Cách lập 1099 cho LLC: Quy định của IRS, mẫu 1099-NEC so với 1099-MISC, và thời hạn nộp

Biết khi nào cần lập 1099 cho một LLC là điều quan trọng đối với mọi doanh nghiệp thuê nhân sự bên ngoài, thanh toán cho nhà thầu hoặc làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ chuyên môn. Câu trả lời không đơn giản là “mọi LLC đều nhận 1099.” IRS xử lý LLC khác nhau tùy theo cách chúng được đánh thuế, loại thanh toán bạn thực hiện và mẫu nào được yêu cầu.

Nếu bạn xử lý đúng quy trình, bạn sẽ giảm rủi ro bị phạt, tránh bỏ lỡ hạn nộp và giữ hồ sơ cuối năm rõ ràng hơn. Nếu bạn làm sai, bạn có thể báo cáo sai khoản thanh toán, phát hành các mẫu không cần thiết hoặc không báo cáo thu nhập lẽ ra phải được ghi trên tờ khai phù hợp.

Hướng dẫn này giải thích khi nào một LLC nên nhận 1099, nên dùng mẫu nào, cách thu thập thông tin thuế chính xác và cách nộp mà không mắc các lỗi phổ biến.

Câu trả lời ngắn gọn: không phải mọi LLC đều nhận 1099

LLC là một cấu trúc pháp lý của doanh nghiệp, nhưng cho mục đích thuế liên bang, nó có thể được phân loại theo nhiều cách khác nhau. Phân loại đó quyết định liệu có cần 1099 hay không.

Nhìn chung:

• Một LLC được đánh thuế như partnership hoặc disregarded entity thường sẽ phải khai báo trên 1099 nếu bạn trả cho nó các khoản phí dịch vụ có thể báo cáo hoặc các khoản thanh toán thuộc phạm vi áp dụng khác.
• Một LLC được đánh thuế như C corporation hoặc S corporation thường không phải khai báo trên 1099 đối với các khoản thanh toán thông thường cho nhà thầu.
• Một số ngoại lệ vẫn áp dụng, đặc biệt đối với các khoản thanh toán pháp lý và y tế.

Quy tắc IRS quan trọng nhất không phải là nhãn thành lập theo luật bang của LLC. Điều quan trọng là LLC được đối xử như thế nào cho mục đích thuế liên bang.

Vì sao phân loại thuế của LLC quan trọng

Một LLC có thể được đánh thuế như:

• Disregarded entity, nếu có một chủ sở hữu và chưa chọn cách đánh thuế như công ty
• Partnership, nếu có nhiều thành viên và chưa chọn cách đánh thuế như công ty
• C corporation, nếu đã chọn cách đánh thuế theo mô hình công ty C
• S corporation, nếu đã chọn cách đánh thuế theo mô hình S corporation

Phân loại đó làm thay đổi cách bạn báo cáo các khoản thanh toán.

LLC một thành viên

Một LLC một thành viên thường được coi là disregarded entity cho mục đích thuế thu nhập. Trong thực tế, điều đó có nghĩa là 1099 thường được lập theo tên và mã số thuế của chủ sở hữu thay vì chỉ theo tên LLC, tùy theo cách điền Form W-9.

LLC nhiều thành viên

Một LLC nhiều thành viên thường được xem là partnership trừ khi đã chọn đánh thuế như công ty. Các partnership thường phải báo cáo trên 1099 khi nhận các khoản thanh toán kinh doanh thuộc diện phải khai báo.

LLC được đánh thuế như công ty

Nếu một LLC đã chọn đánh thuế như C corporation hoặc S corporation, hầu hết các khoản thanh toán thông thường cho nhà thầu sẽ không được báo cáo trên Form 1099-NEC hoặc Form 1099-MISC.

Những khoản thanh toán cho LLC nào thường cần 1099?

1099 thường được dùng cho các khoản thanh toán liên quan đến kinh doanh trong quá trình giao dịch hoặc hoạt động thương mại. Ví dụ phổ biến gồm:

• Công việc tự do hoặc hợp đồng
• Phí tư vấn
• Dịch vụ chuyên môn
• Tiền thuê
• Tiền bản quyền
• Một số khoản thanh toán cho luật sư
• Một số khoản thanh toán y tế và chăm sóc sức khỏe

Đối với dịch vụ nhà thầu, mẫu thường dùng là Form 1099-NEC.

