Тығыз кестелі негізін қалаушы ретінде көбірек уақыт табудың 10 практикалық тәсілі

Уақыт кәсіпкерлер үшін ең шектеулі ресурстардың бірі. Компанияны іске қосып, комплаенс талаптарын орындап, клиенттерге қызмет көрсетіп, құжаттармен жұмыс істеп, әрі өсуге тырысқанда, күн ең маңызды жұмыс аяқталмай тұрып-ақ өтіп кетуі мүмкін.

Жақсы жаңалық: көбірек уақыт табу көбіне қосымша сағат іздеуден гөрі, артық жұмысты азайтуға, назарды жақсартуға және кестеңізді қорғайтын жүйелер құруға байланысты. Егер сіз бизнес құрып жатсаңыз немесе шағын компанияны басқарсаңыз, бұл әдеттер тиімдірек жұмыс істеуге және уақытты маңызды шешімдерге жұмсауға көмектеседі.

1. Таза әрі шынайы жоспардан бастаңыз

Шамадан тыс тығыз кесте көбіне басымдықтардың анық болмауынан пайда болады. Күніңіз басталмай тұрып, бизнесті алға жылжытатын бірнеше ғана тапсырманы анықтаңыз.

Тиімді жоспарлау мынадай көрінеді:

• Күнге арналған бір негізгі нәтижені таңдаңыз.
• Оны қолдайтын екіден төртке дейінгі тапсырманы жазыңыз.
• Шұғыл істерді маңызды істерден ажыратыңыз.
• Кедергілер мен әкімшілік жұмыстарға орын қалдырыңыз.

Жоспарыңыз шынайы болса, артық міндет алып қою ықтималдығы азаяды және маңызды істі аяқтау оңайырақ болады.

2. Ең маңызды тапсырмаларды өзіңіздің ең өнімді уақытыңызда орындаңыз

Әр адамның табиғи жұмыс ырғағы бар. Кейбір негізін қалаушылар таңертең жақсы ойлайды. Басқалары үшін ең мықты уақыт түстен кейін немесе кешке келеді. Жоғары құнды жұмысты назарыңыз ең өткір кезде жоспарлау керек.

Ең жоғары энергия кезеңін мына жұмыстарға бөліңіз:

• Бизнес стратегиясын жазу
• Құқықтық немесе комплаенс құжаттарын қарау
• Маңызды жалдау немесе баға белгілеу шешімдерін қабылдау
• Инвесторларға немесе кредиторларға арналған материалдарды дайындау
• Компанияны құру немесе тіркеу құжаттарын тапсыру

Күнделікті рутиналық жұмыстар күте тұра алады. Ал маңызды ойлануды талап ететін жұмыс күте алмайды.

3. Кешкі жоспарлау әдетін қалыптастырыңыз

Күн соңында бірнеше минут жоспар құру келесі таңертең көп уақыт үнемдеуге көмектеседі. Барлығын басынан қайта шешудің орнына, сіз нақты бағытпен бастайсыз.

Жұмыс күніңіздің соңғы 10-15 минутын мынаған арнаңыз:

• Не орындалғанын шолып шығу
• Аяқталмаған істерді келесі күнге көшіру
• Ертеңгі басымдықтарды жоспарлау
• Қажет болатын құжаттарды, сілтемелерді немесе файлдарды дайындау

Бұл әдет шешім қабылдау шаршауын азайтады және келесі күні жұмысты тез бастауға көмектеседі.

4. Қайталанатын уақыт ысыраптарын жойыңыз

Көпшілік уақытты бір үлкен оқиғада жоғалтпайды. Олар оны ұсақ, қайталанатын алаңдаушылықтарда жоғалтады. Электрондық поштаны тым жиі тексеру, қосымшалар арасында ауысу немесе мақсатсыз шолу қарапайым тапсырмаларды ұзартып, зейінді бөледі.

