Giải thích các miễn trừ báo cáo BOI: Ai đủ điều kiện theo quy định hiện hành của FinCEN

Báo cáo quyền sở hữu hưởng lợi đã là một trong những chủ đề tuân thủ được theo dõi sát sao nhất đối với các doanh nghiệp tại Hoa Kỳ trong những năm gần đây. Quy định của FinCEN đã thay đổi, các lệnh của tòa án đã ảnh hưởng đến thời điểm áp dụng, và định nghĩa về đối tượng phải báo cáo cũng đã được thu hẹp. Điều đó khiến một câu hỏi đặc biệt quan trọng: những tổ chức nào được miễn báo cáo BOI?

Đối với đa số công ty được thành lập tại Hoa Kỳ, câu trả lời theo hướng dẫn hiện hành của FinCEN là khá rõ ràng. Các tổ chức được thành lập tại Hoa Kỳ, trước đây được gọi là domestic reporting companies, hiện được miễn báo cáo BOI. Các tổ chức nước ngoài đăng ký kinh doanh tại một bang của Hoa Kỳ hoặc tại khu vực bộ lạc vẫn có thể cần xem xét quy định này, nhưng nghĩa vụ nộp hồ sơ hiện tại luôn phải được kiểm tra theo các thông báo mới nhất của FinCEN và các diễn biến của tòa án.

Hướng dẫn này giải thích các miễn trừ báo cáo BOI bằng ngôn ngữ dễ hiểu, nêu các nhóm miễn trừ chính, và chỉ ra cách xác định liệu một doanh nghiệp có nên nộp hay không.

Báo cáo BOI là gì?

BOI là viết tắt của Beneficial Ownership Information, tức thông tin về quyền sở hữu hưởng lợi. Khung báo cáo này được tạo ra theo Đạo luật Minh bạch Doanh nghiệp nhằm giúp FinCEN xác định các cá nhân cuối cùng sở hữu hoặc kiểm soát một số tổ chức nhất định.

Một công ty thuộc diện báo cáo thường phải cung cấp thông tin về:

• Bản thân công ty
• Các chủ sở hữu hưởng lợi của công ty
• Trong một số trường hợp, những người nộp hồ sơ thành lập công ty

Chủ sở hữu hưởng lợi thường là một cá nhân, trực tiếp hoặc gián tiếp, thực hiện quyền kiểm soát đáng kể đối với công ty hoặc sở hữu hay kiểm soát ít nhất 25 phần trăm quyền sở hữu.

Tuy nhiên, không phải mọi tổ chức đều thuộc nhóm công ty phải báo cáo. Một số doanh nghiệp được miễn do cấu trúc, tình trạng pháp lý quản lý, cách xử lý thuế hoặc quy mô của họ.

Miễn trừ quan trọng nhất hiện nay

Theo hướng dẫn hiện hành của FinCEN, các tổ chức được thành lập tại Hoa Kỳ được miễn báo cáo BOI. Điều đó có nghĩa là nhiều LLC và công ty cổ phần tại Hoa Kỳ không cần nộp báo cáo BOI.

Đây là điều đầu tiên mà chủ doanh nghiệp nên kiểm tra. Nếu tổ chức được thành lập theo luật Hoa Kỳ, thì nhìn chung hiện tại nó không thuộc yêu cầu báo cáo BOI.

Các tổ chức nước ngoài vẫn là nhóm còn lại có thể cần xem xét kỹ hơn về miễn trừ. Nếu một công ty nước ngoài đã đăng ký kinh doanh tại Hoa Kỳ, công ty đó nên xác nhận liệu mình có đủ điều kiện cho một trong các miễn trừ được liệt kê hay không và liệu có nghĩa vụ nộp hồ sơ hiện hành nào áp dụng hay không.