Form 1099-NEC so với Form 1099-MISC

Chọn đúng mẫu cũng quan trọng như quyết định có cần lập mẫu hay không.

Dùng Form 1099-NEC cho nonemployee compensation

Form 1099-NEC là mẫu tiêu chuẩn để báo cáo khoản thanh toán cho một người không phải nhân viên khi họ cung cấp dịch vụ trong quá trình hoạt động kinh doanh của bạn. Điều này thường bao gồm:

• Nhà thầu độc lập
• Người làm tự do
• Chuyên gia tư vấn
• Nhà cung cấp dịch vụ sửa chữa hoặc bảo trì
• Các nhà cung cấp dịch vụ không phải nhân viên khác

Nếu tổng số tiền trong năm ít nhất là $600, bạn thường sẽ lập Form 1099-NEC.

Dùng Form 1099-MISC cho một số khoản thanh toán khác

Form 1099-MISC được dùng cho các loại khoản thanh toán khác, bao gồm:

• Tiền thuê
• Tiền bản quyền
• Khoản thưởng và giải thưởng
• Một số khoản thu nhập khác
• Tiền thu được gộp trả cho luật sư
• Một số khoản thanh toán y tế và chăm sóc sức khỏe

Nếu bạn đang thanh toán cho LLC để nhận dịch vụ, bạn thường nên nghĩ đến 1099-NEC trước. Nếu khoản thanh toán là cho mục đích khác, 1099-MISC có thể là mẫu phù hợp.

Khi nào LLC được miễn 1099

Một sai lầm phổ biến là nghĩ rằng mọi khoản thanh toán cho LLC đều cần 1099. Điều đó không đúng.

Một LLC thường được miễn khi:

• Nó được đánh thuế như C corporation hoặc S corporation, và khoản thanh toán là khoản kinh doanh thông thường cho dịch vụ
• Khoản thanh toán được thực hiện bằng thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ hoặc một số mạng thanh toán bên thứ ba nhất định, vốn thường được báo cáo bằng Form 1099-K thay vì 1099-NEC hoặc 1099-MISC
• Khoản thanh toán dành cho hàng hóa hoặc các mục không thuộc diện báo cáo
• Khoản thanh toán không đạt ngưỡng báo cáo của mẫu áp dụng

Tuy nhiên, một số LLC được đánh thuế như công ty vẫn có thể phải báo cáo đối với một số loại khoản thanh toán cụ thể, nên cả phân loại thuế và loại khoản thanh toán đều quan trọng.

Cần yêu cầu gì trước khi thanh toán cho LLC

Cách an toàn nhất để lập đúng 1099 là thu thập thông tin thuế chính xác trước khi thanh toán cho nhà cung cấp.

Yêu cầu Form W-9

Hãy yêu cầu LLC điền Form W-9 trước khi bạn thực hiện thanh toán. Một W-9 đã hoàn thành giúp bạn xác nhận:

• Tên pháp lý
• Tên doanh nghiệp, nếu có
• Phân loại thuế
• Mã số nhận dạng người nộp thuế
• Tình trạng backup withholding, nếu áp dụng

Xem phân loại thuế trên W-9

W-9 cho bạn biết LLC được xem là:

• Partnership
• Corporation
• Disregarded entity
• Một phân loại thuế khác

Đó là thông tin bạn cần để quyết định liệu LLC có phải khai báo hay không.

Lưu lại W-9

Lưu W-9 cùng hồ sơ nhà cung cấp của bạn. Nếu sau này IRS đặt câu hỏi về tờ khai, W-9 sẽ hỗ trợ lý do vì sao bạn đã lập hoặc không lập 1099.

Cách lập 1099 cho LLC từng bước

1. Xác nhận khoản thanh toán liên quan đến kinh doanh

Chỉ các khoản thanh toán được thực hiện trong quá trình hoạt động kinh doanh hoặc giao dịch thương mại mới phải báo cáo trên các mẫu 1099. Các khoản thanh toán cá nhân thì không.

