10 käytännöllistä tapaa saada enemmän aikaa kiireisenä perustajana

Aika on yksi yrittäjien rajallisimmista resursseista. Kun käynnistät yritystä, hoidat sääntelyvelvoitteita, palvelet asiakkaita, hallinnoit paperitöitä ja yrität samalla kasvaa, päivä voi kadota ennen kuin tärkeimmät asiat on tehty.

Hyvä uutinen on se, että ajan luominen tarkoittaa yleensä vähemmän lisätuntien löytämistä ja enemmän hukan poistamista, keskittymisen parantamista ja sellaisten järjestelmien rakentamista, jotka suojaavat aikatauluasi. Jos perustat yritystä tai pyörität pientä yritystä, nämä tavat voivat auttaa sinua työskentelemään tehokkaammin ja käyttämään aikasi niihin päätöksiin, joilla on merkitystä.

1. Aloita selkeällä ja realistisella suunnitelmalla

Täyteen ahdettu kalenteri johtuu usein epäselvistä prioriteeteista. Ennen päivän alkua määritä muutama tehtävä, jotka todella vievät liiketoimintaa eteenpäin.

Käytännöllinen suunnittelutapa näyttää tältä:

• Valitse päivän tärkein tavoite.
• Listaa kaksi tai neljä sitä tukevaa tehtävää.
• Erottele kiireelliset asiat tärkeistä asioista.
• Jätä tilaa keskeytyksille ja hallinnolliselle työlle.

Kun suunnitelmasi on realistinen, et todennäköisesti ota liikaa tehtäviä vastuullesi ja saat todennäköisemmin valmiiksi sen, mikä oikeasti merkitsee.

2. Tee tärkeimmät tehtäväsi parhaimpina tunteina

Jokaisella ihmisellä on oma luonnollinen rytminsä. Jotkut perustajat ajattelevat parhaiten aamulla. Toiset tekevät vahvinta työtä iltapäivällä tai illalla. Arvokkain työsi kannattaa ajoittaa aikaan, jolloin huomiosi on terävimmillään.

Varaa korkean energian aikasi esimerkiksi seuraaviin:

• Liiketoimintastrategian kirjoittaminen
• Oikeudellisten tai sääntelyä koskevien asiakirjojen tarkistaminen
• Keskeisten palkkaus- tai hinnoittelupäätösten tekeminen
• Sijoittaja- tai lainamateriaaleihin valmistautuminen
• Perustamis- tai rekisteröintiasiakirjojen jättämisen hoitaminen

Rutiinitehtävät voivat yleensä odottaa. Tärkeää ajattelutyötä ei pitäisi siirtää sivuun.

3. Rakenna iltainen suunnittelutapa

Muutama minuutti suunnittelua työpäivän lopussa voi säästää paljon aikaa seuraavana aamuna. Sen sijaan, että aloittaisit alusta päätöksillä, aloitat suunnalla.

Käytä työpäiväsi viimeiset 10–15 minuuttia seuraavaan:

• Käy läpi, mikä tuli valmiiksi
• Siirrä keskeneräiset asiat eteenpäin
• Aikatauluta seuraavan päivän prioriteetit
• Kerää dokumentit, linkit tai tiedostot, joita tarvitset

Tämä tapa vähentää päätösväsymystä ja helpottaa nopeaa aloitusta seuraavana päivänä.

4. Poista toistuvat ajanvarkaudet

Useimmat ihmiset eivät menetä aikaa yhdessä dramaattisessa hetkessä. He menettävät sitä pienissä, toistuvissa häiriöissä. Sähköpostin tarkistaminen liian usein, sovellusten välillä hyppiminen tai päämäärätön selaaminen voi pirstoa keskittymisesi ja pidentää yksinkertaisia tehtäviä.

