Yoğun Bir Kurucu Olarak Daha Fazla Zaman Yaratmanın 10 Pratik Yolu

Zaman, girişimciler için en sınırlı kaynaklardan biridir. Bir şirket kurarken, uyumluluk süreçlerini yönetirken, müşterilere hizmet verirken, evrak işleriyle uğraşırken ve büyümeye çalışırken gün, önemli işler tamamlanmadan önce akıp gidebilir.

İyi haber şu ki, daha fazla zaman yaratmak çoğu zaman ek saatler bulmaktan çok, israfı ortadan kaldırmak, odağı geliştirmek ve programınızı koruyan sistemler kurmakla ilgilidir. Eğer bir işletme kuruyor ya da küçük bir şirket yönetiyorsanız, bu alışkanlıklar daha verimli çalışmanıza ve zamanınızı önemli kararlara ayırmanıza yardımcı olabilir.

1. Temiz ve gerçekçi bir planla başlayın

Kalabalık bir program çoğu zaman belirsiz önceliklerden kaynaklanır. Güne başlamadan önce, işi gerçekten ileri taşıyan birkaç görevi belirleyin.

Pratik bir planlama yöntemi şöyle görünebilir:

• Gün için bir ana sonuç seçin.
• Bunu destekleyen iki ila dört görev belirleyin.
• Acil işleri önemli işlerden ayırın.
• Beklenmedik durumlar ve idari işler için alan bırakın.

Planınız gerçekçi olduğunda, aşırı yüklenme olasılığınız azalır ve gerçekten önemli olanı tamamlama ihtimaliniz artar.

2. En önemli işlerinizi en verimli saatlerinizde yapın

Herkesin doğal bir ritmi vardır. Bazı kurucular en iyi sabah düşünür. Diğerleri en güçlü işlerini öğleden sonra ya da akşam yapar. Yüksek değerli işleriniz, dikkatinizin en keskin olduğu zamana planlanmalıdır.

En yüksek enerji pencerenizi şu tür işler için ayırın:

• İş stratejisi yazmak
• Hukuki veya uyumluluk belgelerini incelemek
• Önemli işe alım veya fiyatlandırma kararları vermek
• Yatırımcı veya kredi veren için materyaller hazırlamak
• Kuruluş veya kayıt evraklarını dosyalamak

Rutin işler genellikle bekleyebilir. Önemli düşünme işleri beklememelidir.

3. Gece planlama alışkanlığı oluşturun

Günün sonunda birkaç dakikalık planlama, ertesi sabah ciddi miktarda zaman kazandırabilir. Sıfırdan kararlarla başlamak yerine, bir yönle güne başlarsınız.

İş gününüzün son 10 ila 15 dakikasını şunlar için kullanın:

• Tamamlanan işleri gözden geçirmek
• Bitmemiş işleri sonraki güne aktarmak
• Ertesi günün önceliklerini planlamak
• İhtiyaç duyacağınız belgeleri, bağlantıları veya dosyaları hazırlamak

Bu alışkanlık karar yorgunluğunu azaltır ve ertesi gün hızlı başlamayı kolaylaştırır.

4. Tekrarlayan zaman kayıplarını ortadan kaldırın

İnsanlar zamanı çoğu zaman tek büyük bir olayda kaybetmez. Küçük ve tekrarlayan dikkat dağıtıcılarla kaybederler. E-postayı çok sık kontrol etmek, uygulamalar arasında geçiş yapmak veya amaçsızca gezinmek odağınızı böler ve basit işleri uzatır.

En çok zamanınızı alan dikkat dağıtıcıları belirleyin, örneğin:

• Sürekli e-posta yenileme
• Plansız sosyal medya kullanımı
• Tekrarlayan telefon kesintileri
• Dikkatinizi dağıtan açık sekmeler
• Net amacı olmayan toplantılar

Sonra sınırlar koyun. Gereksiz sekmeleri kapatın. E-postayı planlı zamanlarda kontrol edin. Görevler için dağınık notlar yerine tek bir liste kullanın.

5. Benzer işleri birlikte gruplayın

Görev değiştirmek pahalıdır. Gün boyu yazı yazma, faturalandırma, müşteri desteği ve belge dosyalama arasında gidip gelirseniz, her geçiş beyninizin yeniden ayarlanmasını gerektirir.

Gruplama, daha az sürtünmeyle daha fazla iş yapmanıza yardımcı olur. Örneğin:

• E-postaları gün boyunca değil, belirli zamanlarda yanıtlayın
• Faturaları tek bir blokta işleyin
• Uyumluluk görevlerini birlikte gözden geçirin
• Telefon görüşmelerini özel bir oturumda yapın
• Sosyal medya veya pazarlama içeriklerini toplu hazırlayın

Bu yaklaşım, kurucular için özellikle faydalıdır çünkü derin çalışma için daha fazla kesintisiz zaman yaratır.

6. Sizin yargınızı gerektirmeyen işleri devredin

Daha fazla zaman yaratmanın en hızlı yollarından biri, sizin yapmanız gerekmeyen işleri bırakmaktır. Kurucular çoğu zaman işleri kendileri daha hızlı yapabildikleri için üstlenmeye devam ederler, ancak bu uzun vadede bir tuzağa dönüşür.

Şunları devretmeyi düşünün:

• Planlama ve koordinasyon
• Rutin muhasebe desteği
• Müşteri hizmetleri yanıtları
• İdari takip işleri
• Veri girişi ve dosya organizasyonu

Her şeyi devretmek zorunda değilsiniz. Yalnızca sizin doğrudan uzmanlığınızdan fayda sağlamayan ve zaman tüketen işleri üzerinizden almanız yeterlidir.

