व्यस्त संस्थापक के रूप में अधिक समय बनाने के 10 व्यावहारिक तरीके
समय उद्यमियों के लिए सबसे सीमित संसाधनों में से एक है। जब आप कंपनी शुरू कर रहे हों, अनुपालन संभाल रहे हों, ग्राहकों की सेवा कर रहे हों, कागजी काम निपटा रहे हों, और विकास की कोशिश कर रहे हों, तो दिन इतना जल्दी बीत सकता है कि जरूरी काम पूरे ही न हों।
अच्छी खबर यह है कि अधिक समय बनाना अक्सर अतिरिक्त घंटे खोजने से कम और फालतू काम हटाने, ध्यान बेहतर करने, तथा ऐसे सिस्टम बनाने से अधिक जुड़ा होता है जो आपके शेड्यूल की रक्षा करें। अगर आप व्यवसाय बना रहे हैं या एक छोटा व्यवसाय चला रहे हैं, तो ये आदतें आपको अधिक कुशलता से काम करने और अपना समय उन निर्णयों पर लगाने में मदद कर सकती हैं जो वास्तव में महत्वपूर्ण हैं।
1. एक साफ, यथार्थवादी योजना से शुरुआत करें
अव्यवस्थित शेड्यूल अक्सर अस्पष्ट प्राथमिकताओं से बनता है। दिन शुरू होने से पहले, उन कुछ कार्यों की पहचान करें जो वास्तव में व्यवसाय को आगे बढ़ाते हैं।
एक व्यावहारिक योजना बनाने का तरीका इस तरह दिखता है:
- दिन के लिए एक मुख्य परिणाम चुनें।
- उसे समर्थन देने वाले दो से चार कार्य सूचीबद्ध करें।
- जरूरी और महत्वपूर्ण कार्यों को अलग करें।
- रुकावटों और प्रशासनिक काम के लिए जगह छोड़ें।
जब आपकी योजना यथार्थवादी होती है, तो आप जरूरत से ज्यादा जिम्मेदारी नहीं लेते और महत्वपूर्ण काम पूरा करने की संभावना बढ़ जाती है।
2. अपने सबसे महत्वपूर्ण कार्य अपने सर्वोत्तम घंटों में करें
हर व्यक्ति की एक प्राकृतिक लय होती है। कुछ संस्थापक सुबह सबसे अच्छा सोचते हैं। कुछ दोपहर या शाम को सबसे अच्छा काम करते हैं। आपका उच्च-मूल्य वाला काम उसी समय तय होना चाहिए जब आपका ध्यान सबसे तेज हो।
अपनी सबसे अच्छी ऊर्जा का समय इन कार्यों के लिए सुरक्षित रखें:
- व्यवसाय रणनीति लिखना
- कानूनी या अनुपालन दस्तावेजों की समीक्षा करना
- महत्वपूर्ण भर्ती या मूल्य निर्धारण निर्णय लेना
- निवेशक या ऋणदाता के लिए सामग्री तैयार करना
- गठन या पंजीकरण से जुड़े कागजात दाखिल करना
रूटीन काम आम तौर पर बाद में भी हो सकते हैं। महत्वपूर्ण सोच वाला काम नहीं।
3. रात में योजना बनाने की आदत बनाएं
दिन के अंत में कुछ मिनट की योजना बनाने से अगली सुबह बहुत समय बच सकता है। नए सिरे से निर्णय लेकर शुरू करने के बजाय, आप दिशा के साथ शुरुआत करते हैं।
अपने कार्यदिवस के आखिरी 10 से 15 मिनट इन कामों के लिए उपयोग करें:
- देखें कि क्या पूरा हुआ
- अधूरे काम आगे बढ़ाएं
- अगले दिन की प्राथमिकताएं तय करें
- जिन दस्तावेजों, लिंक या फाइलों की जरूरत होगी, उन्हें तैयार रखें
यह आदत निर्णय-थकान को कम करती है और अगले दिन जल्दी शुरू करना आसान बनाती है।
4. बार-बार समय बर्बाद करने वाली चीजें हटाएं
अधिकतर लोग एक बड़े घटनाक्रम में समय नहीं खोते। वे छोटी, बार-बार होने वाली रुकावटों में समय गंवाते हैं। बार-बार ईमेल देखना, ऐप्स के बीच स्विच करना, या बिना उद्देश्य के ब्राउज़ करना आपका ध्यान तोड़ सकता है और साधारण कामों को लंबा कर सकता है।
उन व्यवधानों को पहचानें जो आपका सबसे ज्यादा समय लेते हैं, जैसे:
- ईमेल को लगातार रिफ्रेश करना
- बिना योजना के सोशल मीडिया इस्तेमाल करना