Уақытыңызды ең көп жейтін алаңдатқыштарды анықтаңыз, мысалы:

• Электрондық поштаны үнемі жаңарту
• Жоспарсыз әлеуметтік желі қолдану
• Телефон қоңырауларының қайта-қайта кедергі келтіруі
• Назарыңызды бөлетін ашық қойындылар
• Нақты мақсаты жоқ кездесулер

Содан кейін шекара қойыңыз. Қажет емес қойындыларды жабыңыз. Электрондық поштаны белгіленген уақытта тексеріңіз. Әртүрлі жазбалардың орнына тапсырмалар үшін бір ғана тізім қолданыңыз.

5. Ұқсас жұмыстарды бір топқа біріктіріңіз

Тапсырмаларды жиі ауыстыру қымбатқа түседі. Егер сіз күні бойы жазу, есеп айырысу, клиенттік қолдау және құжат тапсыру арасында секірсеңіз, әр ауысу миыңызды қайта бейімделуге мәжбүр етеді.

Топтастыру аз кедергімен көбірек жұмыс істеуге көмектеседі. Мысалы:

• Электрондық хаттарды күні бойы емес, белгілі уақытта өңдеу
• Шот-фактураларды бір блокта қарау
• Комплаенс тапсырмаларын бірге тексеру
• Қоңырауларға бір арнайы сессияда жауап беру
• Әлеуметтік немесе маркетингтік контентті топтап дайындау

Бұл тәсіл әсіресе негізін қалаушыларға пайдалы, өйткені ол терең жұмысқа көбірек үзіліссіз уақыт береді.

6. Сіздің шешіміңізді қажет етпейтін жұмыстарды тапсырыңыз

Көбірек уақыт табудың ең жылдам жолдарының бірі - сіздің орныңызда міндетті түрде өзіңіз істеуге тиіс емес жұмыстарды тоқтату. Көптеген негізін қалаушылар белгілі бір істі өздері тезірек орындай алатындықтан, оны өз қолында ұстап қалады, бірақ бұл көбіне ұзақ мерзімді тұзаққа айналады.

Мыналарды тапсыруды қарастырыңыз:

• Кестелеу және үйлестіру
• Күнделікті бухгалтерлік қолдау
• Клиенттерге қызмет көрсету жауаптары
• Әкімшілік ілеспе жұмыстар
• Дерек енгізу және файлдарды реттеу

Барлығын тапсырудың қажеті жоқ. Тек сіздің тікелей сараптамаңыздан пайда көрмейтін, бірақ уақытыңызды алатын жұмысты ғана бөліп беріңіз.

7. Бизнес құру процесін жеңілдетіңіз

Компанияны бастағанда көптеген кәсіпкерлер құрылу қадамдарын, мерзімдерді және штат талаптарын өздері жинастырып жүріп уақыт жоғалтады. Процесс қаншалықты шашыраңқы болса, бірдеңе ұмытылып кету қаупі соғұрлым жоғары болады.

Сондықтан құрылуды реттелген жұмыс ағымына айналдыру маңызды. Zenind кәсіпкерлерге бизнесті құрудың бастапқы кезеңдерін ұйымдасқан түрде басқаруға көмектеседі, бұл түсінбеушілікті азайтып, негізгі міндеттерді тәртіпке келтіреді.

Қарапайым іске қосу процесі сізге мыналарға көмектеседі:

• Қағазбастылыққа емес, бизнеске назар аудару
• Тіркеу қадамын өткізіп алмау ықтималдығын азайту
• Маңызды комплаенс мерзімдерін реттеу
• Идеядан жұмыс істеп тұрған компанияға тиімдірек өту

Құрылу кезеңінде үнемделген уақыт өнім әзірлеуге, клиент тартуға және кірісті өсіруге көбірек мүмкіндік береді.

8. Үлгілерді, чек-листтерді және қайталанатын жүйелерді қолданыңыз

Егер сіз бір жұмысты бірнеше рет орындасаңыз, әр жолы нөлден бастағаннан гөрі жақсырақ тәсіл болады. Үлгілер мен чек-листтер ой жүгіртуді азайтып, бірізділікті жақсартады.

Қайта қолдануға болатын құралдарды мына жұмыстар үшін жасаңыз:

• Кездесу күн тәртібі
• Клиентті onboarding процесі
• Апталық жоспарлау
• Ілеспе хаттар
• Комплаенс ескертулері
• Құрылу құжаттарын тексеру

Мақсат бюрократия құру емес. Мақсат - күнделікті жұмыстан артық ойлануды алып тастап, назарыңызды шешім қабылдау мен орындауға аудару.