23 nhóm miễn trừ dành cho công ty phải báo cáo

Hướng dẫn tuân thủ dành cho doanh nghiệp nhỏ của FinCEN liệt kê 23 nhóm miễn trừ. Các miễn trừ này tồn tại trong quy định BOI ban đầu và vẫn là lộ trình tốt nhất để hiểu ai sẽ nằm ngoài chế độ báo cáo khi yêu cầu nộp BOI được áp dụng.

Vì sao các miễn trừ này quan trọng

Các nhóm này không chỉ là một danh sách kiểm tra. Chúng phản ánh quyết định chính sách rằng một số tổ chức được quản lý chặt chẽ, đã công khai thông tin, được miễn thuế hoặc rõ ràng không hoạt động sẽ có rủi ro thấp hơn về việc che giấu quyền sở hữu.

Trong thực tế, việc xem xét miễn trừ thường xoay quanh ba câu hỏi:

• Tổ chức đã được quản lý chặt chẽ hoặc đã công khai thông tin chưa?
• Tổ chức có được miễn thuế hay là công ty con đủ điều kiện của một công ty mẹ được miễn hay không?
• Tổ chức có đủ lớn hoặc đủ không hoạt động để nằm ngoài mục đích báo cáo hay không?

Các miễn trừ chính hoạt động như thế nào

Công ty vận hành quy mô lớn

Miễn trừ cho công ty vận hành quy mô lớn là một trong những miễn trừ được nhắc đến nhiều nhất vì nó tập trung vào quy mô hoạt động thực tế.

Để đủ điều kiện, một tổ chức thường phải có:

• Hơn 20 nhân viên toàn thời gian
• Hơn 20 nhân viên toàn thời gian làm việc tại Hoa Kỳ
• Có hiện diện vận hành thực tế tại một văn phòng ở Hoa Kỳ
• Hơn 5 triệu đô la doanh thu hoặc doanh số trên tờ khai thuế liên bang liên quan

Bài kiểm tra doanh thu đặc biệt quan trọng. Công ty phải có thể chứng minh mức doanh thu yêu cầu thông qua tờ khai thuế liên bang của mình, và ngưỡng doanh thu phải vẫn trên 5 triệu đô la ngay cả sau khi loại trừ các khoản doanh thu từ nguồn ngoài Hoa Kỳ.

Tổ chức được miễn thuế

Nhiều tổ chức phi lợi nhuận được miễn, nhưng miễn trừ này phụ thuộc vào tình trạng thuế thực tế, chứ không chỉ dựa trên việc tự nhận là phi lợi nhuận.

Các ví dụ phổ biến bao gồm các tổ chức đủ điều kiện được mô tả trong mục 501(c) của Bộ luật Thuế nội địa, các tổ chức chính trị được miễn theo mục 527, và một số quỹ tín thác được mô tả trong mục 4947(a).

Một công ty không nên cho rằng việc có sứ mệnh xã hội, từ thiện hay hướng đến cộng đồng tự động khiến công ty được miễn. Phân loại thuế phải phù hợp với quy định.

Công ty con của một số tổ chức được miễn

Một công ty con có thể được miễn nếu nó được kiểm soát hoặc thuộc sở hữu toàn bộ của một công ty mẹ đủ điều kiện được miễn.

Miễn trừ này hữu ích cho các nhóm công ty có một công ty mẹ được miễn rõ ràng, nhưng có giới hạn. Nó không áp dụng cho mọi cấu trúc, và bản thân công ty mẹ cũng phải nằm trong một trong các nhóm đủ điều kiện do FinCEN liệt kê.

Tổ chức không hoạt động

Miễn trừ dành cho tổ chức không hoạt động rất hẹp và dễ bị hiểu sai.

Một công ty thường phải đáp ứng tất cả các điều kiện sau:

• Tồn tại vào hoặc trước ngày 1 tháng 1 năm 2020
• Không tham gia hoạt động kinh doanh thực tế
• Không thuộc sở hữu của cá nhân nước ngoài
• Không có thay đổi về quyền sở hữu trong 12 tháng gần nhất
• Không gửi hoặc nhận quá 1.000 đô la trong 12 tháng gần nhất
• Không nắm giữ bất kỳ tài sản nào, bao gồm cả quyền sở hữu trong các tổ chức khác

Miễn trừ này dành cho các tổ chức thực sự ngủ yên, không phải cho những doanh nghiệp chỉ đang chậm lại, bị tạm ngừng hoặc tạm thời không hoạt động.