- बार-बार फोन कॉल से बाधित होना
- ऐसे खुले टैब जो आपका ध्यान खींचते रहें
- बिना स्पष्ट उद्देश्य वाली बैठकें
फिर सीमाएं तय करें। अनावश्यक टैब बंद करें। ईमेल तय समय पर देखें। बिखरे नोट्स के बजाय कार्यों के लिए एक ही सूची इस्तेमाल करें।
5. एक जैसी चीजों को एक साथ समूह में करें
कार्य बदलना महंगा पड़ता है। अगर आप दिन भर लेखन, बिलिंग, ग्राहक सहायता और दस्तावेज दाखिल करने के बीच कूदते रहें, तो हर बदलाव के साथ दिमाग को फिर से सेट करना पड़ता है।
बैचिंग आपको कम रुकावट के साथ अधिक काम करने में मदद करती है। उदाहरण के लिए:
- पूरे दिन की बजाय तय समय पर ईमेल संभालें
- इनवॉइस एक ही ब्लॉक में प्रोसेस करें
- अनुपालन कार्य एक साथ समीक्षा करें
- कॉल वापस एक समर्पित सत्र में करें
- सोशल या मार्केटिंग कंटेंट एक साथ तैयार करें
यह तरीका संस्थापकों के लिए खास तौर पर उपयोगी है क्योंकि यह गहरे काम के लिए अधिक निर्बाध समय बनाता है।
6. वह काम सौंपें जिसमें आपके निर्णय की जरूरत नहीं है
अधिक समय बनाने के सबसे तेज तरीकों में से एक है उन कार्यों को करना बंद करना जिन्हें सिर्फ आपको करने की जरूरत नहीं है। संस्थापक अक्सर ऐसे काम पकड़े रहते हैं क्योंकि वे उन्हें किसी और से तेज कर सकते हैं, लेकिन यह अक्सर लंबे समय का जाल बन जाता है।
इन कामों को सौंपने पर विचार करें:
- शेड्यूलिंग और समन्वय
- नियमित बहीखाता सहायता
- ग्राहक सेवा जवाब
- प्रशासनिक फॉलो-अप
- डेटा एंट्री और फाइल व्यवस्था
आपको सब कुछ सौंपने की जरूरत नहीं है। बस वह काम हटाइए जो समय खाता है लेकिन जिसमें आपकी सीधी विशेषज्ञता का लाभ नहीं मिलता।
7. व्यवसाय सेटअप प्रक्रिया को सरल बनाएं
कंपनी शुरू करते समय कई उद्यमी फॉर्मेशन के चरण, समय-सीमा और राज्य की आवश्यकताओं को खुद जोड़-जोड़कर समय खो देते हैं। प्रक्रिया जितनी बिखरी होगी, किसी चीज के छूटने की संभावना उतनी ही बढ़ती है।
यही कारण है कि एक सुव्यवस्थित फॉर्मेशन वर्कफ़्लो महत्वपूर्ण है। Zenind उद्यमियों को व्यवसाय गठन के शुरुआती चरणों को एक संरचित प्रक्रिया के साथ संभालने में मदद करता है, जिससे भ्रम कम होता है और महत्वपूर्ण कार्य व्यवस्थित रहते हैं।
एक सरल सेटअप प्रक्रिया आपको इन तरीकों से मदद करती है:
- कागजी काम के बजाय व्यवसाय पर ध्यान बनाए रखना
- किसी फाइलिंग चरण को चूकने की संभावना कम करना
- आवश्यक अनुपालन समय-सीमाओं को व्यवस्थित रखना
- विचार से संचालन योग्य कंपनी तक अधिक कुशलता से पहुंचना
फॉर्मेशन के दौरान बचा समय प्रोडक्ट डेवलपमेंट, ग्राहक अधिग्रहण और राजस्व वृद्धि के लिए अधिक जगह बनाता है।
8. टेम्पलेट, चेकलिस्ट और दोहराए जाने वाले सिस्टम इस्तेमाल करें
अगर आप कोई काम एक से अधिक बार करते हैं, तो अक्सर हर बार शून्य से शुरू करने से बेहतर तरीका होता है। टेम्पलेट और चेकलिस्ट मानसिक भार कम करते हैं और निरंतरता बढ़ाते हैं।
इनके लिए दोबारा इस्तेमाल होने वाले टूल बनाएं:
- मीटिंग एजेंडा
- क्लाइंट ऑनबोर्डिंग
- साप्ताहिक योजना
- फॉलो-अप ईमेल
- अनुपालन रिमाइंडर
- फॉर्मेशन दस्तावेज समीक्षा
लक्ष्य नौकरशाही बनाना नहीं है। लक्ष्य नियमित काम से अनावश्यक सोच हटाना है ताकि आप निर्णय और निष्पादन पर ध्यान दे सकें।