9. Күнтізбеңізді қатаң қорғаңыз

Әрбір сұрауға келісетін күнтізбе өсіп келе жатқан бизнесті қолдамайды. Уақыт блоктары тек оларды қорғай алғанда ғана жұмыс істейді.

Күнтізбе қорғанысын мына жағдайларға қолданыңыз:

• Терең жұмыс сессиялары
• Клиенттермен немесе серіктестермен кездесулер
• Әкімшілік блоктар
• Комплаенс шолулары
• Жеке үзілістер мен қалпына келу уақыты

Егер күнтізбеңіз ұсақ үзілістерге толы болса, мағыналы жұмысқа ешқашан жеткілікті үздіксіз уақыт болмайды. Кестеңізді қоғамдық қызмет емес, бизнес активі ретінде қараңыз.

10. Нақты түрде «жоқ» деуді үйреніңіз

Көптеген негізін қалаушылар барлығына қолжетімді болуға тырысқандықтан, уақытын жоғалтады. Әрбір қажетсіз міндеттеме жасырын құн әкеледі: дайындық уақыты, жол уақыты, кейінгі қадамдар және жоғалған фокус.

Сыпайы «жоқ» деу көбіне қолдағы ең жақсы уақыт басқару құралы болады. Егер сұраныс қазіргі басымдықтарыңызға сәйкес келмесе, оны қолданыңыз.

Сіз мына нәрселерге «жоқ» деуге болады:

• Қажетсіз кездесулер
• Төмен құнды жобалар
• Басқа біреуге тиесілі сұраулар
• Қазіргі бизнес кезеңіңізге сай келмейтін міндеттемелер

Ашық «жоқ» сіз ғана атқара алатын жұмысқа қажет уақытты қорғайды.

Әдеттерді біріктіру

Бұл идеялар жүйеге айналғанда жақсы нәтиже береді. Жақсырақ күнтізбе сізге назар аударуға көмектеседі. Жақсырақ назар маңызды жұмысты аяқтауға көмектеседі. Жақсы жүйелер қайталануды азайтады. Ал жақсы шекаралар назарыңызды керек жерге бағыттап ұстайды.

Егер сіз компанияны іске қосып жатсаңыз, бұл одан да маңызды. Сіздің бастапқы уақытыңыз өте құнды. Ұйымдастыру мен құрылым арқылы соның көбірек бөлігін үнемдей алсаңыз, setup режимінен growth режиміне соғұрлым тез өтесіз.

Тәжірибелік негізін қалаушы кестесіне әдетте мыналар кіреді:

• Таңертеңгі қысқа жоспарлау блогы
• Ең жоғары энергия кезінде бір терең жұмыс сессиясы
• Электрондық поштаға арналған екі немесе үш белгіленген уақыт
• Әкімшілік және комплаенс жұмыстарына арналған топтық блок
• Ертеңге дайындалу үшін кешкі шолу

Мұндай құрылым қарапайым, бірақ ол шынайы тиімділік береді.

Қорытынды ойлар

Сіз бәрін өзіңіз істеуге тырысу арқылы көбірек уақыт жасай алмайсыз. Сіз өз назарыңызға не лайық екенін шешу, қайталанатын жұмысты жеңілдету және бизнесті тұрақты түрде алға жылжытатын әдеттерді қалыптастыру арқылы көбірек уақыт жасайсыз.

Негізін қалаушылар үшін, әсіресе компания құру кезеңінде, бұл тәртіп тұрақты уайым мен ретсіз әрекет арасындағы айырмашылықты анықтай алады. Дұрыс жүйелер болғанда, сіз реакция жасауға аз, ал құруға көп уақыт жұмсайсыз.

Егер мақсатыңыз бизнесті тиімді бастау және дамыту болса, кестеңізді өз пайдаңызға жұмыс істете бастаңыз. Уақытты басқарудың ең жақсы стратегиясы - энергияңызды ең маңызды шешімдерге сақтап қалатын стратегия.