2. Xác định phân loại thuế

Dùng W-9 để xác định LLC được xử lý như thế nào cho mục đích thuế liên bang.

3. Quyết định liệu khoản thanh toán có phải báo cáo hay không

Hãy tự hỏi ba câu sau:

• Khoản thanh toán đó là cho dịch vụ hay một danh mục phải báo cáo khác?
• Số tiền đã đạt ngưỡng của IRS chưa?
• LLC có được miễn do phân loại thuế hay vì loại khoản thanh toán bị loại trừ không?

4. Chọn đúng mẫu

• Dùng Form 1099-NEC cho nonemployee compensation và phí luật sư
• Dùng Form 1099-MISC cho tiền thuê, tiền bản quyền, một số khoản thu tiền gộp cho luật sư, các khoản thanh toán y tế và chăm sóc sức khỏe, và các khoản mục phải báo cáo khác thuộc diện miscellaneous

5. Dùng đúng tên pháp lý và TIN

Nhập tên và mã số thuế đúng như trên W-9. Nếu LLC là disregarded entity, điều đó thường có nghĩa là dùng thông tin của chủ sở hữu theo hướng dẫn trên W-9.

6. Kiểm tra ngưỡng tiền tệ

Đối với hầu hết các khoản thanh toán nhà thầu trên 1099-NEC, ngưỡng báo cáo là từ $600 trở lên trong năm dương lịch.

Đối với nhiều danh mục trên 1099-MISC, ngưỡng cũng là $600, dù một số ô có mức khác.

7. Nộp và cung cấp bản sao đúng hạn

Hạn của IRS phụ thuộc vào mẫu:

• Form 1099-NEC thường đến hạn nộp cho IRS và gửi cho người nhận vào ngày 31 tháng 1
• Form 1099-MISC thường đến hạn gửi cho người nhận vào ngày 31 tháng 1, còn nộp cho IRS là ngày 28 tháng 2 nếu nộp giấy hoặc ngày 31 tháng 3 nếu nộp điện tử

Nếu hạn rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ liên bang, ngày đến hạn sẽ được chuyển sang ngày làm việc tiếp theo.

Những lỗi phổ biến của doanh nghiệp

Cho rằng mọi LLC đều được miễn

Nhiều chủ doanh nghiệp nghe rằng các công ty không nhận 1099 và cho rằng điều đó áp dụng cho mọi LLC. Không phải vậy. Một LLC được đánh thuế như partnership hoặc disregarded entity thường vẫn phải khai báo.

Dùng tên LLC khi W-9 yêu cầu tên chủ sở hữu

Đối với disregarded entity, IRS yêu cầu phần thông tin trên W-9 và thông tin người nhận thanh toán phải được điền chính xác. Nếu biểu mẫu người nhận sai, 1099 cũng sẽ sai.

Nhầm lẫn giữa 1099-NEC và 1099-MISC

Dịch vụ của nhà thầu thường thuộc 1099-NEC, không phải 1099-MISC. Phân loại sai khoản thanh toán có thể gây vấn đề khi nộp hồ sơ và làm người nhận bối rối.

Quên báo cáo theo 1099-K

Nếu bạn thanh toán bằng thẻ hoặc thông qua một số nền tảng bên thứ ba nhất định, khoản thanh toán có thể được báo cáo trên Form 1099-K. Đừng khai trùng khoản thanh toán đó trên mẫu sai.

Bỏ lỡ thời hạn

Báo cáo cuối năm diễn ra rất nhanh. Chờ đến phút cuối làm tăng rủi ro W-9 chưa đầy đủ, tổng số tiền sai và nộp trễ.

Bỏ qua quy tắc backup withholding

Nếu nhà cung cấp không cung cấp mã số thuế hợp lệ, backup withholding có thể áp dụng. Khi đó, bạn có thể cần khấu trừ và báo cáo khoản thanh toán ngay cả khi số tiền nhỏ.

