10 วิธีปฏิบัติจริงเพื่อสร้างเวลาให้มากขึ้นสำหรับผู้ก่อตั้งที่ยุ่งมาก

เวลาเป็นหนึ่งในทรัพยากรที่มีจำกัดที่สุดสำหรับผู้ประกอบการ เมื่อคุณกำลังเริ่มต้นบริษัท ดูแลเรื่องการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ให้บริการลูกค้า จัดการเอกสาร และพยายามเติบโตไปพร้อมกัน วันหนึ่ง ๆ ก็ผ่านไปอย่างรวดเร็วก่อนที่งานสำคัญจะเสร็จ

ข่าวดีคือ การสร้างเวลาเพิ่มขึ้นมักไม่ใช่เรื่องของการหาชั่วโมงเพิ่ม แต่เป็นเรื่องของการลดความสูญเปล่า เพิ่มสมาธิ และสร้างระบบที่ช่วยปกป้องตารางเวลาของคุณ หากคุณกำลังก่อตั้งธุรกิจหรือบริหารบริษัทขนาดเล็ก นิสัยเหล่านี้จะช่วยให้คุณทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และใช้เวลาของคุณไปกับการตัดสินใจที่สำคัญจริง ๆ

1. เริ่มต้นด้วยแผนที่ชัดเจนและเป็นจริง

ตารางงานที่แน่นเกินไปมักเกิดจากการจัดลำดับความสำคัญที่ไม่ชัดเจน ก่อนวันทำงานจะเริ่ม ให้ระบุงานไม่กี่อย่างที่ช่วยขับเคลื่อนธุรกิจไปข้างหน้าอย่างแท้จริง

วิธีวางแผนแบบใช้งานได้จริงคือ:

• เลือกผลลัพธ์หลักเพียงหนึ่งอย่างสำหรับวันนี้
• เขียนงาน 2 ถึง 4 อย่างที่สนับสนุนผลลัพธ์นั้น
• แยกงานเร่งด่วนออกจากงานสำคัญ
• เผื่อเวลาไว้สำหรับเรื่องแทรกและงานธุรการ

เมื่อแผนของคุณเป็นจริงได้ คุณจะมีโอกาสรับงานเกินกำลังน้อยลง และมีโอกาสทำสิ่งที่สำคัญให้เสร็จมากขึ้น

2. ทำงานสำคัญที่สุดในช่วงเวลาที่คุณมีประสิทธิภาพสูงสุด

แต่ละคนมีจังหวะการทำงานตามธรรมชาติไม่เหมือนกัน ผู้ก่อตั้งบางคนคิดได้ดีที่สุดในตอนเช้า ส่วนบางคนทำงานได้ดีที่สุดในช่วงบ่ายหรือค่ำ งานที่มีคุณค่าสูงของคุณควรถูกวางไว้ในช่วงที่สมาธิของคุณคมที่สุด

กันช่วงพลังงานสูงสุดของคุณไว้สำหรับงาน เช่น:

• การเขียนกลยุทธ์ธุรกิจ
• การตรวจเอกสารกฎหมายหรือการปฏิบัติตามข้อกำหนด
• การตัดสินใจเรื่องการจ้างงานหรือการตั้งราคา
• การเตรียมเอกสารสำหรับนักลงทุนหรือผู้ให้กู้
• การยื่นเอกสารจัดตั้งหรือเอกสารจดทะเบียน

งานประจำสามารถรอได้ แต่งานที่ต้องใช้ความคิดสำคัญไม่ควรรอ

3. สร้างนิสัยวางแผนก่อนนอน

การใช้เวลาวางแผนเพียงไม่กี่นาทีในตอนท้ายของวันสามารถประหยัดเวลาได้มากในเช้าวันถัดไป แทนที่จะเริ่มต้นด้วยการตัดสินใจทุกอย่างใหม่ คุณจะเริ่มต้นด้วยทิศทางที่ชัดเจน

ใช้ 10 ถึง 15 นาทีสุดท้ายของวันทำงานเพื่อ:

• ทบทวนว่าสิ่งใดทำเสร็จแล้ว
• ย้ายงานที่ยังไม่เสร็จไปวันถัดไป
• จัดตารางลำดับความสำคัญของวันพรุ่งนี้
• เตรียมเอกสาร ลิงก์ หรือไฟล์ที่ต้องใช้

นิสัยนี้ช่วยลดความเหนื่อยล้าจากการตัดสินใจ และทำให้เริ่มงานได้เร็วขึ้นในวันถัดไป

4. กำจัดตัวการที่ทำให้เสียเวลาเป็นประจำ

คนส่วนใหญ่มิได้เสียเวลาไปกับเหตุการณ์ใหญ่ครั้งเดียว แต่เสียเวลาไปกับสิ่งรบกวนเล็ก ๆ ที่เกิดซ้ำ ๆ การเช็กอีเมลบ่อยเกินไป การสลับไปมาระหว่างแอป หรือการเลื่อนดูสิ่งต่าง ๆ แบบไร้จุดหมาย สามารถทำให้สมาธิแตกและทำให้งานง่าย ๆ ใช้เวลานานขึ้น

มองหาสิ่งรบกวนที่ทำให้คุณเสียเวลามากที่สุด เช่น:

• การรีเฟรชอีเมลตลอดเวลา
• การใช้โซเชียลมีเดียโดยไม่ได้วางแผน
• การถูกรบกวนทางโทรศัพท์ซ้ำ ๆ
• แท็บที่เปิดค้างไว้และดึงความสนใจของคุณออกไป
• การประชุมที่ไม่มีวัตถุประสงค์ชัดเจน

จากนั้นตั้งขอบเขตให้ชัด ปิดแท็บที่ไม่จำเป็น เช็กอีเมลตามเวลาที่กำหนด ใช้รายการงานเดียวแทนการจดโน้ตกระจัดกระจาย

5. จัดกลุ่มงานที่คล้ายกันทำพร้อมกัน

การสลับงานมีต้นทุนสูง ถ้าคุณกระโดดไปมาระหว่างการเขียน การออกบิล การสนับสนุนลูกค้า และการยื่นเอกสารตลอดทั้งวัน สมองของคุณจะต้องเริ่มใหม่ทุกครั้งที่เปลี่ยนงาน

การจัดกลุ่มงานช่วยให้คุณทำได้มากขึ้นโดยมีแรงเสียดทานน้อยลง ตัวอย่างเช่น:

• ตอบอีเมลเป็นช่วงเวลาแทนที่จะตอบทั้งวัน
• จัดการใบแจ้งหนี้ในบล็อกเวลาเดียว
• ทบทวนงานด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดพร้อมกัน
• โทรกลับในช่วงเวลาที่กำหนดไว้โดยเฉพาะ
• เตรียมคอนเทนต์โซเชียลหรือการตลาดเป็นชุด

แนวทางนี้มีประโยชน์มากสำหรับผู้ก่อตั้ง เพราะช่วยสร้างเวลาต่อเนื่องสำหรับงานที่ต้องใช้สมาธิสูง

6. มอบหมายงานที่ไม่ต้องใช้วิจารณญาณของคุณ

หนึ่งในวิธีที่เร็วที่สุดในการสร้างเวลาเพิ่มคือหยุดทำงานที่ไม่จำเป็นต้องทำโดยคุณเอง ผู้ก่อตั้งมักยึดงานไว้เพราะคิดว่าทำเองได้เร็วกว่า แต่ในระยะยาวมักกลายเป็นกับดัก

ลองมอบหมายงาน เช่น:

• การนัดหมายและการประสานงาน
• การสนับสนุนงานบัญชีพื้นฐาน
• การตอบกลับบริการลูกค้า
• การติดตามงานธุรการ
• การป้อนข้อมูลและจัดระเบียบไฟล์

คุณไม่จำเป็นต้องมอบหมายทุกอย่าง คุณเพียงแค่ต้องส่งต่อสิ่งที่กินเวลาโดยไม่ใช้ความเชี่ยวชาญโดยตรงของคุณ

