10 πρακτικοί τρόποι να αποκτήσετε περισσότερο χρόνο ως πολυάσχολος ιδρυτής

Ο χρόνος είναι ένας από τους πιο περιορισμένους πόρους για τους επιχειρηματίες. Όταν ξεκινάτε μια εταιρεία, διαχειρίζεστε τη συμμόρφωση, εξυπηρετείτε πελάτες, χειρίζεστε γραφειοκρατία και προσπαθείτε να αναπτυχθείτε, η μέρα μπορεί να τελειώσει πριν ολοκληρωθεί η σημαντική δουλειά.

Τα καλά νέα είναι ότι η δημιουργία περισσότερου χρόνου συνήθως έχει να κάνει λιγότερο με την εύρεση επιπλέον ωρών και περισσότερο με την εξάλειψη της σπατάλης, τη βελτίωση της συγκέντρωσης και τη δημιουργία συστημάτων που προστατεύουν το πρόγραμμά σας. Αν ιδρύετε μια επιχείρηση ή διευθύνετε μια μικρή εταιρεία, αυτές οι συνήθειες μπορούν να σας βοηθήσουν να εργάζεστε πιο αποτελεσματικά και να αφιερώνετε τον χρόνο σας στις αποφάσεις που έχουν σημασία.

1. Ξεκινήστε με ένα καθαρό, ρεαλιστικό πλάνο

Ένα φορτωμένο πρόγραμμα συχνά προέρχεται από ασαφείς προτεραιότητες. Πριν ξεκινήσει η μέρα σας, εντοπίστε τις λίγες εργασίες που πραγματικά προωθούν την επιχείρηση.

Μια πρακτική μέθοδος προγραμματισμού μοιάζει κάπως έτσι:

• Επιλέξτε ένα βασικό αποτέλεσμα για την ημέρα.
• Καταγράψτε τις δύο έως τέσσερις εργασίες που το υποστηρίζουν.
• Διαχωρίστε τα επείγοντα από τα σημαντικά.
• Αφήστε χώρο για απρόβλεπτες διακοπές και διοικητικές εργασίες.

Όταν το πλάνο σας είναι ρεαλιστικό, είναι λιγότερο πιθανό να αναλάβετε περισσότερα από όσα μπορείτε και πιο πιθανό να ολοκληρώσετε ό,τι έχει σημασία.

2. Δουλέψτε στις πιο σημαντικές εργασίες σας στις καλύτερες ώρες σας

Κάθε άνθρωπος έχει τον δικό του φυσικό ρυθμό. Κάποιοι ιδρυτές σκέφτονται καλύτερα το πρωί. Άλλοι αποδίδουν καλύτερα το απόγευμα ή το βράδυ. Η εργασία υψηλής αξίας θα πρέπει να προγραμματίζεται όταν η προσοχή σας είναι πιο καθαρή.

Κρατήστε το χρονικό σας παράθυρο κορυφαίας ενέργειας για εργασίες όπως:

• Σύνταξη επιχειρηματικής στρατηγικής
• Εξέταση νομικών ή συμμορφωτικών εγγράφων
• Λήψη βασικών αποφάσεων πρόσληψης ή τιμολόγησης
• Προετοιμασία υλικού για επενδυτές ή δανειστές
• Υποβολή εγγράφων σύστασης ή εγγραφής

Οι ρουτίνες μπορούν συνήθως να περιμένουν. Η σημαντική εργασία σκέψης όχι.

3. Καθιερώστε μια νυχτερινή συνήθεια προγραμματισμού

Λίγα λεπτά προγραμματισμού στο τέλος της ημέρας μπορούν να σας εξοικονομήσουν πολύ χρόνο το επόμενο πρωί. Αντί να ξεκινάτε από το μηδέν με αποφάσεις, ξεκινάτε με κατεύθυνση.