Etsi häiriöt, jotka vievät sinulta eniten aikaa, kuten:

• Sähköpostin jatkuva päivittäminen
• Suunnittelematon sosiaalisen median käyttö
• Toistuvat puhelimen keskeytykset
• Avoimet välilehdet, jotka vievät huomion
• Kokoukset ilman selkeää tarkoitusta

Aseta sitten rajat. Sulje tarpeettomat välilehdet. Tarkista sähköposti ennalta sovittuina aikoina. Käytä tehtäville yhtä listaa hajallaan olevien muistiinpanojen sijaan.

5. Ryhmittele samanlaiset työt yhteen

Tehtävän vaihtaminen on kallista. Jos siirryt koko päivän ajan kirjoittamisen, laskutuksen, asiakastuen ja asiakirjojen käsittelyn välillä, jokainen vaihto pakottaa aivosi nollaamaan tilanteen.

Ryhmittely auttaa saamaan enemmän aikaan vähemmällä kitkalla. Esimerkiksi:

• Hoida sähköpostit tiettyinä aikoina koko päivän sijaan
• Käsittele laskut yhdessä työjaksossa
• Tarkista sääntelyyn liittyvät tehtävät yhdessä
• Soita takaisin yhdessä omistetussa hetkessä
• Valmistele some- tai markkinointisisältöä erissä

Tämä lähestymistapa on erityisen hyödyllinen perustajille, koska se luo enemmän keskeytyksettömiä hetkiä syvään työhön.

6. Delegoi työ, joka ei vaadi sinun harkintaasi

Yksi nopeimmista tavoista luoda lisää aikaa on lopettaa sellaisten tehtävien tekeminen, joita sinun ei tarvitse tehdä itse. Perustajat pitävät usein kiinni työstä, koska he pystyvät tekemään sen nopeammin kuin joku muu, mutta pitkällä aikavälillä siitä tulee yleensä ansa.

Harkitse delegointia seuraavissa:

• Aikataulutus ja koordinointi
• Rutiininomainen kirjanpidon tuki
• Asiakaspalveluvastaukset
• Hallinnollinen seuranta
• Tietojen syöttö ja tiedostojen järjestely

Sinun ei tarvitse delegoida kaikkea. Riittää, että siirrät pois työn, joka kuluttaa aikaa ilman että se hyötyy suoraan osaamisestasi.

7. Yksinkertaista yrityksen perustamisprosessia

Kun yritystä perustetaan, moni yrittäjä menettää aikaa kokoamalla itse yhteen perustamisen vaiheet, määräajat ja osavaltioiden vaatimukset. Mitä hajanaisempi prosessi on, sitä todennäköisemmin jokin jää huomaamatta.

Siksi sujuva perustamisprosessi on tärkeä. Zenind auttaa yrittäjiä hallitsemaan yrityksen perustamisen alkuvaiheita jäsennellyllä prosessilla, joka vähentää epäselvyyttä ja pitää keskeiset tehtävät järjestyksessä.

Yksinkertaisempi perustamisprosessi auttaa sinua:

• Pysymään keskittyneenä liiketoimintaan paperitöiden sijaan
• Vähentämään riskiä, että jokin jättö- tai ilmoitusvaihe unohtuu
• Organisoimaan olennaiset sääntelyyn liittyvät määräajat
• Siirtymään ideasta toimivaksi yritykseksi tehokkaammin

Perustamisen aikana säästetty aika luo enemmän tilaa tuotekehitykselle, asiakashankinnalle ja liikevaihdon kasvulle.

8. Käytä malleja, tarkistuslistoja ja toistettavia järjestelmiä

Jos teet saman tehtävän useammin kuin kerran, on yleensä parempi tapa kuin aloittaa joka kerta alusta. Mallit ja tarkistuslistat vähentävät henkistä kuormaa ja parantavat johdonmukaisuutta.

Luo uudelleenkäytettäviä työkaluja esimerkiksi seuraaviin:

• Kokousagendat
• Asiakkaan käyttöönotto
• Viikoittainen suunnittelu
• Seurantaviestit
• Sääntelymuistutukset
• Perustamisasiakirjojen tarkistus

Tavoite ei ole byrokratia. Tavoite on poistaa tarpeeton ajattelu rutiinityöstä, jotta voit keskittyä harkintaan ja toteutukseen.