Các ngoại lệ đối với chủ sở hữu hưởng lợi vẫn rất quan trọng

Ngay cả khi một công ty thuộc diện công ty phải báo cáo, không phải mọi người có liên hệ với doanh nghiệp đều là chủ sở hữu hưởng lợi.

Quy định của FinCEN loại trừ một số người khỏi tình trạng chủ sở hữu hưởng lợi, bao gồm:

• Trẻ vị thành niên, với thông tin của cha mẹ hoặc người giám hộ được báo cáo thay thế
• Người đại diện, trung gian, người giám hộ và người ủy quyền hành động thay mặt người khác
• Nhân viên không phải là cán bộ cấp cao và cũng không thực hiện quyền kiểm soát đáng kể theo cách khác
• Những cá nhân chỉ có quyền lợi thông qua thừa kế
• Một số chủ nợ nhất định

Những ngoại lệ này chỉ có liên quan nếu việc báo cáo là bắt buộc, nhưng chúng vẫn là một phần của phân tích miễn trừ mà doanh nghiệp nên hiểu.

Những lỗi thường gặp của doanh nghiệp

Cho rằng mọi LLC đều phải nộp

Đó từng là một giả định phổ biến theo khung BOI ban đầu, nhưng hiện nay không còn an toàn. Các tổ chức được thành lập tại Hoa Kỳ hiện được miễn theo hướng dẫn của FinCEN.

Nhầm lẫn giữa tình trạng thuế và tình trạng BOI

Tình trạng được miễn thuế, đăng ký cấp tiểu bang và miễn trừ BOI có liên quan nhưng không đồng nhất. Doanh nghiệp nên xác minh đúng tiêu chí miễn trừ thay vì cho rằng một tình trạng tự động kéo theo tình trạng kia.

Dựa vào thời hạn cũ

Thời hạn BOI đã nhiều lần thay đổi. Một số trang của FinCEN phản ánh các quy tắc tạm thời, trong khi các hướng dẫn khác cho biết hiện tại chưa yêu cầu nộp hồ sơ do lệnh của tòa án. Doanh nghiệp nên dựa vào hướng dẫn chính thức mới nhất của FinCEN trước khi hành động.

Bỏ qua quy định dành cho tổ chức nước ngoài

Các công ty nước ngoài đăng ký kinh doanh tại Hoa Kỳ vẫn có thể cần xem xét nghĩa vụ BOI. Việc một công ty tại Hoa Kỳ được miễn không có nghĩa là mọi tổ chức nước ngoài đã đăng ký đều tự động được miễn.

Cách xác định công ty của bạn có được miễn hay không

Một quy trình xem xét miễn trừ thực tế thường đi theo trình tự sau:

1. Xác nhận tổ chức được thành lập ở đâu.
2. Kiểm tra xem tổ chức có được thành lập tại Hoa Kỳ hay không.
3. Nếu được thành lập ở nước ngoài, xác định xem tổ chức có đăng ký kinh doanh tại một bang của Hoa Kỳ hay khu vực bộ lạc hay không.
4. Xem xét 23 nhóm miễn trừ.
5. Thu thập các tài liệu hỗ trợ miễn trừ, chẳng hạn như tờ khai thuế, hồ sơ đăng ký, tài liệu tổ chức hoặc giấy phép quản lý.
6. Kiểm tra lại tình trạng mỗi khi quyền sở hữu, tình trạng thuế hoặc tình trạng quản lý thay đổi.