Χρησιμοποιήστε τα τελευταία 10 έως 15 λεπτά της εργάσιμης ημέρας σας για να:

• Ανασκοπήσετε τι ολοκληρώθηκε
• Μεταφέρετε τα ατελή θέματα
• Προγραμματίσετε τις προτεραιότητες της επόμενης ημέρας
• Συγκεντρώσετε έγγραφα, συνδέσμους ή αρχεία που θα χρειαστείτε

Αυτή η συνήθεια μειώνει την κόπωση από τη λήψη αποφάσεων και κάνει πιο εύκολο το γρήγορο ξεκίνημα την επόμενη μέρα.

4. Αφαιρέστε τους επαναλαμβανόμενους χρονοβόρους παράγοντες

Οι περισσότεροι άνθρωποι δεν χάνουν χρόνο σε ένα δραματικό γεγονός. Τον χάνουν σε μικρές, επαναλαμβανόμενες αποσπάσεις. Το συχνό άνοιγμα του email, η εναλλαγή μεταξύ εφαρμογών ή η άσκοπη περιήγηση μπορούν να διασπάσουν τη συγκέντρωσή σας και να παρατείνουν απλές εργασίες.

Εντοπίστε τις αποσπάσεις που σας κοστίζουν περισσότερο χρόνο, όπως:

• Συνεχή ανανέωση του email
• Μη προγραμματισμένη χρήση κοινωνικών δικτύων
• Επαναλαμβανόμενες διακοπές από το τηλέφωνο
• Ανοιχτές καρτέλες που τραβούν την προσοχή σας μακριά
• Συναντήσεις χωρίς σαφή σκοπό

Στη συνέχεια βάλτε όρια. Κλείστε τις περιττές καρτέλες. Ελέγχετε το email σε προγραμματισμένες ώρες. Χρησιμοποιήστε μία ενιαία λίστα για τις εργασίες αντί για διάσπαρτες σημειώσεις.

5. Ομαδοποιήστε παρόμοιες εργασίες

Η εναλλαγή μεταξύ εργασιών είναι δαπανηρή. Αν πηδάτε όλη μέρα ανάμεσα σε συγγραφή, τιμολόγηση, υποστήριξη πελατών και υποβολή εγγράφων, κάθε αλλαγή αναγκάζει τον εγκέφαλό σας να επαναρυθμιστεί.

Η ομαδοποίηση σάς βοηθά να πετυχαίνετε περισσότερα με λιγότερη τριβή. Για παράδειγμα:

• Διαχειριστείτε τα email σε συγκεκριμένες ώρες αντί συνεχώς
• Επεξεργαστείτε τιμολόγια σε ένα ενιαίο μπλοκ χρόνου
• Εξετάστε μαζί τα θέματα συμμόρφωσης
• Επιστρέψτε κλήσεις σε μία αφιερωμένη συνεδρία
• Προετοιμάστε κοινωνικό ή προωθητικό περιεχόμενο σε ομάδες

Αυτή η προσέγγιση είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για τους ιδρυτές, επειδή δημιουργεί περισσότερο αδιάκοπο χρόνο για βαθιά εργασία.

6. Αναθέστε εργασίες που δεν απαιτούν τη δική σας κρίση

Ένας από τους ταχύτερους τρόπους να δημιουργήσετε περισσότερο χρόνο είναι να σταματήσετε να κάνετε εργασίες που δεν χρειάζεται να γίνονται από εσάς. Οι ιδρυτές συχνά κρατούν εργασίες επειδή μπορούν να τις κάνουν πιο γρήγορα από κάποιον άλλον, αλλά αυτό συνήθως γίνεται μακροπρόθεσμη παγίδα.

Σκεφτείτε να αναθέσετε:

• Προγραμματισμό και συντονισμό
• Υποστήριξη βασικής λογιστικής
• Απαντήσεις εξυπηρέτησης πελατών
• Διοικητική παρακολούθηση
• Εισαγωγή δεδομένων και οργάνωση αρχείων

Δεν χρειάζεται να αναθέσετε τα πάντα. Χρειάζεται μόνο να αποδεσμεύσετε εργασίες που απορροφούν χρόνο χωρίς να ωφελούνται από τη δική σας εξειδίκευση.