9. Suojele kalenteriasi määrätietoisesti

Kalenteri, joka hyväksyy jokaisen pyynnön, ei tue kasvavaa liiketoimintaa. Aikablokit toimivat vain, jos puolustat niitä.

Suojaa kalenterissasi seuraavat:

• Syvään työhön varatut jaksot
• Asiakas- tai kumppanikokoukset
• Hallinnolliset työjaksot
• Sääntelyn tarkistukset
• Henkilökohtaiset tauot ja palautumisaika

Jos kalenterisi on täynnä pieniä keskeytyksiä, sinulla ei koskaan ole tarpeeksi yhtenäistä aikaa merkitykselliseen työhön. Kohtele aikatauluasi liiketoimintaomaisuutena, älä julkisena palveluna.

10. Sano ei selkeästi

Moni perustaja menettää aikaa siksi, että yrittää olla kaikkien käytettävissä. Jokainen tarpeeton sitoumus aiheuttaa piilokustannuksen: valmisteluaikaa, matkustusaikaa, jälkiseurantaa ja menetettyä keskittymistä.

Kunnioittava ei on usein paras ajanhallinnan työkalu. Käytä sitä, kun pyyntö ei tue nykyisiä prioriteettejasi.

Voit sanoa ei esimerkiksi seuraaville:

• Tarpeettomat kokoukset
• Matalan arvon projektit
• Pyynnöt, jotka kuuluvat jollekin toiselle
• Sitoumukset, jotka eivät sovi yrityksesi nykyiseen vaiheeseen

Selkeä ei suojaa aikaa, jota tarvitset vain sinun tehtävissäsi olevaan työhön.

Yhdistä tavat kokonaisuudeksi

Nämä ideat toimivat parhaiten, kun niistä tulee järjestelmä. Parempi kalenteri auttaa sinua keskittymään. Parempi keskittyminen auttaa sinua saamaan tärkeät työt valmiiksi. Paremmat järjestelmät vähentävät toistoa. Ja paremmat rajat pitävät huomiosi siellä, missä sen kuuluu olla.

Jos olet perustamassa yritystä, tämä on vielä tärkeämpää. Alkuvaiheen aikasi on arvokasta. Mitä enemmän siitä voit säästää organisoimalla ja rakentamalla rakenteita, sitä nopeammin voit siirtyä perustamisvaiheesta kasvuvaiheeseen.

Käytännöllinen perustajan aikataulu sisältää usein:

• Lyhyen aamun suunnittelujakson
• Yhden syvän työjakson huippuenergian aikaan
• Kaksi tai kolme kiinteää aikaa sähköpostille
• Yhden hallinto- ja sääntelytyön työblokin
• Iltakatselmuksen huomisen valmistelua varten

Tämäntyyppinen rakenne on yksinkertainen, mutta se luo todellista vipuvaikutusta.

Lopuksi

Et luo lisää aikaa pakottamalla itseäsi tekemään kaiken. Luot lisää aikaa päättämällä, mikä ansaitsee huomiosi, yksinkertaistamalla toistuvaa työtä ja rakentamalla tapoja, jotka pitävät yrityksesi liikkeessä ilman jatkuvaa kaaosta.

Perustajille, erityisesti yrityksen perustamisvaiheessa, tämä kurinalaisuus voi olla ero jatkuvan kiireen ja tasaisen edistymisen välillä. Kun oikeat järjestelmät ovat paikallaan, käytät vähemmän aikaa reagoimiseen ja enemmän aikaa rakentamiseen.

Jos tavoitteesi on aloittaa ja kasvattaa yritystä tehokkaasti, aloita tekemällä aikataulustasi sinua palveleva. Paras ajanhallintastrategia on se, joka suojaa energiasi niihin päätöksiin, joilla on suurin merkitys.