7. ทำให้กระบวนการตั้งธุรกิจง่ายขึ้น

เมื่อเริ่มต้นบริษัท ผู้ประกอบการจำนวนมากเสียเวลากับการไล่ประกอบขั้นตอนการจัดตั้ง กำหนดเวลา และข้อกำหนดของแต่ละรัฐด้วยตัวเอง ยิ่งกระบวนการกระจัดกระจายมากเท่าไร ก็ยิ่งมีโอกาสพลาดมากขึ้นเท่านั้น

นั่นคือเหตุผลที่เวิร์กโฟลว์การจัดตั้งที่เป็นระบบมีความสำคัญ Zenind ช่วยผู้ประกอบการจัดการช่วงเริ่มต้นของการจัดตั้งธุรกิจด้วยกระบวนการที่มีโครงสร้าง ช่วยลดความสับสนและทำให้งานสำคัญเป็นระเบียบ

กระบวนการตั้งค่าที่เรียบง่ายขึ้นช่วยให้คุณ:

• มุ่งเน้นไปที่ธุรกิจแทนเอกสาร
• ลดโอกาสพลาดขั้นตอนการยื่นเอกสาร
• จัดระเบียบกำหนดเวลาการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่จำเป็น
• เปลี่ยนจากไอเดียไปสู่บริษัทที่พร้อมดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

เวลาที่ประหยัดได้ในช่วงจัดตั้งช่วยให้คุณมีพื้นที่มากขึ้นสำหรับการพัฒนาผลิตภัณฑ์ การหาลูกค้า และการเติบโตของรายได้

8. ใช้เทมเพลต เช็กลิสต์ และระบบที่ทำซ้ำได้

หากคุณทำงานเดิมมากกว่าหนึ่งครั้ง มักจะมีวิธีที่ดีกว่าการเริ่มจากศูนย์ทุกครั้ง เทมเพลตและเช็กลิสต์ช่วยลดภาระทางความคิดและเพิ่มความสม่ำเสมอ

สร้างเครื่องมือที่นำกลับมาใช้ได้สำหรับ:

• วาระการประชุม
• การรับลูกค้าใหม่
• การวางแผนรายสัปดาห์
• อีเมลติดตามผล
• การเตือนเรื่องการปฏิบัติตามข้อกำหนด
• การทบทวนเอกสารจัดตั้ง

เป้าหมายไม่ใช่การสร้างระบบราชการ เป้าหมายคือการลดการคิดที่ไม่จำเป็นในงานประจำ เพื่อให้คุณโฟกัสกับการตัดสินใจและการลงมือทำ

9. ปกป้องปฏิทินของคุณอย่างจริงจัง

ปฏิทินที่รับทุกคำขอจะไม่สนับสนุนธุรกิจที่กำลังเติบโตได้ บล็อกเวลาจะได้ผลก็ต่อเมื่อคุณปกป้องมัน

ใช้การปกป้องปฏิทินสำหรับ:

• ช่วงเวลาทำงานเชิงลึก
• การประชุมกับลูกค้าหรือคู่ค้า
• บล็อกเวลางานธุรการ
• การทบทวนการปฏิบัติตามข้อกำหนด
• ช่วงพักและฟื้นตัวส่วนตัว

ถ้าปฏิทินของคุณเต็มไปด้วยการถูกรบกวนเล็ก ๆ น้อย ๆ คุณจะไม่มีเวลาต่อเนื่องพอสำหรับงานที่มีความหมาย จงมองตารางเวลาของคุณเป็นสินทรัพย์ทางธุรกิจ ไม่ใช่บริการสาธารณะ

10. ปฏิเสธอย่างชัดเจน

ผู้ก่อตั้งจำนวนมากเสียเวลาเพราะพยายามพร้อมสำหรับทุกคน การรับทุกคำเชิญที่ไม่จำเป็นสร้างต้นทุนแฝงเสมอ ไม่ว่าจะเป็นเวลาการเตรียมตัว เวลาเดินทาง เวลาติดตามงาน และการเสียสมาธิ

