triển sản phẩm, thu hút khách hàng và tăng trưởng doanh thu.

8. Sử dụng mẫu, danh sách kiểm tra và hệ thống có thể lặp lại

Nếu bạn thực hiện một công việc nhiều hơn một lần, thường sẽ có cách tốt hơn là bắt đầu lại từ đầu mỗi lần. Mẫu và danh sách kiểm tra giúp giảm tải nhận thức và tăng tính nhất quán.

Hãy tạo các công cụ có thể tái sử dụng cho:

• Chương trình họp
• Onboarding khách hàng
• Lập kế hoạch hàng tuần
• Email theo dõi
• Nhắc nhở tuân thủ
• Rà soát tài liệu thành lập

Mục tiêu không phải là tạo thêm thủ tục rườm rà. Mục tiêu là loại bỏ việc phải suy nghĩ không cần thiết khỏi các công việc thường nhật để bạn có thể tập trung vào phán đoán và thực thi.

9. Bảo vệ lịch làm việc của bạn một cách chặt chẽ

Một lịch làm việc chấp nhận mọi yêu cầu sẽ không thể hỗ trợ một doanh nghiệp đang phát triển. Các khung thời gian chỉ có tác dụng nếu bạn bảo vệ chúng.

Hãy dùng việc bảo vệ lịch cho:

• Các phiên làm việc tập trung sâu
• Các cuộc họp với khách hàng hoặc đối tác
• Khung giờ xử lý hành chính
• Rà soát tuân thủ
• Nghỉ ngơi và hồi phục cá nhân

Nếu lịch của bạn đầy những gián đoạn nhỏ, bạn sẽ không bao giờ có đủ thời gian liên tục cho những công việc có ý nghĩa. Hãy xem lịch làm việc như một tài sản kinh doanh, không phải một dịch vụ công cộng.

10. Nói không một cách rõ ràng

Nhiều nhà sáng lập mất thời gian vì họ cố gắng sẵn sàng với tất cả mọi người. Mỗi cam kết không cần thiết đều tạo ra một chi phí ẩn: thời gian chuẩn bị, thời gian di chuyển, thời gian theo dõi và mất tập trung.

Một lời từ chối lịch sự thường là công cụ quản lý thời gian tốt nhất. Hãy sử dụng nó khi một yêu cầu không hỗ trợ cho các ưu tiên hiện tại của bạn.

Bạn có thể nói không với:

• Những cuộc họp không cần thiết
• Các dự án giá trị thấp
• Những yêu cầu thuộc trách nhiệm của người khác
• Những cam kết không phù hợp với giai đoạn hiện tại của doanh nghiệp

Một lời từ chối rõ ràng sẽ bảo vệ quỹ thời gian bạn cần cho những công việc chỉ mình bạn mới có thể làm.

Kết hợp các thói quen lại với nhau

Những ý tưởng này hiệu quả nhất khi chúng trở thành một hệ thống. Lịch làm việc tốt hơn giúp bạn tập trung tốt hơn. Tập trung tốt hơn giúp bạn hoàn thành những việc quan trọng. Hệ thống tốt hơn giúp giảm lặp lại. Và ranh giới rõ ràng hơn giúp bạn giữ sự chú ý đúng chỗ.

Nếu bạn đang khởi nghiệp, điều đó càng quan trọng hơn. Thời gian ban đầu của bạn rất quý giá. Càng tiết kiệm được nhiều thời gian nhờ tổ chức và cấu trúc, bạn càng có thể chuyển nhanh hơn từ giai đoạn thiết lập sang giai đoạn tăng trưởng.

Một lịch trình thực tế cho nhà sáng lập thường bao gồm:

• Một khung lập kế hoạch ngắn vào buổi sáng
• Một phiên làm việc tập trung sâu trong khung giờ năng lượng cao nhất
• Hai hoặc ba thời điểm cố định để kiểm tra email
• Một khối thời gian dành cho công việc hành chính và tuân thủ
• Một buổi rà soát vào cuối ngày để chuẩn bị cho ngày mai

Kiểu cấu trúc này rất đơn giản, nhưng tạo ra đòn bẩy thực sự.

Lời kết

Bạn không tạo thêm thời gian bằng cách ép bản thân làm tất cả mọi thứ. Bạn tạo thêm thời gian bằng cách quyết định điều gì xứng đáng với sự chú ý của mình, đơn giản hóa các công việc lặp lại và xây dựng những thói quen giúp doanh nghiệp tiến về phía trước mà không rơi vào hỗn loạn liên tục.

Đối với các nhà sáng lập, đặc biệt là trong giai đoạn thành lập công ty, sự kỷ luật đó có thể tạo ra khác biệt giữa bận rộn liên tục và tiến triển đều đặn. Khi có hệ thống phù hợp, bạn sẽ ít phải phản ứng hơn và có nhiều thời gian hơn để xây dựng.