9. अपने कैलेंडर की सख्ती से रक्षा करें
जो कैलेंडर हर अनुरोध स्वीकार कर ले, वह बढ़ते व्यवसाय का समर्थन नहीं कर सकता। टाइम ब्लॉक तभी काम करते हैं जब आप उनकी रक्षा करें।
इनके लिए कैलेंडर सुरक्षा का उपयोग करें:
- गहरे काम के सत्र
- ग्राहक या साझेदार बैठकें
- प्रशासनिक ब्लॉक
- अनुपालन समीक्षा
- व्यक्तिगत विराम और रिकवरी समय
अगर आपका कैलेंडर छोटी-छोटी रुकावटों से भरा है, तो आपके पास महत्वपूर्ण काम के लिए कभी पर्याप्त निर्बाध समय नहीं होगा। अपने शेड्यूल को सार्वजनिक सेवा नहीं, बल्कि व्यवसायिक संपत्ति की तरह देखें।
10. स्पष्टता के साथ मना कहना सीखें
कई संस्थापक इसलिए समय खोते हैं क्योंकि वे सभी के लिए उपलब्ध रहना चाहते हैं। हर अनावश्यक प्रतिबद्धता एक छुपी लागत बनाती है: तैयारी का समय, यात्रा का समय, फॉलो-अप का समय, और ध्यान का नुकसान।
सम्मानजनक तरीके से मना कहना अक्सर सबसे अच्छा समय प्रबंधन साधन होता है। जब कोई अनुरोध आपकी वर्तमान प्राथमिकताओं का समर्थन नहीं करता, तब इसका उपयोग करें।
आप इन बातों से मना कह सकते हैं:
- अनावश्यक बैठकें
- कम मूल्य वाले प्रोजेक्ट
- ऐसे अनुरोध जो किसी और के काम के हैं
- ऐसी प्रतिबद्धताएं जो आपके व्यवसाय के वर्तमान चरण के अनुरूप नहीं हैं
एक स्पष्ट मना आपके लिए उस समय की रक्षा करता है जिसकी आपको केवल अपने महत्वपूर्ण काम के लिए जरूरत है।
इन आदतों को एक साथ लाना
ये विचार तब सबसे अच्छा काम करते हैं जब वे एक सिस्टम बन जाते हैं। बेहतर कैलेंडर आपको फोकस करने में मदद करता है। बेहतर फोकस आपको महत्वपूर्ण काम पूरा करने में मदद करता है। बेहतर सिस्टम दोहराव कम करते हैं। और बेहतर सीमाएं आपका ध्यान वहीं रखती हैं जहां उसकी जरूरत है।
अगर आप कंपनी शुरू कर रहे हैं, तो यह और भी महत्वपूर्ण हो जाता है। आपका शुरुआती समय बहुत कीमती है। जितना अधिक आप संगठन और संरचना के जरिए उसे बचा पाएंगे, उतनी जल्दी आप सेटअप मोड से ग्रोथ मोड में जा सकेंगे।
एक व्यावहारिक संस्थापक शेड्यूल में अक्सर ये शामिल होते हैं:
- सुबह का छोटा योजना ब्लॉक
- पीक ऊर्जा के दौरान एक गहरा काम सत्र
- ईमेल के लिए दो या तीन तय समय
- प्रशासन और अनुपालन काम के लिए एक बैच ब्लॉक
- कल की तैयारी के लिए रात की समीक्षा
यह तरह की संरचना सरल है, लेकिन यह वास्तविक लाभ पैदा करती है।
अंतिम विचार
आप खुद को सब कुछ करने के लिए मजबूर करके अधिक समय नहीं बनाते। आप यह तय करके अधिक समय बनाते हैं कि किस चीज़ को आपका ध्यान मिलना चाहिए, दोहराव वाले काम को सरल बनाकर, और ऐसी आदतें बनाकर जो आपके व्यवसाय को लगातार अव्यवस्था के बिना आगे बढ़ाएं।
संस्थापकों के लिए, खासकर कंपनी गठन के चरण के दौरान, यह अनुशासन लगातार व्यस्त रहने और स्थिर प्रगति करने के बीच का अंतर बना सकता है। सही सिस्टम के साथ, आप प्रतिक्रिया देने में कम और निर्माण करने में अधिक समय लगाते हैं।
अगर आपका लक्ष्य व्यवसाय को कुशलतापूर्वक शुरू करना और बढ़ाना है, तो अपने शेड्यूल को अपने लिए काम करने दें। सबसे अच्छी टाइम मैनेजमेंट रणनीति वही है जो आपके ऊर्जा को सबसे महत्वपूर्ण निर्णयों के लिए सुरक्षित रखे।
कोई प्रश्न उपलब्ध नहीं हैं। कृपया बाद में फिर से देखें।