การปฏิเสธอย่างสุภาพมักเป็นเครื่องมือบริหารเวลาที่ดีที่สุด ใช้เมื่องานนั้นไม่สนับสนุนลำดับความสำคัญปัจจุบันของคุณ

คุณสามารถปฏิเสธได้กับ:

• การประชุมที่ไม่จำเป็น
• โปรเจกต์ที่ให้คุณค่าน้อย
• คำขอที่เป็นหน้าที่ของคนอื่น
• ข้อผูกพันที่ไม่สอดคล้องกับช่วงธุรกิจปัจจุบันของคุณ

การปฏิเสธอย่างชัดเจนช่วยปกป้องเวลาที่คุณต้องใช้กับงานที่มีเพียงคุณเท่านั้นที่ทำได้

รวมทุกนิสัยเข้าด้วยกัน

แนวคิดเหล่านี้จะได้ผลดีที่สุดเมื่อกลายเป็นระบบ ปฏิทินที่ดีขึ้นช่วยให้คุณมีสมาธิ สมาธิที่ดีขึ้นช่วยให้งานสำคัญเสร็จเร็วขึ้น ระบบที่ดีขึ้นช่วยลดงานซ้ำซ้อน และขอบเขตที่ชัดเจนช่วยรักษาความสนใจของคุณไว้ในที่ที่ควรอยู่

ถ้าคุณกำลังเริ่มต้นบริษัท สิ่งนี้ยิ่งสำคัญกว่าเดิม เวลาช่วงแรกของคุณมีค่าอย่างมาก ยิ่งคุณประหยัดเวลาได้ด้วยการจัดระบบและโครงสร้างมากเท่าไร คุณก็จะยิ่งก้าวจากโหมดตั้งค่าไปสู่โหมดเติบโตได้เร็วขึ้นเท่านั้น

ตารางเวลาของผู้ก่อตั้งที่ใช้งานได้จริงมักประกอบด้วย:

• ช่วงวางแผนสั้น ๆ ตอนเช้า
• ช่วงทำงานเชิงลึกหนึ่งครั้งในช่วงที่มีพลังงานสูงสุด
• เวลาที่กำหนดไว้ตายตัว 2 ถึง 3 ช่วงสำหรับอีเมล
• บล็อกเวลาสำหรับงานธุรการและการปฏิบัติตามข้อกำหนด
• การทบทวนก่อนนอนเพื่อเตรียมวันถัดไป

โครงสร้างแบบนี้อาจดูเรียบง่าย แต่สร้างอานิสงส์ได้จริง

ความคิดส่งท้าย

คุณไม่ได้สร้างเวลาเพิ่มด้วยการบังคับตัวเองให้ทำทุกอย่าง แต่คุณสร้างเวลาเพิ่มด้วยการตัดสินว่าอะไรสมควรได้รับความสนใจ ลดความซับซ้อนของงานที่ทำซ้ำ และสร้างนิสัยที่ทำให้ธุรกิจของคุณเดินหน้าได้โดยไม่วุ่นวายตลอดเวลา

สำหรับผู้ก่อตั้ง โดยเฉพาะในช่วงจัดตั้งบริษัท วินัยลักษณะนี้อาจเป็นตัวแยกระหว่างความยุ่งตลอดเวลากับความก้าวหน้าอย่างมั่นคง เมื่อมีระบบที่เหมาะสม คุณจะใช้เวลาน้อยลงกับการแก้ปัญหาเฉพาะหน้า และใช้เวลามากขึ้นกับการสร้างธุรกิจ

หากเป้าหมายของคุณคือการเริ่มต้นและเติบโตของธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพ ให้เริ่มจากการทำให้ตารางเวลาของคุณทำงานเพื่อคุณ กลยุทธ์บริหารเวลาที่ดีที่สุดคือกลยุทธ์ที่ปกป้องพลังงานของคุณไว้สำหรับการตัดสินใจที่สำคัญที่สุด