7. Απλοποιήστε τη διαδικασία σύστασης της επιχείρησης

Όταν ξεκινάτε μια εταιρεία, πολλοί επιχειρηματίες χάνουν χρόνο προσπαθώντας να συνθέσουν μόνοι τους τα βήματα σύστασης, τις προθεσμίες και τις απαιτήσεις της πολιτείας. Όσο πιο κατακερματισμένη είναι η διαδικασία, τόσο πιο πιθανό είναι να παραλειφθεί κάτι.

Γι’ αυτό έχει σημασία μια απλοποιημένη ροή εργασίας για τη σύσταση. Το Zenind βοηθά τους επιχειρηματίες να διαχειριστούν τα αρχικά στάδια σύστασης μιας επιχείρησης με μια δομημένη διαδικασία που μειώνει τη σύγχυση και κρατά οργανωμένες τις βασικές εργασίες.

Μια πιο απλή διαδικασία εγκατάστασης σάς βοηθά να:

• Παραμένετε συγκεντρωμένοι στην επιχείρηση αντί στη γραφειοκρατία
• Μειώνετε την πιθανότητα να χάσετε κάποιο βήμα κατάθεσης
• Οργανώνετε τις βασικές προθεσμίες συμμόρφωσης
• Μεταβαίνετε πιο αποτελεσματικά από την ιδέα στην ενεργή εταιρεία

Ο χρόνος που εξοικονομείται κατά τη σύσταση δημιουργεί περισσότερο χώρο για ανάπτυξη προϊόντος, απόκτηση πελατών και αύξηση εσόδων.

8. Χρησιμοποιήστε πρότυπα, λίστες ελέγχου και επαναλαμβανόμενα συστήματα

Αν εκτελείτε την ίδια εργασία περισσότερες από μία φορές, συνήθως υπάρχει καλύτερος τρόπος από το να ξεκινάτε από το μηδέν κάθε φορά. Τα πρότυπα και οι λίστες ελέγχου μειώνουν το νοητικό φορτίο και βελτιώνουν τη συνέπεια.

Δημιουργήστε επαναχρησιμοποιήσιμα εργαλεία για:

• Ατζέντες συναντήσεων
• Ενσωμάτωση πελατών
• Εβδομαδιαίο προγραμματισμό
• Email παρακολούθησης
• Υπενθυμίσεις συμμόρφωσης
• Έλεγχο εγγράφων σύστασης

Στόχος δεν είναι η γραφειοκρατία. Στόχος είναι να αφαιρεθεί η περιττή σκέψη από τις ρουτίνες, ώστε να μπορείτε να εστιάσετε στην κρίση και την εκτέλεση.

9. Προστατέψτε το ημερολόγιό σας επιθετικά

Ένα ημερολόγιο που δέχεται κάθε αίτημα δεν θα υποστηρίξει μια αναπτυσσόμενη επιχείρηση. Τα χρονικά μπλοκ λειτουργούν μόνο αν τα υπερασπιστείτε.

Χρησιμοποιήστε την προστασία του ημερολογίου για:

• Συνεδρίες βαθιάς εργασίας
• Συναντήσεις με πελάτες ή συνεργάτες
• Διοικητικά μπλοκ χρόνου
• Ελέγχους συμμόρφωσης
• Προσωπικά διαλείμματα και χρόνο αποκατάστασης

Αν το ημερολόγιό σας είναι γεμάτο μικρές διακοπές, δεν θα έχετε ποτέ αρκετό αδιάκοπο χρόνο για ουσιαστική εργασία. Αντιμετωπίστε το πρόγραμμά σας ως επιχειρηματικό περιουσιακό στοιχείο, όχι ως δημόσια υπηρεσία.