Danh sách kiểm tra thực tế để lập 1099 cho LLC

Trước khi nộp, hãy xác nhận từng mục sau:

• Bạn đã thực hiện khoản thanh toán trong quá trình kinh doanh
• Khoản thanh toán thuộc diện phải báo cáo theo quy định của IRS
• Bạn đã nhận được Form W-9 đã điền đầy đủ
• Bạn đã xác nhận phân loại thuế liên bang của LLC
• Bạn đã chọn đúng mẫu, 1099-NEC hoặc 1099-MISC
• Bạn đã nhập đúng tên và TIN
• Bạn đã cộng tổng các khoản thanh toán chính xác cho cả năm
• Bạn đã gửi bản sao cho người nhận đúng hạn
• Bạn đã nộp cho IRS đúng thời hạn

Ví dụ

Ví dụ 1: LLC một thành viên của một freelancer

Bạn thuê một nhà thiết kế web hoạt động dưới dạng LLC một thành viên và thanh toán cho dịch vụ hỗ trợ hosting và thiết kế. Nếu LLC là disregarded entity và tổng thanh toán dịch vụ trong năm là từ $600 trở lên, bạn thường sẽ lập Form 1099-NEC theo thông tin trên W-9.

Ví dụ 2: LLC nhiều thành viên được đánh thuế như partnership

Bạn thanh toán cho một công ty tư vấn được tổ chức dưới dạng LLC nhiều thành viên để cung cấp dịch vụ chiến lược marketing. Nếu nó được đánh thuế như partnership và bạn đã trả ít nhất $600 trong năm, khoản thanh toán này thường phải báo cáo trên Form 1099-NEC.

Ví dụ 3: LLC được đánh thuế như S corporation

Bạn thanh toán cho một LLC đã chọn trạng thái S corporation để nhận dịch vụ thông thường. Trong nhiều trường hợp, khoản thanh toán đó không phải báo cáo trên 1099-NEC. Tuy nhiên, bạn vẫn nên xác minh W-9 và đúng loại khoản thanh toán trước khi quyết định.

Ví dụ 4: Thanh toán cho dịch vụ pháp lý

Nếu bạn thanh toán cho một LLC cung cấp dịch vụ pháp lý, quy tắc báo cáo có thể khác với ngoại lệ chung dành cho công ty. Dịch vụ pháp lý thường vẫn phải báo cáo, vì vậy đừng cho rằng LLC được miễn chỉ vì nó được đánh thuế như công ty.

Vì sao điều này quan trọng đối với doanh nghiệp đang phát triển

Làm đúng 1099 là một phần của quy trình tuân thủ nhà cung cấp cơ bản. Nó cũng giúp bạn xây dựng hệ thống tài chính gọn gàng hơn ngay từ đầu. Khi doanh nghiệp đang tăng trưởng, những hồ sơ hỗ trợ khai thuế cũng đồng thời hỗ trợ kế toán tốt hơn, quản lý nhà cung cấp dễ hơn và giảm bất ngờ vào cuối năm.

Điều đó đặc biệt quan trọng đối với các nhà sáng lập vẫn đang cân nhắc cách cấu trúc công ty của mình. Nếu bạn đang thành lập doanh nghiệp mới, việc chọn đúng loại thực thể từ sớm và giữ hồ sơ thuế có tổ chức ngay từ ngày đầu sẽ rất có lợi.

Kết luận

Việc lập 1099 cho LLC phụ thuộc vào phân loại thuế liên bang, loại khoản thanh toán và việc khoản thanh toán đó có đạt ngưỡng báo cáo hay không. Nhìn chung, LLC được đánh thuế như partnership hoặc disregarded entity có nhiều khả năng nhận 1099 hơn, trong khi LLC được đánh thuế như công ty thường thì không, trừ một số trường hợp cụ thể.

Quy trình an toàn nhất rất đơn giản:

• Thu thập W-9 trước
• Xác nhận tình trạng thuế của LLC
• Chọn đúng mẫu
• Nộp đúng hạn
• Lưu lại hồ sơ để hỗ trợ quyết định của bạn

Khi còn phân vân, hãy xác nhận các dữ kiện với chuyên gia thuế đủ điều kiện hoặc hướng dẫn của IRS trước khi nộp. Các lỗi nhỏ trong báo cáo 1099 rất dễ tránh, nhưng lại khó sửa sau khi đã qua hạn.