Bước cuối cùng rất quan trọng vì tình trạng miễn trừ có thể thay đổi. Một doanh nghiệp đủ điều kiện hôm nay có thể không còn đủ điều kiện vào thời điểm sau nếu thay đổi quyền sở hữu, mở rộng quy mô, mất tình trạng miễn thuế hoặc không còn đáp ứng một bài kiểm tra quản lý nào đó.

Nếu miễn trừ của bạn thay đổi thì sao?

Nếu một công ty mất miễn trừ và việc báo cáo BOI lại trở nên liên quan, doanh nghiệp nên hành động nhanh chóng và xem lại hướng dẫn hiện hành của FinCEN.

Chiều ngược lại cũng đúng. Nếu một doanh nghiệp trở nên được miễn sau khi trước đó thuộc diện phải báo cáo, doanh nghiệp nên xác minh liệu có cần nộp hồ sơ cập nhật hoặc hồ sơ sửa lỗi theo các quy định hiện hành hay không.

Vì hướng dẫn BOI đã thay đổi thông qua quá trình ban hành quy định, thay đổi thực thi và các lệnh của tòa án, không nên dựa vào các bảng thời hạn cũ hoặc các bài viết blog đã lỗi thời.

Zenind có thể hỗ trợ như thế nào

Zenind hỗ trợ các doanh nhân và chủ doanh nghiệp thành lập và quản lý các công ty tại Hoa Kỳ với trọng tâm là hỗ trợ tuân thủ thực tế.

Điều đó quan trọng vì các câu hỏi về BOI thường đi cùng với việc thành lập pháp nhân, dịch vụ đại diện đăng ký, tuân thủ thường niên và duy trì ở cấp tiểu bang. Một hồ sơ thành lập rõ ràng cùng quy trình tuân thủ được tổ chức tốt sẽ giúp việc xác định công ty có được miễn hay không và tài liệu nào hỗ trợ kết luận đó trở nên dễ dàng hơn.

Nếu bạn đang khởi động một công ty tại Hoa Kỳ hoặc rà soát tình trạng tuân thủ của một tổ chức hiện có, Zenind có thể giúp bạn giữ mọi thứ ngăn nắp trong khi bạn xác nhận các quy định nộp hồ sơ mới nhất.

Câu hỏi thường gặp về miễn trừ báo cáo BOI

Có phải tất cả công ty tại Hoa Kỳ đều được miễn hiện nay không?

Theo hướng dẫn hiện hành của FinCEN, các tổ chức được thành lập tại Hoa Kỳ được miễn báo cáo BOI.

Các tổ chức nước ngoài có tự động phải nộp không?

Không. Các tổ chức nước ngoài vẫn có thể đủ điều kiện được miễn, và nghĩa vụ báo cáo hiện tại luôn phải được kiểm tra theo các thông báo mới nhất của FinCEN.

Chỉ cần là tổ chức phi lợi nhuận thì có tự động được miễn không?

Không. Tổ chức phải đáp ứng các tiêu chí miễn thuế cụ thể theo quy định.

Công ty không hoạt động luôn được miễn không?

Không. Miễn trừ dành cho tổ chức không hoạt động rất hẹp và phải đáp ứng tất cả các điều kiện được liệt kê.

Doanh nghiệp có nên dựa vào các bảng thời hạn BOI cũ không?

Không. Quy định BOI đã thay đổi nhiều lần. Luôn kiểm tra hướng dẫn hiện hành của FinCEN trước khi quyết định có cần nộp hồ sơ hay không.

Kết luận cuối cùng

Các miễn trừ báo cáo BOI sẽ dễ hiểu hơn khi bạn tách việc phân tích thành hai câu hỏi: công ty có thuộc diện phải báo cáo hay không, và nếu có thì công ty có đủ điều kiện được miễn hay không?

Đối với đa số công ty được thành lập tại Hoa Kỳ, câu trả lời hiện tại là không cần báo cáo BOI. Đối với các tổ chức nước ngoài và những trường hợp biên, danh sách miễn trừ vẫn rất quan trọng, và cách an toàn nhất là xác minh hướng dẫn mới nhất của FinCEN trước khi hành động.