10. Πείτε όχι με σαφήνεια

Πολλοί ιδρυτές χάνουν χρόνο επειδή προσπαθούν να είναι διαθέσιμοι για όλους. Κάθε περιττή δέσμευση δημιουργεί ένα κρυφό κόστος: χρόνο προετοιμασίας, χρόνο μετακίνησης, χρόνο παρακολούθησης και απώλεια συγκέντρωσης.

Ένα ευγενικό όχι είναι συχνά το καλύτερο εργαλείο διαχείρισης χρόνου που υπάρχει. Χρησιμοποιήστε το όταν ένα αίτημα δεν στηρίζει τις τρέχουσες προτεραιότητές σας.

Μπορείτε να πείτε όχι σε:

• Περιττές συναντήσεις
• Εργασίες χαμηλής αξίας
• Αιτήματα που ανήκουν σε κάποιον άλλον
• Δεσμεύσεις που δεν ταιριάζουν με το τρέχον στάδιο της επιχείρησής σας

Ένα σαφές όχι προστατεύει τον χρόνο που χρειάζεστε για τη δουλειά που μόνο εσείς μπορείτε να κάνετε.

Η σύνδεση των συνηθειών

Αυτές οι ιδέες λειτουργούν καλύτερα όταν γίνονται σύστημα. Ένα καλύτερο ημερολόγιο σας βοηθά να συγκεντρώνεστε. Καλύτερη συγκέντρωση σημαίνει ότι ολοκληρώνετε σημαντική δουλειά. Καλύτερα συστήματα μειώνουν την επανάληψη. Και καλύτερα όρια κρατούν την προσοχή σας εκεί όπου ανήκει.

Αν ξεκινάτε μια εταιρεία, αυτό έχει ακόμη μεγαλύτερη σημασία. Ο αρχικός σας χρόνος είναι πολύτιμος. Όσο περισσότερο μπορείτε να τον εξοικονομείτε μέσω οργάνωσης και δομής, τόσο πιο γρήγορα μπορείτε να περάσετε από τη φάση της εγκατάστασης στη φάση της ανάπτυξης.

Ένα πρακτικό πρόγραμμα ιδρυτή συχνά περιλαμβάνει:

• Ένα σύντομο πρωινό μπλοκ προγραμματισμού
• Μία συνεδρία βαθιάς εργασίας κατά τη διάρκεια της κορυφαίας ενέργειας
• Δύο ή τρεις σταθερές ώρες για email
• Ένα μπλοκ ομαδοποιημένης διοικητικής και συμμορφωτικής εργασίας
• Μια νυχτερινή ανασκόπηση για προετοιμασία της επόμενης ημέρας

Αυτού του είδους η δομή είναι απλή, αλλά δημιουργεί πραγματική μόχλευση.

Τελικές σκέψεις

Δεν δημιουργείτε περισσότερο χρόνο αναγκάζοντας τον εαυτό σας να κάνει τα πάντα. Δημιουργείτε περισσότερο χρόνο αποφασίζοντας τι αξίζει την προσοχή σας, απλοποιώντας την επαναλαμβανόμενη εργασία και χτίζοντας συνήθειες που κρατούν την επιχείρησή σας σε κίνηση χωρίς συνεχή χάος.

Για τους ιδρυτές, ειδικά κατά το στάδιο της σύστασης της εταιρείας, αυτή η πειθαρχία μπορεί να κάνει τη διαφορά ανάμεσα στη συνεχή απασχόληση και τη σταθερή πρόοδο. Με τα σωστά συστήματα στη θέση τους, ξοδεύετε λιγότερο χρόνο αντιδρώντας και περισσότερο χρόνο χτίζοντας.

Αν ο στόχος σας είναι να ξεκινήσετε και να αναπτύξετε μια επιχείρηση αποτελεσματικά, ξεκινήστε κάνοντας το πρόγραμμά σας να δουλεύει για εσάς. Η καλύτερη στρατηγική διαχείρισης χρόνου είναι αυτή που προστατεύει την ενέργειά σας για τις αποφάσεις που έχουν τη μεγαλύτερη σημασία.