7. İş kurulum sürecini sadeleştirin

Bir şirket kurarken birçok girişimci, kuruluş adımlarını, son tarihleri ve eyalet gerekliliklerini tek başına bir araya getirerek zaman kaybeder. Süreç ne kadar parçalıysa, bir şeyin atlanma olasılığı da o kadar artar.

Bu nedenle sadeleştirilmiş bir kuruluş iş akışı önemlidir. Zenind, girişimcilerin iş kuruluşunun erken aşamalarını daha düzenli bir süreçle yönetmesine yardımcı olur; bu süreç karmaşayı azaltır ve önemli görevleri organize tutar.

Daha basit bir kurulum süreci size şunları sağlar:

• Evrak işleri yerine işin kendisine odaklanmak
• Bir dosyalama adımını kaçırma riskini azaltmak
• Temel uyumluluk son tarihlerini düzenlemek
• Fikir aşamasından faaliyet gösteren şirkete daha verimli geçmek

Kuruluş sırasında kazanılan zaman, ürün geliştirme, müşteri kazanımı ve gelir büyümesi için daha fazla alan yaratır.

8. Şablonlar, kontrol listeleri ve tekrar edilebilir sistemler kullanın

Bir görevi birden fazla kez yapıyorsanız, her seferinde sıfırdan başlamak yerine daha iyi bir yol vardır. Şablonlar ve kontrol listeleri zihinsel yükü azaltır ve tutarlılığı artırır.

Şunlar için yeniden kullanılabilir araçlar oluşturun:

• Toplantı gündemleri
• Müşteri işe alıştırma süreçleri
• Haftalık planlama
• Takip e-postaları
• Uyumluluk hatırlatmaları
• Kuruluş belgelerinin incelenmesi

Amaç bürokrasi değildir. Amaç, rutin işlerde gereksiz düşünmeyi ortadan kaldırarak odağınızı yargı ve uygulamaya vermektir.

9. Takviminizi agresif biçimde koruyun

Her isteği kabul eden bir takvim, büyüyen bir işletmeyi desteklemez. Zaman blokları ancak onları korursanız işe yarar.

Takvim korumasını şunlar için kullanın:

• Derin çalışma oturumları
• Müşteri veya iş ortağı toplantıları
• İdari bloklar
• Uyumluluk incelemeleri
• Kişisel molalar ve toparlanma zamanı

Takviminiz küçük kesintilerle doluysa, anlamlı işler için hiç kesintisiz zamanınız kalmaz. Programınızı kamusal bir hizmet değil, bir iş varlığı olarak görün.

10. Net bir şekilde hayır deyin

Birçok kurucu, herkese ulaşılabilir olmaya çalıştığı için zaman kaybeder. Gerekli olmayan her taahhüt gizli bir maliyet yaratır: hazırlık süresi, yolculuk süresi, takip süresi ve kaybedilen odak.

Saygılı bir hayır, çoğu zaman mevcut en iyi zaman yönetimi aracıdır. Bir talep mevcut önceliklerinizi desteklemiyorsa bunu kullanın.

Şunlara hayır diyebilirsiniz:

• Gereksiz toplantılar
• Düşük değerli projeler
• Başkasının sorumluluğunda olan talepler
• Mevcut iş aşamanıza uymayan taahhütler

Net bir hayır, yalnızca sizin yapabileceğiniz iş için gereken zamanı korur.

Alışkanlıkları bir araya getirmek

Bu fikirler en iyi, bir sistem haline geldiklerinde çalışır. Daha iyi bir takvim odağa yardımcı olur. Daha iyi odak önemli işleri bitirmeyi kolaylaştırır. Daha iyi sistemler tekrarları azaltır. Ve daha iyi sınırlar dikkatinizi olması gereken yerde tutar.

Bir şirket kuruyorsanız, bu daha da önemlidir. Erken dönem zamanınız çok değerlidir. Organizasyon ve yapı sayesinde bunun daha fazlasını koruyabilirseniz, kurulum modundan büyüme moduna daha hızlı geçersiniz.

Pratik bir kurucu programı genellikle şunları içerir:

• Kısa bir sabah planlama bloğu
• En verimli saatte bir derin çalışma oturumu
• E-posta için iki veya üç sabit zaman
• İdari ve uyumluluk işleri için toplu bir blok
• Yarın için hazırlık amaçlı gece değerlendirmesi

Bu tür bir yapı basittir, ancak gerçek bir kaldıraç yaratır.

Son düşünceler

Daha fazla zaman, kendinizi her şeyi yapmaya zorlayarak yaratılmaz. Dikkatinizi neyin hak ettiğine karar vererek, tekrarlayan işleri sadeleştirerek ve işi sürekli kaos olmadan ilerleten alışkanlıklar kurarak yaratılır.

Kurucular için, özellikle şirket kuruluş aşamasında, bu disiplin sürekli meşguliyet ile istikrarlı ilerleme arasındaki farkı yaratabilir. Doğru sistemler yerindeyken, daha az zamanınızı tepki vermeye, daha çok zamanınızı inşa etmeye ayırırsınız.

Amacınız bir işletmeyi verimli bir şekilde kurmak ve büyütmekse, programınızın sizin için çalışmasını sağlayarak başlayın. En iyi zaman yönetimi stratejisi, enerjinizi en önemli kararlara koruyan stratejidir.